¿Cómo informar a una agencia de comunicación?

Publicado: 2018-05-02

Confiar tu proyecto a una agencia de comunicación no significa darle carta blanca en todo. Necesita un hilo conductor, rieles que la guíen, expectativas precisas. El más mínimo malentendido entre la empresa y su agencia de comunicación puede poner a prueba toda la estrategia de comunicación. A veces es volver al punto de partida. Dado su rol vital, es importante informar a su agencia de comunicación para que sea una colaboración efectiva. ¿Como hacemos eso? ¿Qué métodos de acercamiento son los mejores? Sortlist es la persona perfecta para informarte sobre cómo informar a una agencia.

Tabla de contenido

  1. ¿Por qué escribir un resumen?
    1. Trabajo mejor, más efectivo y medible
    2. Ahorra tiempo y dinero
    3. Pago más justo
  2. Los basicos
    1. Tener un resumen escrito
    2. ser claro
    3. Definir objetivos específicos
  3. El contenido del breve
    1. Fondo
    2. Objetivos
    3. Objetivo
    4. Respuesta buscada
    5. Mensaje
    6. Promesa
    7. Herramientas de medición
    8. Medios a utilizar
    9. Restricciones
    10. Acuerdos prácticos
  4. Nuestro consejo para un resumen cualitativo
    1. Reúna a todos los involucrados de antemano
    2. Sea lo más "breve" posible
    3. Haz un resumen al final de tu resumen
    4. Conoce tu agencia
    5. Comprobar que se ha entendido el brief
    6. Reducir al mínimo la cadena de interlocutores
    7. Manténgase en contacto con su agencia para responder a sus preguntas.
  5. Una breve conclusión

¿Por qué escribir un resumen?

Trabajo mejor, más efectivo y medible

Para tener un resultado de calidad visible y tangible de una agencia de comunicación, el brief es la herramienta de referencia para la empresa. En otras palabras, es la base de cualquier campaña de comunicación exitosa. Sirve para comunicar tus ideas y las acciones que quieres implementar . Cuanto más claros y articulados sean los puntos de vista de la empresa, mejor podrá la agencia de comunicación identificar los problemas e implementar una estrategia de marketing adaptada.

Ahorra tiempo y dinero

Una acción repetida genera pérdidas que podrían acumularse rápidamente para la empresa, tanto en términos de costos como de tiempo. Cuando los objetivos y las expectativas se definen de manera simple y clara en el papel desde el principio, la agencia de comunicación puede lograr un resultado relevante en poco tiempo. Tomarse el tiempo para dar una sesión informativa evita la pérdida de tiempo posterior . Además, la empresa debe marcar su rumbo, y no cambiar de opinión impulsivamente . La buena cooperación y el respeto mutuo son las claves del éxito.

Pago más justo

La remuneración de una agencia de comunicación depende en parte del resultado. Este principio sólo es válido si ambas partes están de acuerdo en el resultado esperado . De ahí la importancia de elaborar un briefing que estipule los objetivos reales de actuación que, además, deben ser cuantificables . Al mismo tiempo, evita malentendidos entre los diferentes departamentos de la empresa: finanzas y marketing.

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Los basicos

Tener un resumen escrito

Por un lado, solo el equipo editorial anima a la empresa a reflexionar sobre sus propias expectativas . Por otro lado, un brief escrito es un soporte común para las reuniones, el lanzamiento y el seguimiento del proyecto. También asegura que las partes interesadas sean conscientes de los resultados esperados. Por supuesto, combinado con un informe verbal , el informe escrito es mucho más eficaz en el sentido de que la agencia puede solicitar más detalles o aportar su punto de vista. El brief escrito es tanto más recomendable si la empresa trabaja con varias agencias de comunicación. Además, le permite consolidar sus elecciones con los responsables de la empresa y evita cambios de última hora iniciados por un departamento ajeno al departamento. Aguas arriba, el escrito debe contar con el acuerdo de todos los interesados ​​antes de ser presentado a la agencia. Una alternativa es escribir un kit de medios.

ser claro

No es necesario redactar un brief largo y aburrido para una agencia de comunicación donde se corre el riesgo de confundirse y repetir las mismas cosas . Basta con que lo esencial se defina con la mayor sencillez y claridad posible. Como sugiere su nombre, el escrito debe ser 'breve' . Debe contener sólo lo que es relevante, susceptible de despertar la creatividad y el interés . Por supuesto, se puede adjuntar información adicional.

Definir objetivos específicos

Al tener objetivos orientados al negocio y cuantificables, el brief es más fácilmente comprensible . Para ello, es más que crucial poner en blanco y negro lo que realmente espera la empresa, la estrategia que cree que va a adoptar… así el resultado solo puede ser mejor

El contenido del breve

Fondo

El contexto tiene tres elementos esenciales:

  • Sobre el negocio : brinde la mayor cantidad de información sobre el negocio: descripción, política estratégica, análisis FODA …
  • El mercado : proporciona información sobre el entorno competitivo, el comportamiento del consumidor hacia el producto, el número aproximado de clientes, los canales de comunicación y los medios utilizados, tanto por la empresa como por el mercado…
  • El producto : proporcione detalles sobre el producto y también proporcione detalles sobre la historia de la marca (plan de comunicación, evolución de la facturación y evaluación de planes de comunicación anteriores en términos de calidad)

Objetivos

El informe escrito de la agencia tiene dos objetivos:

A nivel comercial y de marketing

  1. Incremento de ventas
  2. Ampliar el público objetivo
  3. Generar tráfico en Internet
  4. Aumentar el número de distribuidores, etc.

