13 empresas remotas comparten sus herramientas de colaboración favoritas [Resumen de expertos]

Publicado: 2020-12-16

El trabajo remoto ha ido en aumento en los últimos años en muchas industrias. Tiene muchos beneficios: conveniencia, ahorro de tiempo y dinero, aumento de la productividad, permitiendo un mayor enfoque y flexibilidad. Para el 65% de los trabajadores, trabajar desde casa es una razón para que les guste aún más su trabajo. Según la encuesta de FlexJobs, el teletrabajo es el tipo de arreglo de trabajo flexible más demandado (80%), seguido de horarios flexibles (71%).

Sin embargo, para los propietarios de negocios en 2020, cambiar su empresa a un modo remoto, total o parcialmente, puede convertirse en una estrategia de supervivencia por aún más razones. Ahora no solo es una forma inteligente de reducir costos, lanzar operaciones multinacionales, trabajar con socios extranjeros. El trabajo remoto también es una forma de adaptarse y proporcionar a su equipo el distanciamiento social necesario para hacer frente a la pandemia global.

Afortunadamente, existen suficientes herramientas y plataformas que permiten operaciones en línea fluidas y comunicación relacionada con el trabajo. Cuando administra empleados remotos, es importante saber qué herramientas de productividad y herramientas de colaboración en línea usar y cómo lo ayudarán a administrar su empresa desde cualquier lugar.

Le pedimos a 13 empresas remotas que compartieran sus herramientas de colaboración favoritas que puede considerar para su negocio.

Jonathan Holloway, Sin examen

Como empresa que es 100% remota, confiamos en gran medida en el conjunto de productos de Google para la colaboración. Las hojas de Google y los documentos de Google son enormes para nosotros. Su suite tiene todo lo que necesitamos, desde video chat hasta conferencias telefónicas, intercambio de archivos y colaboración de documentos.

Hemos probado otros productos en el pasado como Slack, Trello y Airtable. Descubrimos que es más fácil tener un lugar al que ir para todas nuestras necesidades, en lugar de tener que administrar un puñado de servicios diferentes.

Hemos estado en el negocio desde 2013, y nos volvimos completamente remotos en 2015. Somos una correduría de seguros de vida digital. Descubrimos que era más fácil para los vendedores remotos superiores, ya que estábamos luchando por encontrar talento calificado en nuestra área. Desde entonces, hemos decidido que no es necesario que las personas vayan a la oficina. Es el beneficio número uno que puede brindar a los empleados.

Katie Horgan, asistente de donaciones

Estamos constantemente pensando en formas de conectarnos con nuestra fuerza laboral remota. Nuestras dos herramientas principales son Slack y Google Hangouts, ya que cada una tiene un propósito diferente.

Usamos canales dedicados de Slack para enviar mensajes instantáneos a nuestros controles remotos a los que toda la empresa está invitada a unirse.

Para los chats de video, usamos Google Hangouts siempre que sea posible.

Greg Mercer, explorador de la selva

Hasta el año pasado, éramos un equipo completamente remoto, e incluso ahora solo la mitad del equipo está en oficinas (con sede en Austin, Vancouver y Shenzhen).

Como equipo, utilizamos mucho Slack , Zoom , Airtable y Google Drive . Usamos Slack para nuestras comunicaciones rápidas y diarias, así como para las formas de celebrar cumpleaños, logros o bromas al azar. Usamos Zoom para cualquier reunión que tengamos. Airtable se utiliza para realizar un seguimiento de las tareas individuales y de equipo, y el progreso que se ha realizado en un proyecto específico. Para compartir archivos, consideramos que Google Drive es el más fácil de compartir y colaborar al mismo tiempo, como lo hacemos a menudo como equipo.

Rhiannon Payne, Sea Foam Media

Para mantener fluidos los procesos internos de negocios y ventas, utilizamos las siguientes herramientas:

  • Trello (gestión de proyectos y tareas)
  • Slack (comunicación interna)
  • Telegram (comunicación con el cliente externo)
  • Documentos de Google
  • Qwilr (propuestas de clientes)
  • HelloSign (contratos)
  • MailChimp (campañas de correo electrónico)

Trello es el verdadero MVP aquí porque nos permite permanecer ágiles y escalables, ya que es muy simple pero altamente personalizable. Mi gerente de proyecto y yo hemos pasado mucho tiempo durante el último año probando A / B diferentes estrategias para aprovechar al máximo Trello, y ahora hemos logrado que nuestros procesos estén bien marcados, pero siempre estamos abiertos a nuevas ideas para optimizar las cosas más lejos.

