Martes de consejos: 27 trucos principales para la planificación de eventos para ahorrar tiempo

Publicado: 2021-08-08

¿Cómo puede mejorar un planificador de eventos? ¡Por supuesto, con algunos consejos y trucos fantásticos para la planificación de eventos que le permitirán ahorrar tiempo! Hemos reunido 27 de las estrategias de productividad más creativas y efectivas conocidas por el planificador de eventos moderno en esta lista de ideas que sorprenderán, inspirarán y, en última instancia, informarán el proceso de su evento.

Descubra nuevos secretos de planificación de eventos que le permitirán ahorrar tiempo

1. Tener reglas con respecto a eventos de última hora o cambios de contrato.

Aunque hay muchas formas de manejar los cambios de eventos de última hora, la prevención es clave. Por lo tanto, en su contrato, asegúrese de incluir reglas sobre lo que sucede cuando ocurren cambios significativos de 1 a 3 meses, 1 a 4 semanas y el día de 1 semana. También asegúrese de tener por escrito el alcance de su trabajo.

2. Ponga a prueba al nuevo personal en eventos más pequeños.

Trabajar con el personal del evento es una habilidad en sí misma. No incorpore nuevas contrataciones al personal para sus eventos más importantes hasta que haya visto cómo pueden desempeñarse en eventos más pequeños y menos intensos al menos una vez.

3. Envíe memes recordatorios de fecha límite a socios, patrocinadores y equipos.

Los memes tienen un efecto científicamente probado en el cerebro humano . Entonces, aunque todos odian en secreto sus correos electrónicos amistosos de recordatorio, agregar un meme puede ayudar a activar los centros de formación de memoria de nuestro cerebro (porque, por definición, un meme está asignando significado a una imagen que de otro modo no tendría sentido) y ayudar a los participantes a sentir una mayor sensación de comunidad al haber participado. en (o al menos puede reconocer) el intercambio casi tribal que les llevó a conocer este fragmento particular de microinformación.

4. Haga que los proveedores de eventos paguen cargos por pagos atrasados.

Nada enciende un fuego debajo de una persona como tirar un buen dinero. Configure los proveedores de su evento con los mismos parámetros y cifras de tarifas atrasados ​​que usa con sus clientes (el tamaño de la tarifa no importa; su existencia debería ser suficiente para infundir miedo en sus corazones).

5. Utilice chatbots para comunicarse con los asistentes al evento.

Use chatbots antes de su evento para establecer la voz y el tono de la marca de su evento, brindar soporte de servicio al cliente y recopilar datos sobre su audiencia a través de encuestas o sondeos.

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6. Cree videos de capacitación para el personal del evento.

En la semana previa al evento, envíe un enlace a un conjunto de videos protegido con contraseña que el personal pueda revisar (y preferiblemente ser interrogado) que los prepare para el gran día. Aquí hay algunas ideas para usar videos de capacitación para empleados que puede aplicar directamente a su evento.

7. Canalice todos los feeds de las redes sociales de su evento en una sola plataforma.

Herramientas como Buffer, HootSuite y Everypost consolidan múltiples canales en un solo tablero para que pueda tener una vista panorámica del contenido que está distribuyendo y cómo reacciona la audiencia de su evento sin alternar entre media docena de sitios.

8. Obtenga una herramienta de gestión de eventos todo en uno.

Las mejores opciones de software de gestión de eventos deberían ayudarlo a realizar tareas como: elaborar su presupuesto, buscar lugares para eventos, diseñar su plano o distribución, colaborar con las partes interesadas clave y ayudar a comercializar el evento en sí.

9. Configure los mensajes de texto desde su computadora.

Es realmente una distracción tener que monitorear simultáneamente los correos electrónicos en su escritorio y los mensajes en su teléfono, así que intente mantenerlos todos en un solo lugar. Si ya tiene una Mac, probablemente pueda usar iMessage. Pero si tiene una PC o se está comunicando con alguien que no tiene un teléfono Apple, simplemente siga estas instrucciones.

10. Centralice las comunicaciones de eventos.

La persona promedio pasa el 28% de todo el día laboral simplemente enviando y respondiendo correos electrónicos. Ahorre a usted y a todo su equipo esa cantidad de tiempo implementando una única solución de servicios de eventos en la que todos puedan compartir documentos, consolidar hilos de mensajes y obtener actualizaciones en tiempo real sobre los estados de los proyectos sin tener que abrir su bandeja de entrada.

11. Deje que el software de análisis facial realice estudios de mercado por usted.

El reconocimiento facial se puede utilizar para reducir los registros manuales de los invitados a los eventos, mejorar la seguridad de los eventos, crear mapas de calor de programación y recopilar de manera ordenada nuevos clientes potenciales.

12. Organice su lista de tareas pendientes por urgencia e importancia.

Apodado la Matriz de Eisenhower, este gráfico útil puede ayudarlo a ordenar su lista de tareas pendientes y abordar solo las tareas más importantes primero (es decir, las que son tanto urgentes como importantes).

