¿Qué es una factura recurrente? + Cómo configurar uno por dinero fácil

Uno de los mayores desafíos al administrar una empresa es crear un sistema de pago eficaz. Las facturas suelen ir seguidas de un sinfín de correos electrónicos de seguimiento y llamadas a los clientes. Para las pequeñas empresas que carecen de seguridad en efectivo y recursos masivos, cada pago retrasado puede ser preocupante.

¿Qué pasaría si hubiera una forma de automatizar todo el proceso de facturación y cobrar a la empresa de antemano de una manera que beneficie a ambas partes? Aquí es donde entra en juego una factura recurrente.

Le permite crear un sistema en el que se envía una factura a su cliente a intervalos regulares. Por lo general, estos están vinculados a sus tarjetas de crédito por un monto acordado, lo que ayuda a ambas partes a mantenerse al tanto de sus pagos.

En esta guía, veremos algunos de los beneficios de una factura recurrente y cómo puede configurar el sistema de facturación. También veremos si el sistema es adecuado para su negocio. ¡Vamos a sumergirnos!

¿Qué es una factura recurrente?

Una factura recurrente es una factura que se envía automáticamente a sus clientes a intervalos regulares. Estos contienen los mismos detalles de la factura y son perfectos para empresas que ofrecen el mismo servicio a intervalos regulares.

Le ayuda a crear un sistema eficiente que factura a sus clientes con regularidad sin la molestia de recordatorios y el envío manual de la factura.

Las empresas que suelen utilizar facturas recurrentes son empresas de alquiler, servicios por suscripción, empresas de marketing y consultores. Sin embargo, no se limita solo a estas industrias. Cualquier empresa que ofrezca pocos o ningún cambio en sus servicios puede configurar facturas recurrentes para agilizar su proceso de facturación.

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Por ejemplo, si posee una pequeña agencia de SEO, puede ofrecer un paquete de marketing fijo a sus clientes. Es probable que el paquete tenga un precio estándar mensual. En lugar de elaborar una factura todos los meses con los mismos detalles, simplemente puede utilizar una factura recurrente que factura a sus clientes.

Una empresa puede utilizar una factura recurrente después de obtener el permiso del cliente para que se le cobre regularmente una cantidad regular. El cargo luego continúa hasta la fecha de terminación del contrato o cuando el cliente decide cambiar el proceso de facturación.

Las facturas recurrentes suelen estar automatizadas y dependen del software para que haga el trabajo por usted. Simplemente configure la plantilla con los detalles del cliente y siéntese. Puede elegir enviar automáticamente la factura todos los meses o realizar cambios para trabajos únicos antes de que llegue al cliente.

Una factura recurrente se diferencia de la factura estándar de dos formas principales:

Uno , los detalles de una factura estándar varían según el servicio. Cada factura estándar es diferente y se elabora una vez que se ha prestado el servicio.

Dos , la mayoría de los detalles de la factura recurrente se deciden de antemano y se basan en el paquete en el que el cliente se concentra. Sin embargo, los detalles de una factura estándar se completan después del servicio. En algunos casos, el cliente puede incluso solicitar revisiones en la factura.

Una factura recurrente es un elemento básico de cualquier pequeña empresa que ofrece servicios empaquetados a intervalos regulares. En la siguiente sección, veremos algunos de los beneficios de usar este sistema de facturación.

Beneficios de usar una factura recurrente

Una factura recurrente le ayuda a agilizar su proceso contable. Echemos un vistazo a algunos de los beneficios de utilizar este sistema.

1. Mejora el flujo de caja

Una factura recurrente proporciona ingresos a intervalos regulares. Su flujo de efectivo recibe un impulso constante mensualmente para ayudarlo a cubrir los costos y gastos debido a los ingresos recurrentes.

Saber la cantidad de dinero que ingresará también lo ayudará a realizar proyecciones precisas de flujo de efectivo. No quiere decir que las facturas recurrentes deban ser la única base para sus proyecciones de flujo de efectivo. Sin embargo, sí le ayuda a saber cuánto dinero puede depositar cada mes.

