¿Prioridades arruinadas? 5 razones por las que no está trabajando en los proyectos de contenido adecuados

Según todos los informes, Dwight D. Eisenhower era un tipo bastante inteligente, uno de los pocos presidentes de Estados Unidos que llegaron a la Oficina Oval sin haber ocupado ningún tipo de cargo electo.

Puede que Eisenhower nunca haya servido como gobernador o senador, pero se las arregló para ganar un pequeño conflicto conocido como la Segunda Guerra Mundial, como comandante de las fuerzas aliadas en Europa. ¿Te imaginas una situación de mayor riesgo en la que priorizar tus decisiones y tareas diarias? Sin embargo, encontró un camino, siendo pionero en lo que se conoce como la Matriz de Eisenhower, que luego popularizó en los círculos empresariales Stephen Covey.

Algunas tareas son urgentes. Algunos son importantes. Algunos son ambos. La idea es priorizar cuidadosamente para que dediques el mayor tiempo posible a tareas importantes (obviamente las importantes y urgentes primero), sin atascarte demasiado en tareas urgentes que no son importantes, y especialmente para dejar de perder el tiempo tareas que no son ni urgentes ni importantes.

Esta mentalidad puede ser tan útil para crear contenido increíble como para ganar guerras. “En todos los casos, no poder priorizar de manera efectiva conduce al fracaso”, dice Nicholas Dragon, gerente de marketing digital de Intermountain Healthcare.

Cuando un equipo no puede establecer prioridades realistas, se incumplen los plazos, los proyectos se retrasan, los clientes se sienten descontentos y los equipos se vuelven cada vez menos eficaces. Llegas al punto en que estás apagando incendios el 90% del tiempo en lugar de producir cosas interesantes.

Si no se siente tan victorioso como le gustaría con sus esfuerzos de marketing de contenido, o si está luchando para distinguir si está trabajando en el contenido correcto o no, todo podría reducirse a cinco simples prioridades. problemas. Aborde cada uno de los siguientes en su organización, y finalmente podrá llevar a su equipo fuera de un terreno urgente y a un territorio sin importancia, donde se producen las cosas interesantes.

1. No sabes qué hay en tu cola de trabajo

“Como ocurre con muchos grupos, recibimos más solicitudes de las que posiblemente podemos cumplir”, dice Nicholas. "Esto solía atascarnos porque intentábamos ser todo para todos y dejamos que el solicitante estableciera el nivel de prioridad".

Cuando alguien pasaba por la oficina de Nicholas, necesitando esto o aquello para una reunión mañana o un evento la próxima semana, su equipo entraba en acción y lo hacía posible. "Permitimos que su problema se convirtiera en nuestro problema", dice, "lo que provocó un efecto dominó con fechas límite para todos nuestros otros proyectos".

Debido a que no tenía una ventana clara a la lista completa de trabajo actual y futuro de su equipo, era difícil calcular las verdaderas consecuencias de aceptar cada solicitud de ayuda de último momento.

Las ventanas emergentes de Office no son la única forma en que las solicitudes de trabajo llegan a la cola de su equipo, y ese es el problema. Algunos proyectos se inician a través de una planificación cuidadosa, que surge de una reunión de planificación trimestral o una reunión inicial individual. Otros pueden llegar por correo electrónico o notas adhesivas, mensajería instantánea o incluso un mensaje de texto o de voz. Otros más pueden mencionarse como un aparte en una reunión sobre otra cosa ("Oye, Lisa, creo que tenemos que saltar sobre la sugerencia de Blake. ¿Puede tu equipo tomar eso como un elemento de acción y hacer que suceda en el tercer trimestre?").