También he personalizado los tableros de Trello específicamente para ayudarme a administrar nuestro embudo de ventas, ya que constantemente tenemos muchos clientes potenciales nuevos y oportunidades de asociación. También ayuda que Trello sea de uso gratuito y, debido a que ya estamos gastando mucho en otras herramientas como Premium Slack, ese ahorro de costos mensuales tiene un gran impacto.

Para alguien que acaba de empezar con Trello, a veces puede resultar intimidante porque * es * muy personalizable. Recomiendo ver videos tutoriales de YouTube sobre cómo comenzar a configurar tableros, listas, tarjetas y listas de verificación para su equipo. ¡También puede usar tableros solo para deshacerse de sus ideas creativas y mantener listas de tareas personales para realizar!

David Alexander, Mazepress

Como desarrollador web y comercializador digital que trabaja con un equipo de autónomos y clientes en todo el mundo, es vital para nosotros utilizar herramientas de colaboración para garantizar que nuestro trabajo se pueda realizar de la manera más eficiente posible.

Nuestra herramienta preferida es Asana , debido a su interfaz de usuario fácil de usar y lo fácil que lo hace para incorporar nuevos colegas y clientes.

Asana proporciona toda la funcionalidad esencial requerida, como administración de tareas, calendarios, listas de verificación que podemos reutilizar e informes de progreso, pero también es ampliable para que podamos personalizar el flujo de trabajo para incluir campos personalizados, dependencias de tareas y otras características que a menudo también se requieren para nosotros. trabajar lo mejor que podamos.

La cantidad de empresas con las que entro en contacto que todavía dependen de los correos electrónicos internos como su principal medio de comunicación como equipo es asombrosa y algo que constantemente señalo como una ineficiencia fundamental que debe rectificarse.

¿La respuesta? Utilizar herramientas de colaboración y gestión de proyectos para permitir una conversación más granular sobre detalles específicos en lugar de correos electrónicos prolijos donde los detalles a menudo se pierden.

Hay muchas herramientas excelentes, pero para nosotros, Asana cumple todos los requisitos, pero también usamos integraciones como Google Drive , Evernote y otros servicios externos que pueden funcionar en connivencia con Asana.

Greg Dorban, libro mayor Bennett

Ledger Bennett es una agencia de marketing B2B multinacional y galardonada que presta servicios a empresas globales y empresas de expansión. Hemos construido una cultura colaborativa y de trabajo remoto para ayudarnos a brindar un mejor servicio a sus clientes. Con cuatro ubicaciones (2 en el Reino Unido y 2 en EE. UU.), Además de trabajar desde las oficinas de los clientes, ubicaciones remotas y trabajar desde casa, regularmente tendremos el 50% de los empleados en ubicaciones individuales en un día determinado.

Uno de los mayores desafíos que hemos tenido es fomentar la colaboración, la aportación de especialistas en el momento adecuado y la visibilidad de todas las partes interesadas en un proyecto. Al ser una empresa de servicios y no productos estándar, esto se ve agravado por las diferentes ubicaciones con una diferencia horaria de 8 horas.

Usamos un montón de herramientas para ayudarnos a hacer esto. Internamente usamos Asana para la asignación de tareas y Synergist para la planificación de la capacidad. También usamos una combinación de Slack , WhatsApp y Skype (lo que sea que use nuestro cliente) para mejorar la colaboración, no solo internamente, sino externamente con los clientes.

Pero, con mucho, la parte más importante es nuestra política sobre cámaras de video obligatorias en todas las llamadas. Estamos constantemente en grupos de Skype y en videollamadas, incluso dejar mensajes de voz en video son breves. Esta visibilidad cara a cara no solo es importante para construir nuestra cultura como equipo de una empresa, independientemente de la ubicación, sino que ayuda a comunicar de manera más efectiva los matices de lo que estamos tratando de lograr.

La ventaja general es poder cambiar el trabajo más rápido con efectivamente el doble de días hábiles, lo que brinda una cobertura cercana a las 24 horas y un crisol de experiencia y conocimiento más amplio que el que se puede lograr en un solo lugar.

