Cómo configurar un equipo de TI para su pequeña empresa

Publicado: 2019-01-25

En la era digital, el equipo de TI de una empresa es una de las facetas más importantes de su negocio. Esto es especialmente cierto en el mundo SaaS. Si vende software como servicio, debe contar con una estructura de equipo de TI sólida y bien organizada que lo respalde.

Una estructura de equipo sólida también ayuda a asignar recursos para el servicio al cliente y la continuidad del negocio. Estas áreas a menudo se ignoran desde una perspectiva de TI a menos que los problemas se intensifiquen.

¿Cómo está estructurado su equipo de TI actual?

Comienza haciéndote esta pregunta.

¿Cuál es la estructura de su equipo de TI? ¿Tienes una estructura definida?

Considere la posibilidad de volver cuando, la mayoría de las empresas ni siquiera tenían un departamento de TI. Lo sé, es difícil de creer. Pero a medida que avanzaba la tecnología, las empresas se dieron cuenta de que necesitaban un chico (o una chica) para arreglar su tecnología. Y a medida que las cosas avanzaban aún más, necesitaban la ayuda de todo un equipo de chicos y chicas. He aquí, nació el “Departamento de TI”.

En aquel entonces, el equipo de TI era solo un grupo de personas que hacían cosas de TI. En cuanto a la estructura, no había mucho. Desafortunadamente, a medida que las empresas crecieron y evolucionaron, los equipos de TI se mantuvieron prácticamente igual. Solo un grupo de personas haciendo cosas tecnológicas. Pero eso ya no funciona.

Si su equipo de TI no tiene una estructura organizada y específica, está estrangulando seriamente su negocio.

¿Está su departamento de TI separado en equipos?

Separar a su gente de TI en equipos es el primer paso para desarrollar un departamento estructurado. El tipo de departamento "aprendiz de todos los oficios" es cosa del pasado. Para apoyar eficazmente su negocio, necesita especialistas. Las especialidades tecnológicas que elija y los equipos que desarrolle dependerán de su negocio individual y sus necesidades.

Las estructuras del equipo de TI para un negocio B2C varían de una configuración B2B. Del mismo modo, lo que estás vendiendo es un factor. Los productos físicos, los productos digitales, los servicios, la publicidad, el software, todos necesitan diferentes tipos de equipos de TI que los respalden.

Cómo definir sus equipos

Echemos un vistazo a una estructura de TI comprobada y verdadera que podría hacer maravillas para su negocio. Este modelo funciona especialmente bien para empresas B2B en el espacio SaaS (software como servicio), PaaS (plataforma como servicio) y DbaaS (base de datos como servicio).

1) Gestión del programa

El equipo de administración de programas no es solo parte de su estructura de TI, sino una parte integral del crecimiento de su negocio en general. Este equipo gestiona sus proyectos, desde la implementación de nuevos equipos o tecnología hasta el desarrollo de nuevos productos.

Cuando los proyectos involucran a un tercero, uno o más miembros de su equipo de gestión del programa actuarán como la cara visible de su empresa. Manejarán los aspectos internos y externos de los proyectos y se relacionarán directamente con personas fuera de su organización.

Un equipo de administración de programas también vigilará sus procesos comerciales para identificar áreas de ineficiencia o fallas en el recorrido del cliente.

2) Equipo Técnico

El equipo técnico está compuesto por individuos (o subgrupos) con experiencia particular, como arquitectura de redes, integraciones de sistemas, seguridad y varias áreas de desarrollo.

Este es un equipo de constructores. El equipo técnico desarrolla y construye nuevas herramientas para su personal o nuevos productos para su negocio. También tienen la tarea de asegurarse de que la infraestructura técnica de su empresa funcione sin problemas y de forma segura.

Además de constructores, algunos miembros del equipo técnico son guerreros de primera línea. Estos son los gurús de soporte técnico que ayudan a su personal interno y, en algunos casos, a sus clientes con sus solicitudes y problemas cotidianos. Safelite Autoglass es un buen ejemplo de servicio al cliente de cómo la tecnología, la capacitación y el personal se unen.

3) Equipo de datos

Información, datos , es de lo que se trata el equipo de datos. Un equipo de analistas de datos y administradores de bases de datos maneja toda la información que entra, sale y se almacena. Imagine la gran cantidad de datos que maneja su empresa. Pero en lugar de un almacén lleno de archivadores ordenados alfabéticamente, su equipo de datos se ocupa de bits electrónicos de información.

El trabajo del equipo de datos es garantizar que los datos de su empresa se almacenen de una manera que sea fácilmente accesible, segura y ordenada.

4) Equipo Funcional

El equipo funcional suele estar formado por analistas de negocio y propietarios de procesos de negocio. Aunque algunas de sus tareas pueden ser similares, este equipo no debe confundirse con el equipo de gestión del programa.

Los miembros del equipo funcional a menudo hacen el "trabajo preliminar". Los verá hablando con miembros de la empresa y partes interesadas clave para recopilar requisitos, comprender las necesidades empresariales y trazar procesos.

Este equipo ayuda a los otros equipos de TI a comprender la forma en que podría funcionar un nuevo sistema o la necesidad de una mejora. Luego, los otros equipos usan este conocimiento para crear software nuevo, crear mejoras de software o actualizar la infraestructura técnica de la empresa.

El equipo funcional también se encarga de redactar los materiales de capacitación y, a menudo, realiza sesiones de capacitación para los usuarios.

Integración de sus diversos equipos de TI

Le hemos dicho que separe su departamento de TI en equipos funcionales, pero eso no significa que no deban trabajar juntos. De hecho, cada equipo debe trabajar en conjunto.

Si bien cada equipo tiene un enfoque diferente, todos deben trabajar hacia el mismo objetivo. Esto se logra mejor mediante la identificación de áreas de superposición. En este caso, "superposición" no significa que dos personas estén trabajando en la misma tarea. En cambio, la superposición significa puntos de integración.

Encontrar esos puntos de integración es el próximo paso en la construcción de una estructura de TI eficiente y próspera. Los departamentos de TI más exitosos son aquellos que entienden la importancia de la contribución de cada equipo. Es esencial resaltar los puntos de integración y fomentar la comunicación en torno a esos puntos.

¿Dónde están tus brechas?

Es posible que su equipo de TI no refleje la estructura que describimos anteriormente. Y tal vez eso esté bien para su negocio. Pero es importante abordar cualquier brecha en su estructura de TI actual.

Hágase algunas preguntas puntuales, como estas:

  • Si tengo una solicitud, ¿sé qué equipo puede ayudarme?
  • ¿Mis empleados y clientes reciben el soporte técnico que necesitan?
  • ¿Nuestros proyectos técnicos funcionan sin problemas? Si no, ¿por qué?
  • ¿Mis diversos equipos de TI están trabajando juntos sin problemas?
  • ¿Mi departamento de TI está ayudando al crecimiento de mi empresa?

Si respondió "no" a alguna de estas preguntas, es hora de dar un paso atrás para volver a evaluar.

Y una última pregunta muy importante es esta: ¿Mi equipo de TI es un centro de costos?

Si la respuesta es "sí", entonces es posible que se requieran algunos cambios importantes. Su personal de TI está allí para respaldar el negocio, por supuesto. Pero también es probable que se encuentren entre los miembros más calificados de toda su organización. Si no está utilizando esa habilidad para generar ganancias, se lo está perdiendo.

Los profesionales de TI ya no son nerds mirando computadoras todo el día. Son creativos e innovadores. Estructure su personal de TI de una manera que alimente su creatividad y fomente la innovación.

Convierta la TI en un centro de beneficios

No hay mucho que pueda hacer para convertir a su equipo de TI en una máquina generadora de ganancias de la noche a la mañana. Pero hay pequeños pasos que puede tomar que lo ayudarán a lograr el crecimiento.

1) Integrar TI con el Resto del Negocio

Cuando pensamos en el personal de TI, a menudo tenemos imágenes de personas que trabajan en una sala de servidores o en alguna oficina administrativa desconectada del resto del negocio. Si desea que su equipo de TI se entusiasme con lo que está haciendo, inclúyalo con el resto de su personal. El simple hecho de trabajar cerca y alrededor de personas en otras áreas del negocio alimentará esos cerebros técnicos con ideas más grandes y mejores.

2) Integra TI desde el principio

Es un error que sigue ocurriendo, incluso con corporaciones grandes y conocidas. A los directores ejecutivos u otros líderes de la empresa se les ocurren grandes ideas. Gastan dinero en investigación e incluso comienzan el proceso de planificación inicial, sin involucrar a sus equipos de TI.

Más adelante, cuando llega el momento de hacer el trabajo, se incorpora al equipo de TI. ¿Qué pasa después? Tal vez el proyecto sigue adelante, no. Dejar la TI fuera de las primeras etapas de planificación puede significar grandes problemas en el futuro.

Ya le dijimos que su equipo de TI es creativo e innovador. ¿Por qué no aprovechar eso al hacer planes estratégicos? No solo eso, el personal de TI puede compartir conocimientos técnicos desde el principio que pueden dar luz roja a un proyecto antes de que haya invertido tiempo y dinero.

Estructurando el mejor equipo de TI

La gran conclusión aquí es la siguiente: su personal de TI debe ser designado en equipos bien definidos que sirvan mejor a su negocio. No tiene que copiar la estructura de Google, Amazon u otros gigantes tecnológicos, sino tomar una página de su libro de jugadas. Los mejores equipos de TI están separados por experiencia y tarea, pero todos trabajan hacia el mismo objetivo.

Concéntrese en desarrollar un equipo de TI que no solo respalde su negocio, sino que también lo impulse, creando innovaciones e impulsando las ganancias.

Republicado con permiso. originales aquí.

Imagen: Depositphotos.com

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