Tech Thursday: 22 formas creativas de usar diagramas de eventos

¿Está utilizando herramientas de vanguardia como software de diagrama de eventos para hacer que su evento sea lo mejor posible? De lo contrario, debe dejar que esta increíble herramienta mida, ajuste y sintetice el diseño de su próximo evento por usted.

El software de diagramación de eventos también puede darle vida a su evento, maximizar el espacio del lugar y ayudarlo a impresionar a las partes interesadas del evento (entre otras cosas). Eche un vistazo a estas formas creativas de utilizar el software de diagramación de eventos, así como a los consejos que le ayudarán a aprovechar al máximo todas sus capacidades.

Descubra ideas y consejos de software de diagramas de eventos para obtener mejores resultados

1. Concéntrese en crear ambiente a través de diseños estratégicos.

El diseño de un evento puede marcar la pauta para la impresión general del evento en los asistentes y el compromiso. Coloca estratégicamente a los invitados, la comida y el entretenimiento muy cerca unos de otros para crear la atmósfera deseada. Para asuntos más pequeños e íntimos, elija centrar la comida y los invitados, dejando el entretenimiento en una pared designada. Para eventos más grandes y vibrantes, intente crear un espacio para mezclarse empujando las mesas de servicio un poco más lejos del centro y jugando con el espacio restante como áreas para varios artistas u oradores.

2. Coloque camiones de comida en su festival al aire libre.

Reservar camiones de comida para un evento agrega una sensación de emoción e curiosidad. El software de diagramación de eventos puede ayudarlo a determinar la forma más eficiente de organizar sus grandes configuraciones y tener en cuenta las líneas que pueden formarse en sus ventanas. También puede ayudarlo a planificar el espacio para las carpas, los asientos y los baños.

3. Utilice diagramas para coordinar con eventos emergentes de marca.

¡Los eventos emergentes de marca ofrecen un tiempo limitado para tener un gran impacto! Disminuya el tiempo que dedica a la configuración y aumente la duración de su evento al finalizar el diseño del evento antes de que comience. Esta herramienta de software puede incluso contabilizar objetos personalizados, eliminando cualquier conjetura de medición.

4. Escale su proceso de diagramación de eventos con plantillas profesionales.

Las plantillas le ahorrarán tiempo al eliminar la necesidad de crear cada plano desde cero.

Duplique sus mejores ideas para otros eventos en los mismos (o similares) lugares para acelerar su proceso de planificación con diseños probados y verdaderos. Las herramientas de plantilla en el software de diagramación de eventos también le brindarán la capacidad de traspasar ciertos aspectos del proceso a su personal, ya que los componentes básicos ya estarán en su lugar.

5. Use diagramas de eventos para hacer espacio para artistas, castillos hinchables y mesas para pasteles y regalos en una fiesta de cumpleaños.

Los diagramas de eventos lo ayudarán a determinar la ubicación perfecta para estas áreas de planificación de fiestas tan diferentes. El software también puede ayudarlo a planificar sus necesidades adicionales, como asientos, salidas de emergencia, escenarios temporales y cables eléctricos.

6. Elaborar dos diagramas de eventos diferentes; uno para tu audiencia y otro para tu fotógrafo.

Tu público y tu fotógrafo tienen objetivos muy diferentes a la hora de asistir a tu evento. Tiene sentido crear dos diagramas diferentes teniendo en cuenta sus necesidades. Concéntrese en factores como el flujo de tráfico peatonal para la audiencia (incluso en los espacios más pequeños) y las mejores áreas de iluminación para el fotógrafo, todo al mismo tiempo.

7. Imprima su diagrama de eventos y compártalo con su equipo de montaje.

Su equipo de organización de eventos depende de su dirección para hacer su trabajo con éxito y rapidez. Déles a todos una imagen visual del plan de configuración del evento para que puedan consultarlo si lo necesitan. Ser capaz de ver el plan puede disminuir la cantidad de preguntas que tienen para usted, lo que le da más tiempo para otros detalles importantes de último minuto.

