Tech Thursday: Diseño crítico de la distribución de la oficina y consejos para el plan de asientos para empleados más felices
Publicado: 2021-08-08Hoy en día, más personas trabajan desde casa o desde espacios de coworking al menos parte de la semana. La investigación encuentra que los espacios de trabajo físicos afectan el bienestar y la productividad de los empleados. Y el omnipresente diseño de oficina abierta en realidad reduce la colaboración, según un estudio de Harvard de 2018.
El diseño de oficinas está en un estado de cambio y las empresas están reconsiderando el diseño de sus oficinas para mejorar la felicidad, el compromiso y la productividad de los empleados. Siga leyendo para conocer 5 consejos y trucos para actualizar el diseño de su oficina, y una guía para usar el software de diseño y asientos de Social Tables para crear diseños de oficina que funcionen.
1. Cree diseños de oficina versátiles que fomenten la comunidad y la creatividad
Afortunadamente, los días de los cubículos de paredes altas han quedado atrás. Pero si los planos de planta abiertos también son problemáticos, ¿cuál es la forma correcta de diseñar un espacio de trabajo que sea acogedor y promueva el enfoque y el compromiso?
Tome una página del auge de los espacios de coworking y favorezca los espacios de trabajo con una combinación de estilos de muebles y zonas de trabajo en todo el espacio. Incluya áreas donde los empleados puedan reunirse en espacios comunes centrales diseñados para grupos de diferentes tamaños. Con ubicaciones variadas, los miembros del equipo pueden intercambiar ideas creativas para un próximo proyecto, hacer un seguimiento de las preguntas pendientes de una reunión o hacer que un equipo presione para cumplir con una fecha límite.
Elementos de diseño que unan a los empleados, en lugar de separarlos:
- Las mesas grandes de estilo familiar con una combinación de bancos y sillas son excelentes puntos de reunión. Colóquelos en cualquier extremo de una habitación grande, de modo que más de un grupo grande pueda reunirse al mismo tiempo, si es necesario.
- Un área de descanso abierta con una isla de cocina, rodeada de taburetes. Incluya enchufes eléctricos y estaciones de carga para que las personas puedan trabajar y recargar sus dispositivos móviles mientras pican.
- Construye una barra de café en una ubicación central con una combinación de mesas largas y mesas de café cercanas. Esta es una excelente manera de asegurarse de que los trabajadores de diferentes departamentos se crucen en ocasiones.
- Incluya zonas de trabajo "cómodas" con sofás y sillones que fomenten la demora para charlas triviales y actualizaciones del proyecto.
- Cree rincones acogedores donde las personas puedan trabajar solas y comunicarse con compañeros de trabajo cercanos cuando sea necesario.
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2. Cree arreglos de asientos que apoyen la colaboración
Un estudio del Instituto de Tecnología de Massachusetts de 2017 encontró que los investigadores tenían tres veces más probabilidades de ser coautores de artículos con personas que trabajaban en su entorno inmediato que con aquellos que trabajaban a 400 metros de distancia. Este estudio respalda los hallazgos del investigador del espacio de trabajo y profesor del MIT Thomas Allen, quien desarrolló la 'Curva Allen' en la década de 1970. Su investigación encontró que las personas que trabajan cerca unas de otras tienden a interactuar más y desarrollar ideas juntas, mientras que la colaboración disminuye a medida que los trabajadores se alejan unos de otros.
Por lo tanto, si bien los espacios de colaboración son esenciales, también importa dónde ubica los puestos de trabajo de los empleados individuales, al igual que el enfoque de su empresa o departamento. Por ejemplo, los equipos de industrias que cambian rápidamente, como el marketing y la tecnología, deben estar cerca unos de otros en un entorno que fomente la comunicación. Pero las posiciones de investigación y edición intensas pueden requerir un rincón tranquilo donde las interrupciones son pocas. Cosas a tener en cuenta al asignar asientos de oficina:
- En general, los miembros del equipo que dependen de la creatividad y el intercambio frecuente de ideas deben sentarse juntos para mejorar la colaboración. Los roles que se benefician de los clústeres creativos pueden incluir equipos de I + D y marketing.
- Los individuos tienen diferentes formas de trabajar de manera más productiva. Aunque mantener a los equipos juntos es a menudo la opción correcta, preste atención cuando los de alto rendimiento le digan que trabajan mejor lejos del bullicio.
- Sienta a sus trabajadores estratégicamente. Un estudio realizado por la Escuela de Negocios de Harvard y la empresa de soluciones de servicios comerciales Cornerstone OnDemand encontró que la productividad y la calidad del trabajo aumentaban cuando se organizaban tablas de asientos para reunir a ciertos trabajadores. El estudio encontró que los trabajadores con asientos con alta productividad / trabajo de baja calidad cerca de aquellos con baja productividad / trabajo de alta calidad mejoraron el desempeño de ambos tipos de empleados. Mientras tanto, la investigación reveló que era ideal acercar a los artistas promedio.

