3 pasos para administrar su biblioteca de contenido como un bibliotecario

Publicado: 2020-12-22

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Si hubiera un club de fans para bibliotecarios, sería un miembro con tarjeta. En los últimos años, los bibliotecarios me han enseñado más sobre la gestión de contenidos que cualquier otro grupo de profesionales. Nosotros, los especialistas en marketing, estamos prácticamente ahogados en contenido, y los bibliotecarios somos expertos en hacer que el contenido esté organizado y se pueda encontrar.

Somos una pareja perfecta.

Me obsesiono con los desafíos de la organización de contenidos. Estoy descubriendo que la metodología bibliotecaria es esencial para hacer que una biblioteca de contenido sea útil, ya sea que use un sistema de gestión de activos digitales o algo más. Déjame mostrarte por qué.

En la Intelligent Content Conference de este año, tuve el privilegio de hacer una presentación conjunta con Jen Hurley, directora de operaciones de marketing de Clear Channel Outdoor. Jen tiene una maestría en bibliotecología y ciencias de la información. De nuestra charla, destilé tres principios que son esenciales para administrar su biblioteca de contenido como un bibliotecario.

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1. El filtro de tu misión determina lo que vale la pena almacenar.

En mi opinión, la peor parte de tomar fotos en un teléfono inteligente es eliminar todos los fallos. Tal vez tome 20 fotos seguidas de su bebé porque no sabe cuál será buena. Ahora, amplíe ese problema a una empresa que crea miles de imágenes por mes en docenas de mercados. ¿Qué te quedas? ¿Quién está a cargo de la decisión?

Bibliotecarios como Jen deciden qué vale la pena almacenar en función de la misión de una empresa. Digamos que su misión es difundir la alegría de las manualidades caseras hechas por usted mismo. Ese es tu filtro de misión. ¿Qué imágenes podrían ayudarte a difundir ese mensaje? ¿Cuál no lo haría?

Los bibliotecarios de contenido deciden qué vale la pena almacenar en función de la misión de la empresa, dice @JakeAthey. #contentstrategy Haga clic para twittear

Si bien esto parece obvio, la mayoría de las empresas almacenan todas las imágenes sin cuestionarlas. Si desea organizarse, ¿por qué perder el tiempo etiquetando y almacenando contenido que definitivamente no utilizará? ¿Por qué plantar falsos positivos en toda su biblioteca de contenido? El ejercicio del filtro de misión es el primer paso para comprender qué contenido tiene y por qué lo tiene.

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2. Estandarice su idioma ahora para que el contenido se pueda encontrar más tarde

Los bibliotecarios están capacitados para crear vocabularios y taxonomías de materias. Aquí hay un ejemplo de Clear Channel Outdoor:

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Vale la pena señalar algunas cosas. Primero, revise la estructura general de metadatos a la izquierda. Asegura que todo ingrese al sistema DAM con un conjunto estandarizado de atributos. Hay campos de metadatos sobre cómo se toma una foto e incluso el tipo de audiencia para indicar si la foto tiene valor multicultural. Etiquetas como esa sorprenden a muchos especialistas en marketing.

Los metadatos deben reflejar la estrategia de contenido. Si el uso de tomas multiculturales es importante para el equipo de marketing y su audiencia, tener una etiqueta de metadatos multicultural ahorra tiempo en la búsqueda de contenido. Los campos de metadatos reflejan cómo los usuarios decidirán usar o no una imagen.

El gráfico de palabras clave muestra la verborrea de la industria que el equipo de Jen agrega a los metadatos. En la columna de la izquierda está la "taxonomía de categorías" y en la derecha, las "notas del alcance". El equipo trabaja con esta lista al etiquetar palabras clave en Clear Channel Outdoor (según los campos de metadatos obligatorios). Jen hace el arduo trabajo de agrupar palabras con temas para que los especialistas en marketing, vendedores, agencias, etc. puedan encontrar lo que necesitan. El vocabulario se actualiza al menos semanalmente a medida que el equipo de Jen descubre nuevas palabras y expresiones.

Los bibliotecarios ponen un gran esfuerzo en el vocabulario para evitar que los usuarios realicen búsquedas fallidas.

Los bibliotecarios ponen un gran esfuerzo en el vocabulario para evitar que los usuarios realicen búsquedas fallidas, dice @JakeAthey. Haga clic para twittear

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3. Planifique el ciclo de vida de su contenido

A diferencia de las fotos de bebés que guardaré para siempre (o al menos el tiempo suficiente para avergonzar a mi hija), las imágenes de marca tienen un ciclo de vida. ¿Por qué tirar cosas o guardarlas en cámaras frigoríficas? Bueno, en cierto punto, debes dejar de usar algunos activos porque están desactualizados. Las imágenes de archivo, por ejemplo, tienen fechas de vencimiento rígidas y violarlas puede causarle problemas. Por lo tanto, los bibliotecarios toman el mando de las políticas del ciclo de vida.

Normalmente, un bibliotecario establece fechas de vencimiento para cada clase de activo. Por ejemplo, los logotipos pueden tardar cinco años en revisarse. Pero para las infografías con datos, el bibliotecario podría establecer una fecha de vencimiento de tres años. Los activos creados para una campaña de lanzamiento pueden caducar en menos tiempo. Por el contrario, una imagen de una empresa de hace 50 años puede no tener fecha de vencimiento. Es imperecedero e insustituible.

Un bibliotecario generalmente establece fechas de vencimiento para cada clase de activos de contenido. @JakeAthey. #contentstrategy Haga clic para twittear

El objetivo de retirar contenido es asegurarse de que los usuarios solo encuentren y utilicen activos relevantes y actualizados de acuerdo con los derechos de imagen. Si no hay activos defectuosos en su sistema, nadie puede hacer un mal uso de ellos.

ROI de un bibliotecario

Administrar su biblioteca de contenido como un bibliotecario es intenso, pero ¿vale la pena? Los datos dicen que sí.

Cuando en Widen comparamos clientes con administradores DAM dedicados (es decir, aquellos que pasan más del 50% de su tiempo en DAM) con empresas sin (es decir, administradores que pasan menos del 20% de su tiempo en DAM), encontramos grandes diferencias . En las empresas con un administrador dedicado, los usuarios descargan más del doble de activos y reutilizan activos activos con más del doble de frecuencia en promedio.

En mi experiencia, todos los administradores de DAM dedicados (a menudo bibliotecarios) aplican los principios anteriores. Si bien los datos no prueban que los usuarios obtengan más ROI en las campañas de marketing, sí muestran que estas empresas obtienen más uso por activo con un administrador dedicado. Esto podría significar que los activos están mejor organizados o que el administrador de DAM tiene tiempo para capacitar a los usuarios con mayor profundidad. De cualquier manera, un mayor uso por activo es un resultado deseable para un equipo de marketing con un presupuesto limitado.

El estilo bibliotecario

En el pasado, recomendé que las empresas contrataran a un bibliotecario para configurar y administrar su biblioteca de contenido, y sigo ese consejo. Sin embargo, para muchas empresas, eso no está en su presupuesto. Si ese es el caso, esfuércese por administrar su biblioteca de contenido como un bibliotecario. Si tiene un filtro de misión, un vocabulario estandarizado y políticas de ciclo de vida, está muy por delante del equipo de marketing promedio.

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