Cómo planificamos dos eventos virtuales + libro de trabajo de planificación de eventos gratuito
Publicado: 2020-10-09
Organizar una conferencia virtual es una bestia en sí misma. Requiere una planificación amplia, varias hojas de cálculo y muchas pruebas para garantizar que la tecnología no nos falle el día del evento.
Como muchas otras organizaciones, este año tuvimos que convertir nuestro evento en persona llamado ACCESS en un evento virtual. Organizamos dos conferencias, ambas enfocadas a abordar los desafíos de los entornos virtuales y la accesibilidad.
Nuestro objetivo con ACCESS es difundir la conciencia sobre la accesibilidad digital y proporcionar a los profesionales las herramientas y conexiones para prosperar en un entorno digital.
Hoy, estamos derramando el té sobre cómo ejecutamos ACCESS para ayudarlo a planificar su próximo evento virtual.
En persona frente a virtual: ¿cuál tiene un ROI más alto?
Hay muchos indicadores clave de rendimiento (KPI) que puede utilizar para medir el éxito de sus eventos, en 3Play medimos en función del registro, la asistencia, los nuevos clientes y los comentarios de los asistentes.
Para los eventos virtuales, también buscamos la participación durante el evento y después del evento.
Inscripción y asistencia
Nada supera el tamaño del registro como un evento virtual. En comparación con nuestros eventos en persona, tuvimos 10 veces más inscritos de más de 100 países (normalmente, nos emocionamos si alguien viaja desde fuera del estado para asistir a nuestro humilde evento en persona).
También vimos un aumento del 77% en las inscripciones desde nuestro primer evento virtual en mayo hasta nuestro evento de otoño. Más de la mitad de los solicitantes de registro eran clientes potenciales completamente nuevos.
Atribuimos este aumento de registrantes a lo siguiente:
- Asistencia gratuita : para los inscritos, no existe ningún riesgo al registrarse para un evento gratuito. Para nosotros, nuestro objetivo es difundir el mensaje de accesibilidad y continuar construyendo la marca ACCESS.
- Entorno virtual : en pocas palabras, un entorno virtual ofrece a las personas un acceso más fácil al contenido y una mayor flexibilidad para asistir.
- Contenido relevante : nos aseguramos de que los temas cubiertos abordaran los desafíos que enfrentan las personas en este momento.
- Estrategia de promoción : el correo electrónico fue nuestra forma de comunicación predominante. Sin embargo, también publicamos sobre el evento en foros relevantes, en las redes sociales y usamos promociones pagas en Instagram.
- Reconocimiento del evento : Nuestro evento de primavera fue un éxito, y creemos que impulsó el boca a boca para nuestro segundo evento.
- Promoción del sitio web : Creamos una ventana emergente en el sitio web y agregamos un botón para registrarse para el evento en nuestra página de inicio. Esto aumentó la conciencia del evento y los números de registro.
- Promoción de oradores: Dimos a los oradores enlaces rastreables para promover el evento y los etiquetamos en cada publicación social. Esto también ayudó a atraer a los solicitantes de registro.
Siempre hay una advertencia sobre los eventos gratuitos. Con un evento gratuito, las personas se sienten menos obligadas a asistir y pueden priorizar otras reuniones o trabajos.
Todo se reduce a una simple psicología, las personas que pagan buscarán obtener el valor de su dinero y, por lo tanto, tendremos una mayor tasa de asistencia.
Sin embargo, para nuestras dos conferencias virtuales gratuitas, nos mantuvimos dentro del estándar de la industria: una tasa de asistencia de alrededor del 45%.
Cómo aumentamos nuestra tasa de asistencia
Aumentar nuestra tasa de asistencia fue un objetivo importante para nuestro segundo evento virtual. 
Al utilizar el correo electrónico, Slack y obsequios diarios, pudimos aumentar nuestra tasa de asistencia en un 22% para nuestro evento de otoño.
Horario flexible
Nos aseguramos de adaptarnos a todas las zonas horarias y de ofrecer amplios descansos entre sesiones. Con un evento virtual, está compitiendo con otras reuniones, trabajo y distracciones de Internet; distribuir su horario asegura que las personas puedan planificar el evento.
