7 cosas que necesita para tener un equipo de marketing de contenido productivo (y feliz)

Me encanta hablar y ponerme filosófico sobre la productividad. Saber cómo trabajamos es tan esencial si queremos crear ese contenido resonante que anhelamos y sentir que todos estamos marcando una diferencia positiva.

Pero recientemente me di cuenta de que pienso mucho en mi productividad individual en lugar de la productividad del equipo. Por supuesto, trabajar juntos como un equipo es ridículamente importante, y es una de las razones por las que estoy interesado en el marketing ágil.

Si bien los “trucos” individuales continúan siendo útiles, ¿qué necesita su equipo para asegurarse de que están trabajando de la mejor manera posible?

Esta lista a continuación es una combinación de herramientas específicas, así como otras cosas más intangibles que debe tener para que su equipo pueda concentrarse en la creación del trabajo en lugar del proceso detrás del trabajo. Me doy cuenta de que faltan tecnologías en esta lista, pero esas herramientas de colaboración y flujo de trabajo serán de gran ayuda una vez que tenga su equipo y sus procesos.

Tu porque

¿Observa cómo todo comienza con por qué? Lo hace. Y, en este caso, su por qué es su estrategia básica de por qué está haciendo el trabajo que está haciendo y cómo va a medir si está funcionando o no.

Si bien se puede detallar una estrategia, su equipo necesita consenso en al menos estas tres cosas:

• ¿A quién estamos educando / ayudando? (Nota: no dije "segmentación", ya que su objetivo debería ayudar. Crear una persona es una forma de hacerlo).
• ¿Cómo podemos ayudarlos de una manera que nadie más pueda? (Esta es su inclinación de contenido).
• ¿Cómo sabremos que tenemos éxito? (Estos son los objetivos comerciales de su estrategia). Nota: También debe comprender cómo medirá el éxito e informará a su equipo.

CONSEJO ADICIONAL: Si necesita un poco más de inspiración o ayuda para encontrar su por qué, mire este videoclip de Michael Jr., uno de nuestros oradores principales en Content Marketing World del año pasado. Todavía pienso en su acto, y en nuestra conversación de seguimiento, meses después. (En serio, este clip vale cinco minutos).

Flujos de trabajo documentados

Los equipos exitosos no solo documentan su estrategia de marketing de contenido, sino que también documentan sus flujos de trabajo. Si no está familiarizado con los flujos de trabajo, son el proceso que sigue su contenido y las personas que se necesitan para su creación y producción.

Si constantemente se pregunta "quién está haciendo qué", "qué hago a continuación" o "por qué tarda tanto", es probable que necesite profundizar en su flujo de trabajo.

Raechel Duplain tiene un artículo fabuloso sobre cómo hacer precisamente eso. Esto puede sonar arduo, pero el plan de cinco pasos de Raechel lo guía a través del proceso.

SUGERENCIA ADICIONAL: Una vez que se conoce su flujo de trabajo, puede evaluar el proceso para ver dónde está perdiendo el tiempo. Brian Watson tiene una excelente guía sobre cómo revisar su proceso editorial para que pueda descubrir dónde están los cuellos de botella y luego pasar el tiempo donde realmente importa. Como explica Brian:

Centrarse en el cuello de botella le permite trabajar en la mejora de los procesos de producción donde más se necesita la mejora. Cualquier enfoque en una tarea sin cuello de botella solo traerá una mejora marginal o ningún resultado para el sistema en general. De hecho, es probable que genere un mayor desperdicio. Tomarse el tiempo para identificar y romper su cuello de botella es la clave para aumentar y alcanzar sus objetivos de producción de contenido.

Y, si descubre que usted es el cuello de botella, consulte esta publicación de seguimiento en la que Brian comparte un estudio de caso de cómo trabajó con un lector de CMI que estaba teniendo ese mismo problema.

Un entendimiento compartido de las historias que quiere contar.