Una vez que calcule cuánto puede ganar cada mes, los gastos de planificación también se vuelven más manejables. Un ingreso mensual garantizado puede ayudarlo a tomar decisiones comerciales informadas sobre dónde y cómo planificar sus gastos.

2. Acelere sus pagos

Uno de los mayores obstáculos para las pequeñas empresas es recibir los pagos a tiempo. Una factura recurrente puede ayudarlo a eliminar los interminables correos electrónicos y seguimientos. Dado que la mayoría de los pagos recurrentes se deciden de antemano, el cliente tiene una mejor idea de cuándo vence el pago y puede planificar mejor.

Al enviar facturas a intervalos regulares, puede fomentar una rutina de pago. Cuando los clientes saben cuándo se espera que paguen, puede ayudarlos a planificar mejor sus programas de pago.

Una vez que se establece una rutina, es probable que haya menos pagos atrasados. Le ayuda a evitar seguimientos incómodos y le ahorra tiempo. Para el cliente, no tiene que acordarse de realizar el pago y evitar recargos por mora. ¡Un ganar-ganar!

Además de esto, algunas facturas recurrentes también le permiten vincularse a la tarjeta de crédito del cliente. Hacer esto ayuda a que el proceso de pago sea más conveniente para ambas partes.

3. Ahorra tiempo

Una factura periódica le ayuda a ahorrar tiempo de dos formas principales. Uno, pasa menos tiempo persiguiendo pagos. Dos, le ayuda a evitar crear una factura desde cero todos los meses.

Ya sea que configure sus facturas para que se envíen automáticamente o para corregir el giro, ayudará a evitar la duplicación de esfuerzos. También le ayuda a liberar recursos para otras actividades.

Si bien no lleva mucho tiempo crear una nueva factura cada mes, sí grava sus recursos. Es cierto, especialmente para las pequeñas empresas que tienen recursos limitados. El tiempo se puede utilizar mejor en otras funciones como marketing y ventas.

4. Comete menos errores

Cada vez que crea una factura, corre el riesgo de cometer un error. Crear un sistema automatizado de facturación le ayuda a cometer menos errores.

Utilice el software de facturación en línea para crear una plantilla de factura, establecer el cronograma y realizar los cambios necesarios. Le ayuda a crear un proceso automatizado que tiene poco o ningún margen para errores humanos.

Puede revisar cualquier cambio si cambia el pedido, pero la factura principal permanece sin cambios. Significa menos errores y no más trabajo duplicado.

5. Mejorar las relaciones con los clientes

Durante un período de tiempo, las facturas puntuales y el menor seguimiento de los pagos se traducen en una mejor relación con su cliente. Puede resultar complicado hacer un seguimiento del pago, especialmente con clientes a largo plazo.

Configurar una factura recurrente le ayuda a usted y al cliente a administrar mejor los programas de pago. Al vincular la tarjeta de crédito a sus sistemas de pago, tiene la seguridad del pago. Le ayuda a concentrarse en los entregables en lugar de perseguir pagos.

También ayuda a que el cliente lo vea como parte de su equipo extendido en lugar de como un proveedor ad-hoc. Al facturar a intervalos regulares, tiende a formar parte de su presupuesto y convertirse en una extensión natural de su proceso de planificación.

6. Integraciones y múltiples opciones de pasarela

La mayoría del software de facturación también le permite integrarse con otros sistemas, como plataformas de gestión de relaciones con los clientes, sistemas de contabilidad y pasarelas de pago.

Estos le permiten tener una visión completa de los registros de cada cliente y promueven la transparencia. Le permite a su equipo tener una mejor instantánea de los clientes y promueve la colaboración.

El software de facturación recurrente también le permite elegir entre múltiples opciones de pago. En caso de que falle una puerta de enlace, los clientes siempre pueden elegir otro modo de pago. Les da flexibilidad y le permite protegerse contra fallos y fallas en un sistema de pago.

La consistencia y precisión de un dispositivo recurrente pueden ayudarlo a crear un cronograma de pagos sin problemas. Beneficia tanto al cliente como a usted, ya que ahorra tiempo y reduce los seguimientos innecesarios.

En la siguiente sección, veremos cómo puede configurar un sistema de facturación recurrente para su trabajo.

