Motivación del lunes: 24 tendencias de planificación de eventos corporativos y consejos para impulsar el ROI

Publicado: 2021-08-08

Los planificadores experimentados conocen todas las mejores prácticas para eventos corporativos pero, después de un tiempo, el desafío se convierte en destacar entre la multitud. ¿Cómo puede hacer que su conferencia, activación de marca u otro evento corporativo sea diferente en un mar de parecidos? Y, lo que es aún más importante, ¿cómo puede sorprender y deleitar a los asistentes mientras maximiza el ROI de su evento?

Para responder a estas preguntas, veremos cómo puede utilizar algunas de las últimas tendencias de la industria de formas nuevas e innovadoras. Y proporcione una lista de verificación de eventos corporativos infalible con esos dos elementos esenciales que tienden a desenfocarse.

10 tendencias interesantes en planificación de eventos corporativos

Esto es lo que está de moda en todo el mundo y cómo puede utilizar estas ideas para elevar su evento corporativo.

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1. Promueva la prevención del agotamiento tanto para usted como para los invitados a la convención.

El agotamiento causa más del 60% de las ausencias relacionadas con el trabajo. Esta enfermedad invisible no solo afecta la venta de entradas, sino que en gran medida no se ha abordado, hasta ahora. Utilice su marketing de promoción de eventos para educar a los futuros asistentes sobre la gravedad del problema y los pasos que pueden tomar para mantener hábitos saludables antes, durante y después de la convención o el seminario.

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2. Verifique que se haya probado recientemente la calidad del aire interior del lugar de la feria comercial.

El aire que respiramos juega un papel importante en nuestra salud y productividad, así que asegúrese de agregar este paso de la lista de verificación que a menudo se pasa por alto a la inspección de su lugar. Si prefiere no preguntarles sobre pruebas recientes, puede hacer una evaluación por su cuenta.

  1. Camine por el lugar con los ojos cerrados y observe lo que puede oler.
  2. Busque señales generales de limpieza (por ejemplo, el moho en el baño es un gran indicador de un mal mantenimiento).
  3. Pregunte con qué frecuencia se limpian profundamente las áreas alfombradas.
  4. Y finalmente, eche un vistazo dentro de uno de los armarios de conserjería: si ve productos químicos almacenados cerca de los sistemas de ventilación, debe considerar lugares alternativos.

3. Agregue reconocimiento facial o fotografías a su proceso de registro.

Asegúrese de que su evento corporativo tenga una experiencia personalizada. Las aplicaciones de registro pueden ayudarlo a causar una excelente primera impresión tan pronto como los invitados ingresen por la puerta. Use una aplicación para notificar a los fotógrafos cuando lleguen invitados importantes para que se puedan tomar fotos rápidas, o para notificar al servicio de catering para que traigan un aperitivo de inmediato.

4. Proporcione asistentes de robot para sus invitados ADA.

Independientemente de su presupuesto, hay muchas formas de hacer que su evento sea aún más sorprendente para los invitados de la ADA simplemente alquilando su propio robot para ayudar con tareas como co-moderar paneles, traducir varios idiomas y proporcionar asistencia de texto a voz, entre otras. cosas.

5. Utilice asistentes de voz para brindar recomendaciones personalizadas a los asistentes a los eventos de lanzamiento de productos.

Esta tienda de vinos de Nueva York le pidió a su Alexa que les brindara a los invitados del evento recomendaciones personalizadas de whisky. Incluso si las ventas de mercancías no son una parte importante de su próximo evento, existen muchas formas inteligentes de utilizar asistentes de voz para eventos relacionados con la empresa.

6. Incorpore una sesión sin teléfono en la agenda de su evento.

Todos sabemos que el exceso de tiempo frente a la pantalla es perjudicial para nuestra salud física y mental, así que manténgase a la vanguardia agregando al menos una actividad en la que los dispositivos deben apagarse y guardarse.

7. Utilice mesas de comedor comunitarias para evitar la atomización en eventos corporativos.

El auge del individuo ha hecho que la socialización, la creación de redes y el trabajo en equipo sean más desafiantes en los eventos corporativos. Aunque no podrá vencer este fenómeno cultural con solo un seminario, puede usar la alimentación social para ayudar a conectar su comunidad de eventos. Y asegúrese de usar una herramienta de disposición de asientos para ayudar a organizar su diseño.

8. Revise la diversidad de la lista de asistentes a su evento a la mitad de la venta de entradas.

Los eventos y las campañas de marketing ahora están presenciando el impacto del consumismo posdemográfico, donde los posibles asistentes están más preocupados por la inclusión que por rodearse de compañeros de ideas afines. Si nota que la venta de entradas se inclina en gran medida hacia un grupo que hacia el otro, asegúrese de ajustar su estrategia de marketing y agregue posibles asistentes que se beneficiarían de la experiencia pero que aún no se han puesto a la altura de la necesidad de comprar una entrada.

9. Reemplace la sala VIP de su convención con una biblioteca.

Siga los pasos de las principales marcas como Lululemon y agregue un espacio de sobornos en la biblioteca a su evento. Fomenta la comunidad, agrega un toque acogedor a los salones de convenciones que de otro modo serían estériles y brinda una experiencia verdaderamente relajante para los asistentes a su evento.