¿Ha tenido esas conversaciones con sus compañeros de equipo en las que hace una lluvia de ideas sobre un contenido? ¿Crees que todos están en la misma página, pero en realidad, todos están pensando en algo un poco diferente? Si es así, estoy seguro de que puede identificarse con esta imagen:

Fuente de la imagen: Mapeo de historias de usuario de Jeff Patton

¿Cómo se llega a un lugar donde todos están en la misma página?

Fuente de la imagen: Mapeo de historias de usuario de Jeff Patton

Mi herramienta favorita para hacer esto es la historia del usuario, que finalmente entendí después de asistir al taller ICC de Andrea Fryrear sobre marketing ágil. Sí, las historias de usuario son algo en lo que los equipos ágiles confían en gran medida, pero son útiles para cualquier tipo de equipo que cree contenido.

A continuación se muestra un ejemplo de una historia de usuario, y le recomiendo que lea la publicación completa de Andrea para aprender sobre esta útil herramienta. Pero, en resumen, las historias de usuario son una forma de documentar sus ideas de contenido para que todos se acerquen más a esa comprensión compartida. Y, mejor aún, puede priorizar estas historias y eliminarlas una a la vez.

CONSEJO ADICIONAL: Otro concepto ágil que creo que es útil es el contenido mínimo viable. Esta fue otra herramienta con la que me marché durante dicho taller de ICC, pero es una forma de averiguar qué tipo de contenido puede crear probando una idea con su audiencia antes de invertir un montón de tiempo.

Propietarios de problemas

¿Alguna vez has querido gritar porque alguien de tu equipo, o no relacionado con tu equipo, tiene solo un cambio más (y tal vez sea uno grande)? Eva Jackson sugiere asignar un propietario del problema a cada proyecto. Esta es la persona que no solo es responsable de la pieza, sino que también es la persona que tiene la última palabra.

Lo más probable es (digo por experiencia) que tengas al menos un puñado de proyectos que atraviesen personas, o equipos, y nadie sepa a quién pertenece qué. Eva tiene una elegante solución:

Si su equipo no tiene claro quién tiene la última palabra en sus proyectos de contenido, siéntese con su departamento y haga una pregunta sorprendentemente simple pero desafiante: ¿Quién es dueño de qué? Responder esa pregunta, y registrar sus respuestas para que todos las vean, generará una responsabilidad inconmensurable.

SUGERENCIA ADICIONAL: Eva también sugiere centrarse en los problemas en lugar de los entregables. Esto significa que el equipo tiene una visión más holística de lo que están tratando de lograr: cuál es el propósito de su trabajo (consulte las secciones anteriores sobre el por qué y las historias de los usuarios) o qué problema están tratando de resolver (como como aumentar el número de suscriptores adecuados).

Los entregables no forman parte de la conversación hasta que se define el propósito. Y tener un propietario del problema ayuda a hacer avanzar estos proyectos interdepartamentales.

3 palabras

Un ejercicio que me gusta usar para que las personas estén en la misma página es definir las tres palabras que desea que abarque su editorial. Como muchos de nuestros espacios están abarrotados, definir estas tres palabras te ayuda a diferenciar tu marca al decidir cómo quieres decir algo.

Por ejemplo, para CMI, pensamos en estas tres palabras:

• Accesible (fácil de entender, sin pretensiones)
• Autoritativo (contenido basado en consejos que han sido probados; estadísticas que se verifican con hechos)
• Accionable (cada pieza incluye al menos una acción clara que los lectores pueden tomar para hacer mejor su trabajo)

Al igual que su misión editorial, estas tres palabras sirven como una lente para asegurarse de que su marca sea representada de manera consistente.

(Si desea estudiar a las personas que tienen buenas voces, consulte a Ann Handley y Doug Kessler y al equipo de Velocity Partners. No solo leo sus blogs por lo que dicen, sino que estudio cómo lo dicen).

SUGERENCIA ADICIONAL: Tus tres palabras son solo un elemento que necesitas, pero la mayoría de los equipos deben tener una guía de estilo. Esto es especialmente clave a medida que su equipo crece o si está trabajando con varias personas, y desea que sus lectores y compradores tengan una experiencia consistente con su marca. (¿Y quién no quiere eso?)

