Guía de administración de firmas de correo electrónico paso a paso

Las firmas de correo electrónico son uno de los canales de marketing más rentables. Cualquier empresa, una marca personal o una gran organización, puede beneficiarse de ella al obtener un tráfico constante, generar más registros o lograr cualquier otro objetivo estratégico.

Un marketing de firma de correo electrónico configurado correctamente puede generarle casi 350 veces más ingresos de los que gasta en él. No 350%, 350 veces (35000%). Aquí hay más datos para probar el punto.

Lo más sorprendente de la gestión de firmas de correo electrónico es que es mucho más fácil de implementar y usar que cualquier otro canal de marketing (como PPC o anuncios gráficos).

Entonces, aquí encontrará todos los consejos y trucos esenciales que existen en la administración de firmas de correo electrónico.

Antes de empezar . Hay docenas de generadores de firmas de correo electrónico que cubren algunas de sus necesidades. Pero ninguno de ellos le permite crear firmas hermosas Y administrarlas lo suficiente con o sin las integraciones de Google Workspace y Microsoft 365.

Por lo tanto, hemos creado una plataforma de administración de firmas de correo electrónico profesional que cubre un diseño de primer nivel, una administración perfecta y una asistencia al cliente útil.

Independientemente de si ha decidido utilizar Newoldstamp, hablemos de cada paso que hay que realizar en la gestión de firmas de correo electrónico.

Paso 1. Cree un diseño de firma de correo electrónico profesional

Por supuesto, puede pasar directamente al siguiente paso, ya que ha venido aquí para ADMINISTRAR firmas, no para CREARlas. Pero escúchame primero.

Es realmente difícil modificar algo antiguo en lugar de crear algo desde cero. La firma de correo electrónico no es diferente.

El mayor desafío es crear una plantilla de firma de correo electrónico fácilmente personalizable que se pueda duplicar para todos los empleados de la empresa. Debe pensar qué campos serán comunes para cada departamento, qué tamaño y forma tendrá un logotipo, qué imágenes utilizarán todos.

Por lo tanto, incluso el diseño de firmas de correo electrónico debe basarse en su estrategia. En primer lugar, piense por qué necesita firmas de correo electrónico. ¿Qué objetivo estás intentando conseguir? Por ejemplo:

• Solo quiero un punto de reconocimiento de marca en los correos electrónicos de mis empleados.
• Necesito tener firmas similares en toda la empresa.
• Quiero utilizar firmas de correo electrónico como canal de marketing.
• Necesito firmas porque mis competidores las están usando.

Cada motivo está bien, incluso el último.

Pero cada una de estas razones implica que debe comprender qué diseño de firma se adapta mejor a usted.

Básicamente, si está creando un diseño de firma para un equipo pequeño, puede ser creativo y hacer una firma diferente para cada miembro del equipo. Lo más probable es que no tenga una política de marca estricta. Pero podría aprovechar al máximo cada firma si está hecha a medida.

Por ejemplo, si Sarah es especialista en relaciones públicas, querría incluir un banner vinculado al kit de medios. Además, es posible que tenga más detalles de contacto que otros miembros del equipo, ya que a menudo habla con sus socios por correo electrónico, teléfono, chats, etc.

Y si necesita una firma corporativa que será utilizada por docenas o cientos de personas, intente que sea simple.

Volviendo al ejemplo de Sarah, imagina que ahora es la jefa de todo un departamento de relaciones públicas. Todos en este departamento necesitan su firma para hacer lo mismo. Como son una gran empresa profesional, los miembros del equipo de Sarah utilizan una herramienta CRM para gestionar todas las conversaciones en un solo lugar. Por lo tanto, no es necesario que agreguen varias direcciones de correo electrónico y números de teléfono.

Otra cosa que vale la pena mencionar es asegurarse de que sus firmas no se vean demasiado elegantes si va a ejecutar campañas de banners de firmas de correo electrónico. La mayor parte de la atención visual debe dirigirse al banner, no al diseño de la firma.

Si está utilizando campañas de banner de firma de correo electrónico, es mucho más importante que los destinatarios del correo electrónico conozcan una oferta especial que verificar todos los datos de contacto del remitente. Si quieren hacer lo último, encontrarán lo que necesitan de todos modos.

Paso 2. Firmas duplicadas para todos los miembros del equipo

Entonces, ha acordado el diseño de la firma para cada una de las divisiones de la empresa (llamémoslo una firma predeterminada). Ahora es el momento de decidir cómo va a crear firmas para todos sus colegas.

Para un equipo pequeño de dos a diez personas, simplemente puede duplicar la firma predeterminada y cambiar sus nombres y direcciones de correo electrónico.

Puede hacer lo mismo para tantas firmas como desee, pero que realmente no debería.

Imagínese cuánto tiempo le tomaría a Sarah duplicar y cambiar los datos de contacto de cada empleado. Y si les pide que lo hagan por sí mismos, debería comprobar si todos se han tomado esta tarea en serio.

Entonces, hay una solución realmente agradable para Sarah.

Aplicar el mismo formato a varias firmas automáticamente

Parece intuitivo que debería poder aplicar el mismo formato a varias firmas automáticamente, ¿verdad?