¿Cómo configurar una factura recurrente?

Para configurar una factura recurrente, primero debe crear la factura en su software. Si bien los pasos exactos dependerán del software elegido, los conceptos básicos siguen siendo los mismos.

Tomemos el ejemplo de FreshBooks. El primer paso es crear la factura, que luego se puede convertir en una plantilla de factura recurrente (imagen a continuación).

Para crear la factura recurrente, siga los pasos a continuación:

1. Elige una fecha

Después de crear la factura, debe establecer la fecha y la frecuencia de la factura. En la programación periódica, elija la próxima fecha de emisión en la que se generará la primera factura.

La fecha suele ser el último o el comienzo del mes, dependiendo de su contrato. Luego, ingrese la frecuencia con la que desea que se genere la factura. Puede elegir entre opciones anuales, mensuales o semanales. También le permite establecer un rango personalizado como cada seis semanas.

Luego, establezca cuántas facturas necesitará. Dependerá de la duración de su contrato y variará desde infinito (contratos más extendidos) hasta x número de facturas (proyectos más pequeños).

2. Inserte el trabajo contado

Después de establecer la fecha, agregue el trabajo que se facturará al cliente. Aquí, puede agregar notas, cargos por pagos atrasados ​​u otros términos relevantes para el cliente.

El software de facturación también le permite agregar automáticamente todo el trabajo y los gastos que están vinculados a ese cliente en particular. Mientras configura la factura recurrente, haga clic en el botón "Agregar una línea" y luego seleccione "importar tiempo y gastos no facturados" (imagen a continuación).

Aquí, puede elegir entre tres opciones: todo el tiempo y los gastos no facturados, solo el tiempo no facturado o solo los gastos no facturados. Establezca el período para estos gastos y el software rastreará automáticamente todos los gastos y el tiempo para generar su factura.

3. Incluya el total adeudado

A continuación, incluya el total adeudado al cliente. El monto final incluirá todos los gastos y el tiempo registrado durante un período determinado.

Aquí, también puede optar por agregar cualquier tarifa adicional o trabajo realizado. El monto de la factura aparecerá en la plantilla de factura recurrente, como se muestra en la imagen de arriba.

4. Agregue el cliente al que se aplica y configúrelo como recurrente.

Para comenzar su factura recurrente, agregue el cliente. En las opciones de envío, elija entre “enviar facturas automáticamente” o “crear borradores de facturas y enviarlas manualmente”. La segunda opción es para aquellas facturas en las que puede necesitar agregar trabajo adicional o tiempo dedicado a un proyecto durante el intervalo dado.

Establezca la factura en recurrente. Puede ver fácilmente sus plantillas de facturas recurrentes (como se muestra en la imagen de arriba).

Una vez que se haya solucionado la plantilla de factura recurrente, simplemente siéntese y deje que el software se encargue de ello. Aunque la mayoría de los programas de software ofrecen una amplia variedad de servicios, algunas de las mejores prácticas pueden ayudarlo a aprovechar al máximo este sistema de facturación.

En la siguiente sección, veremos algunos consejos para tener en cuenta al diseñar su sistema de facturación recurrente.

Mejores prácticas en facturas recurrentes

La mayoría del software recurrente ya tiene medidas estándar que le ayudan a crear un sistema eficaz. Sin embargo, algunos aspectos como cuándo facturar y cómo proteger mejor sus pagos pueden ayudarlo a crear un sistema de pagos hermético y crear un sistema transparente que lo beneficiará tanto a usted como al cliente.

Aproveche al máximo el software teniendo en cuenta algunos consejos. Estos le ayudarán a optimizar aún más su ciclo de facturación.

1. Programación de su factura

Las empresas tienen diferentes ciclos de pago, mientras que algunas prefieren el comienzo del mes, otras a menudo pagan a sus empleados y proveedores al final del mes. Asegúrese de alinear su ciclo de facturación de acuerdo con el estándar en su área.

Dado que las facturas recurrentes se trata de establecer una rutina de pago saludable, planificar sus pagos en torno a su esquema de pago natural ayudará a su negocio. Es probable que el cliente lo vea como una extensión de sus pagos internos.

