Motivación del lunes: cómo diseñar un increíble calendario de eventos

Publicado: 2021-08-08

¿Está en blanco sobre cómo hacer que su calendario de eventos sea mejor que nunca? Aquí hay algunos consejos y trucos sobre cosas como cómo hacer que cualquier evento sea apropiado para la temporada, formas de llenar los huecos del calendario y las mejores herramientas para diseñar un calendario de eventos increíble.

Su plantilla de eventos corporativos: qué eventos organizar y cuándo

A continuación, le mostramos cómo unir a las personas durante todo el año al comprender cómo hacer que cualquier tipo de evento funcione para la temporada.

Dar la vuelta al hotel fallido

Eventos corporativos de temporada

Hay algunos temas y estilos de eventos que solo se pueden llevar a cabo durante la época adecuada del año. A medida que los trimestres aumentan o disminuyen, organizar un evento para celebrar a sus empleados, ayudarlos a relajarse o hacer que todos estén en la misma página nuevamente puede ser realmente útil para el éxito a largo plazo. Aquí hay algunas ideas inspiradoras para cada temporada importante.

1. Eventos de invierno :

En la mayor parte de los EE. UU., El clima frío dominará su elección de lugares para eventos y actividades. A menos que esté dispuesto a alquilar muchos calentadores para exteriores, probablemente necesitará mantener las cosas en el interior en su mayor parte. Además, tendrá que considerar las restricciones de viaje: se cancelan 60,000 vuelos cada año en los EE. UU.Gracias a las temperaturas bajo cero y las ventiscas. Por lo tanto, los meses de invierno pueden ser el momento ideal para centrarse en las audiencias locales y los eventos centrados en los empleados.

Las celebraciones navideñas, el establecimiento de metas de año nuevo y los eventos benéficos son perfectos para el invierno. Si tiene una cena de gala o de recaudación de fondos que tenía la intención de organizar, ahora es el momento de hacerlo. También agregue al menos un agradecimiento de los empleados (como una fiesta en la oficina, un almuerzo con servicio de catering o una salida relacionada con el invierno) a su calendario durante esta temporada.

Pruebe uno o más de los siguientes:

  • Organice una fiesta para ver las luces navideñas en su parque o jardín botánico local.
  • Organice un día de voluntariado (cosas como ayudar a quitar la nieve a las personas mayores o servir comida en los refugios para personas sin hogar son actividades bastante populares).
  • Invite a un experto en el establecimiento de objetivos y la productividad a realizar un seminario con su equipo para el nuevo año.
  • Programe reuniones de lanzamiento al comienzo del primer trimestre para motivar e inspirar a todos los departamentos.
  • Aquí hay algunos temas inspiradores de eventos de invierno para explorar.

Una nota sobre las vacaciones: hay algunas vacaciones realmente divertidas y extravagantes durante todo el año que también puedes convertir en eventos. Consulte esta lista de eventos de oficina de vacaciones no tradicionales para obtener aún más ideas.

Haga que cada evento de su calendario sea un éxito

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2. Eventos de primavera :

Lluvias, más luz del día y flores en ciernes hacen que esta temporada sea realmente especial y puede inspirar muchos eventos entretenidos para su calendario. En esta época del año, los profesionales de todas las industrias están motivados por el clima más cálido para perseguir aún más los objetivos que se establecieron a principios de año. Lo que hace que los eventos que educan, capacitan y permiten mucha creatividad sean especialmente efectivos en esta época del año.

Espolvorea algunas de estas ideas en tu calendario de eventos:

  • Una fiesta de béisbol en la que se reúnen equipos para jugar o simplemente ver juntos el pasatiempo favorito de Estados Unidos. Asegúrese de servir suficientes perritos calientes, palomitas de maíz y cerveza.
  • Reúna a su equipo para ayudar a plantar árboles en su comunidad.
  • Programe eventos de lanzamiento para nuevos productos, características o diseños de productos.
  • Organice una velada de cóctel para que sus clientes VIP y ejecutivos de cuentas se mezclen y se relacionen.
  • Aquí hay algunos temas de eventos de primavera geniales para fiestas y eventos.

