Motivación del lunes: plantillas y consejos de difusión por correo electrónico para la planificación de eventos que realmente funcionan

¿Está listo para usar el correo electrónico para acumular su lista de planificación de eventos con clientes increíbles que tienen presupuestos aún más increíbles? Estos consejos y ejemplos para planificadores de eventos experimentados deberían brindarle una mejor perspectiva sobre cómo establecer relaciones, obtener contratos y establecer contactos en línea.

20 consejos de buenas prácticas para la planificación de eventos por correo electrónico

Utilice estas estrategias para maximizar las tasas de apertura y respuesta en el primer intento y evitar que su dirección de correo electrónico empresarial de planificación de eventos sea etiquetada como spam.

Consejo rápido antes de comenzar: ¿se dio cuenta de que dijimos dirección de correo electrónico, no cuenta? Incluso si llevara el nombre de su empresa de planificación de eventos a otro proveedor, aún tendría problemas para enviar un mensaje a sus contactos habituales y cotidianos y, Dios no lo quiera, a sus clientes existentes. Pero siempre que tome las precauciones enumeradas aquí, estará bien.

1. Calienta tu cuenta creando mensajes totalmente únicos para los primeros 10-20 correos electrónicos.

Si no lo hace, corre el riesgo de que su cuenta de correo electrónico sea marcada como spam. Sin embargo, aún puede ahorrar tiempo utilizando una plantilla para cada uno. Solo asegúrese de que cada oración que escriba dentro de la plantilla sea completamente única para el destinatario y de que varíe la hora del día en que envía cada una.

2. Evite el filtro de spam aumentando lentamente la cantidad de correos electrónicos salientes que envía con el tiempo.

Las cuentas con un comportamiento inusual (como enviar docenas de correos electrónicos todos los días a la misma hora) se cierran con bastante rapidez. Mantenga contento a su proveedor de correo electrónico es comenzar enviando solo uno o dos correos electrónicos por día, todos los días. Aumente en dos o tres mensajes por día cada dos semanas hasta que haya alcanzado su objetivo.

3. Incluya siempre un enlace a su calendario digital para que los posibles clientes puedan concertar una cita directa con usted.

Si aún no tiene una que le guste, pruebe cualquiera de estas aplicaciones de programación de citas altamente calificadas.

4. Las líneas de asunto del correo electrónico deben ser siempre conversacionales y de menos de 10 palabras.

La calidad de su línea de asunto determina si su correo electrónico se abre o se envía a la papelera. Los breves, dulces y personales ayudan a tranquilizar al lector de que usted es una persona y no un programa de computadora.

5. Utilice herramientas de prospección por correo electrónico para evitar tener demasiadas devoluciones.

Si envía muchos correos electrónicos que se recuperan (por cualquier motivo), también podría bloquear su dirección de correo electrónico. Por lo tanto, ejecute cada contacto a través de una aplicación como VoilaNorbert o Hunter.io antes de presionar enviar. Incluso pueden sugerir otra dirección que esté más actualizada.

6. No se obsesione con la hora del día para enviar un correo electrónico, concéntrese en ser coherente.

Sí, es posible que tenga más suerte para comunicarse con alguien y obtener una respuesta si le envía un correo electrónico el martes por la mañana o el miércoles por la tarde. Pero los datos que rodean estas afirmaciones no tienen en cuenta los hábitos de programación de las profesiones individuales, las variaciones por industria o el rango de edad promedio del destinatario. Así que convierta la divulgación en un hábito, sin importar cuándo tenga que hacerlo.

7. Planifique hacer un seguimiento al menos una vez por cada mensaje que envíe.

Y, si se siente más ambicioso, una campaña de goteo sería aún mejor.

8. Utilice tres oraciones o menos en su correo electrónico de presentación oficial.

Esto es especialmente cierto si está tratando de ponerse en contacto con clientes corporativos ocupados que podrían simplemente leer el mensaje. Si sospecha que pueden tener prisa, asegúrese de poner en negrita el título "planificador de eventos" y el CTA para que se destaque.

9. Agregue una firma de correo electrónico profesional con los detalles de su negocio y el enlace de su cartera.

Wisestamp ofrece una versión gratuita que se ve muy bien y se puede personalizar. Incluya su foto, dirección de correo electrónico, número de teléfono y un enlace a su sitio web.

10. Para su CTA, pida a los destinatarios que organicen una reunión exploratoria.

El objetivo de su correo electrónico debe ser llamar su atención, ver si lo necesitan y (suponiendo que lo hagan) pasar al siguiente paso más temprano que tarde.

11. Refleje el tono y el estilo de la copia del sitio web de la empresa de cada destinatario en su propio mensaje.

Es una técnica de ventas popular que ayuda a la persona con la que estás hablando a relacionarse contigo porque se siente como si literalmente estuvieras hablando el idioma.

