COVID-19 los convirtió en una necesidad, pero los eventos virtuales llegaron para quedarse

Publicado: 2020-12-29

"Están aquí para quedarse".

Eso es lo que la gente de Conde Nast dijo sobre el concepto de evento virtual cuando vieron una vista previa de los 200 eventos virtuales que habían planeado hasta fin de año. (Sí, 200. Lo leíste correctamente).

A raíz de la pandemia del coronavirus (COVID-19), el gigante internacional de los medios y la publicación está dando un gran paso para cargar esos esfuerzos virtuales con patrocinadores a través de su primer evento virtual por adelantado.

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Mostraron lo que los anunciantes pueden esperar del portafolio de marcas de la compañía hasta fin de año. Los eventos virtuales, en comparación con las reuniones tradicionales en persona, permiten a las empresas de todo tipo y tamaño realizar eventos a escala global y potencian la medición directa uno a uno.

Por supuesto, los anunciantes y patrocinadores han sido comprensiblemente un poco "asustadizos".

¿Podrían los eventos virtuales ser tan rentables o merecer la pena la inversión como los eventos en vivo prepandémicos más tradicionales?

Los nuevos datos muestran un fuerte interés público en los eventos virtuales ahora (y en el futuro)

En mayo, Conde Nast realizó una encuesta global centrada en las percepciones de la audiencia hacia las ofertas virtuales y con lo que probablemente sintonizarían. Según Eric Johnson, vicepresidente senior de marketing comercial y eventos de Conde Nast, desde la perspectiva de los consumidores, "existe una aptitud mucho mayor para participar en este formato virtual".

La encuesta encontró que más del 70% de la audiencia de Condé Nast ya había asistido a uno de los 150 eventos virtuales que la compañía realiza desde marzo. Además, el 90% de los encuestados dijo que incluso una vez que regresen los eventos en vivo, seguirían interesados ​​en las ofertas virtuales .

¿Cómo debería ser su estrategia de evento virtual?

Se hace evidente que cada vez más empresas están aprovechando los eventos virtuales para reemplazar sus eventos en persona, pero ¿significa eso que todos deberían agregar una estrategia de evento virtual?

No necesariamente.

Sin embargo, es mucho más fácil planificar y ejecutar un evento virtual. Si bien no soy el experto en el tema, los expertos en eventos de IMPACT han intervenido con su opinión sobre todo, desde la planificación, el software, los patrocinios, la promoción de su evento y la organización de un equipo de eventos.

Pregunta frecuente n. ° 1: ¿Cuánto tiempo se tarda en planificar un evento virtual?

Ya sea que esté haciendo la transición de un evento previamente en persona a uno en línea o si está iniciando un evento virtual desde cero, debe dejar tiempo para el desarrollo de su estrategia inicial.

Tómese el tiempo para determinar el objetivo de su evento. No todas las actividades en persona pasan bien en línea, ni deberían hacerlo. Determina cómo quieres que sea la experiencia y qué estás tratando de lograr para tus asistentes.

Según Stephanie Baiocchi, directora de comunidad y eventos de IMPACT, nuestra gurú de eventos, estas son las preguntas que debe considerar al planificar su evento:

  1. ¿Es este un evento único o una serie?
  2. ¿Cuánto tiempo va a durar?
  3. ¿Cuánto contenido y cuántos oradores tendrás?
  4. ¿Las sesiones serán en vivo, pregrabadas o una combinación?
  5. ¿Tendrá oportunidades de establecer contactos y otras actividades?
  6. ¿Cobrarás o será gratis?
  7. ¿Tendrás patrocinadores?
  8. ¿Podrán los asistentes crear perfiles? ¿Charlar entre nosotros?
  9. ¿Qué otras funciones quieres? Encuestas, ventanas emergentes, etc.

Después de organizar dos eventos virtuales (y otro a la vuelta de la esquina con el Día de capacitación de HubSpot el 27 de octubre), Stephanie definitivamente también es una gran fanática de los eventos virtuales:

"Los eventos virtuales pueden ser increíblemente gratificantes para su audiencia y su negocio.

Además de ahorrar dinero y tiempo a las empresas y los asistentes, los eventos virtuales son más accesibles y convenientes para asistir, lo que significa que puede llegar a una audiencia más amplia que con un evento en persona ".

Aún así, señala que la planificación adecuada es clave.

" Muchas empresas se están subiendo al tren de los eventos virtuales y la mayoría están organizando eventos virtuales por primera vez, por lo que no están necesariamente preparadas para hacerlo bien".

Recursos Relacionados:

  • ¿Cuánto tiempo se tarda realmente en planificar un evento virtual?
  • ¿Cómo es el mejor equipo de eventos virtuales de su clase?
  • ¿Cuánto cuesta un consultor de eventos virtuales?
  • ¿Cómo se encuentran y gestionan los ponentes de eventos virtuales?

Pregunta frecuente n. ° 2: ¿Cuál es el mejor software de eventos virtuales?

El software de eventos virtuales es una herramienta que le permite crear una experiencia de evento en línea de larga duración con sesiones en vivo o grabadas y la capacidad de interactuar con otros "asistentes" virtualmente.

