Sabiduría del miércoles: cómo diseñar un concepto de evento inolvidable

Cree un concepto de evento del que los asistentes hablarán durante meses a través de una combinación de estrategia y creatividad. En este artículo veremos cómo hacer exactamente eso junto con muchos ejemplos e ideas inspiradoras.

Pero primero, ¿qué es el diseño de eventos?

El diseño de eventos es la apariencia y la sensación de un evento. Cosas como la decoración, la distribución del lugar y el tema juegan un papel en el diseño de un evento.

¿Y qué es el estilo de eventos?

El estilo del evento se refiere a todos los aspectos visuales de un evento, incluidos elementos como iluminación, flores y manteles. Como probablemente puedas adivinar, un estilista de eventos es el encargado de dar vida a estas características. Por lo general, seguirán la visión del diseñador de eventos y harán todo lo posible para asegurarse de que su trabajo también se alinee con los deseos del cliente.

Las principales diferencias entre el diseño de eventos y el estilo de eventos son que los diseñadores de eventos se enfocan en crear una estética general de un evento y se apegan principalmente a ideas generales. Y un estilista de eventos, por otro lado, crea y ejecuta los detalles de esa visión. Su trabajo a menudo implica diseñar no solo el lugar sino también la comida e incluso los asistentes destacados (como fiestas nupciales o conferenciantes invitados) o el personal a veces también.

La diferencia entre un tema de evento y un concepto de evento

El tema de un evento es la gran idea detrás de toda la fiesta. A menudo implica el tono, la estructura y los objetivos generales del evento. Un concepto de evento suena similar pero es claramente único. Por definición, un concepto de evento son los detalles y elementos del evento que conforman los aspectos prácticos del evento en sí.

Por ejemplo, si el diseñador de eventos elige hacer un tema luau, es el trabajo del estilista de eventos averiguar qué actividades se llevarán a cabo, qué elementos de decoración necesitarán y básicamente todo lo demás que necesita saber para albergar el evento. evento.

Uniendo todo: los diseñadores de eventos pasan más tiempo soñando con el tema general del evento, mientras que los estilistas de eventos se enfocan en el concepto del evento (es decir, en darle vida al tema).

Cómo diseñar un tema de evento en 4 sencillos pasos

No importa qué tipo de evento (corporativo, privado, etc.) esté diseñando, siga cada uno de estos útiles pasos.

1. Tener objetivos de eventos concretos y detallados, así como un sistema para medir el ROI del evento.

Esta es la base a partir de la cual se construyen todas las decisiones sobre el tema del evento. De lo contrario, solo está eligiendo temas de eventos aleatorios que suenen divertidos. En su lugar, asegúrese de que usted y su empresa o clientes estén en sintonía sobre por qué este evento es incluso importante para empezar.

Conferencias como MozCon tienen como objetivo educar a los especialistas en marketing sobre lo último en SEO, dispositivos móviles y otros tipos de publicidad digital. El evento solidifica el estatus de la marca como experta en marketing digital y al mismo tiempo impulsa las ventas de sus herramientas y software de SEO. Para apoyar ese objetivo, el tema del evento elegido por MozCon es una fiesta de alta energía y con conocimientos de tecnología (lo que hace que al menos uno de los asistentes anteriores lo compare con montar en Space Mountain en Disney).

El tema de tu evento también debe tener una visión clara: algo que se ajuste a la marca, los objetivos del evento y los gustos del público, todo al mismo tiempo.

2. Conozca a su audiencia.

La mejor manera de identificar a su público objetivo para un evento es analizar cualquier dato que pueda tener sobre los asistentes de eventos anteriores. Las encuestas, las tasas de venta de entradas e incluso las acciones compartidas en las redes sociales pueden ayudarlo a descubrir pistas sobre sus gustos y disgustos. Busque patrones y haga una lista de elementos que quizás desee mezclar en este nuevo concepto de evento.

Si no tiene datos de asistentes de eventos pasados, siempre puede intentar:

• Analizar los datos demográficos clave de su competencia
• Buscando ideas en otros eventos similares de la industria
• Y enviar una encuesta a los seguidores de las redes sociales o del boletín.

3. Reúna información sobre sus posibles asistentes para comprender mejor sus intereses, gustos y metas personales.

Los datos son tu mejor amigo. Observe los números y patrones en todos los recursos disponibles. Utilice la analítica web, el rendimiento de la venta de entradas y las encuestas a los asistentes para conocer mejor los deseos y las necesidades de su audiencia.

Una de las últimas tendencias en marketing para 2019 y más allá es la planificación dirigida por personas. Este enfoque se basa en los comentarios de la audiencia para determinar los presupuestos de los eventos, la mensajería e incluso el tipo de eventos que organizan.