Programamos dos o tres sesiones por día y ofrecimos descansos de 30 a 60 minutos en el medio. Nuestra primera sesión siempre fue a las 11 am ET, lo que nos permitió acomodar a los asistentes en Europa. Por la tarde, ofrecimos sesiones de 2 a 3 pm ET y de 3:30 pm a 4:30 pm ET.
Para permitir una mayor flexibilidad en la programación y evitar la fatiga de Zoom, distribuimos el evento en 3 días. También tratamos de mantener el mismo horario todos los días.
Agregar al calendario y correos electrónicos diarios
Dos semanas antes del evento, permitimos que los asistentes comenzaran a agregar sesiones a sus calendarios personales. También enviamos correos electrónicos recordatorios una semana antes del evento.
Además, proporcionamos correos electrónicos diarios con el horario completo y un enlace que iba directamente a la sala Zoom.
Sesiones en vivo y bajo demanda
La mayoría de nuestras sesiones fueron en vivo, y muchos de nuestros oradores lo aprovecharon al máximo. Alentamos la participación a lo largo de las sesiones a través del chat de Zoom y asignamos entre 10 y 15 minutos de preguntas y respuestas al final de cada sesión.
También ofrecimos mini sesiones bajo demanda, a las que los asistentes podían acceder entre sesiones.
Además, nos aseguramos de grabar cada sesión.
Premios y cuestionarios diarios
Los asistentes que participaron en las sesiones en vivo fueron elegidos al azar para ganar tarjetas de regalo de Amazon. Comunicamos la competencia en nuestros correos electrónicos diarios.
También creamos cuestionarios diarios que cubrían materiales de las sesiones en vivo.
Promoción de canal de Slack
Dentro del canal ACCESS Slack, integramos una extensión de Zoom para permitir que los asistentes se unan directamente cuando una sesión estaba a punto de suceder. Nos aseguramos de usar la etiqueta @here para notificar a todos en el canal.
Nuestra estrategia de participación
Si es un planificador de eventos, probablemente esté familiarizado con la lucha de fomentar una comunidad en un entorno virtual; no es lo mismo que en un evento en persona. La creación de redes es un gran atractivo para la asistencia a eventos, por lo que necesitábamos ser creativos.
Para fomentar un entorno de networking "similar", creamos un canal de Slack específico del evento donde publicamos preguntas, hicimos obsequios, tuvimos canales de temas específicos y tuvimos preguntas y respuestas posteriores a la sesión con los oradores. Nos aseguramos de promover el canal en cada correo electrónico y sesión en vivo.
Sin embargo, esta no fue una solución mágica. No todos los asistentes se unieron y hubo momentos en los que no tuvimos ningún compromiso. ¿Qué haríamos de manera diferente? Creemos que encontrar una solución que integre la plataforma de eventos y el canal de redes aumentará drásticamente el compromiso, ya que los asistentes no tienen que descargar un software por separado o abandonar el centro de eventos.
¿Convertimos nuevos clientes?
Ejecutar cualquier evento, ya sea en persona o virtual, es una empresa enorme. ¿Valió la pena el esfuerzo? ¡Absolutamente!
No solo pudimos difundir el mensaje de accesibilidad y abordar los desafíos, sino que también pudimos agregar nuevos 3Playas a nuestra comunidad.
El 32% de nuestros inscritos fueron "recién adquiridos" y, en menos de un mes desde el evento, hemos agregado 96 nuevos clientes.
Lista de comprobación: grabación posterior al evento
Hablemos de dinero: ¿Cuánto cuesta un evento virtual?
En comparación con un evento en persona, los eventos virtuales son mucho más baratos. Por supuesto, no invertimos en una plataforma, aunque es algo que consideraríamos a medida que crezca el evento. También ya teníamos una cuenta Pro-Zoom debido a nuestros seminarios web mensuales. 
