Cómo usar la forma correcta de gestión de problemas para evitar una crisis

Publicado: 2021-05-24

Un problema es una causa que puede interrumpir su proyecto por varias razones, impidiendo que el proyecto continúe logrando el resultado previsto. Esto puede suceder en cualquier momento ya cualquier persona y aquí es donde entra en juego la gestión de problemas. Te ayuda a prepararte para situaciones que no esperas y te enseña cómo lidiar con ellas.

Algunos de estos problemas no se pueden eliminar tan fácilmente, pero si actúa correctamente, puede limitar el daño. Siga leyendo para descubrir cómo puede ser más fuerte como gerente de proyecto.

Tabla de contenido

  1. ¿Cuál es la diferencia entre un problema y una crisis?
  2. Lista de verificación del gerente de proyecto: ¿El problema es una crisis?
  3. ¿Cómo rastreas los problemas?
  4. ¿Cómo se puede aplicar un proceso de gestión de problemas?
    1. Vigila todo
    2. Gestión de riesgos
    3. La comunicación es esencial
    4. Las cosas siempre pueden salirse de control
  5. Conclusión

¿Cuál es la diferencia entre un problema y una crisis?

No confundas un problema con una crisis. Los problemas son, de hecho, precursores de las crisis. Los problemas pueden salirse de control debido a la falta de comunicación oa decisiones equivocadas. Tenga mucho cuidado al usar estos términos, porque la palabra crisis rápidamente provoca pánico que puede no ser bien recibido por sus empleados.

Una crisis es experimentada inmediatamente por la empresa y se sentirá a largo plazo. Un problema, por otro lado, puede pasar a un segundo plano, por lo que no es necesario que involucre a todo el equipo .

Entonces, ¿cómo saber cuándo hay un problema o una crisis? Reúna a todos los empleados y discuta sus opiniones. Como esto es obviamente subjetivo, existe el riesgo de una reacción exagerada. Si esto se hace público, se corre el riesgo de que llegue a manos de los medios de comunicación y explote toda la situación. La reputación de su empresa se ve empañada y los clientes potenciales lo evitarán. Tenga en cuenta que la mala prensa casi siempre conduce a una crisis.

Un buen ejemplo de esto es la crisis del plástico de Delhaize. La empresa lanzó una campaña con bloques de construcción, pero los clientes estaban indignados por los envases de plástico superfluos. Las reacciones negativas llegaron a través de las redes sociales y Delhaize se dio cuenta de que no tenían más remedio que reaccionar de inmediato.

Durante el fin de semana encontraron una forma de comunicarse tanto con los empleados como con los clientes. Admitieron que se había cometido un error, pero la empresa pronto hizo los ajustes necesarios. Una lección importante que todo el mundo puede sacar de esto es que hay que comunicarse de forma eficaz y rápida y que el mensaje no siempre tiene que ser perfecto.

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Lista de verificación del gerente de proyecto: ¿El problema es una crisis?

¿No está seguro de si se trata de un problema o de una crisis? Haga una distinción usando la lista de verificación a continuación. Aunque una crisis puede ser difícil de solucionar, resolver problemas puede ser una tarea fácil con el enfoque correcto.

  • ¿El problema está relacionado emocionalmente? Los ejemplos podrían ser si tiene o no que ver con los niños, el sufrimiento animal, el racismo, la ayuda al desarrollo, etc.
  • ¿Qué tan plausible creen las partes interesadas que el problema está relacionado con su empresa? (¿Puede el público imaginar que el problema está relacionado con su empresa?) Los ejemplos podrían ser plataformas de redes sociales criticadas por su enfoque de la privacidad o empresas que pretenden ser sostenibles.
  • ¿Es el tema fácil de retratar en los medios? Un ejemplo podría ser que las campañas publicitarias de Suit Supply sean poco amistosas con las mujeres o temas que ya han sido destacados en los medios, como impuestos, precios de la energía, etc.
  • ¿Cuál es la conexión con otros problemas/crisis? Por ejemplo, un escándalo en torno al acoso sexual por parte de Harvey Weinstein. Posteriormente, muchas personas fueron acusadas de los mismos hechos.
  • ¿Cuál es la influencia del mensajero? Ejemplos de grupos de interés influyentes son las ONG, Test-Achats o los sindicatos.
  • ¿Qué tan dinámico es el problema? El mejor ejemplo de un problema que se vuelve dinámico son los manifestantes. Una semana puede haber 100 participantes en una manifestación y unas pocas semanas después puede haber miles de manifestantes en diferentes lugares.
  • ¿Qué tan aislado está usted como empresa del problema? Un ejemplo es que puede haber despidos en determinados sectores por motivos bien ponderados (industria del automóvil). Debido a que el sector tiene un problema común, lo mejor sería comunicarse a través de una federación o asociación.
  • ¿El problema es fácil de resolver? Un ejemplo es el problema de embalaje mencionado anteriormente en Delhaize. Al sentarse juntos y actuar con rapidez, los problemas se resuelven fácilmente.

