Crea orden en tus tareas laborales diarias con estos 10 sencillos consejos

Organizar nuestro horario de trabajo diario va más allá de hacer franjas horarias más estrictas y ceñirse a ellas de forma militante. Hay innumerables factores (incluidas las distracciones) que pueden desviarnos, sin importar cuán disciplinados intentemos ser. Ya es hora de que dejemos de intentar usar una fórmula que hemos visto una y otra vez y la veamos como algo subjetivo. Para aprender realmente a organizar las tareas diarias, necesitamos encontrar un enfoque hecho a medida para nosotros.

Hemos hecho todo lo posible para investigar diez consejos que lo guiarán para encontrar el método que mejor se adapte a sus necesidades. Eso significa aprender cómo establecer prioridades, cómo manejar los fracasos y cómo valorar su tiempo.

Consejo n. ° 1: cree un pedido que se adapte a USTED

Lo primero y más importante es conocerte a ti mismo.

No sirve de nada seguir ciegamente instrucciones o usar plantillas y planes prefabricados por entrenadores de productividad y esperar resultados estelares. El hecho de que hayan trabajado para ellos no significa que funcionará para usted.

Si usted es del tipo que lucha con tareas complejas por la mañana, pero puede resolverlas con facilidad por la tarde, no se obligue a adoptar una rutina de “madrugada”. En cambio, planifique sus tareas diarias en torno a su reloj biológico.

El Dr. Stefan Volk de la Escuela de Negocios de la Universidad de Sydney es uno de los muchos investigadores que exploran las intrincadas conexiones entre la productividad de la oficina y el reloj biológico. Afirma que el ritmo de nuestro cuerpo tiene múltiples altibajos a lo largo del día, pero solo un período de máxima productividad. Si trabaja fuera de su cronotipo, no hay horario en el mundo que lo haga más productivo. Por ejemplo:

• Los tipos matutinos pueden caer en la trampa de realizar tareas domésticas en su estado más alerta: correos electrónicos, llamadas, reuniones, reseñas, etc. Para cuando llegan las tareas importantes, ya han pasado su mejor momento.
• Las personas de la tarde se obligan a hacer tareas grandes y que requieren mucha concentración lo antes posible porque es un error de larga data que las mañanas son para un trabajo pesado. Terminan cansados ​​y desenfocados y, naturalmente, se culpan a sí mismos cuando el trabajo se hace de manera descuidada.

Y quizás el defensor del cronotipo más famoso, el Dr. Michael Breus, aconseja conocer primero su tipo para aprovechar al máximo su jornada laboral.

Consejo n. ° 2: sea realista y establezca metas realistas

Todos hemos cometido el mismo error de sobrestimar nuestra dedicación.

¿Cuántas veces ha escuchado a alguien decir que está dejando el azúcar, solo para verlo comprar una barra de chocolate solo tres días después? Y cuando se le pregunta al respecto, la persona se pone a la defensiva, se siente derrotada y afirma que se ha rendido o que comenzará de nuevo la semana que viene. Y entonces el ciclo se repite.

Cada entrenador de productividad que se precie le dirá que los objetivos específicos y las tareas fácilmente digeribles son el camino a seguir. Por ejemplo:

En lugar de:

Escriba un borrador de 5 páginas para mañana ;

Intente usar:

8 AM - 10 AM Investigue el tema

11 a. M. - 1 p. M. Escriba las dos primeras páginas

1:15 p. M. - 3 p. M. Escriba las dos segundas páginas

3:30 PM - 4:30 PM Escriba la última página.

La diferencia es clara. El primer ejemplo muestra cómo la mayoría de nosotros anotamos tareas en nuestro horario de trabajo: sabemos lo que tenemos que hacer y para cuándo. Dejamos que los detalles se resuelvan solos, lo que en última instancia crea un horario desordenado y desordenado.

Pero, si desglosamos las tareas más importantes por sus componentes, inmediatamente introducimos el orden. El solo acto nos hace calcular cuánto tiempo requerirá cada paso, lo cual es una información invaluable.

A lo largo de ese cálculo, puede darse cuenta, por ejemplo, de que no tendrá tiempo para una tarea que planeó hacer. Entonces, de inmediato, puede delegarlo o pasar a mañana. Pero, si hubiera utilizado el primer método, probablemente se daría cuenta de que no hay tiempo para esa tarea solo cuando sea demasiado tarde para delegarla o posponerla.

Algunos otros ejemplos:

Consejo n. ° 3: acepte el fracaso como parte del proceso de aprendizaje

Si permanece en el mismo carril que con el consejo anterior, mantenga bajas sus expectativas.

Esperar un cambio drástico lo antes posible es fallar desde el principio. En su lugar, tenga en cuenta lo siguiente:

• La primera semana va a ser usted discutiendo con el horario, haciendo los cambios necesarios;
• El final de la primera semana analizará su progreso (tanto los éxitos como los fracasos) y modificará el programa para la próxima semana;
• La segunda semana lo verá trabajar bajo un horario revisado;
• El final de la segunda semana volverá a analizar el progreso, etc.
• La tercera semana verá una mejora aún mayor y los cambios centrales se solidificarán.

