Siete desafíos que enfrentan los equipos virtuales ahora

Publicado: 2020-12-16

Los equipos virtuales proporcionan un porcentaje sustancial de la fuerza laboral en las empresas de TI actualmente y se están convirtiendo rápidamente en una parte integral del panorama empresarial global. Como cualquier modelo de negocio emergente, los equipos virtuales plantean varios desafíos a las empresas de contratación que requieren un cambio en las estrategias de gestión.

La comunicación clara es esencial durante las transacciones comerciales y es una forma de construir relaciones sólidas con los clientes. Sin embargo, esto también puede plantear desafíos en la gestión de equipos virtuales offshore con diferente orientación cultural y lingüística, a menos que se establezcan de antemano pautas de comunicación para abordar la disparidad.

Estos son los siete desafíos más grandes que enfrentan los equipos virtuales ahora.

1. Idioma y diferencias interculturales

equipos multiculturales

Los equipos remotos provienen de diferentes rincones del mundo y traen consigo sus orígenes y orientación culturales. Las perspectivas culturales de las personas influyen en gran medida en sus estilos de trabajo y su ética.

Esto puede crear malentendidos o conflictos cuando se trabaja en conjunto en una configuración multicultural, como un equipo virtual offshore que tiene que colaborar con el grupo interno.

La jerarquía en las operaciones de equipo también puede encontrarse con vientos en contra debido a diferentes entendimientos de la autoridad entre culturas, lo que lleva a un posible resentimiento y afecta negativamente la productividad.

Las mujeres aún enfrentan obstáculos mientras lideran equipos. Los hombres de algunas culturas pueden resentir recibir instrucciones de mujeres líderes o gerentes de equipo. Además, está el problema del idioma. El inglés puede ser un idioma comercial común, pero las diferentes culturas lo usan de manera diferente.

¿Cómo lidiar con problemas interculturales?

Para gestionar su equipo virtual multicultural de forma eficaz, invierta en formación intercultural después de la contratación. Deje que todos comprendan los rasgos culturales de los demás, aunque sea superficialmente, para permitir la vinculación del equipo.

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La capacitación también ayudará a los líderes de equipo a manejar a los miembros individuales con respeto mientras se adaptan a las diferencias culturales. Establezca pautas para administrar las expectativas de desempeño, los canales de comunicación y un mecanismo claro de resolución de conflictos para promover un espíritu de equipo.

Cree un sitio de comunicación interna o un canal de chat en el que los miembros del equipo puedan publicar sus opiniones o preguntas. Cuanto más diversos sean, mejor funcionarán si se unen adecuadamente.

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2. Herramientas irrelevantes y lagunas tecnológicas

Un gran número de trabajadores remotos incorporan al sistema igualmente muchas herramientas nuevas que plantean el desafío de la protección de datos para el equipo de TI interno. A veces, los trabajadores obsoletos y virtuales sin la aprobación de TI pueden usar herramientas potencialmente dañinas en el sistema, ya que lo único que les importa es que se haga su trabajo.

El uso de múltiples herramientas y aplicaciones sin control interno puede abrumar a cualquier empresa de TI, y algunas pasan desapercibidas y representan una amenaza para los datos confidenciales. Puede que esto no sea deliberado, sino una consecuencia de las brechas tecnológicas en todo el mundo.

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¿Cómo abordar las herramientas y tecnologías?

Para contrarrestar esta amenaza potencial y, al mismo tiempo, facilitar a sus trabajadores remotos, establezca pautas sobre el uso de herramientas y aplicaciones en el sistema de la empresa. Posiblemente permita que los miembros superiores del equipo aprueben cualquier herramienta o aplicación que un trabajador remoto pueda optar por usar antes de hacerlo.

De esta manera, su empresa puede diseñar un sistema de seguridad estricto y uno que pueda controlar por completo a través del acceso centralizado y la administración de identidades para una mejor seguridad.