3. Cree espacios de oficina que apoyen el bienestar de los empleados
Los empleados pasan aproximadamente un tercio de sus vidas en el trabajo. Cómo se sienten acerca de su trabajo y sus espacios de trabajo afecta la productividad, la retención de empleados y su capacidad para atraer a los mejores y más brillantes de su industria. Así es como su diseño y comodidades pueden mejorar el bienestar de los empleados:
- Hágase la luz. La luz natural es cada vez más importante para los trabajadores. Según lo permitan el espacio y las ventanas, diseñe su espacio de trabajo para que la mayor cantidad de empleados estén cerca de fuentes de luz natural.
- Agregue plantas y vegetación en toda la oficina.
- Cree 'salas de recarga' donde los empleados puedan tomar una siesta, meditar o desviar su atención del trabajo por un corto tiempo.
- Considere los escritorios que cambian de estar sentado a estar de pie.
- Ofrezca opciones variadas de asientos y mesas para promover el movimiento. A veces, un cambio de escenario ayuda a los empleados a mantener la productividad.
4. Incluya espacios de trabajo privados y "silenciosos" para mejorar la productividad
Los empleados necesitan ubicaciones confiables para períodos de trabajo específicos. La proporción de zonas tranquilas a espacios comunes dependerá, una vez más, del tipo de proyectos de los empleados. Los analistas de datos, los estrategas comerciales y los escritores, por ejemplo, necesitan un espacio donde puedan sumergirse en su trabajo sin interrupciones entre las sesiones de lluvia de ideas y las reuniones. El trabajo de los directores de recursos humanos y directores de proyectos, por su parte, suele ser colaborativo durante todo el día.
Consejos para diseñar un diseño de oficina que brinde a los empleados el silencio que necesitan:
- Empleados del grupo que requieren largos periodos de concentración entre ellos.
- Si es posible, ubique a los empleados que necesitan tranquilidad en una esquina o en una habitación separada de los espacios de colaboración para que las conversaciones con los compañeros de trabajo sean menos intrusivas.
- Cree salas insonorizadas para conferencias y llamadas de ventas. La oficina de Google en Ámsterdam tiene lindas caravanas alrededor de la oficina para reuniones que no interrumpen al resto de la oficina.
- Designe una zona de confort (con sofás y sillones suaves) para los empleados que necesitan tranquilidad para que puedan disfrutar de un cambio de escenario a lo largo del día como sus compañeros de trabajo más colaborativos.
Consejo adicional: aprenda las claves para el "enfoque profundo" más allá del escritorio del experto en productividad Cal Newport en esta entrevista con The New York Times sobre cómo concentrarse en el trabajo.

5. Piense en la disposición de los asientos de su oficina como fluida, no fija
Hoy en día, el plazo para el rediseño de oficinas es de años en lugar de décadas. Algunas empresas incluso cambian la distribución de sus asientos en la oficina cada pocos meses. Kayak utiliza a las nuevas contrataciones como una oportunidad para cambiar los asientos de la oficina, mientras que la empresa de juegos Valve permite que los empleados se trasladen a los lugares que funcionan mejor para nuevos proyectos con estaciones de trabajo móviles sobre ruedas.
Si bien los escritorios móviles no son posibles para todos los lugares de trabajo, los gerentes de oficina y de recursos humanos deben adoptar una mentalidad de "cambiarlo". Cuando la ubicación de los escritorios y las mesas comunes perjudique la productividad, hable con los empleados sobre la configuración óptima y realice cambios. La agilidad es esencial para sus servicios y sus empleados; su espacio de oficina debe reflejar este valor.
Cómo diseñar una tabla de asientos para una oficina en 7 simples pasos
El uso de un creador de planos de planta puede ayudarlo a visualizar diseños de oficinas y renovaciones en toda su empresa, desde San Francisco hasta Singapur. Con la herramienta de disposición y disposición de los asientos, puede crear el diseño y realizar cambios de manera más eficiente que cuando lo está dibujando en papel. Puede utilizar la herramienta para almacenar los diseños de varias oficinas para futuros rediseños y para compartir ideas e inspiración con los miembros de su equipo durante el proceso de diseño.
Haga un diagrama de asientos de oficina con unos pocos clics
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Siga estos pasos para utilizar la herramienta de planos de planta de Social Tables para ayudarlo a diseñar un diseño de oficina que se enorgullece de compartir con su equipo:
Paso 1: crea un nuevo evento
Seleccione 'Eventos' en el menú de la izquierda, seguido de '+ Crear evento' en la esquina superior derecha. Para el rediseño de la oficina de una empresa en Chicago, nombre su evento 'Disposición de la oficina de Chicago' o algo similar. Desea poder acceder a estos archivos fácilmente cuando sea necesario. Agregue una fecha de evento que se registre con el diseño de la oficina o la línea de tiempo de renovación.