Dado que las solicitudes llegan de todas las direcciones y llegan en diferentes formatos, es imposible evaluarlas entre sí y saber qué proyecto abordar primero. Lo que necesita es consistencia y visibilidad. Y eso significa exigir que todos envíen todas las solicitudes a través de un único portal, de la manera más uniforme posible. Las opciones incluyen:

• Sistema de ticketing personalizado
• Software de gestión de tareas o trabajos
• Bandeja de entrada de correo electrónico única (p. Ej., [Correo electrónico protegido])
• Formulario de Google que se inserta en una hoja de cálculo
• Individuo en su equipo asignado para discutir todas las solicitudes entrantes

Independientemente de cómo elija abordarlo, el objetivo es tener un lugar al que pueda ir para ver qué hay en cubierta para su equipo, y para que todas las nuevas solicitudes lleguen a esa misma plataforma, para que tenga la capacidad de compararlas con cada una. otro. ¿Todo ese asunto de pasar por tu escritorio con un proyecto de contenido que debe entregarse mañana y estar ahí esperando a que aceptes? Sí, tienes que cerrar eso.

2. No ha definido criterios de priorización

Otra razón por la que muchos equipos dedican su tiempo a trabajar en el contenido incorrecto es que no han encontrado una buena manera de distinguir entre tareas importantes y no importantes. En cambio, eligen sus prioridades basándose libremente en lo siguiente:

• Qué urgente es. Esta es una idea terrible, dado que a veces la única razón por la que algo es urgente es porque el solicitante no planificó con anticipación. ¿Alguna vez escuchó el dicho: "La falta de planificación de su parte no constituye una emergencia de mi parte"? Es bueno memorizar.

• Quién lo pidió. Sí, debe dar más importancia a los proyectos que provienen del CEO que a las sugerencias de su pasante de verano, pero no será eficaz en su trabajo si todos los que están por encima de usted en el organigrama obtienen un sí automático a cada solicitud. Después de todo, ¿qué sucede cuando recibe dos solicitudes en competencia de personas con idéntica influencia política? ¿Cómo decides entre esos?

• Qué fácil o divertido parece ser. Siempre ha querido probar suerte con contenido de video creativo, por lo que cuando un patrocinador ejecutivo le ofrece un proyecto de video divertido, puede colocarlo casualmente en la parte superior de su lista de solicitudes, sin realmente sopesar su impacto en sus otras prioridades.

• Qué tan bien definida está la solicitud. La Solicitud A se le presenta detalladamente detalladamente. Sabes exactamente cuáles son las expectativas y cómo hacer para cumplirlas. La solicitud B es vaga y mal definida, pero puede ver que tendrá un valor estratégico real. Puede tener la tentación de poner la Solicitud A en la parte superior de su lista de prioridades, en parte para recompensar al solicitante concienzudo y minucioso. Pero la Solicitud B podría ser donde está el dinero.

Este sistema no es realmente un sistema en absoluto. Es la forma en que los equipos reaccionan a las solicitudes cuando están en modo de supervivencia. En su lugar, debe detenerse y evaluar regularmente su carga de trabajo en función de criterios preestablecidos, tanto para saber dónde se encuentra como para tener la oportunidad de poner orden en el caos. Algunas organizaciones utilizarán un cuadro de mando o un sistema de puntos para facilitar este proceso. Otros priorizan semanalmente o incluso a diario utilizando el enfoque de marketing ágil.

“Recientemente desarrollamos un nuevo proceso de admisión para solicitudes de proyectos”, dice Nicholas. “Comenzamos estableciendo un nivel de prioridad predeterminado para los proyectos y mejorando la comunicación sobre las expectativas relacionadas con el tiempo y la entrega. Cualquier proyecto que no esté directamente relacionado con las metas y los objetivos operativos de la organización recibe automáticamente el estado de no prioridad ".

Nicholas argumenta que solo hay dos niveles de prioridad: algo es prioritario (es decir, relacionado con los objetivos operativos) o no lo es. “Si necesita poner algo en un grupo de segunda o tercera prioridad, no es realmente una prioridad”, dice. "No lo llames así".

3. Sus criterios de priorización no se alinean con la estrategia de la empresa

Tal vez esté haciendo esfuerzos para priorizar las tareas entrantes, pero si no está teniendo en cuenta la estrategia de la empresa durante ese proceso, su lista de criterios no es más que una linda decoración de pared.

Si, por otro lado, sus criterios de priorización pueden estar directamente vinculados a los objetivos corporativos clave, se vuelven inexpugnables, especialmente cuando esos intrusos inevitables intentan que usted doble o rompa las reglas para las solicitudes de sus mascotas.