Y así irá de una semana a otra. Cada vez verá nuevos lugares para mejorar. Aparecerán nuevos problemas, situaciones inesperadas que afectan su horario (problemas personales, tareas de otras personas, días de descanso, fechas límite incumplidas, etc.).

Así que empieza a ser más indulgente contigo mismo y con tu horario. Normalizar el fracaso. De lo contrario, interpretará cada error como una señal de que no está progresando, cuando es todo lo contrario.

Consejo n. ° 4: ajusta tu horario a la hora que tengas

Contrariamente a la creencia popular, no debe buscar formas de ganar “más tiempo en el día”.

Todos tenemos 24 horas, ni más ni menos. El agotamiento es el resultado directo de las personas que trabajan hasta los huesos, pensando que los horarios estrictos y disciplinados y la automatización interminable de pequeñas tareas de alguna manera les darán más tiempo.

Lo que quiere hacer es aprender a establecer prioridades. Porque incluso si todos tenemos las mismas horas en el día para un número determinado de tareas, no todas son iguales.

Algunas serán más importantes que otras, mientras que otras se pueden eliminar por completo.

Y para adoptar correctamente esta mentalidad, tendrá que probar nuestro siguiente consejo.

Consejo n. ° 5: aprenda a priorizar

Uno de los métodos de priorización más exitosos es la Matriz de Eisenhower.

Es un marco que se utiliza para determinar qué tareas son las más importantes para alcanzar sus objetivos y cuáles ralentizan su progreso.

Con la Matriz de Eisenhower, clasifica sus tareas según cuatro criterios:

• Urgente e importante: hágalo de inmediato (llamadas de emergencia, incendio, lesiones, etc.)
• Urgente pero sin importancia: delegar en alguien (organizar reuniones, pagar facturas, quehaceres, etc.)
• Importante pero no urgente: hágalo más tarde (objetivos a largo plazo)
• Sin importancia ni urgencia: eliminar (actividades que hacen perder el tiempo)

La priorización de tareas sigue este sencillo esquema:

Este gráfico y más se pueden encontrar en nuestra guía detallada paso a paso sobre cómo usar la matriz de Eisenhower para organizar sus tareas diarias.

Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, será más fácil hacer un horario ordenado. Combinado con conocer sus niveles de energía a lo largo del día, podrá establecer las tareas de mayor prioridad durante los momentos en que sea más productivo.

Consejo # 6: Predecir distracciones

A menudo discutimos diferentes formas de lidiar con las distracciones. Pero esta vez, nos gustaría señalar la importancia de conocer y predecir las distracciones antes de que ocurran.

Hay muchos sucesos cotidianos que sabe que le quitarán tiempo a su día. La mejor manera de eliminarlos para que no afecten su horario de trabajo es prepararse antes.

Algunos ejemplos:

• Aquellos que trabajan en casa pueden encontrar problemas en los que, por ejemplo, es necesario arreglar algo (electricidad de plomería), pero el horario apretado deja poco o ningún tiempo para estar con el reparador. Puede prepararse para la distracción pidiéndoles que vengan en un momento en el que tenga tareas menos importantes o que un amigo o familiar lo vea en su lugar.
• A algunas personas se les pide que se tomen un tiempo de su jornada laboral para supervisar a los aprendices. Una forma de prepararse para la distracción es darle al alumno dos espacios de tiempo durante el día para hacer preguntas. Durante el día, recopilan preguntas mientras trabajan y, cuando llega el momento de una reunión, pueden preguntar sobre cualquier problema. De esta manera, no se le tirará de la manga durante las horas pico de trabajo y el alumno tendrá tiempo para encontrar una solución por sí mismo.
• Si está celebrando una reunión en un día particularmente ajetreado y no puede delegarla, puede acortarla haciendo una pregunta frecuente al final. Anticiparse a las preguntas más habituales y responderlas de inmediato. Luego, puede programar otra reunión más breve al día siguiente para cualquier problema no resuelto.

Todo se reduce a conocer su horario de trabajo para cada día subsiguiente. Cada tarea tiene una distracción potencial asociada, por lo que prepararse con anticipación puede ser más útil que prevenirla en el acto.

Consejo # 7: Vacía tu cabeza

Mientras hablamos del tema de las distracciones, deberíamos discutir cuánto las ama nuestro cerebro, a pesar de que causan una infelicidad severa, según lo investigado por Killingsworth y Gilbert. El mismo artículo analiza cómo un gran número de los encuestados confirmaron la especulación de que los divagaciones y las distracciones resultan en última instancia en tristeza, nerviosismo y sensación de incomodidad.

Además de silenciar todas sus notificaciones, una cosa útil que puede hacer es tener un lápiz y papel a su lado en todo momento. Si su mente comienza a divagar para planificar el almuerzo de mañana o para la reunión de café con un amigo, tome ese bolígrafo y anótelo de inmediato. Escriba ideas para el almuerzo o posibles temas de conversación para la reunión en el café.

Porque mientras esos pensamientos permanezcan en su cabeza, seguirán flotando allí, regresando de vez en cuando para alejarlo del trabajo.