¿Está en blanco sobre cómo hacer que su calendario de eventos sea mejor que nunca? Mira estos consejos.
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3. Eventos de verano :

El verano se trata de reuniones de alta energía, salir al aire libre y conocer gente nueva. Lo que hace que los eventos de networking y las horas sociales sean los elementos perfectos para llenar el calendario durante estos meses calurosos. Y asegúrese de tomar esa lista de lugares para eventos al aire libre que ha estado deseando probar porque ahora es el momento de usarlos.

Agregue un poco de sol a su calendario con estas sugerencias:

  • Las barbacoas y las comidas al aire libre para celebrar las victorias del equipo son siempre una gran idea en esta época del año.
  • Obtenga nuevos talentos con eventos de reclutamiento y eventos sociales de helados destinados a atraer a los recién graduados.
  • Los retiros pueden servir como mini vacaciones productivas para su equipo, así que considere agregar una escapada de fin de semana que combine trabajo y diversión.
  • Aquí hay algunos temas de eventos de verano para probar en su próxima fiesta.

4. Eventos de otoño :

Los días se acortan nuevamente y todos están haciendo el último esfuerzo para cumplir con las cuotas y los objetivos de fin de año antes de que comience la temporada navideña. Entonces, si el verano no fue su primera opción para eventos educativos y de desarrollo profesional, asegúrese de programarlos ahora. Concéntrese nuevamente en las actividades orientadas a la acción y en las conclusiones de estos eventos, pero no tenga miedo de incluir también algunos planes divertidos.

Otra gran cosa acerca de la parte de otoño de su calendario de eventos es que puede organizar eventos grandes y de alto impacto como conferencias o ferias comerciales, ya que las familias regresaron de las vacaciones de verano y viajar por trabajo se vuelve mucho más factible nuevamente.

Sus eventos de otoño probablemente deberían incluir uno de estos:

  • Algo relacionado con Halloween y / o Acción de Gracias, ya que estos días festivos sin denominación son más accesibles para grandes audiencias y brindan muchas oportunidades divertidas.
  • Las reuniones de agradecimiento para los empleados corporativos que merecen un pequeño reconocimiento adicional son excelentes para la temporada.
  • Aprovecha que el fútbol está en pleno apogeo con el Super Bowl o las fiestas de temática deportiva.
  • Eche un vistazo a estos fantásticos temas de otoño para eventos.
19 Tendencias en eventos de 2019

Cómo adaptar su evento a cualquier época del año para llenar su calendario

Cuando organizas un evento es importante. No tiene sentido organizar una reunión inicial justo antes de las vacaciones cuando muchos empleados se tomarán un tiempo libre para actividades familiares, vacaciones e incluso algunos días de enfermedad. A continuación, le indicamos cómo adaptar su evento a la época del año:

  • Incorpora colores de temporada (como neones para el verano y tonos más oscuros para el invierno) en todos los elementos de decoración de tu evento.
  • Elija un tema apropiado inspirado en la temporada (como en las ideas sugeridas anteriormente).
  • Agregue productos de temporada a sus menús de alimentos y bebidas, como bayas durante el verano o calabazas en otoño.
  • Tenga en cuenta la comodidad de sus invitados al elegir un lugar. Por ejemplo, durante el invierno, necesitará un espacio para eventos que tenga suficiente espacio para guardar abrigos, de lo contrario, los invitados tendrán que apilarlos en las esquinas o llevarlos toda la noche.

¿Qué día de la semana es mejor para su evento?

No es sorprendente que los eventos de los lunes a menudo tengan las tasas de asistencia más bajas. Organizar un evento al comienzo de la semana casi nunca es una buena idea porque la mayoría de las personas recién comienzan a trabajar nuevamente después del fin de semana y prefieren irse a casa después. Pero no se preocupe, aún puede organizar eventos durante la semana si lo prefiere. Los martes se consideran los mejores para reuniones corporativas o educativas, mientras que se dice que los jueves son los nuevos sábados para la celebración de eventos. Los eventos de baja energía centrados en la creación de equipos, la creación de redes o simplemente la diversión son, probablemente pueda adivinar, lo mejor para los viernes por la noche y los fines de semana.