Paso 2: cree o cargue el diseño de la oficina
Si su oficina tiene una forma rectangular simple, puede ingresar la longitud y el ancho del espacio para comenzar. Pero en la mayoría de los casos, querrá cargar un plano existente de la oficina en formato .pdf, .jpg o .png. Esto asegura que el diseño incluya todos los rincones, salas de conferencias y vestíbulos de entrada para que pueda aprovechar al máximo el espacio. El administrador de la oficina debe tener el diseño, o puede comunicarse con el administrador del edificio si alquila su espacio de oficina.
Paso 3: crea un tablero de visión de diseño de oficina
Use la sección 'Cargar archivos' para crear un tablero de visión para el proyecto. Agregue imágenes a un documento y cargue el documento al evento. Este es un lugar excelente para almacenar imágenes de muebles de oficina entre los que está eligiendo, o inspiración de diseño de otras oficinas.
Paso 4: crea una lista de empleados de oficina
Cree una lista de 'Asistentes' para el rediseño de la oficina con sus empleados como invitados. Seleccione 'Almacenamiento' en el menú de la izquierda y luego seleccione '+ Nuevo' en la esquina superior derecha. Luego, puede agregar a todos los empleados de la oficina a la vez con un archivo CSV o agregarlos uno por uno.
Utilice la sección de notas para incluir detalles que afecten la disposición de los asientos, como identificar a los miembros del equipo del proyecto que necesitan espacios de trabajo cerca unos de otros o la recepcionista que debe estar cerca de la entrada.

Paso 5: diseñe el diseño de la oficina
¡Esta es la parte divertida! Seleccione 'Diseño de oficina de Chicago' y seleccione la imagen de la silla (Objetos) en el menú de la izquierda. Explore las opciones y deje que el diseño de su oficina tome forma seleccionando el objeto que desea, arrastrándolo al diseño y haciendo clic en el lugar donde lo colocará en el espacio. Elija entre mesas rectangulares, otomanas, sofás, mesas de café, helechos y más. Puede moverse y reubicarse sobre la marcha y guardar versiones si no está seguro de los cambios. Aquí hay algunos consejos más para guiar el proceso de diseño:
- Comience agregando las escaleras, puertas y ventanas, así como obstrucciones y accesorios permanentes en el espacio.
- Seleccione las formas de las mesas y sillas más cercanas a lo que imagina para el espacio.
- O puede crear objetos personalizados.
- Utilice objetos de 'Alimentos y bebidas' como 'Bar', 'Estación de bebidas' y 'Mesa de café' para crear zonas comunes de café, refrigerios y bebidas.
- Utilice "Audio y visual" para designar la ubicación de los enchufes eléctricos y la iluminación, así como pantallas de proyección y televisores para videoconferencias.
- Utilice 'Admin & Business' y seleccione 'Rotafolio' o 'Caballete' para designar pizarras blancas.
- En 'Mobiliario' encontrará las opciones 'Sofá' y 'Loveseat', que son perfectas para diseñar cómodas colaboraciones o zonas tranquilas.
- ¡Se creativo! Seleccione 'Mesa de cartas' en 'Administración y negocios' para designar un área de oficina para divertirse y juegos. Agregue vegetación a su oficina seleccionando en el menú 'Plantas'. (Las oficinas verdes también tienen un impacto positivo en la función cognitiva y el bienestar de los empleados).
Paso 6: crea el diagrama de asientos de la oficina
Haga coincidir a los empleados con sus estaciones de trabajo seleccionando 'Objetos' y luego seleccionando los tres puntos horizontales en la parte inferior del menú de la izquierda. Seleccione 'Asistentes' y aparecerá la lista de nombres de empleados que creó anteriormente. Seleccione un nombre y luego haga clic en el escritorio donde se sentarán.
Paso 7: comparta la distribución de la oficina y la tabla de asientos
El creador de planos de planta de Social Table facilita el envío del diseño de la oficina a los responsables de la toma de decisiones y a los miembros del equipo. Para compartir el diseño, cree un PDF que se pueda compartir usando el ícono de PDF en la esquina superior derecha cuando se encuentre en 'Diseño de oficina de Chicago'.
Es particularmente útil compartir el diseño cuando está diseñando una oficina en otro estado o incluso en un país. Los empleados que trabajan en el espacio todos los días pueden notar problemas con el diseño o la disposición de los asientos que usted no conoce desde la distancia. También es una forma útil de generar entusiasmo por la distribución mejorada de la oficina.
¿Está listo para diseñar (y rediseñar) las oficinas de su empresa con facilidad? Explore las posibilidades con el software de diseño de eventos de Social Tables.
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Recomendamos obtener un plano del espacio de su oficina antes de comprar cualquier mueble. Luego, identifique algunas opciones para los tipos de muebles de oficina que le gustaría y use una herramienta de diseño en línea para ver cómo encajarán las diferentes opciones en el espacio.