12. Trate de crear un diálogo, no un argumento de venta.

La mejor manera de hacerlo es comenzar con una introducción de una sola oración (quién es usted, qué hace, por qué pensó en conectarse) y seguir con una pregunta específica. Por ejemplo, preguntarles si necesitan a alguien para planificar sus eventos es demasiado general, pero preguntarles si necesitan un planificador de eventos con experiencia para crear una estrategia para el roadshow anual del próximo año demuestra que estás interesado en algo más que impulsar nuevos negocios en cualquier lugar. puede encontrarlo.

13. Asegúrese de que el texto suene conversacional y realista.

Ahora no es el momento de ser demasiado formal o educado. Si se acercara a esta persona en su oficina, ¿qué le diría? Úselo para determinar cómo escribir el cuerpo del mensaje.

14. Configure las alertas de Google para mantenerse al día con las personas a las que ha enviado correos electrónicos.

Incluso si no recibe una respuesta de inmediato, puede construir relaciones con el tiempo felicitándolos por las promociones, los nuevos fondos de inversión o los próximos lanzamientos de productos tan pronto como se anuncien.

15. Si va a enviar un enlace, asegúrese de que esté incrustado.

Parece más profesional y es menos probable que lo marquen.

16. Omita la combinación de correspondencia y escriba manualmente nombres o detalles en su mensaje.

El formato desordenado deja un mal sabor de boca a todos. No se arriesgue a quemar un cliente potencial de planificación de eventos solo porque no tuvo tiempo de escribir "Sarah".

17. Asegúrese de que lo que ofrece sea realmente relevante para la empresa o el individuo.

Tómese cinco minutos para revisar el calendario de eventos de la compañía para el año. O, si está enfocado en eventos privados, consulte sus redes sociales con anticipación para ponerle rostro al nombre.

18. Cree una presentación de página de destino personalizada para cada destinatario.

Esto puede servir como su enlace incrustado. La página de destino facilita el seguimiento de la eficacia de sus correos electrónicos y proporciona detalles adicionales que se adaptan a sus necesidades.

19. Utilice un software de análisis de correo electrónico para realizar un seguimiento de las tasas de clics en las líneas de asunto y los enlaces.

Estas excelentes herramientas de seguimiento de correo electrónico para planificadores de eventos lo ayudarán a mejorar su estrategia de inmediato.

20. Agregue algún conocimiento específico de la industria que le muestre a su cliente potencial que realmente comprende su negocio.

Haga referencia a su principal competidor, un evento popular para su industria, un blog o una publicación en las redes sociales que hayan publicado recientemente, o un influencer de nicho que ambos sigan en LinkedIn para darle a su mensaje una sensación aún más personal.

5 plantillas de correo electrónico específicas y cómo usarlas

Su enfoque siempre debe basarse en la relación que tiene con el destinatario. Pero no importa qué tan bien se conozcan (si es que se conocen), hay muchas formas de conseguir su negocio.

1. Nunca conociste a esta persona y no tiene idea de quién eres

Hola, [nombre de pila]:

Mi nombre es [Su nombre], soy un planificador de eventos experimentado que se especializa en [tipo de evento o nicho de evento más relevante para el destinatario]. Yo [miré su sitio web / vi su discurso de esta conferencia / alguna otra forma en que los conozca periféricamente] - ¿usted o [Nombre de la marca, si corresponde] necesitan ayuda para planificar [tipo de evento] pronto?

En caso afirmativo, siga este enlace para programar una llamada telefónica rápida de 5 minutos conmigo esta semana o la próxima para continuar la conversación.

Muchas gracias,

[Tu nombre]

Por qué funciona:

Explica quién es usted, qué hace, cómo los conoce (incluso sin "conocerlos" realmente), por qué les está enviando correos electrónicos específicamente y cuáles son los siguientes pasos que se necesitan para comenzar a rodar.

Cosas para considerar:

• Si tienes una conexión personal con la marca (has usado su producto, su video viral hizo tu día, te gusta su estilo), úsala como tu "cómo los conoces".
• Si está enviando un mensaje a un cliente de un evento privado, concéntrese en quién lo recomendó y específicamente por qué los ama (tal vez sea su vecino al que ama saludando o un amigo que hornea los mejores muffins de plátano) para unirlos a los dos de inmediato. la puerta.

2. Te conociste de pasada en un evento profesional.

Hola, [nombre de pila]:

No estoy seguro si me recuerdas de [Evento], pero soy [Nombre], el propietario de [Nombre de la empresa de planificación de eventos]. Mencionaste [referir a la conversación]. ¿Aún necesitas ayuda con esto?