Sasha Laferte detalla los elementos esenciales de una guía de estilo y ofrece varios ejemplos.

Límites

Bien, ahora nos estamos moviendo de lo tangible a lo práctico estratégico, pero creo que estos dos últimos elementos son tan importantes como los demás.

¿La colaboración es algo bueno? Su respuesta inmediata es probable, ¡por supuesto! Pero, como escribe Deborah Holstein (citando el artículo The Collaboration Curse en The Economist), hay una desventaja:

Las distracciones de un entorno en el que se anima a los equipos a contribuir en todo, dejan poco tiempo para el pensamiento crítico que puede marcar una diferencia real en el éxito de una organización.

Si lidera un equipo, dé un buen ejemplo y no responda el correo electrónico todo el día (y la noche), y no siempre ponga primero las necesidades de su equipo (me avergüenzo un poco cuando digo esto). Pero vivir en tu bandeja de entrada y en tu teléfono no es bueno para nadie. Puede ser difícil para otros desconectarse si no ven al líder de su equipo haciendo esto.

El hecho de que pueda estar disponible no significa que deba estarlo. Una forma de conseguir un merecido y necesario silencio es establecer un horario de oficina. Este es un enfoque que tomé prestado de Cal Newport, autor de Deep Work. No solo es un gran enfoque para un individuo, sino que también es muy útil para un equipo. En lugar de pensar que cualquier tiempo que no sea una reunión no está programado, ahora bloqueo algunos momentos para escribir o crear presentaciones. No me pongo disponible automáticamente, y animo a otros miembros de mi equipo a que hagan lo mismo.

CONSEJO ADICIONAL: Otra forma de eliminar las distracciones es establecer prioridades y concentrarse realmente en lo que el equipo acordó que es más importante.

Una forma de ahorrar tiempo (en proyectos estúpidos) es decir no a la mayoría de las solicitudes ad hoc que surgen. En 30 hábitos de equipos de contenido altamente productivo, Heather Hurst sugiere establecer reglas para que el equipo se ocupe solo de una cierta cantidad de solicitudes ad hoc a la vez, y que todos en el equipo sepan cuál es ese límite.

Otra idea proviene de Marcus Varner, quien comparte la Matriz de Eisenhower. Este enfoque lo ayuda a clasificar las tareas en cuatro grupos:

• Importante y urgente
• Importante y menos urgente
• Menos importante y urgente
• Menos importante y menos urgente

Como explica Marcus, “la idea es priorizar cuidadosamente para que dediques el mayor tiempo posible a tareas importantes (obviamente las importantes y urgentes primero), sin atascarte demasiado en tareas urgentes que no son importantes, y especialmente , para dejar de perder el tiempo en tareas que no son ni urgentes ni importantes ".

Check-ins

Informes de estado - snoozer. Si bien los informes de estado pueden parecer una tarea innecesaria, son clave para asegurarse de que su equipo continúe progresando en lo que decidió trabajar. Los informes de estado no tienen por qué ser onerosos. Un informe simple mantiene su valor al frente y en el centro, y permite que otros miembros del equipo cosechen los beneficios de lo que está funcionando bien.

Como mencioné recientemente, envío una actualización mensual al equipo de CMI ... excepto por esos meses en los que no lo hice. Para mi sorpresa, la gente del equipo preguntó dónde estaban los informes. Hice un seguimiento para preguntar por qué estos informes son útiles y luego simplifiqué mi formato para que me fuera más fácil crearlos y las personas recibieran lo que querían.

Conclusión

A ustedes, titanes de equipos. ¿Qué otras cosas crees que necesita cualquier equipo de marketing de contenidos para trabajar de forma eficaz?

Un equipo que aprende y juega unido permanece unido, y no hay mejor lugar para hacerlo que en Content Marketing World. Los mejores cambios ocurren cuando asisten equipos completos, así que pregunte por nuestros descuentos para grupos. También puede ver a Michele presentando cómo crear su equipo de marketing de contenido definitivo. Regístrese hoy y use el código BLOG100 para obtener $ 100 de descuento en el registro principal.

Imagen de portada de Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute