Cómo aumentar la productividad en un espacio de trabajo remoto altamente colaborativo

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En esta era digital, donde los espacios de trabajo están dominados por Millennials y su mentalidad de pasión por los viajes, el término "colaboración" adquiere nuevos significados.

Probablemente sepa que el trabajo independiente y remoto es una tendencia creciente entre los Millennials. Si bien es genial poder trabajar juntos desde ubicaciones remotas (incluso exóticas) repartidas por todo el mundo mediante la colaboración a través de Internet, aunque si no se hace correctamente, la productividad puede pasar factura.

En estos días de Six Sigma y Kanban, los gerentes (y los empleadores en general) se toman muy en serio la productividad. ¿Y por qué no deberían hacerlo? La competencia entre negocios y empresas en todas las industrias hoy en día es ridícula. Además, hoy en día, tanto los empleadores como los empleados tienden a dar una prioridad muy alta al “equilibrio entre la vida laboral y personal”. Por lo tanto, los empleadores seguramente querrán aprovechar al máximo a sus empleados y optimizar su productividad al máximo.

La productividad en los lugares de trabajo tradicionales ha sido una función de muchos factores variados, tales como:

• Diseño del escritorio: el escritorio del empleado es su espacio de trabajo central y debe diseñarse cuidadosamente, de manera que facilite la comunicación y permita cierta privacidad. El truco es lograr el equilibrio adecuado entre los dos.
• Ambiente de oficina: El diseño general de la oficina también juega un papel importante en la productividad del empleado. Afecta más que la simple ergonomía y puede tener un profundo impacto en la salud y el bienestar general del empleado. Por lo tanto, tener iluminación, ventilación y aire acondicionado adecuados es tan importante como tener salas de conferencias, pasillos y salones bien diseñados.
• Personalización: se cree que personalizar su espacio puede aumentar su conexión emocional con su trabajo. Los artículos personales pequeños y que no abarroten, como juguetes de escritorio, marcos de fotos, etc., pueden ayudar a que el empleado se sienta más en casa y mejorar la concentración, lo que aumenta la productividad.
• Cultura laboral: Crear una cultura empresarial positiva está directamente relacionado con el nivel de productividad de los trabajadores. Esto es simplemente un hecho innegable, pero las grandes empresas a menudo lo pasan por alto. Una cultura laboral positiva es aquella que fomenta un sentido de pertenencia entre los empleados, los alienta a tomar descansos frecuentes para recargar energías y promueve la colaboración abierta entre diferentes equipos.
• Herramientas de software: La calidad de las herramientas de software (y los recursos en general) disponibles para los trabajadores es un factor crítico que afecta su nivel de productividad y rendimiento.

Estos son solo algunos de los muchos factores que afectan la productividad de los empleados que trabajan en una oficina corporativa normal.

Sin embargo, cuando hablamos de un espacio de trabajo remoto, como una oficina en casa o una casa en la playa en las Bahamas, es el empleado el que manda en el diseño de su escritorio y en el entorno de trabajo. El espacio de trabajo sería entonces (por defecto) personalizado y optimizado según sus gustos, por lo que estos ya no siguen siendo los factores controlables que afectan su productividad. De hecho, un estudio de 2017 de la Universidad de Minnesota sugiere que los "genios creativos" prefieren un espacio de trabajo abarrotado y ocupado.

Por supuesto, siempre hay consejos y tácticas para ayudar a diseñar una oficina en casa ideal que sea cómoda pero seria.

Pero lo que sigue siendo el mismo es el software que utilizan los trabajadores para realizar las tareas reales. Por lo general, las herramientas de software están estandarizadas en toda la empresa y, por lo tanto, el empleador aún juega un papel importante para influir en la productividad de los empleados en este sentido.

En pocas palabras, aumentar la productividad en un espacio de trabajo virtual altamente colaborativo de teletrabajadores se reduce a la elección del software de la empresa. Sin embargo, para los Millennials expertos en tecnología, el software es más que una mera herramienta para completar una tarea. Así como se requiere mucho proceso de pensamiento para diseñar un espacio de trabajo físico altamente productivo (arquitectura, diseño de interiores, diseño estructural, etc.), lo mismo se aplica a un espacio de trabajo virtual.

Se necesita mucha creatividad y pensamiento de diseño para producir software que brinde una excelente experiencia de usuario (UX) y, a su vez, aumente la productividad. Además, el software con una magnífica interfaz de usuario (UI) motiva a los trabajadores a hacer más.

Entonces, echemos un vistazo rápido a algunas herramientas de colaboración remota que realmente se destacan entre la multitud cuando se trata de aumentar la productividad con una UI/UX estelar. Como beneficio adicional, las herramientas enumeradas serán de bolsillo, pero no comprometerán la calidad.

Herramientas de colaboración remota

Herramientas para una comunicación rápida y nítida

Si bien los correos electrónicos de ida y vuelta tienen el propósito de la comunicación, existen innumerables herramientas y aplicaciones (gratuitas y de pago) que ofrecen servicios de comunicación todo en uno: llamadas de voz, videollamadas, pantalla compartida y mensajería instantánea, a través de Internet. . Pero solo un puñado de ellos son dignos de mención y en realidad aumentan la productividad en lugar de aumentar la molestia.

Como ya habrás adivinado, Slack gobierna las listas aquí. Con precios competitivos y un atractivo plan gratuito que cuenta con todas las funciones que podrías necesitar, no es de extrañar que Slack sea el punto de referencia mundial de los mensajeros instantáneos.

Las alternativas populares de calidad incluyen Google Hangouts y Skype, que poseen todas las funciones pero se sienten ligeramente inferiores a Slack en términos de interfaz e intuición.

Herramientas para la gestión colaborativa de tareas

Estar en sintonía puede ser un desafío, especialmente cuando usted y sus colegas están a miles de kilómetros de distancia. Afortunadamente, existen aplicaciones que ayudan a optimizar el trabajo, realizar un seguimiento del progreso y promover la productividad y la responsabilidad en todo el equipo.

Asana es uno de los notables porque no te abruma con un aluvión de funciones avanzadas y solo ofrece todos los conceptos básicos: crear calendarios, asignar tareas y establecer prioridades, en un paquete cuidadosamente diseñado. Trello es una excelente alternativa que adopta un enfoque Kanban para la gestión de proyectos, con tableros intuitivos y tarjetas de arrastrar y soltar.

Ambos son muy económicos y el plan gratuito de Trello es más que suficiente para nuevas empresas y pequeñas empresas.

Herramientas para documentación colaborativa

No existe negocio o empresa sin documentación. Aunque la documentación puede ser tediosa, una buena interfaz de usuario puede ayudar a que las cosas sean interesantes y acelerar las cosas.