A nivel de comunicación

  1. Mejorar imagen de marca
  2. Despertar interés
  3. Aumentar el conocimiento de la marca a través del boca a boca, etc.

Objetivo

No te limites a los criterios habituales (edad, situación familiar y profesional, ubicación geográfica, personalidad, etc.). Es importante tener una visión más amplia y tratar de ponerse en el lugar de su objetivo. ¿Qué podría alentar o dificultar que cierto público compre el producto? En definitiva, es necesario el estudio de la psicología y el comportamiento del consumidor con respecto a un producto similar (insights).

Respuesta buscada

Son acciones que realizan los consumidores después de haber sido alcanzados por el mensaje o campaña publicitaria. Esta respuesta debe ser atractiva y generar un cambio real.

Mensaje

El mensaje publicitario debe ser claro e inequívoco. Debe haber dejado su huella en los consumidores.

Promesa

El mensaje debe basarse en un argumento coherente y real, pero también debe suscitar emoción. Así, siempre es preferible diseñar una parte “histórica”, testimonios de clientes satisfechos, un pequeño obsequio, o incluso la participación de algún famoso que tenga confianza en la marca, etc…

Herramientas de medición

La empresa necesita definir de antemano los métodos que se utilizarán para medir el rendimiento de la campaña, el servicio responsable de la misma y el tiempo para proceder. A continuación, se organiza una reunión con la agencia de comunicación para explicar las herramientas de medición utilizadas: seguimiento de ventas o facturación, tests cualitativos o cuantitativos, etc.

Medios a utilizar

En función del target, su comportamiento, hábitos, estilo de vida, hay que encontrar el medio más adecuado, el tono a adoptar… El objetivo es llegar a las personas adecuadas en el momento adecuado. Si utiliza varios medios, es importante pensar en el papel de cada uno.

Restricciones

Para no interferir en el papel de la agencia de comunicación, la empresa debe limitarse a dar instrucciones sencillas. Para lograr el efecto “wow”, es fundamental dar libertad a la creatividad de la agencia.

Acuerdos prácticos

El briefing escrito debe mencionar tres aspectos prácticos principales:

  • Cuestiones presupuestarias . Desde un inicio, el presupuesto destinado a cada etapa de la campaña debe ser definido por la empresa, con el fin de optimizar el costo total. Se puede definir según el resultado. Sin embargo, existe una alternativa que consiste en pedir a la agencia de comunicación el presupuesto necesario para tener un resultado cuantificable.
  • la línea de tiempo Lo mejor es establecer un cronograma con los principales puntos de referencia, es decir, fechas de pruebas, entrega(s), distribución a los medios, pago de facturas. Puede agregar cosas como reuniones de enfoque, etc.
  • Las particularidades de cada proyecto . Tenga en cuenta las restricciones legales, éticas y administrativas para ciertas campañas y especialmente para ciertos tipos de productos.

Cuando todos los puntos hayan recibido el acuerdo de la agencia de comunicación o al menos del interlocutor principal, ¡es necesario firmar el informe escrito para poner en marcha la máquina!

Nuestro consejo para un resumen cualitativo

Reúna a todos los involucrados de antemano

Incluso antes de que se redacte el resumen, todos los jugadores deben reunirse, incluidos los que toman las decisiones dentro de la empresa. De esta manera, tiene tantas opiniones y puntos de vista como sea posible y puede discutir todos los detalles, especialmente los detalles presupuestarios, que a menudo son objeto de desacuerdo entre los gerentes y el departamento en cuestión.

Sea lo más "breve" posible

La precisión es la base misma de un buen resumen. Cada aspecto, cada sección del escrito debe contener un máximo de detalles para evitar insinuaciones y malentendidos.

Haz un resumen al final de tu resumen

Para una practicidad óptima, el resumen debe contener un recordatorio y un resumen de los objetivos esperados. El objetivo es, obviamente, ahorrar tiempo al evitar navegar por todo el contenido a la menor acción.

Conoce tu agencia

Siempre que la agencia tenga una duda o solicite la aclaración de un punto, la empresa debe estar presente y dar las respuestas necesarias para que los resultados estén a la altura de sus expectativas.

Comprobar que se ha entendido el brief

La mejor forma de comprobar que se ha entendido el brief es realizar una reunión (presencial o videoconferencia). Así, todavía habrá tiempo para tratar dudas, puntos oscuros y diferencias de entendimiento.

Reducir al mínimo la cadena de interlocutores

Demasiadas personas a menudo tergiversan la información. Por lo tanto, solo las partes interesadas deben estar presentes durante la breve reunión.

Manténgase en contacto con su agencia para responder a sus preguntas.

Para ser eficaz, la agencia debe tener tiempo suficiente para producir una versión inicial de las expectativas de la empresa. Una vez realizado este paso, organiza una reunión de presentación para intercambiar puntos de vista y mejorar ciertos aspectos que te llevarán al éxito.

Una breve conclusión

Para que sea breve, un resumen debe ser... breve. Puede ser corto y dulce, pero si se hace correctamente, un resumen puede determinar el éxito o el fracaso de una relación entre usted y su agencia de comunicación.

Aunque nuestro post tiene como objetivo principal un brief para una agencia de comunicación, la mayoría de nuestros consejos se pueden aplicar a cualquier brief que redactes para cualquier tipo de agencia. Sea tan informativo y directo sobre sus expectativas de su agencia asociada, pero también tenga en cuenta sus deseos y necesidades potenciales. Si necesita orientación adicional para redactar un informe de agencia, ¡eche un vistazo a nuestras agencias de relaciones públicas listas para ayudarlo! Si tienes tu brief listo pero necesitas una agencia de comunicación, también podemos ayudarte.