2. Obtenga siempre una confirmación por escrito para la facturación recurrente

La facturación recurrente utiliza la información de la tarjeta de crédito del cliente y otros detalles. Además de esto, asegúrese de que también tiene el consentimiento por escrito del cliente para facturarles con regularidad.

Si bien su contrato principal puede cubrir la duración de la facturación, tener un acuerdo por escrito sobre el uso de su información financiera es una excelente manera de evitar disputas más adelante.

También debe mencionar cuándo retirará el dinero, por cuánto tiempo y el pago acordado.

3. Trabajar trabajos puntuales en el contrato

Las facturas recurrentes generalmente se usan para paquetes de paquetes, pero a veces también podría terminar haciendo trabajos únicos para el cliente en un mes determinado.

Asegúrese de incluir esto en su acuerdo por escrito. Hay dos cosas a considerar aquí. Uno, utilizará el mismo método de pago. Dos, el trabajo único se facturará junto con los servicios de suscripción.

¿Se configura una factura recurrente adecuada para su negocio?

Ya sea una plataforma de comercio electrónico o una empresa de software, un sistema de facturación recurrente se adapta a todas las empresas. Podría decirse que es la mejor opción para las empresas que brindan servicios regulares.

Es una excelente manera de automatizar y acelerar el proceso de pago y beneficiar tanto a usted como al cliente. Les ayuda a planificar sus gastos y a establecer el calendario de pagos del cliente, lo que les ayuda a evitar recargos por mora y otros cargos.

Estos son algunos de los tipos de negocios que pueden beneficiarse significativamente de un sistema de facturación recurrente:

• Empresas que brindan servicios mensuales como una agencia de marketing digital con un número fijo de publicaciones u objetivos de contenido.
• Empresas de mantenimiento mensual que ofrecen soporte como mantenimiento de software y maquinaria.
• Empresas que ofrecen talleres de formación o aprendizaje mensuales. Por lo general, se trata de un número fijo de sesiones que se ofrecen a intervalos regulares.
• Empresas de software que ofrecen paquetes o servicios basados ​​en suscripción por una tarifa de licencia o un plan mensual.

La mejor parte de las facturas recurrentes es que es flexible y se puede adaptar a sus necesidades. Por ejemplo, si tiene un negocio estacional o está interrumpiendo los servicios a un cliente, simplemente pause la factura recurrente y reinicie cuando regrese.

Ya sea que sea un trabajador autónomo o una pequeña empresa, un sistema de facturación recurrente es una excelente manera de establecer un hábito de pago saludable. No solo protege sus pagos, sino que también lo ayuda a ser regular con su facturación. Es fácil enviar un correo electrónico recurrente al mismo tiempo que una factura recurrente si desea notificar a los clientes sobre su pago.

Para concluir

Un sistema de facturación recurrente es una excelente manera de evitar ejecutar después de los pagos y crear una rutina de pago saludable. Le ayuda a ahorrar tiempo, cometer menos errores y crear un flujo de caja saludable para su negocio.

Ayuda al cliente a planificar sus gastos y, con menos llamadas de seguimiento para los pagos, conduce a una mejor relación de trabajo con usted. Dado que el sistema requiere una autorización previa para los pagos, también le ayuda a estar seguro de sus pagos.

Dependiendo de su software, puede crear un programa de facturación. Simplemente cree una plantilla y deje que el software complete los detalles. A continuación, enviará automáticamente la factura a sus clientes como un reloj.

Asegúrese de obtener un permiso por escrito para el uso de los datos financieros del cliente. La planificación de su programa de facturación en torno a sus ciclos de pago también ayuda a crear un sistema eficaz. ¿Entonces, Qué esperas? ¡Configure su sistema hoy!

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Jimmy Rodríguez es el director de operaciones de Shift4Shop, una solución de comercio electrónico de nivel empresarial completamente gratuita. Se dedica a ayudar a los minoristas de Internet a tener éxito en línea mediante el desarrollo de estrategias de marketing digital y experiencias de compra optimizadas que impulsan las conversiones y mejoran el rendimiento comercial.
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