Chris Savoie, que trabaja a nivel de director en la industria del software, dice que los gerentes deben pensar en sí mismos como traductores. Habla un idioma con aquellos a quienes informa y otro idioma con aquellos a quienes dirige. Su trabajo consiste en traducir la estrategia corporativa en un trabajo viable. Y cuando el trabajo está hecho, tienes que traducir los resultados en números que les interesen a los jefes.

“El esfuerzo que dedico a traducir el trabajo de mi equipo en métricas informables ayuda a revelar los números a los que debería prestar atención, y garantiza que los proyectos que ingresan a mi equipo estén alineados con los objetivos estratégicos que quieren mis jefes”, dice Chris.

Tanto durante su proceso de priorización inicial como cuando está informando sobre proyectos completados, es esencial trazar una línea directa entre los esfuerzos de su equipo y las iniciativas estratégicas más importantes de la empresa.

4. No tiene la aceptación de los ejecutivos

Es posible que haya tenido en cuenta los objetivos estratégicos clave al seleccionar sus criterios de priorización, pero si sus jefes no lo saben , será menos probable que respeten su proceso. Necesitas obtener el sello real de la gerencia.

Explique su proceso a los altos mandos, así como su razonamiento. Explique que para mantenerse enfocado en las prioridades que harán avanzar la agenda corporativa, todos (incluidos ellos) deben seguir sus procesos como se describe. Nadie obtiene un pase gratuito para adelantar un proyecto al resto. Deje en claro que al firmar su proceso, le están dando la autoridad para decir que no, o todavía no, a cualquier persona (incluidos ellos).

"Soborno. Donuts. Rocío de la montaña. La gente intenta todo tipo de cosas para sortear el proceso ”, dice Nicholas. Él llama al intento más común la rutina “Le digo a papá”, donde la gente se salta pasos en la cadena de mando para obligar a un equipo a cumplir con una solicitud poco realista.

“Con nuestro proceso actual, trabajamos con nuestro equipo de liderazgo senior para desarrollar algo en lo que todos pudieran estar de acuerdo”, dice. “Con la aceptación de todos, incluida la alta gerencia, el método 'le digo a papá' no funciona. Si alguien intenta usar ese método, la primera pregunta es: '¿Seguiste el proceso?' ”

5. No aplica las reglas

Puede tener toda la aceptación ejecutiva del mundo, pero si no es coherente al seguir su propio proceso y hacer cumplir las reglas, todo se derrumbará, un proyecto de contenido a la vez. Si le resulta difícil seguir con diligencia su propio proceso, considere la posibilidad de que sea demasiado complicado.

"Los procesos que tienen éxito, sin importar cuál sea su propósito, son simples", dice Nicholas. “Un proceso simple toma muy poco tiempo para completarse y no hay lugar para malentendidos. Si su formulario de admisión es una página completa y solicita detalles técnicos sobre los tamaños de fuente y el kerning, ¿cuántas personas se tomarán el tiempo para completarlo? En su lugar, buscarán formas nuevas y creativas de solucionarlo ".

Priorizar a la derecha

¿Cómo determina un equipo de contenido qué es lo más importante, para que no se vean envueltos constantemente en las tareas urgentes que parecen estar en llamas en este momento?

Comience ganando visibilidad de su trabajo actual y futuro. Defina un conjunto de criterios para determinar la prioridad de los nuevos proyectos (como un sistema de puntos o un cuadro de mando) y asegúrese de que esos criterios se alineen con los objetivos corporativos. Presente su plan a la gerencia y obtenga la aceptación. Luego trabaje dentro de los límites que establezca y no deje que nadie eluda las reglas. Si todo eso falla, lo cual no ocurrirá, pregúntese: ¿Qué haría Eisenhower?

Nota del editor: Agradecemos el apoyo de Workfront al Content Marketing Institute como un benefactor pagado. Este artículo fue revisado y editado de forma independiente para garantizar que se adhiera a las mismas pautas editoriales que todas las publicaciones de blogs no patrocinadas.

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Imagen de portada de Joseph Kalinowski / Content Marketing Institute