13. Asignar un desempate informado dentro de la empresa.

Los desacuerdos entre las partes interesadas del evento surgen de vez en cuando, pero trabajar hacia esas soluciones tiene el potencial de ocupar una parte más grande de la línea de tiempo que planeó. Asegúrese de que su líder de decisión designado conozca todos los detalles de la situación, pueda hacer una observación imparcial de ambos lados y sea bueno bajo presión.

14. Cree un horario muy detallado para su día de trabajo.

Planifique actividades usando bloques de 15 minutos, recuerde programar descansos, agrupar tareas similares en los mismos períodos de tiempo.

15. Rechace las interrupciones bloqueando el tiempo de trabajo en solitario en su calendario público.

El bloqueo de tiempo de esta manera ayuda a garantizar que otros miembros del equipo respeten sus límites mientras usted se concentra en la tarea.

Guía: Cómo crear una lista de verificación para la planificación de eventos

16. Obtenga los requisitos de orden, tiempo y documentación de cada uno de sus proveedores de respaldo.

Si algo sale mal con sus proveedores, probablemente será un problema de última hora. Por lo tanto, tenga al menos 3 opciones de respaldo con todos los detalles relevantes disponibles en su carpeta de planificación de eventos para cada tipo de proveedor que necesitará su evento.

17. Realice una revisión del flujo de trabajo.

Hacer un seguimiento de lo que hace todos los días puede conducir a un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida, pero también puede ayudar a identificar las debilidades en su proceso actual. Por ejemplo, es posible que deba delegar más tareas administrativas o realizar reuniones más breves.

18. Agregue constantemente a una lista de oradores y presentadores potenciales para eventos futuros.

Recopile nombres de personas que sean influyentes en su industria, que sean grandes conferencistas o que hayan expresado interés en trabajar con su marca públicamente. Cuando llegue el momento de reservar sus oradores, no tendrá que pasar horas buscando en LinkedIn y en su lista de contactos para encontrar a alguien, ¡solo consulte la lista!

19. Visualice cómo agilizaría su proceso si su programa actual se duplicara.

Este gran ejercicio psicológico te obliga a descubrir cómo, en la situación de mayor presión imaginable, podrías lidiar y superar los desafíos de programación que vienen con una carga de trabajo completamente maximizada. Es prácticamente la mejor manera de vencer la ley de Parkinson.

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20. Haga una lista de expectativas y tareas de las que serán responsables todos los voluntarios de su evento (y compártala con ellos con anticipación).

El día del evento, responder preguntas y microgestionar a los voluntarios del evento consume demasiado tiempo. Además, apreciarán mucho que te prepares para ellos (es una de las mejores formas de hacer felices a tus voluntarios).

21. Automatice el proceso de registro de eventos.

Acelere el proceso eligiendo una excelente aplicación de registro de eventos. Busque funciones fáciles de usar que reduzcan aún más el tiempo que lleva capacitar al personal de su evento sobre cómo usar el programa si desea generar un impacto adicional en la productividad.

22. Comparta pantallas de escritorio con su teléfono.

Herramientas como Chrome to Mobile le facilitan la sincronización de todas las pestañas abiertas de un dispositivo a otro, lo que resulta útil cuando se dirige a una reunión, viaja hacia o desde un lugar o simplemente necesita guardarlas. páginas particulares para verlas en el futuro más tarde.

23. Discutir oradores y organizar presentaciones a través de una única plataforma colaborativa.

Usar el correo electrónico para responder preguntas de los oradores, aprobar esquemas y recopilar fotos o biografías no es eficiente, por lo que es mejor usar una sola herramienta que reúna a todos sus oradores en un área digital que puede supervisar.

24. Utilice un creador de sitios web de registro de eventos en lugar de crear uno desde cero.

Además, el uso de una solución personalizable facilitará la recopilación de información de la audiencia, mantendrá altos niveles de seguridad, mejorará la estrategia de su evento y brindará funciones adicionales que le permitirán ahorrar tiempo y completar su nuevo plan de productividad.

25. Agregue un escáner QR a su aplicación de eventos.

El uso de códigos QR para eventos hará que sea más fácil registrar a las personas y ayudará a sus stands o patrocinadores a realizar actividades de eventos valiosas que generen prospectos sin requerir demandas adicionales en su agenda.

26. Utilice plantillas para crear encuestas y sondeos de eventos.

Combine una aplicación de encuesta de eventos móvil con preguntas de encuestas de eventos para asistentes, patrocinadores o partes interesadas.

27. Tenga una herramienta de clasificación de correo electrónico que le dé prioridad a su bandeja de entrada.

Si tienes Gmail, prueba herramientas como Sortd. Ayudan a convertir su bandeja de entrada en una lista de tareas pendientes, utilizando columnas personalizables para organizar las tareas en función de sus correos electrónicos. Si utiliza un proveedor de correo electrónico diferente, busque una extensión que le permita ir más allá de la codificación de colores básica para proporcionar una ayuda organizativa realmente útil.

Aún más secretos de planificación de eventos

Si desea encontrar aún más formas de ser productivo como planificador de eventos, intente leer sobre cómo manejar problemas y soluciones comunes antes de que surjan. También puede ahorrar tiempo utilizando esta lista de verificación de eventos personalizable o repasar sus habilidades de comunicación por correo electrónico antes de que comience su próximo gran proyecto para crear un plan de productividad completo.

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