Nuestra factura cubría las tarifas de los oradores, los premios de los asistentes, los obsequios de los oradores, la búsqueda paga (en Instagram) y los subtítulos en vivo (utilizamos una solución humana para lograr la máxima precisión).
En general, gastamos 12 veces menos que en nuestros eventos presenciales.
En la parte superior, incluimos un menú con todos los enlaces relevantes al programa diario, canal de Slack, cuestionarios y sesiones bajo demanda.
Para eventos futuros, nos gustaría considerar una plataforma de eventos formal. Sin embargo, si recién está comenzando con eventos virtuales, ¡es completamente posible organizar un evento sin una plataforma formal!
Para nuestras sesiones en vivo, utilizamos seminarios web de Zoom.
Comentarios de los asistentes
Los asistentes tuvieron la oportunidad de proporcionar comentarios durante todo el evento a través de los cuestionarios diarios y en una encuesta posterior al evento. 
Esto es lo que más disfrutaron los miembros de la audiencia:
- Formato: “Me encantó cómo se distribuyó a lo largo de varios días y horarios, me permitió adaptar las sesiones a mi horario de trabajo.
- Contenido tanto bajo demanda como en vivo: "Me gustó tener las sesiones bajo demanda para disfrutar entre las sesiones en vivo".
- Sesión y ponentes: “Aprecio cómo las sesiones se adaptaron a todos los niveles de expertos.
Otra gran victoria fue proporcionar las diapositivas con anticipación. No solo es una buena práctica de accesibilidad, sino que también permite a los asistentes tomar notas. Además, nos aseguramos de enviar todos los enlaces tal y como se mencionaban en la presentación.
Cuando se les preguntó dónde podríamos mejorar el evento, los asistentes señalaron que les gustaría tener un área para conectarse con los proveedores de accesibilidad, tener sesiones de práctica para familiarizarse con la plataforma y las funciones de Zoom, y recibir certificados de asistencia.
Lista de comprobación: accesibilidad en un entorno virtual
3 lecciones aprendidas de nuestro segundo evento virtual
Si está pensando en organizar su propia conferencia virtual, esperamos que estas lecciones aprendidas le ayuden a hacer su planificación un poco más fácil. 
- No asuma que todo el mundo está familiarizado con las plataformas que está utilizando : aunque Zoom, Slack y WordPress son herramientas populares de Internet, no todo el mundo está familiarizado con su funcionamiento. Proporcionamos un video de descripción general de la plataforma Slack, pero no abordamos Zoom ni cómo navegar por el sitio web del evento. Para eventos futuros, nos gustaría ofrecer tutoriales sobre todas las herramientas, para que los asistentes se sientan seguros y preparados para aprovechar al máximo su experiencia.
- Incluya patrocinadores o asóciese con proveedores relevantes : muchas personas asisten a conferencias en persona para descubrir nuevos proveedores que puedan ayudarlos a resolver sus desafíos. Las conferencias virtuales no deberían ser diferentes. Como aprendimos de la encuesta de asistentes, la gente quiere descubrir nuevos proveedores.
- Encuentre una manera de destacar : hay mucha competencia en este momento en el espacio de eventos virtuales, ¿cómo puede hacer que su evento sea diferente? Nuestro segundo evento se estructuró para ser un curso integral sobre accesibilidad de video, y adoptamos el lenguaje del “curso”. En lugar de oradores, teníamos instructores. La agenda se denominó programa de cursos. También proporcionamos cuestionarios diarios y certificados de finalización a pedido. Creemos que esto contribuyó significativamente al valor del evento y nos ayudó a construir una agenda sólida con oradores increíbles.
ACCESO 2021
Ya estamos en camino de planificar nuestro próximo evento en febrero, ¡y esperamos que pueda unirse a nosotros! 
Si no pudo asistir a ninguno de nuestros eventos, consulte nuestro evento ACCESS at Home en mayo, que se centró en abordar la accesibilidad en un entorno virtual, y nuestro curso de otoño ACCESS, que se centró en la accesibilidad de video.
¿Qué lecciones ha aprendido de la planificación de sus conferencias virtuales? ¡Háznoslo saber en los comentarios!