8 factores críticos a considerar al diseñar su plantilla de calendario de eventos

Estos puntos clave lo prepararán para el éxito durante todo el año.

  1. Espacio de maniobra para percances en la línea de tiempo del evento. Considere usar un diagrama de Gantt para visualizar mejor su calendario de eventos en su conjunto.
  2. Colaboración de marketing y ventas para la totalidad del ciclo de vida de cada evento. Alinear a todo su equipo es fácil cuando todos están en la misma página; solo asegúrese de crear módulos de control o de rendición de cuentas regulares para mantener a todos a tiempo y concentrados.
  3. Asignar tiempo con precisión para las actividades previas y posteriores al evento. ¿Se pregunta hasta qué punto debería programar un tiempo dedicado a la planificación de eventos antes o después de que realmente suceda? Los expertos dicen que el número mágico para eventos corporativos suele ser de 6 meses.
  4. Planifique las promociones de eventos y las comunicaciones relacionadas. Tienes que tener tiempo para la estrategia, creación y distribución de contenido. Planee comenzar con esto entre 90 y 180 días después de cada evento individual.
  5. Agregue los objetivos de registro y boleto. Esto lo ayudará a realizar un seguimiento de los números a medida que avanza y a pronosticar números de ROI de eventos más precisos.  
  6. Incluya tiempo para ponerse al día si no se cumplen las metas. Pero que no cunda el pánico, hay muchas tácticas de última hora para aumentar la asistencia.
  7. Considere las fechas para los lanzamientos de precios de boletos escalonados. Esto es especialmente importante si está planificando tantos eventos que sus líneas de tiempo se superponen.
  8. Asegúrese de que cada evento en la lista tenga un nombre, un resumen escrito en 125 palabras o menos y etiquetas con capacidad de búsqueda. Los colaboradores siempre deben poder encontrar rápida y fácilmente los detalles clave del evento.

Utilice una útil herramienta de creación de calendario de eventos

Software de calendario de eventos de Cvent una excelente solución todo en uno para los especialistas en marketing de eventos corporativos que deben trabajar con una variedad de departamentos, expectativas y objetivos para crear un calendario de eventos que a todos les encantará. Seguro que puede crear un calendario de eventos a través de Google, pero software como el de Cvent (u otras marcas líderes en planificación de eventos) ofrece los siguientes beneficios:

  • Opciones de búsqueda flexibles para los asistentes al evento que deseen ver eventos grupales durante un período de tiempo determinado.
  • Uso compartido de enlaces para eventos internos para cuando no sea necesario registrarse.
  • Enviar correos electrónicos masivos a los asistentes potenciales sobre todos los eventos al mismo tiempo en lugar de cada evento individualmente.
  • Sincronización de calendario con un clic.
  • Marcas personalizables que hacen que sus calendarios de eventos se vean geniales y funcionen como una herramienta de marketing eficaz.
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¡Ahora está listo para crear un calendario de eventos emocionante!

Cuando se trata de diseñar, completar y administrar su calendario de eventos, conocer consejos como los que se compartieron anteriormente es clave para el éxito. También puede estar interesado en aprender más sobre la planificación de un cronograma de eventos a largo plazo, cómo hacer un calendario de marketing de eventos eficaz o la planificación de eventos móviles.

Da vida a tu calendario de eventos con una sencilla diagramación

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Consejos rápidos sobre cómo diseñar un calendario de eventos:

¿Cómo se crea un calendario de eventos?

- Cree un diagrama de Gantt grande para trazar todas las líneas de tiempo de sus eventos entre sí en el calendario para garantizar una distribución manejable
- Asegúrese de tener en cuenta las responsabilidades previas y posteriores al evento
- Reserve tiempo para promociones de boletos, precios escalonados y puntos clave de decisión