Es posible que también desee invertir en herramientas y hardware y proporcionarlos a sus equipos virtuales para mantener la coherencia en la estructura del sistema. Mediante un acuerdo de préstamo con los trabajadores, la empresa puede proporcionar las herramientas adecuadas a bajo costo.

3. Diferentes zonas horarias y tiempos de respuesta

Trabajar en diferentes zonas horarias dificulta enormemente la colaboración constante que es necesaria cuando se trabaja en equipo en un proyecto. El equipo virtual podría estar separado de la oficina central por hasta siete horas, lo que significa que habrá momentos en que un grupo esté trabajando y el otro en la cama.

Esto complica las reuniones de consulta necesarias para la evaluación y dirección del progreso. La comunicación en tiempo real que es vital para la gestión de proyectos no puede ser eficaz y los mensajes críticos se reciben varias horas después con la posibilidad de que se pasen por alto.

Manejo del problema de la zona horaria

A medida que las tendencias de marketing de las pequeñas empresas se inclinan hacia la presencia basada en la web, es importante aprender a manejar las zonas horarias en todo momento. Para mantener flujos de trabajo eficientes entre su equipo remoto y la oficina en casa, debe ajustar el horario comercial y, si es posible, introducir un arreglo de turnos.

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Encuentre un momento del día conveniente en el que todos los equipos deban converger en línea para un compromiso conjunto en tiempo real. Comunique los horarios y las fechas límite a todos los miembros del equipo y proporcione canales abiertos que puedan usar para aclaraciones o presentaciones.

Con tal estructura, cada trabajador desempeñará su papel en un buen momento independientemente de su zona horaria. También es importante tener al menos una persona en línea las 24 horas del día, los 7 días de la semana en la oficina central para brindar apoyo cuando sea necesario.

4. Falta de confianza

La desconfianza es perjudicial en cualquier entorno de trabajo, ya sea virtual o físico. Pone a los trabajadores unos contra otros en lugar de trabajar juntos por el objetivo común. En un entorno virtual, esto puede surgir de conceptos erróneos sobre aquellos a quienes no puede ver físicamente y a quienes podría juzgar en su opinión como inferiores.

Esto podría ser consecuencia de diferencias culturales o simplemente pensar que podrías haber hecho un mejor trabajo que el que podría haber hecho un extraño. El propietario del proyecto también puede desarrollar desconfianza, especialmente cuando gasta dinero en una fuerza laboral que no tiene control práctico.

creando confianza

Cómo generar confianza

La confianza en los negocios no puede exagerarse y puede ayudar a mejorar la productividad del equipo además de mantener unidos a los equipos virtuales. Como propietario de un proyecto, planifique visitas para interactuar con sus equipos subcontratados para despejar cualquier sentimiento de desconfianza.

Estas visitas son igualmente críticas cuando su proyecto es de desarrollo web, ya que las discusiones individuales pueden ayudar a su equipo a comprender mejor el concepto y las expectativas. También evaluará los gastos del proyecto de primera mano y dejará a un lado cualquier temor de uso indebido.

Establezca una declaración de misión clara, establezca herramientas transparentes de gestión de tareas y fomente la colaboración hacia un objetivo común. Esto le hará ganar la confianza de los millennials que forman la mayor parte de la fuerza laboral de TI.

5. Baja productividad

Los equipos virtuales que trabajan desde ubicaciones remotas tienden a relajarse o simplemente posponen las tareas por falta de supervisión. El entorno liberal puede llevar a la pereza y al mal uso del tiempo sin una planificación guiada. Los trabajadores también pueden sobrepasar los requisitos del proyecto o desviarse hacia tareas que no se les asignan y, en el proceso, sufrir agotamiento y frustraciones.

Todo esto afecta negativamente a la productividad en términos de plazos incumplidos y tareas incompletas. La falta de supervisión en el sitio es un desafío para la productividad si los trabajadores remotos no son guiados adecuadamente.

