Cómo organizar un evento de transmisión en vivo ganador en 2021

Según un informe de julio de 2020 de Grand View Research, se espera que los eventos virtuales crezcan casi diez veces durante la próxima década. Para 2030, se prevé que la industria alcance los 774.000 millones de dólares.

Claramente, hay mucho potencial sin explotar en el espacio de eventos virtuales. Pero ejecutar un evento de transmisión en vivo exitoso y atractivo es más fácil de decir que de hacer. ¿Por qué? Por un lado, los elementos y tácticas que funcionan bien en un evento físico no se traducen necesariamente en el espacio virtual. Por otro lado, como todos sabemos, la tecnología tiende a fallar justo cuando más la necesitamos.

Esto deja a las empresas con un desafío único este año: ¿cómo puede sobresalir en eventos virtuales y posicionar su marca por delante de la curva antes de que la industria realmente explote?

Lo guiaremos a través de lo que hemos aprendido en este artículo, pero aquí hay una pista sobre la conclusión clave: no tenga miedo de traer refuerzos para complementar sus puntos débiles. Ya sea que eso signifique contratar una compañía de producción para que se haga cargo del proceso de transmisión, traer talento profesional para ejecutar el programa o trabajar con un planificador de eventos para administrar todos los pequeños detalles, no hay vergüenza en entregar las riendas a los expertos.

Dicho esto, aquí está nuestro desglose de los elementos esenciales de un evento de transmisión en vivo ganador.

1. Software

En primer lugar, es importante elegir la plataforma adecuada para organizar su evento. Zoom tiende a ser el predeterminado para muchas marcas en estos días, pero no es su única opción. Consulte alternativas como BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast o cualquier otra plataforma diseñada para albergar grandes audiencias virtuales en vivo.

Cuando esté reduciendo sus opciones de software, asegúrese de comprender sus necesidades específicas. Si espera aproximadamente 50 asistentes a su evento virtual, no necesariamente necesita la plataforma que está diseñada para miles. Por otro lado, si tendrá miles de asistentes, deberá concentrarse en plataformas que puedan manejar un evento a esa escala.

Asegúrese también de tener claro cuántos oradores o panelistas necesitará acomodar, qué regiones geográficas necesitará admitir su plataforma (dependiendo de dónde se encuentren los asistentes) y cualquier otra limitación que pueda obstaculizar su evento si elige un plataforma incompatible.

Por último, asegúrese de comprender realmente cómo utilizar la plataforma que elija, o contrate a un experto. Tener la herramienta de software perfecta es inútil si no sabe cómo utilizarla con éxito.

2. Tripulación

A continuación, hablemos de la tripulación. Esta es un área en la que las empresas tienden a equivocarse con los grandes eventos en vivo. Si bien un enfoque de bricolaje puede funcionar bien para un evento pequeño e informal (como un seminario web mensual, por ejemplo), si desea organizar un evento virtual espectacular, es una buena idea dejar el valor de la producción a los profesionales.

Recomendamos comenzar con un productor de transmisión en vivo y un operador de sonido para asegurar lo básico, y luego evaluar a partir de ahí si necesita otros miembros del equipo para recibir apoyo.

Otro beneficio aquí es que es menos probable que los profesionales se desanimen por dificultades técnicas o desafíos inesperados a mitad de camino. Si contratar a algunos miembros de la tripulación significa la diferencia entre un evento que se desarrolla sin problemas y un evento que está plagado de dificultades técnicas, creemos que la decisión es clara.

3. Equipo

La siguiente consideración es tu equipo. Si contrata a un equipo para que lo ayude, es probable que puedan asesorarlo sobre qué equipo necesitará para que el evento se desarrolle sin problemas. Si este es el caso, asegúrese de no ignorar sus recomendaciones sin discutirlo primero.

Por ejemplo, es posible que desee elegir un micrófono específico que su amigo recomendó, pero si su equipo se especializa en un dispositivo diferente o usa otro equipo que solo es compatible con algunos micrófonos, estaría arruinando todo el proceso de producción si se volviera deshonesto en su elección. La comunicación clara con la tripulación es fundamental, y recomendamos ceder a su juicio siempre que sea posible.

Cuando esté ensamblando su equipo, asegúrese de considerar planes de respaldo si algo sale mal. Si falla una cámara o un micrófono, ¿cuál es la siguiente mejor alternativa? Si tu conexión a Internet se cae, ¿qué pasa con la transmisión?

Recomendamos hacer una lista de todos los elementos esenciales que se requieren para que su evento se desarrolle sin problemas y hacer un plan de contingencia para cada uno de ellos. Comprenda lo que tendrá que hacer en el momento si algo falla y lo que significará para su audiencia. Después de todo, nada arruina un evento de transmisión en vivo como las dificultades técnicas o el video o audio de baja calidad.

4. Talento

Esto puede aplicarse o no a los planes de su evento, pero es importante mencionarlo en caso de que planee tener un anfitrión, invitados o panelistas destacados u otras apariciones durante el evento. En su proceso de planificación, tenga muy claro quién estará en la pantalla en un momento dado, cómo se verá la vista para la audiencia (por ejemplo, mostrará tanto una plataforma de diapositivas como la cara de la persona, solo la cara de la persona, o ¿Solo la plataforma de diapositivas con la persona que completa la voz en off?), y qué mensaje debe transmitir cada persona.

Si está trayendo talento externo para el evento, asegúrese de informarles primero sobre su marca, el propósito del evento y el tono que está buscando (por ejemplo, serio, alegre, divertido, etc.). Es importante que todas las personas que aparecerán a lo largo de la transmisión comprendan el papel que desempeñan en el panorama general y cómo se ve una apariencia exitosa en su mente.

Si presenta talentos que no se sintonizarán desde su ubicación física, asegúrese de que las sugerencias anteriores sobre la tripulación y el equipo también se resuelvan para cada participante. No asuma que las cámaras web portátiles de todos serán suficientes; es posible que deba proporcionar una cámara, un micrófono o iluminación adicional para alcanzar la misma calidad que proporcionará desde la ubicación principal.

5. Preparación

Finalmente, ponga tanta preparación en su evento de transmisión en vivo como lo haría para un evento en persona. Es fácil olvidar que todavía se está conectando con personas reales a través de la pantalla, y la experiencia que está brindando afecta la forma en que percibirán su marca a largo plazo. El hecho de que no sea un evento en persona no significa que deba bajar sus estándares.

En la práctica, esto significa que debe tener una agenda para el evento, escribir un guión para cualquier comentario escrito, preparar imágenes o presentaciones con anticipación, trazar un mapa de los detalles de producción y hacer al menos un ensayo completo (aunque dos o tres serían ser mejor) para atrapar cualquier punto difícil y resolver cualquier dificultad técnica persistente.

No podemos expresar lo suficiente que la diferencia entre un evento de transmisión en vivo mediocre y un evento de transmisión en vivo excepcional generalmente se reduce al nivel de profesionalismo. El público puede saber cuándo lo llama por teléfono y cuándo realmente ha tomado medidas para asegurarse de brindar una experiencia de calidad. Quieres estar en el último grupo, confía en nosotros.

Esperamos que estos consejos lo preparen para el éxito cuando esté preparando su próximo evento de transmisión en vivo, sin importar cuán grande o pequeño sea. Y tenemos buenas noticias: cuanto mejor sea en la organización de eventos virtuales de alta calidad ahora, mejor preparado estará para sobresalir a medida que crece la industria de eventos virtuales.