7 mejores prácticas (y herramientas) para administrar su equipo de contenido remoto

Si su marca adopta la cultura del trabajo desde casa, como dice el 47% de los estadounidenses que trabajan, surge un desafío relativamente moderno: cómo administrar su equipo de contenido de manera eficiente y efectiva desde donde se encuentre.

Incluso si su equipo de marketing de contenido interno está basado en una oficina, es probable que esté trabajando con trabajadores independientes, agencias u otros equipos dentro de su empresa para ejecutar la estrategia.

¿Por qué no utilizar las mismas redes que permiten la oficina virtual para aprovechar los beneficios de los equipos remotos, sin dejar de cumplir con los plazos, mantener la relación y sentirse en control?

Estos siete consejos y herramientas lo ayudarán a crear una conexión de equipo remota efectiva.

1. Establezca una rutina sin dejar de ser flexible

Una de las mayores oportunidades que brinda el trabajo remoto es una mayor eficiencia. En promedio, los empleados que trabajan en la oficina pierden seis horas al día debido a interrupciones, reuniones innecesarias y otras distracciones.

Si bien un equipo remoto no significa el fin de las reuniones y las interrupciones, es una oportunidad para crear una estructura que prescinda de la sobreventa y la microgestión.

Herramienta : herramientas como Wizergos brindan un espacio de trabajo digital para que su equipo se reúna de manera regular y deliberada. Puede enviar invitaciones a reuniones, compartir tácticas, colaborar en contenido, etc. Dado que el proceso de la reunión (agenda, seguimiento, etc.) se realiza un seguimiento digital, puede obtener información sobre qué reuniones pueden consumir horas preciosas. También permite a los empleados ver cuándo no necesitan asistir a reuniones que no les conciernen. Esa es una gran victoria para todos.

2. Establecer estándares de responsabilidad

La mayoría de la gente ve el trabajo remoto como un privilegio y hace todo lo posible para no abusar de él; luego, hay quienes no lo hacen. Para mantener el desempeño de su equipo al día, establezca fechas límite, puntos de referencia y otros hitos.

Herramienta : Jell y las plataformas relacionadas le permiten establecer metas y métricas personalizadas que correlacionan tareas específicas con resultados cuantificables. También puede usar Jell para reuniones diarias y actualizaciones de progreso de contenido. La plataforma también deja muy claro qué empleados van más allá o se quedan atrás. Podrá solucionar cualquier problema potencial antes de que se salga de control. O verá lo bien que va todo y podrá sentarse y deleitarse con la capacidad de su equipo remoto para hacerlo.

3. Sea transparente en la gestión

Como administrador de un equipo de contenido remoto, debe saber qué está haciendo su equipo. ¿Pero qué hay de ti? Su equipo también se beneficia al saber lo que hace cada día.

Herramienta : envíe actualizaciones de estado diarias, resúmenes por correo electrónico o cree un tablero de Trello para informar a su equipo sobre su horario. Incluya reuniones, desarrollo empresarial, análisis y cualquier otra cosa que tenga en la agenda. Cuando un equipo sabe que la transparencia es una vía de doble sentido, la moral mejora. Un equipo remoto feliz que lo respeta como líder es mucho más fácil de administrar desde lejos.

4. Comparte un servidor

Si todos usan sus propias computadoras personales, inician sesión desde Starbucks y usan quién sabe qué conexión a Internet, use un servidor común que esté protegido y seguro para almacenar su trabajo de contenido.

Herramienta : Workfront y Google Drive son dos lugares útiles para contenido compartido seguro. Exija a todos los miembros de su equipo de contenido que creen y utilicen carpetas compartidas para almacenar archivos en un lugar seguro. Si alguien está desconectado, no tendrá problemas para rastrear un trabajo.

5. Mantente en contacto

Cuando no está en una oficina, pierde la capacidad de pasar por el escritorio de alguien para charlar rápidamente. Eso puede ahorrarle tiempo. Pero a veces realmente necesita saber la respuesta a una pregunta en ese segundo, no horas después cuando se devuelve un correo electrónico.

Herramienta : Slack es una herramienta de comunicación que puede ayudar. Esta plataforma le permite tener conversaciones privadas y públicas con su equipo en tiempo real a través de la función de chat, y su equipo puede hablar entre ellos. Slack también ofrece chat de video si prefieres ver a tu equipo cara a cara, lo que me lleva al siguiente punto ...

6.Tómese un tiempo para el tiempo cara a cara

Es fácil perder el contacto o no conectarse con su equipo remoto si nunca los mira a los ojos. Para combatir esto, programe conversaciones uno a uno a través de herramientas de videoconferencia. ¡Solo asegúrese de programar estas videoconferencias al menos con un día de anticipación para que su equipo no se vea atrapado en pijamas!

Si siente que su equipo se siente distante o aislado, reúna a todos con regularidad para un almuerzo virtual. Haga de esta una hora social en la que se ponga al día con otras cosas que no sean proyectos y listas de tareas pendientes. De esa manera, mantendrá una dinámica amigable y personal en su equipo.

Herramienta : opte por una conversación informal utilizando sus líneas personales para FaceTime de Apple. Use Google Hangouts o Skype para un entorno más profesional.

7. Reunirse

Si su equipo está disperso por todo el mundo, probablemente no pueda viajar a un solo sitio para una reunión del equipo de marketing de contenido. Sin embargo, si se encuentra en el mismo estado o región, programe tiempo una vez por trimestre para que todos conduzcan o vuelen a la oficina para pasar tiempo juntos. Mejor aún, aproveche al máximo su inversión programándola para una conferencia. De esa manera, tendrán unos días para aprender juntos y socializar en un lugar divertido.

La gestión de un equipo remoto es casi un mandato en el mundo empresarial actual. Al enfocarse deliberadamente en las oportunidades y desafíos únicos de su equipo de contenido, puede mantenerse a la vanguardia y en las necesidades y desafíos diarios de su equipo para ofrecer un programa de marketing de contenido aún más efectivo.

¿Cómo lidera su equipo de contenido remoto? Si es un miembro del equipo de contenido remoto, ¿cuáles considera que son las mejores partes y las más desafiantes? Comparte en los comentarios.

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Imagen de portada de Wilfred Iven, StockSnap

Tenga en cuenta: Todas las herramientas incluidas en las publicaciones de nuestro blog son sugeridas por los autores, no por el equipo editorial de CMI. Ninguna publicación puede proporcionar todas las herramientas relevantes en el espacio. No dude en incluir herramientas adicionales en los comentarios (de su empresa o de las que haya utilizado).