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Consejos para respaldar la productividad

Para mejorar la productividad en los equipos virtuales, asegúrese de que las tareas estén claramente definidas con objetivos, plazos y expectativas establecidos. Por mucho que muestre respeto por su privacidad, exija controles regulares para evaluar el progreso y la responsabilidad.

Para pagos basados ​​en horas facturables, es posible que desee utilizar herramientas de seguimiento del tiempo para controlar sus equipos remotos. El seguimiento del tiempo también lo ayudará a establecer fechas límite para tareas similares en el futuro. Para mejorar la eficiencia, pida a los trabajadores que respeten las horas regulares dentro de sus zonas horarias para evitar el agotamiento.

Los registros grupales programados no solo ayudarán a proporcionar el estado general del progreso, sino que también alentarán a los rezagados a ponerse al día. Esto mantiene a cada miembro consciente de su papel y define claramente lo que se espera de él o ella.

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6. Restricciones presupuestarias

El presupuesto es una limitación seria al subcontratar sus proyectos de desarrollo de software. Cuando se trata de la oficina en casa, las cosas son fáciles de manejar. Cualquier hardware, software o herramientas que adquiera seguirá siendo propiedad de la empresa para su uso en la oficina.

Cuando los empleados se van, los entrantes pueden utilizar el mismo equipo sin necesidad de nuevos suministros. Los equipos virtuales tienen un activo constante que buscan las empresas y es el talento. Sin embargo, estos trabajadores pueden carecer de herramientas vitales para ejecutar el proyecto y le corresponde al propietario equiparlos para que sean más eficientes. Esto puede ser un desafío para ambos y es necesaria una salida.

Equilibrio de limitaciones y oportunidades

Si está tratando con talentos tecnológicos individuales, es posible que deba hacer un esfuerzo adicional y comprar el equipo necesario para ellos en términos mutuamente aceptables. Podría incluir una cláusula de préstamo en su contrato para facilitar la compra de estas herramientas en condiciones de reembolso más favorables.

Con esta disposición, puede influir en las especificaciones de cualquier cosa que compren para que sea compatible con su sistema. Alternativamente, si esto resulta costoso, puede subcontratar a empresas de servicios tecnológicos que reclutan y facilitan a estos trabajadores en los centros tecnológicos. Esto también viene con la ventaja de los servicios de administración que pueden permitirle concentrarse en otros aspectos de su negocio.

7. Desafíos de distracción

Los equipos virtuales independientes que trabajan desde múltiples lugares enfrentan el desafío de las distracciones que interfieren con el desempeño. Los amigos que se detengan para charlar o salir contigo pueden interrumpir tu horario de trabajo.

La familia dentro de la casa o los ruidos del exterior pueden ser una distracción continua y esto puede afectar su proceso de pensamiento afectando su creatividad. Crear un buen sitio web, software o cualquier producto relacionado con TI requiere tiempo y concentración y requiere un entorno propicio.

distracciones en casa para equipos virtuales

Ayudar a los empleados a lidiar con su entorno

Es posible que desee averiguar si el lugar de trabajo previsto para su talento tecnológico es propicio para un trabajo eficiente, oportuno y de calidad. Tenga una conversación con un posible trabajador remoto para acordar los estándares que espera y las pautas para el proyecto.

Si expresa preocupación por la idoneidad de su entorno de trabajo, hable para ver cuál es la mejor manera de ayudar en aras de la eficiencia.

Impresione al talento tecnológico que, a pesar de trabajar de forma remota, debe tomar el proyecto en serio y observar la disciplina como si estuviera en una oficina. Los estándares que establezca deben estar diseñados para hacer cumplir la disciplina durante el proyecto.

Conclusión

El trabajo a distancia no es una forma de trabajo casual y despreocupada, como muchos pueden asumir, sino una profesión seria de alto talento. Lleva consigo una gran responsabilidad y estrés en igual medida. La gestión del tiempo y la autodisciplina son muy importantes para quien aspira a trabajar en equipos virtuales y determinar su éxito o fracaso.