Natalie Athanasiadis, Ormi Media

Nuestra herramienta favorita es todo lo que cae bajo el paraguas de G suite . Tenemos expertos que colaboran en proyectos en múltiples zonas horarias, por lo que mantenernos organizados es la clave de nuestra eficiencia.

Usamos hojas de Google para la gestión de proyectos y campañas, tareas para asignar actividades al equipo, usamos Hangouts para colaborar y ponernos al día. Es, con mucho, la mejor herramienta que usamos, y debido a que está todo bajo el mismo paraguas, no tenemos 100 pestañas y herramientas diferentes abiertas. Podemos hacer todo desde nuestra pestaña de correo electrónico y las hojas de cálculo de cualquier campaña específica.

Crisantos Hajibrahim, Prodoscore

Prodoscore es una empresa totalmente "virtual", con empleados en todo Estados Unidos. Como puede imaginar, las herramientas de colaboración son muy importantes para que nos mantengamos conectados y actualizados en todos los asuntos relevantes.

Elegimos G-Suite de Google como nuestro paquete de colaboración, que funcionó muy bien. Es asequible, profesional y fácil de usar: escala ya que necesitamos cumplir con todos nuestros requisitos de comunicaciones. El mejor atributo es que nunca tenemos que preocuparnos por perder documentos o encontrarlos rápidamente, incluso si alguien más fue el autor.

Ollie Smith, experto seguro

Como una empresa totalmente remota con nuestro equipo repartido por la mitad del mundo, necesitamos excelentes herramientas de colaboración en línea que nos permitan funcionar como un equipo eficaz. Mi destacado tiene que ser la aplicación Slack . Esta fantástica herramienta nos ayuda a:

  1. Fomentar la colaboración : elimina muchas de las barreras que tradicionalmente han sido obstáculos para la transparencia y la colaboración. Como fundador y CEO, me da una idea de lo que piensa mi equipo, sin interferir con sus respectivos roles.
  2. Ha reducido el tráfico web a la mitad: Slack elimina la mayor parte del intercambio que solía llenar mi bandeja de entrada de correo electrónico.
  3. Me ha permitido simplificar el proceso uno a uno ; me permite configurar fácilmente reuniones uno a uno y actúa como un registro histórico de cualquier conversación con cualquier miembro del equipo.

Amber Hinds, Road Warrior Creative

La herramienta número uno que permite a nuestro equipo colaborar de manera eficiente es, sin lugar a dudas , Basecamp . Me estremezco al pensar en los días antes de que introdujimos la herramienta de gestión de proyectos en nuestros procesos, y me da miedo tener que volver a ellos.

Basecamp es el centro centralizado para todas nuestras comunicaciones, tanto internas como con los clientes, y mantiene todo documentado y programado; nos mantiene a tiempo y organizados, y es tan útil que mi socio y yo incluso compartimos un proyecto de Basecamp para gestionar nuestro personal. ¡vida!

Otras dos herramientas que son útiles para nuestro equipo remoto incluyen G Suite , que permite una fácil colaboración de documentos en tiempo real, y Zoom , que es la forma en que realizamos reuniones cara a cara con el equipo y el cliente.

Además de esas herramientas, también creamos y agregamos continuamente a una base de conocimientos interna / manual de operaciones para empleados, construido como un sitio de WordPress protegido con contraseña. Documentar los procesos y los estándares ha sido vital para nuestro éxito y minimizar el tiempo de preparación cuando se incorpora un nuevo empleado.

Debido a que no podemos darnos el lujo de permitir que los nuevos empleados sigan a sus compañeros de trabajo en sus primeros días, tener procesos bien documentados es vital para incorporar nuevos miembros al equipo sin problemas. Es posible que muchas personas no se den cuenta de que WordPress se puede usar para intranets u otros sitios web no públicos, pero es una gran herramienta para todo tipo de usos y fue perfecta para nuestras necesidades a medida que desarrollamos nuestro manual de operaciones.

Hamna Amjad, ciclista

Al ser un equipo remoto, utilizamos una serie de herramientas de colaboración para garantizar que todos los miembros de nuestro equipo estén en la misma página y que todo esté alineado de acuerdo con la agenda de nuestra empresa. Nuestras herramientas más utilizadas son Google Docs para documentación, Slack para comunicación y Google Drive para compartir archivos. Pero recientemente, comenzamos a usar Trello y nos encanta cómo nos ha ayudado a administrar nuestro flujo de trabajo, mejorar nuestra colaboración y mejorar nuestra productividad.