¿Cómo rastreas los problemas?

El hecho de que no siempre pueda predecir problemas futuros no significa que no pueda anticiparlos como empresa. Antes de que comience cualquier proyecto, debe tener un plan estratégico que incorpore una sección de identificación y análisis de problemas.

Debe pensar detenidamente en los objetivos del proyecto y qué sistema de seguimiento de problemas o software de gestión de problemas se utilizará para desencadenar y detectar problemas. Una vez que haya identificado un problema, vuelva a consultar la lista de personas de contacto que había planificado de antemano en un proceso detallado de resolución de problemas. Para esta tarea, normalmente el director del proyecto, el patrocinador del proyecto o el ejecutivo del proyecto toman el control.

A continuación, piense detenidamente cómo va a denunciar el conflicto. Asegúrese de que la descripción del problema sea lo más detallada posible y que refleje adecuadamente la situación actual. Finalmente, debe encontrar una manera de verificar y ver si el problema se resolvió de manera efectiva.

Tenga en cuenta que debe pensar más allá del conflicto en sí. ¿Qué sucederá si un problema se intensifica y cuál es el peor de los casos?

¿Cómo se puede aplicar un proceso de gestión de problemas?

Vigila todo

Cuando surja un problema, ponga sus actividades actuales en pausa por un tiempo para que pueda lidiar primero con el conflicto y continuar con el proyecto lo antes posible. Durante el curso de cualquier proyecto, es crucial que cada miembro del equipo del proyecto esté haciendo un seguimiento del progreso y que mantengan un registro detallado de todas sus acciones. Esto facilita no solo encontrar soluciones potenciales, sino también analizar problemas y cómo se pueden hacer las cosas de manera diferente la próxima vez.

No solo es bueno para usted, sino también para la empresa. En función de los errores cometidos, se puede ajustar la organización o la estructura de un proyecto para que se puedan tomar mejores medidas si el error vuelve a ocurrir. Considere escribir un 'análisis de las lecciones aprendidas del proyecto' después de cada proyecto.

Gestión de riesgos

La gestión de riesgos es parte de la vida de cualquier negocio. ¿Qué es mejor que gestionar los problemas o resolverlos? Evitar que sucedan por completo. Una vez que haya escrito los objetivos del proyecto, escriba un proceso de gestión de riesgos. Estos procesos están ahí para identificar cualquier posible riesgo de daño a los proyectos, daño que no asegura proyectos exitosos, problemas no resueltos que pueden tener impactos negativos y cualquier otra cosa que pueda surgir.

Nota: Una buena gestión de problemas también significa que nunca tendrá un caso en el que un problema quede sin resolver. Para hablar sobre el proceso de gestión de riesgos y evitar crear un problema o una crisis futuros para el próximo proyecto, resuelva los problemas tan pronto como surjan.

La comunicación es esencial

Asegúrese de que todo su equipo esté al tanto de lo que está sucediendo, especialmente cuando surjan problemas. Manténgase en contacto entre sí durante todo el proceso. Algunos miembros del equipo pueden haber tenido experiencia previa con problemas específicos, por lo que nunca está fuera de lugar pedir comentarios.

Haga que sus empleados sean conscientes de que los problemas ocurren en todos los proyectos y que la detección oportuna es esencial. Convierta en una rutina organizar reuniones y escuchar lo que sus colegas tienen que decir. Incluso puede obtener ayuda de terceros, como una agencia de gestión de crisis.

Las cosas siempre pueden salirse de control

Cada gerente de proyecto se encuentra con situaciones en las que se necesita ayuda externa, posiblemente en otros equipos. Si no solicita la ayuda de las personas adecuadas, el problema puede convertirse en una crisis. Una buena gestión de problemas del proyecto consiste en darse cuenta de que, a veces, la solución se puede encontrar en otro lugar. Use cualquier medio que sea necesario para evitar que el problema se intensifique.

Conclusión

Cada proyecto tiene sus problemas. Como gerente de proyecto, depende de usted aprender a lidiar con estos y asegurarse de que se eviten situaciones similares.

Es importante darse cuenta de que la palabra problema y crisis son dos conceptos totalmente diferentes. Las crisis son situaciones de las que no puedes salir rápidamente, así que ten cuidado al usar este término. Puede provocar pánico en sus empleados y esto debe evitarse a toda costa.

Piensen en equipo y crezcan sentándose juntos y discutiendo. Hay un punto brillante, los problemas siempre se pueden resolver. Al reaccionar de manera oportuna y correcta, evita el caos en el entorno laboral actual.