En comparación con las viejas formas de pensar (cuando planificar cada dólar y cada actividad antes del primer trimestre de un nuevo año enviaba a los organizadores de eventos de todo el país a un frenesí durante la temporada navideña), esta idea de ir con la corriente y permitir que el público prácticamente tome decisiones para eres bastante radical.

4. Elija un lugar para el evento que apoye sus objetivos y se adapte a su público objetivo.

El lugar de su evento determina la mayor parte de cómo se verá y se sentirá su evento, por lo que es muy fácil delimitar las opciones de temas. Incluso ha habido una creciente demanda de lugares para eventos no tradicionales en los últimos años. Por ejemplo, si el tema de su evento está dirigido a asistentes legales que necesitan ayuda para construir una relación de equipo, puede considerar elegir una sala de escape o una cancha de voleibol cubierta para su lugar, algo que les ayude a entablar relaciones fuera de la oficina.

Cómo diseñar un concepto de evento en 3 sencillos pasos

Ahora que hemos aclarado cualquier confusión sobre todos los términos relevantes y hemos sumergido nuestros dedos en el proceso de diseño de eventos, es hora de aprender las mejores prácticas para la creación de conceptos de eventos. ¡Utilice estas ideas para inspirarse y sorprender a sus asistentes!

1. El mapa del viaje de los asistentes

Ponte en el lugar de tu audiencia y considera el concepto de tu evento a través de los ojos de los asistentes. Cuando cree un mapa de viaje de los asistentes, podrá averiguar por qué los participantes se sentirían motivados para asistir, cómo es más probable que lo descubran y cómo podría usar el concepto de su evento para impulsar la asistencia. A veces, todo lo que un asistente potencial necesita para hacer clic en ese botón de registro es un concepto de evento nuevo.

2. Elección del punto focal del evento

Esta atracción principal formará el centro de todas sus otras ideas, trucos y estrategias de conceptos de eventos. Una vez que esto esté en su lugar, habrá realizado más de la mitad del trabajo duro necesario para lograr un concepto de evento increíble.

3. Incorporación de socios y patrocinadores

Comuníquese bien con socios y patrocinadores al ver el evento desde su perspectiva y comprender qué información es más relevante para ellos. Por ejemplo, el patrocinador de una conferencia estará más preocupado por sus carteles y letreros que por el servicio de catering que elija.

Por lo tanto, solo comunique la información más importante y relevante a cada parte individual. Concéntrese en 3-5 áreas de eventos que tengan un mayor impacto en los objetivos de sus partes interesadas. Luego pregúntele a la parte interesada qué áreas le interesan más. Ellos obtendrán la información que necesitan y usted se asegurará de que cada decisión la tomen solo las partes más relevantes.

La mejor manera de negociar con las tres partes que toman decisiones (clientes, diseñadores y partes interesadas) es idear un concepto de evento que:

• Ayuda a todos a lograr su objetivo
• Permite que cada marca se mezcle cohesivamente
• Es lo suficientemente único como para captar la atención del público objetivo de todos.
• Cumple con las expectativas estéticas de todos los involucrados

Y por último, pero no por ello menos importante, asegúrese de consultar estas 5 preguntas para hacer al crear un concepto de evento.

Ahora es el momento de sumergirse de lleno en algunas de las últimas y mejores tendencias e ideas de conceptos de eventos que puede utilizar para que su próximo proyecto sea un gran éxito.

6 formas efectivas de sorprender a sus asistentes con el concepto de su evento

Aquí hay algunas ideas de concepto de eventos altamente efectivas que entretendrán, sorprenderán y deleitarán a los asistentes.

1. Lugares clandestinos

Estamos a punto de entrar en los locos años 20, ¡de nuevo! ¿Qué mejor manera de celebrar que recuperando algunos temas súper divertidos de la época? Esta tendencia de concepto de evento se basa en tener una audiencia aventurera: personas que están totalmente dispuestas a registrarse y recibir una dirección (y una contraseña secreta, por supuesto) pocas horas antes del evento. Desde recepciones de bodas hasta fiestas navideñas en la oficina, esta idea versátil agrega un poco de misterio e intriga a cualquier tipo de evento.

2. Maratones de intelecto

Básicamente, cualquier cosa que harías normalmente en un evento se puede convertir en un maratón si lo haces el tiempo suficiente. Al menos ese es el lema en la mayoría de los eventos tecnológicos como hackathons y editathons. Pero realmente este concepto puede aplicarse a casi cualquier otro objetivo de evento.

Por ejemplo, digamos que el objetivo de su evento es reunir una red de clientes con ideas afines para formar una comunidad de fans de por vida. Para hacer esto, puede crear un athon de encuentro y saludo, donde todos en la conferencia tienen que presentarse a todos los demás. Y nos referimos a todos . Incluso puede incorporar su aplicación de eventos para ayudar a facilitar el proceso.