10. Agregue estaciones de salud mental a las instalaciones de primeros auxilios de su evento.

A medida que se transforman las opiniones de la sociedad sobre la salud mental, también deberían hacerlo nuestros eventos. Coordine con su lugar para ver si tienen un psicólogo con licencia disponible para brindar servicios en su próxima función corporativa.

Ahora que hemos resaltado algunas tendencias que puede agregar a su lista de verificación de eventos, hablemos sobre las formas de maximizar su ROI mientras lo hacemos.

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Aproveche al máximo su evento con estas ideas creativas.

Tendencias de planificación de eventos corporativos

1. Cree una lista de medios de comunicación invitados para los invitados a la feria comercial.

Los puestos y los proveedores agradecerán enormemente la oportunidad de prepararse en consecuencia. Y es posible que sus asistentes habituales también deseen establecer conexiones con los representantes de los puntos de venta para sus propios esfuerzos de marketing futuros.

2. Promocione su propia guía original para el diseño de stands de ferias comerciales para principiantes.

Haga que este contenido de alto valor sea cerrado y recopile direcciones de correo electrónico adicionales que pueda usar para el marketing de eventos.

3. Haga que el intercambio de datos sea un beneficio para las marcas que albergan stands en su evento.

Los clientes potenciales son geniales, pero la información sobre el comportamiento de los titulares de boletos y las actividades agotadas ayudarán a los participantes a crear puestos aún mejores el próximo año. Sin embargo, asegúrese de que el intercambio de datos de su evento sea compatible con GDPR.

4. Incorpora fotomatones en tu estrategia de embudo de entrada.

Simplemente pida a sus asistentes que completen una encuesta rápida que los categorizará como clientes potenciales mientras están en la fila.

5. Brindar experiencias de eventos personalizados y curados para VIP.

Organizar una gran experiencia de evento se trata de comprender cuáles son las expectativas de su audiencia y luego encontrar una manera de proporcionar algo que sea de mayor valor, más conveniente o súper memorable.

6. Organice estratégicamente una fiesta posterior con una marca complementaria.

Ya sea que su evento sea de un día o de una semana, asegúrese de ofrecer actividades posteriores al evento para aquellos que tengan vuelos posteriores, quieran celebrar con sus equipos y puedan estar interesados ​​en un último hurra.

7. Agregue una herramienta de monitoreo de redes sociales a su estrategia de promoción de eventos.

Una vez que sepa dónde aparecen las palabras clave y frases de eventos con mayor frecuencia en línea, puede eliminar cualquier elemento de marketing de lista de verificación de eventos no relacionado y concentrar su tiempo y recursos en dónde es más probable que su audiencia lo encuentre.

8. Incluya áreas prácticas de demostración de productos.

Si usted o los presentadores de su evento ofrecen un producto físico, bríndeles un espacio designado para realizar demostraciones educativas y brinde a los asistentes al evento acceso exclusivo para probar antes de comprar.

9. Agregue una opción digital para asistentes virtuales.

Las transmisiones en vivo, las notas de lectura descargables y los grupos de chat dedicados ayudan a atraer a los participantes externos a la experiencia.

Y finalmente, ¡aquí hay algunos elementos que podría haber dejado accidentalmente de su lista de verificación actual!

Guía: Cómo crear una lista de verificación para la planificación de eventos

Los 5 elementos de la lista de verificación de planificación de eventos corporativos que más se pasan por alto

Has hecho tu lista, ahora compruébalo dos veces con estos amistosos recordatorios.

1. Comunique a los huéspedes las alergias y las restricciones dietéticas.

Las herramientas como Social Tables lo ayudan a usted, a sus preferencias de invitados, a sus servidores y a sus proveedores de servicios de catering al día sobre las restricciones relacionadas con alimentos o bebidas en una plataforma centralizada y fácil de usar.

2. Cree listas de respaldo de emergencia para proveedores y personal.

Las cancelaciones de último minuto, los artículos perdidos y los ayudantes ausentes no son un problema siempre que tenga 2-3 contactos de respaldo para cada posible escenario. Asegúrese de verificar la política de contratos de último momento de cada proveedor y hágales saber que han hecho su lista de respaldo por si acaso. Incluso puede imprimir o guardar archivos PDF de todos los documentos que necesitaría para trabajar si lo necesita.

3. Verifique tres veces las instrucciones de la aplicación de navegación común.

Asegúrese de que Waze, Apple Maps y Google Maps ofrezcan orgánicamente la mejor y más conveniente ruta desde sus hoteles designados hasta la ubicación del evento principal. Esto es especialmente importante para las áreas rurales donde las carreteras secundarias o los atajos que usaban los lugareños no se utilizan en las opciones de ruta sugeridas. Si no coinciden, asegúrese de comunicar sus sugerencias y configurar la señalización adecuada.

4. Asignar estacionamiento para vendedores.

Las furgonetas de catering, los equipos de limpieza y las cabinas necesitan un espacio para descargar, pero cuando terminan de descargar, ¿a dónde deben ir? Utilice señalización y mapas claros para dirigir el tráfico de los proveedores y mantenga los lugares de estacionamiento premium disponibles para VIP y oradores.

5. Realice un recorrido final por el lugar como si fuera un asistente.

Cosas como la señalización, la temperatura y la limpieza se harán más evidentes al mirar el espacio desde su punto de vista.

¡Ahora está completamente preparado para llevar la planificación de su evento corporativo al siguiente nivel!

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