8. Utilice diagramas de eventos para ganar patrocinadores corporativos.

Mostrar a los patrocinadores potenciales sus diagramas de eventos les ayudará a visualizar el plan. Con una referencia más concreta del plan del evento, los patrocinadores podrán ver qué tan valiosa será la inversión. Por ejemplo, el diagrama puede demostrar los diferentes puntos de contacto de los asistentes al evento disponibles para ellos con fines de marketing, así como sugerencias de actualización para grandes piezas de marketing en persona en las que también deseen invertir.

9. Haga que su diagrama de eventos se pueda descargar para los proveedores para que puedan planificar cosas como la carga, las exhibiciones del buffet y la decoración.

Sus proveedores tienen mucho que planificar en lo que respecta a sus materiales y personal. Ponerse en sintonía con el software de diagramación de eventos ayuda a responder sus preguntas básicas, agiliza sus esfuerzos y se mantiene alejado de los demás cuando llega el momento de la configuración.

10. Comuníquese mejor con los clientes mediante representaciones 3D que creen expectativas más precisas.

Las representaciones en 3D darán vida al diseño del evento. Esto puede ayudarlo a demostrar a los clientes exactamente cómo encajarán en el lugar factores como mesas, sillas y entretenimiento. Cuando todo esté configurado, no habrá sorpresas para nadie involucrado, lo que también significa que no habrá necesidad de ajustes de última hora.

11. Utilice diagramas de eventos para maximizar el tamaño de los stands de las ferias comerciales.

El objetivo de las ferias comerciales es capturar la mayor cantidad posible de clientes potenciales lo más rápido posible al cautivarlos con todos los elementos que puede administrar para que quepan estratégicamente en un espacio pequeño. Crear un diagrama del diseño del stand puede ayudarlo a optimizar el espacio que tiene y priorizar lo que se configura o establece para los asistentes.

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12. Enfatice la seguridad con diseños que cumplan con el código de incendios y que tomen nota de la capacidad, las salidas y las escaleras.

Diseñar un evento seguro debe ser su máxima prioridad. El software de diagramación de eventos puede ayudarlo a visualizar dónde están estas rutas y planificar cualquier evacuación de emergencia. También es ideal para encontrar senderos peatonales más directos y cómodos para personas mayores o discapacitadas en su lista de invitados.

13. Utilice diagramas de eventos para organizar las áreas de fotografías y trofeos de la ceremonia de premiación.

Dependiendo de la configuración de los muebles y el espacio, podría ser difícil imaginar cómo todos los objetos pueden caber en un lugar sin que parezca abarrotado. Afortunadamente, el software de diagramación de eventos le permite crear objetos personalizados, por lo que puede proyectar exactamente cómo encajarán estos trofeos, premios y áreas de fotos. Las medidas exactas ayudan a garantizar que aún tenga suficiente espacio para las fotografías frente a las pantallas sin interrumpir el flujo de tráfico.

14. Guarde todas sus notas y comunicaciones relevantes para cada diagrama en un solo lugar donde todos puedan acceder a él.

Los sistemas de organización basados ​​en la nube como el que ofrecen los programas de software de diagramación de eventos de alta calidad son colaborativos. Ayudan a garantizar que todas las partes interesadas del evento puedan acceder a la información que necesitan cuando lo necesiten. Además, es un proceso tan sencillo que sus clientes y patrocinadores de eventos definitivamente quedarán impresionados por lo fácil que es trabajar con usted.

15. Utilice diagramas de eventos para mejorar el diseño de su oficina.

El software de diagrama de eventos se puede utilizar para mejorar la productividad, el flujo y el diseño general de su oficina. Y cuando pueda tomar decisiones incluso antes de ordenar sus piezas, también eliminará los dolores de cabeza innecesarios por mover muebles una y otra vez hasta que esté satisfecho.