Lo mismo ocurre con recordar algo que debe comprar en la tienda, un correo electrónico que debe enviar, una persona con la que debe comunicarse o un artículo para leer ... No se apresure a hacer esa pequeña cosa de inmediato: escríbalo y Guárdalo para después.

De lo contrario, su cerebro se acostumbrará a que atienda cada pequeña alarma que active. Antes de que te des cuenta, has pasado una hora en tareas domésticas que no te sirven para nada ese día.

Consejo n. ° 8: mida solo lo que importa

Quizás hayas oído hablar del dicho: "Lo que se mide se gestiona".

¿Pero sabías que se ha demostrado que está equivocado? ¿E incluso atribuido a la persona equivocada?

Nos encanta usar registradores de tiempo para organizar nuestros calendarios de trabajo. Nos brindan información detallada sobre dónde se fue nuestro tiempo, cómo fue nuestro día y qué áreas necesitan mejorar. Ayudan a facturar a los clientes correctamente e incluso realizan informes para realizar un seguimiento del progreso a medida que nos organizamos más.

Sin embargo, en el viaje de hacer mejores listas de tareas diarias, uno puede tener la tentación de tomar nota de cada pequeña cosa que sucede. Cada pausa de 5 minutos, cada llamada telefónica, limpieza de la bandeja de entrada, pausa para el café, etc. En estos casos, medir cada pausa no lo hará mejor en la organización.

Las cosas más importantes de las que debe realizar un seguimiento son las tareas que importan. Aquellos que afectan sus planes a largo plazo.

Ahora tenemos que hacer un seguimiento de los descansos cuando nos damos cuenta de que la pérdida de tiempo se está convirtiendo en un problema en nuestro horario de trabajo. Pero para todos los demás propósitos y propósitos, saber cuánto tiempo pasó en una llamada telefónica con el plomero difícilmente mejorará su flujo de trabajo diario.

Tenga en cuenta qué actividades realmente necesitan seguimiento porque no todo su tiempo pesa por igual.

Consejo n. ° 9: seguimiento del progreso

Para que se produzca un cambio permanente (y se mantenga), debe sentirse motivado para seguir adelante. Y el mejor motivador es, sin duda, ver lo lejos que has llegado. Está en nuestra sangre, no podemos evitarlo, por eso nos encantan las fotos de antes y después de fitness y estilo de vida.

El progreso nos mantiene presionando porque podemos ver que ha habido un cambio para mejor. El esfuerzo no parece inútil.

Lo mismo ocurre con nuestra productividad. En la comunidad de artistas digitales, hubo una breve tendencia en la que uno llenaba un indicador dibujado en papel cada vez que dibujaban algo que querían mejorar. Y al final de una semana, dos semanas o un mes, habrán completado la hoja de progreso.

Muchos desarrolladores tienen, de la misma manera, un seguimiento de progreso gamificado. Existen numerosas aplicaciones que lo ayudan a cumplir con sus hábitos diarios y le brindan un informe después de un período de tiempo específico.

Invertir en una aplicación de seguimiento del progreso (o simplemente anotar todos los días que ha logrado realizar un seguimiento de su horario) tendrá un efecto positivo en su motivación.

Aquí en Clockify, hemos compilado una lista de las 29 mejores prácticas de seguimiento del tiempo que detallan lo que puede o debe rastrear para medir con precisión el progreso.

Consejo n. ° 10: introduzca los cambios gradualmente

Independientemente de los cambios que decida adoptar, asegúrese de hacerlo gradualmente y estírelos durante un período de tiempo. Recuerde la discusión sobre cómo fijarse metas y expectativas realistas para usted y lo fácil que es sentirse abrumado.

Comience con un hábito que quiera probar. Por ejemplo, solo durante la primera semana puede incorporar uno de los siguientes:

• cambie todas sus tareas más exigentes antes de las 10 a. m. y las 2 p. m., antes del almuerzo;
• reduzca su lista de tareas a 5-10 tareas diarias;
• ordenar sus prioridades y ajustar el horario a ellas, etc.

Cualquiera de estos sería un buen comienzo para su cambio de productividad. Sin embargo, hacer los tres al mismo tiempo es una sobrecarga. Porque si se enfoca en un solo cambio, es más fácil rastrear y evaluar si realmente hace un cambio positivo o no. Además, es más fácil mantenerse motivado cuando hay menos cosas a las que prestar atención.

La comida para llevar

Mejorar la organización de las tareas laborales puede llegar con bastante rapidez, pero dominar la habilidad lleva un tiempo. Lo importante que debe recordar es encontrar un marco o un método que se adapte específicamente a usted. Y si eso significa que debe pasar por semanas de prueba y error, entonces es algo bueno, porque permite descartar rápidamente los enfoques que no funcionan. En lugar de ceñirte obstinadamente a ellos, pensando que el problema eres tú , puedes probar con otros, hasta que encuentres el perfecto.

Por lo tanto, el mejor consejo es darle una oportunidad a estos consejos y utilizarlos como guía para encontrar el método adecuado y hacer su vida laboral infinitamente más fácil.