3. Períodos de pizarra en blanco

¿Recuerdas cuando mencionamos dejar que tu audiencia tome algunas de las decisiones de tu evento este año? Bueno, no es de extrañar por qué los períodos de pizarra en blanco también se han vuelto tan populares. Los períodos de pizarra en blanco son bloques completos de la agenda de eventos que se dejan intencionalmente vacíos. Los asistentes pueden inscribirse para asistir a estos bloques y, cuando lleguen al lugar designado, trabajarán juntos en grupos para proponer ideas sobre cómo les gustaría pasar su tiempo. Los facilitadores pueden ayudar a poner la pelota en marcha o mantener a las personas enfocadas en el tema, pero en su mayor parte, sus asistentes pueden ser tan creativos como les gustaría.

De manera similar al período libre para adultos, pueden interactuar directamente entre sí, dedicar su tiempo como quieran y expandir sus redes de formas que la mayoría de los eventos no les permitirían.

Por ejemplo, supongamos que está organizando un seminario de un día sobre liderazgo en ventas. Durante el período de pizarra en blanco, los grupos de asistentes pueden optar por repetir lo que han aprendido hasta ahora o darse consejos sobre cuáles son sus mayores puntos débiles en esta área. O pueden participar en divertidos ejercicios de formación de equipos que se basan en los conceptos presentados en las conferencias de las primeras horas de la tarde.

4. Solo por invitación

¿Quiere que todos los asistentes al evento se sientan como VIP? Entonces use este concepto de evento de tendencia para su próxima reunión. La idea es simple: solo pueden asistir aquellos que hayan recibido la entrada dorada (o enviada por correo electrónico). Es una excelente manera de hacer que esos pocos elegidos se sientan especiales, maximizar las tasas de asistencia y fortalecer las relaciones con sus socios de marca o clientes más importantes.

5. Mezcle negocios con placer

En estos días, hay muchos rumores en torno a funciones corporativas no tradicionales, lo que explicaría por qué empresas como Wanderlust están utilizando este concepto de evento como una excusa para organizar retiros de atención plena y conciertos en vivo con una gran asistencia. Esta tendencia de eventos se trata de dejar el trabajo atrás e involucrar a los asistentes en actividades que ya les encanta hacer en su tiempo libre. Las experiencias de alto valor como las que ha programado Wanderlust son especialmente efectivas, por algunas razones:

• Algunos profesionales no tienen el tiempo o la capacidad para tomar vacaciones, disfrutar de actividades de ocio o participar en pasatiempos fuera de la vida diaria normal. Es por eso que este concepto de evento sería especialmente atractivo: se divierten mucho mientras todavía están técnicamente en una función de trabajo.
• Los eventos centrados en el ocio promueven una mayor salud holística, pueden conducir a una mayor creatividad y presentar más oportunidades para que los asistentes formen conexiones duraderas.
• Son más fáciles de comercializar: ¿quién no querría hacer un viaje en kayak o visitar un parque temático?

6. Pop-Ups sorpresa

El misterio y la intriga es un gran tema general en las tendencias de concepto de eventos de 2019, por lo que tiene sentido por qué este tipo de experiencia tendría una demanda tan alta. El beneficio adicional de albergar una ventana emergente sorpresa es el hecho de que se puede agregar a cualquier evento que ya tenga en proceso, sin importar cuán último sea el momento. Y aunque no podrá comercializar cuál es exactamente la sorpresa, puede informar a los asistentes que cuándo y dónde se llevará a cabo ese mini evento especial.

Aquí hay algunas ideas para ventanas emergentes sorpresa que puede incluir en su próximo evento:

• Conoce a celebridades de la industria. Los asistentes a Coachella que pasaron por la ventana emergente de BMW en el evento de este año pudieron conocer y saludar a DJ Khalid.
• Viaja por el carril de la memoria. La nostalgia por los años 80 y 90 es fuerte (como lo demuestran las últimas películas de Pokémon y la temporada de Stranger Things). Las experiencias inesperadas que devuelven a las audiencias a estos tiempos de sus vidas pueden ser una herramienta muy poderosa para generar el ROI de los eventos. Por ejemplo, el estreno de la película Where the Wild Things Are instaló una tienda sorpresa con artículos coleccionables y fotografías que sacaron al niño dentro de cada uno de sus asistentes.

Con todo, una experiencia emergente sorpresa podría ser el factor sorpresa que su concepto necesita para hacer que el evento sea más especial.

¡Ahora está listo para crear conceptos y diseños de eventos memorables!

¿Crees que ya tienes el truco para crear conceptos y diseños de eventos? Si es así, debe aprender qué KPI de eventos clave considerar o cómo la integración de datos de eventos puede resolver sus mayores misterios de ROI de eventos.