16. Haga que su diagrama de eventos funcione como una lista de verificación de configuración de la sala para los líderes de equipo.

Si aún no está implementando listas de verificación en su proceso de planificación, ¡debería comenzar! Los diagramas de eventos pueden tener el doble propósito de mostrar el diseño del evento a las partes interesadas, así como proporcionar una imagen visual de todo lo que se necesita para que suceda.

17. Utilice software de diagramación de eventos para garantizar la precisión en espacios de cualquier tamaño.

El uso de software de diagrama de eventos ayuda a eliminar tareas como medir repetidamente el espacio o los muebles. Los diagramas 3D son una característica de software de diagrama de eventos particularmente única que brindará una imagen realista de su espacio y todo lo que contiene, para que pueda ajustar las piezas sin tener que hacer ningún cálculo adicional.

18. Utilice diagramas de eventos para encontrar el mejor posicionamiento de la mesa de buffet.

Hay muchas opciones de distribución de mesas de buffet entre las que puede elegir para su evento. No pierda horas moviendo mesas, mirando su creación y haciendo ajustes; deje que el programa haga el trabajo pesado con senderos para caminar, equipo de comedor y réplicas de sillas que usted puede mover.

19. Marca tus diagramas de eventos con los colores, fuentes y ubicaciones de logotipos correctos.

Trate los diagramas de eventos como una extensión de su marca. El equipo de configuración, los proveedores y los patrocinadores potenciales lo verán, así que aproveche la oportunidad para mostrar su negocio y causar una impresión duradera. Los clientes potenciales también apreciarán la sensación de que su evento es único, así que déles el trato real demostrando su individualidad en el diseño de su evento.

20. Use diagramas de eventos para vender lugares en el mercado navideño.

En los mercados navideños y otras ferias artesanales, el éxito de los vendedores dependerá de la ubicación de su stand. Demuestre a las partes interesadas exactamente dónde estarán ubicadas para que pueda venderlas sobre la proximidad a comida u otras atracciones. También puede demostrar dónde se compara su stand con el de sus competidores para obtener un valor adicional. Tener un diagrama detallado puede permitirle cobrar más por las cabinas de alto tráfico, como las que están junto a la entrada, ya que los proveedores potenciales podrán ver el valor de estos lugares en comparación con otros.

21. Combine su diagrama de eventos con extras importantes como listas de invitados, preferencias de comidas y notas de catering.

Mantenga todas sus notas juntas en un sistema de búsqueda para asegurarse de que no se pierda ningún detalle, sin importar cuán pequeño sea. Como mencionamos anteriormente, un sistema basado en la nube será beneficioso de muchas maneras, especialmente cuando se trata de permitir que los miembros de su equipo accedan a la versión más actualizada del plan en todo momento.

22. Utilice diagramas de eventos para organizar los asientos de reunión de la clase.

Al planificar los asientos para la reunión de la clase, hay más de qué preocuparse que solo la gran cantidad de asistentes. También tendrá que considerar asientos accesibles o espacio para sillas de ruedas para aquellos que tienen dificultades para moverse. En el extremo opuesto del espectro, es posible que deba tener en cuenta el espacio para sillas altas o cochecitos para niños pequeños. El software de diagramación de eventos lo ayudará a abordar todos estos desafíos (y algunos más) con sus objetos personalizados.

¡Ahora está listo para mejorar cada evento con ideas sencillas de software de diagramación!

¿Sabía que también puede usar muebles modulares para eventos para actualizar el diagrama de su reunión? ¿O que tiene muchas ideas geniales de iluminación para eventos e inspiración de catering de temporada asequible al alcance de su mano?

Combine el conocimiento de estos artículos para dominar todo su evento, sin importar el tipo de ocasión que esté planeando. Luego, comience a darle vida a su evento con el software de diagramación.