Si es así, me encantaría conectarme pronto. Utilice el enlace de mi firma para programar la hora que mejor se adapte a sus necesidades.

Salud,

[Tu nombre]

Por qué funciona:

Hacer referencia a un dato específico sobre su último encuentro les ayudará a recordarlo. E incluso si no lo hacen, sigue siendo una buena manera de demostrar que realmente los conociste y que no estás probando ninguna táctica furtiva con ellos.

Cosas para considerar:

• Asegúrese de que la foto de su firma de correo electrónico y el perfil de la cuenta estén actualizados para que sea reconocible. A menos que hayas cambiado mucho tu apariencia desde que te conociste. En cuyo caso, asegúrate de usar una foto que se parezca a la tuya con la que inicialmente se dieron la mano.
• Si su primera conversación fue más sobre la vida personal que sobre la profesional, continúe y aún haga un seguimiento sobre el juego de fútbol de su hijo o su reciente adopción de mascota. Luego, hágales saber que se está comunicando con ellos sobre los servicios de planificación de eventos.

3. Has admirado su trabajo desde lejos

Hola, [nombre de pila]:

Soy un gran admirador de tu trabajo para [Company Name]. Me encantan las [cosas que amas] y cómo [detalles específicos sobre su trabajo que demuestran que realmente lo conoces y, si puedes trabajar en ello, muestras un poco de conocimiento de la industria].

¿Está buscando un planificador de eventos con experiencia para unirse al equipo pronto? Si es así, ¡me encantaría tener la oportunidad de colaborar! Por favor avíseme de cualquier manera.

Gracias por tu tiempo,

[Su nombre]

Por qué funciona:

Los halagos vacíos están socialmente mal vistos, pero un cumplido enfocado en láser respaldado con una demostración de su conocimiento avanzado en este nicho específico es el dominio del correo electrónico frío de nivel profesional.

Cosas para considerar:

• Esta plantilla es la mejor para las personas que toman las decisiones de contratación para el departamento de marketing o eventos.
• Solo use este enfoque si realmente quiere decir lo que está diciendo.

4. Tienes a alguien en común

Hola, [nombre de pila]:

Soy un [amigo cercano / compañero de trabajo / tipo de relación] de [nombre de la persona]. Mencionaron que buscaba un planificador de eventos con experiencia para su próximo [tipo de evento] y dijeron que deberíamos conectarnos. Si está interesado, no dude en programar una llamada telefónica rápida conmigo aquí.

Gracias de cualquier manera,

[Su nombre]

Por qué funciona:

Las referencias de boca en boca son el recurso número uno más lucrativo para los autónomos, por lo que este enfoque simple tiene una alta probabilidad de éxito. Comenzar con la forma en que ustedes dos están conectados establece el tono y, debido a que aparecerá en la vista previa de su correo electrónico, evitará que su mensaje se envíe a la papelera si no reconocen la dirección.

Cosas para considerar:

• También puede hacer referencia a conexiones mutuas en sitios como LinkedIn o Facebook.
• Incluso si no tiene una sola persona en común (en el ámbito físico o digital), aproveche intereses, pasatiempos o lugares de origen compartidos; prácticamente cualquier cosa que tenga en común servirá.

5. De hecho, ha trabajado con ellos antes, pero ha pasado un tiempo

Hola, [nombre de pila]:

¿Me recuerdas de [cómo se conocen]? Espero que haya estado bien en el pasado [período de tiempo desde la última vez que habló]. Ahora que tengo más experiencia como planificador de eventos, estoy buscando expandir mi cartera y encontrar formas de ayudar a las personas que me gustan a lograr sus objetivos de marketing / ventas.

Si tiene algún evento próximo en el que pueda ayudarlo (o incluso si solo quiere ponerse al día), ¡me encantaría reunirme para tomar un café o hablar por teléfono en algún momento de esta semana o la próxima!

Nos hablamos pronto,

[Primer nombre]

Por qué funciona:

Esta plantilla mantiene al lector enfocado en la relación al equilibrar los temas personales con los profesionales.

Cosas para considerar:

• Acérquese a esta comunicación desde la mentalidad de cómo puede servir mejor a esta persona y no puede equivocarse.
• Comunicarte con alguien con quien has perdido el contacto puede ser un poco estresante, pero es posible que se sientan realmente sorprendidos y encantados de saber de ti, por lo que definitivamente vale la pena intentarlo.

¡Ha dominado el arte de la difusión por correo electrónico para planificadores de eventos!

Si aún está pensando si es hora de diversificar y hacer crecer su negocio de planificación de eventos, asegúrese de seguir recopilando referencias sobre la marcha y tal vez incluso sumerja sus dedos en algunas tácticas de marketing de asociación estratégica mientras decide qué hacer a continuación.