Cada software de evento virtual tiene su propio nivel de personalización y conjuntos de características, pero algunas características típicas que encontrará son:

  1. Lobbies virtuales
  2. Chats públicos y privados
  3. Encuestas de usuarios
  4. Patrocina áreas y anuncios
  5. Informar sobre métricas de participación del usuario

Después de realizar una extensa investigación sobre el software de eventos virtuales para nosotros, el vicepresidente de marketing de IMPACT, Vin Gaeta, tuvo este consejo para las empresas que buscan software para sus propios eventos virtuales:

"Hay cientos de softwares de eventos virtuales; los que solo ofrecen transmisión en vivo, o solo grabaciones bajo demanda, plataformas que son extremadamente específicas y solo funcionan para una industria específica, y más que probablemente ni siquiera conozco.

Es importante hacer su propia investigación y encontrar lo que se adapte perfectamente a sus necesidades ".

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Pregunta frecuente n. ° 3: ¿Cómo funcionan los patrocinios de eventos virtuales?

El hecho es que los eventos virtuales son donde está la atención de todos en este momento. Con su gran audiencia activa, los patrocinios de eventos virtuales se han convertido en una de las formas más efectivas de generar conciencia y generar clientes potenciales para empresas de todos los tamaños.

Según Nick Bennett, el ninja asociado de IMPACT, patrocinar un evento virtual es mucho menos costoso que el patrocinio de un evento en vivo tradicional.

Estas son las tres opciones de patrocinio más comunes que estamos viendo:

  1. Stand virtual: una "sala" donde los asistentes pueden, como en un evento en vivo, charlar con los representantes de su empresa, conocer su marca y consultar sus ofertas.
  2. Patrocinador presentador: puede ser una presentación en vivo o pregrabada de 30 a 60 minutos durante un evento virtual para educar a los asistentes y mostrar el valor de su empresa, mientras interactúa y responde a sus preguntas en tiempo real.
  3. Exposición / promoción: esto podría ser una combinación de muchas pequeñas cosas que el organizador de su evento puede hacer por usted. Por lo general, incluye logotipos en correos electrónicos, publicaciones en redes sociales, ubicación de anuncios en la experiencia del evento y en el sitio web.

Si eres una empresa que está considerando patrocinar un evento virtual, en lugar de organizar un evento virtual tú mismo, Nick tiene este consejo:

"Debemos recordar que para todos los acuerdos y resultados comerciales cuantificables que puede cerrar patrocinando eventos virtuales, lo más importante (e intangible) es la confianza que genera con los miembros de la audiencia al reunirse con ellos donde están y presentarse como líder y educador en tu espacio.

Cuando se presenta como un maestro útil en lugar de una corporación fría, puede conectarse y construir relaciones con su audiencia que son incluso más valiosas a largo plazo que una venta a corto plazo ".

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Pregunta frecuente n. ° 4: ¿Cómo debería ser una estrategia de promoción de eventos virtuales?

Si se pregunta qué tan diferente es comercializar un evento virtual frente a un evento en vivo, la respuesta es honestamente ... no mucho. Dicho esto, hay cosas que debe tener en cuenta, especialmente dado el clima actual.

Kristen Harold, directora de generación de demanda de IMPACT, tiene información privilegiada sobre lo que incluye en cada una de sus destacadas estrategias de promoción de eventos virtuales:

  1. Marca tu evento virtual de manera memorable
  2. Cree un plan de marketing multifacético (sitio web, redes sociales, marketing por correo electrónico, asociaciones, medios pagados, etc.)
  3. Cree un sitio web dedicado o una página de destino para su evento
  4. Envíe un correo electrónico para guardar la fecha de su evento
  5. Crea y lanza un plan de redes sociales
  6. Anuncie su agenda o programación de eventos
  7. Encuentre a los embajadores de su evento y aproveche a sus oradores para promover su evento
  8. Sigue promocionando incluso el día de tu evento

Aún así, antes de comenzar a comercializar su evento, Kristen recomienda que se haga dos preguntas fundamentales:

"Esa es una de las primeras preguntas que debe responder antes de comenzar a planificar, y mucho menos hacer marketing, un evento virtual. ¿Esto ofrecerá valor a su audiencia? En segundo lugar, ¿organizar un evento virtual ayudará a su empresa a lograr sus objetivos, ya sean ventas, conciencia o generación de leads?

Una vez que comprenda el valor de su oferta y cuáles son sus propios objetivos, estará mejor equipado para comenzar a comercializar su evento virtual ".

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Entonces, ¿qué deberías hacer ahora?

A partir de nuestras propias experiencias personales en IMPACT, ahora subrayadas por los nuevos datos de Conde Nast, queda claro que una estrategia de evento virtual es algo que casi todas las empresas deberían considerar de alguna manera. Pero tienes algunas preguntas que debes responder:

  • ¿Deberíamos organizar eventos virtuales, participar en eventos virtuales como patrocinadores o alguna combinación de los dos?
  • Si ya estamos organizando eventos en persona, ¿se pueden traducir adecuadamente a un formato virtual?
  • Si ya estamos organizando eventos en persona (o no organizamos eventos en absoluto), ¿qué nuevas oportunidades de eventos tenemos frente a nosotros ahora que tenemos un nuevo patio de juegos virtual para explorar?

Recuerde, los eventos virtuales, ya sea que esté organizando uno o patrocinando uno, solo le brindarán la confianza y los ingresos que está buscando, si los hace bien y con un propósito. Simplemente aceptar los eventos virtuales como una moda pasajera no te llevará a ninguna parte rápidamente.