Sentimos lo mismo en Newoldstamp. Entonces, hay una característica como esa.

Puede configurar cualquier firma que tenga como maestra. Después de eso, todas las firmas que agregue a un departamento actual tendrán el mismo formato.

Lo mismo se aplica a más departamentos. Cada uno puede tener una firma maestra, para que Ventas y Marketing no tengan que discutir cómo les gustan sus firmas :)

CSV: carga todos los contactos

Puede automatizar aún más el proceso de creación de su firma.

Por ejemplo, hay una función CSV en la plataforma de firmas Newoldstamp donde descarga una plantilla de hoja de cálculo e inserta allí la información de contacto de los miembros de su equipo.

Luego, simplemente cargue su archivo y todas las firmas se agregarán automáticamente al departamento específico.

Y ahora podría pensar, pero ¿puedo automatizarlo aún más, para no tener que hacer toda esta rutina de descarga y carga?

Sí tu puedes. Con integraciones de firma de correo electrónico.

Pero ese es un paso completamente diferente para discutir.

Paso 3. Distribuya las firmas entre todos los empleados.

Antes de pasar a las integraciones, veamos qué opciones tienes para enviar firmas a tus compañeros de equipo.

Envíe firmas "a mano"

Cada firma que tenga en su Administrador de firmas puede enviarse a su futuro propietario. Simplemente haga clic en el botón "Compartir" y envíelo.

Firmas de envío masivo

Enviar cada firma individualmente puede llevar algún tiempo, dependiendo del tamaño de su empresa. En su lugar, puede seleccionar todas las firmas en un solo departamento y enviarlas con un solo clic.

O invite a las personas a crear sus propias firmas.

Puede usar una función de generador de firmas personalizado donde sus colegas podrán cambiar solo los elementos que usted les permita. Como su nombre y cargo.

O usa integraciones. Estas son las formas más convenientes de administrar muchas firmas. Pero también puede funcionar para un equipo pequeño.

Implementar firmas en Google Workspace (G Suite)

Si su empresa tiene una cuenta de Google Workspace, puede instalar todas las firmas automáticamente en las cuentas de los empleados.

Tenga en cuenta que solo un administrador de Google Workspace puede realizar la integración inicial.

Aquí hay una instrucción completa sobre cómo integrar Newoldstamp con G Suite (Google Workspace).

Una vez que haya conectado la cuenta, puede hacer clic en el botón Implementar en G Suite.

La aplicación Newoldstamp le pedirá que verifique las direcciones de correo electrónico tomadas de las firmas para asegurarse de que todos tengan cuentas en Google Workspace.

Luego, todas sus firmas se implementarán en las cuentas de Gmail correspondientes.

Aquí hay una instrucción completa sobre cómo instalar firmas automáticamente en Google Workspace.

Instalar firmas en Exchange o Microsoft 365

Para Exchange y Microsoft 365, el proceso de instalación de firmas de correo electrónico es algo diferente.

Después de configurar la integración con Active Directory, podrá aplicar atributos de usuario que actuarán como variables para la información de contacto de sus compañeros de equipo.

Puede agregar estas variables a la firma maestra en Newoldstamp.

Una vez que haya hecho eso, podrá implementar firmas y los atributos de usuario se establecerán automáticamente en los datos de contacto de cada usuario (nombre, puesto, dirección de correo electrónico, etc.).

Si no está seguro de cómo configurar la integración correctamente, saltemos a una llamada rápida. Te mostraré los alrededores y te ayudaré a poner la pelota en marcha.

Paso 4.Asegúrate de que las firmas estén instaladas

No solo necesita configurar las firmas, sino también asegurarse de que las personas las tengan instaladas.

Consulte el identificador en cada firma para saber si se instaló.

Tenga en cuenta que, en la mayoría de los casos (excepto Outlook, Exchange, Microsoft 365, etc.), el cambio de enlaces, carteles e imágenes en una firma no requiere reinstalarla. Por lo tanto, siempre puede actualizar algunas cosas y todos sus compañeros de equipo no necesitarán hacer nada.

Paso 5. Utilice firmas de correo electrónico como canal de marketing

Con la capacidad de actualizar firmas de correo electrónico sobre la marcha, puede comenzar a lanzar campañas de marketing de firmas de correo electrónico.

Hay una función completa de campañas de banner de firma de correo electrónico en Newoldstamp que le permite promocionar cualquier contenido a través de pies de página de correo electrónico.

Botón o banner: aprenda a ejecutar campañas de marketing de firma por correo electrónico

Con las campañas de banners, podrá programar tantas actualizaciones de banners como desee. También puede utilizar diferentes banners para diferentes departamentos.

Por ejemplo, cuando un equipo de marketing promociona su contenido recién creado, las ventas pueden anunciar las ofertas especiales de la empresa.

Conclusión

No hay nada de ciencia espacial en la gestión de firmas de correo electrónico. Sin embargo, lo importante es comprobarlos de vez en cuando y actualizar los detalles importantes.

De hecho, casi el 70% de los usuarios de firmas las actualizan menos de dos veces al año. Lo que significa que todas estas personas están perdiendo la oportunidad de utilizar uno de los canales de marketing más ricos en ROI.

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