Usamos tableros, listas y tarjetas de Trello para organizar y priorizar nuestros proyectos. Puede configurar listas de tareas pendientes, delegar tareas y dar su opinión a otros. Nos ha ayudado a eliminar muchos correos electrónicos de ida y vuelta, ahorrándonos tiempo para concentrarnos en cosas más importantes. Podemos ver fácilmente en el tablero, en qué proyecto está trabajando alguien y su progreso en él. Esto nos ayuda a estar al tanto de las cosas y a trabajar de manera más eficiente. Además, Trello se puede integrar con nuestras otras herramientas favoritas como Google Drive, Slack y Evernote, lo cual es una gran ventaja.

Siddhartha Gupta, Mercer-Mettl

  • Lugar de trabajo por Facebook

Con la ayuda de Workplace by Facebook, estás separado de los miembros de tu equipo por la distancia y no por la productividad y el compromiso. A menudo, los trabajadores remotos se pierden algunas actividades divertidas, pero con las funciones y los procesos habilitados para inteligencia artificial, todo parece súper fácil. Workplace es divertido de usar, ya que es tan emocionante como cualquier plataforma de redes sociales.

Obtiene actualizaciones continuas en su portal de noticias, puede iniciar un video en vivo en cualquier momento, realizar reuniones de video y aprovechar la mensajería instantánea, todo en todos los dispositivos, ya sea un teléfono móvil, computadora portátil o tableta. Como complemento, también puede corregir otras herramientas como Office 365 y rastrear varios problemas sobre la marcha.

  • WhatsApp

A menudo ignorado de su condición de uno de los salvadores profesionales, es WhatsApp. Está subestimado, pero su ubicuidad y disponibilidad lo convierte en una de las herramientas más queridas y dependientes en todo el mundo: puede crear grupos de trabajo para diferentes proyectos, enviar mensajes a las personas sobre el progreso del trabajo, compartir imágenes y videos, y también tener videoconferencias. Es la herramienta más simple que ayuda mucho a las personas en sus esfuerzos y compromisos profesionales.

  • Asana

Si su vida profesional depende en gran medida del trabajo en equipo (informar a un gerente o tiene personas que le informan) y necesita actualizaciones continuas de ellos mientras trabaja de forma remota, Asana es la herramienta adecuada para usted. Tiene múltiples usos para sus esfuerzos profesionales, ya que puede verificar fácilmente lo que está sucediendo, cuántos proyectos se han completado, quién aún está pendiente de su parte para enviar el trabajo e incluso adjuntar y verificar varios archivos adjuntos como documentos, gráficos y videos. todo de una vez.

William Lipovsky, Finanzas del primer trimestre

En First Quarter Finance, nuestra herramienta de colaboración online favorita es Slack . Nuestro equipo completamente remoto de investigadores, escritores y editores utiliza Slack constantemente tanto para la colaboración como para la comunicación. Los editores pueden compartir información e intercambiar ideas entre sí y con nuestros escritores mientras envían un borrador a través de varias rondas de edición. Como equipo, podemos discutir cosas como la guía de estilo o los cambios de política con todos los que tienen la misma oportunidad de compartir sus comentarios, algo que puede no ser posible a través de una videoconferencia o llamada de voz muy poblada.

Como herramienta de comunicación, Slack es una parte integral de nuestro flujo de trabajo diario y los beneficios de Slack para una organización remota son obvios. Cuando un equipo se distribuye por todo el mundo, no podemos ir a las oficinas de los demás ni reunirnos en una sala de conferencias para compartir información. Slack nos permite abordar cualquier problema o pregunta de manera rápida y eficiente, ya sea individualmente o en grupo. No existe una forma más rápida de garantizar que nuestro personal esté al tanto de las nuevas políticas o proyectos que enviar un mensaje de Slack a todos los que necesitan ser notificados.

Ahí lo tienes: las herramientas de colaboración en línea más favoritas compartidas por las empresas remotas que entrevistamos. ¿Qué herramientas de colaboración en línea utiliza para administrar su negocio? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!