Cómo realizar un seguimiento de proyectos y tareas para sus clientes

Publicado: 2021-11-04

Las estadísticas recientes de seguimiento del tiempo muestran que la economía de los EE. UU. Pierde hasta $ 7,4 mil millones por día laboral solo en actividades laborales no registradas.

Eso es una gran cantidad de dinero que podría haberse ahorrado al realizar un seguimiento y administrar adecuadamente su proyecto desde su cliente, especialmente si realiza un trabajo independiente o trabaja en una agencia.

Pero, ¿qué debe rastrear exactamente para sus proyectos y tareas? ¿Y cómo debería abordar el proceso?

En esta publicación de blog, cubriremos:

  • Cómo puede configurar correctamente sus proyectos y tareas para facilitar su seguimiento.
  • Cómo puede realizar un seguimiento del tiempo dedicado a trabajar en los proyectos y tareas.
  • Cómo puede realizar un seguimiento de su progreso y desempeño en las tareas y proyectos.
  • Cómo puede rastrear y distinguir entre actividades facturables y no facturables.
  • Cómo puede realizar un seguimiento de las estimaciones y los plazos.

Cómo realizar un seguimiento de proyectos y tareas para sus clientes-cover

Tabla de contenido

  • ¿Por qué debería realizar un seguimiento de proyectos y tareas?
  • Cómo configurar y realizar un seguimiento de proyectos y tareas
    • Configuración y seguimiento de esquemas de proyectos
      • Cómo crear un esquema de proyecto
      • Cómo rastrear el esquema de un proyecto
    • Configuración y seguimiento del tiempo y el progreso de proyectos y tareas.
      • Cómo dividir un proyecto en tareas
      • Cómo realizar un seguimiento del tiempo en proyectos y tareas
      • Cómo realizar un seguimiento del progreso en proyectos y tareas
    • Elección de un enfoque de facturación y seguimiento de su eficiencia
      • Cómo decidir qué método de facturación utilizará
      • Cómo realizar un seguimiento de la eficiencia de su enfoque de facturación
    • Configurar un enfoque de facturación y realizar un seguimiento de su precisión
      • Cómo abordar la facturación por horas o cobrar una tarifa plana
      • Cómo realizar un seguimiento de la precisión de su método de facturación
    • Configuración y seguimiento de tareas facturables y no facturables
      • Cómo distinguir entre tareas facturables y no facturables
      • Cómo realizar un seguimiento de las tareas facturables y no facturables
    • Configuración y seguimiento de estimaciones para tareas y proyectos
      • Cómo definir estimaciones para tareas y proyectos
      • Cómo realizar un seguimiento de las estimaciones para tareas y proyectos
    • Configuración y seguimiento de plazos de proyectos y tareas
      • Cómo definir plazos de proyectos y tareas
      • Cómo realizar un seguimiento de los plazos de los proyectos y las tareas
  • Terminando

¿Por qué debería realizar un seguimiento de proyectos y tareas?

Según la 3ª edición del Cuerpo de conocimientos sobre gestión de proyectos, un proyecto es un "esfuerzo temporal con un principio y un final y debe utilizarse para crear un producto, servicio o resultado único".

En la gestión de proyectos, cada proyecto consta de una serie de tareas que debe realizar en un período de tiempo determinado o antes de una fecha límite para completar el producto, brindar el servicio en su totalidad o alcanzar el resultado deseado.

Por lo tanto, considerando que un proyecto es un "esfuerzo temporal" que consiste en tareas que deben realizarse en un "período de tiempo dado", ambos son fácilmente rastreables por definición.

Y el seguimiento de proyectos y tareas tiene varios beneficios tangibles:

  1. Le ayudará tanto a usted como al cliente a comprender si el proyecto se completará a tiempo.
  2. Le ayudará a usted y al cliente a comprender si el proyecto se completará dentro del presupuesto.
  3. Obtendrá una descripción general clara del proyecto que luego puede analizar para ver si proyectos similares serían rentables para usted en el futuro.
  4. Obtendrá la documentación que lo ayudará a comprender si, y cómo, podría desempeñarse mejor en proyectos similares en el futuro.
  5. Obtendrá una prueba tangible de su trabajo para enviar al cliente; esto aumentará la satisfacción del cliente, además de sus posibilidades de que le paguen a tiempo.

Cómo configurar y realizar un seguimiento de proyectos y tareas

Antes de que pueda comenzar a rastrear sus proyectos y tareas, primero deberá embarcarse en una búsqueda aún más importante: asegurarse de configurar correctamente dichos proyectos y tareas.

Para configurar correctamente, deberá seguir los siguientes pasos:

  1. Crear un esquema de proyecto
  2. Dividir el proyecto en tareas
  3. Decidir qué método de facturación utilizará
  4. Decidir cómo abordará la facturación de tarifa fija o por hora
  5. Decidir qué tareas serán facturables o no facturables
  6. Definición de estimaciones para la finalización de tareas y proyectos
  7. Definición del proyecto final y los plazos de las tareas.

Cada paso tendrá sus propios elementos de los que debe realizar un seguimiento.

1. Configuración y seguimiento de los esquemas del proyecto

Cómo crear un esquema de proyecto ️

Un esquema claro del proyecto puede decirle a usted y al cliente lo que puede esperar lograr con el proyecto, así como a qué debe prestar atención cuando trabaje.

Primero, deberá asegurarse de que todos los involucrados en el proyecto comprendan lo que debe lograrse al final, es decir, cuáles son los objetivos del proyecto .

Ejemplo: el objetivo del proyecto es crear y mantener una aplicación de fitness, dentro de un período de tiempo específico y un presupuesto aprobado por el cliente.

A continuación, deberá establecer varios hitos del proyecto después de cada conjunto de tareas relacionadas, con el fin de identificar y realizar un seguimiento de los logros importantes del proyecto.

Ejemplo: uno de los hitos del proyecto relacionados con el diseño que puede seguir para la aplicación de fitness pueden ser las diferentes fases del diseño de la aplicación:

  • MS 1: diferentes conceptos de diseño completados
  • MS 2: el concepto de diseño final aprobado
  • MS 3: diseño aprobado implementado
  • MS 4: lanzamiento de la versión

Posteriormente, puede establecer los indicadores clave de rendimiento (KPI) que utilizará para medir qué tan bien usted o su equipo se están desempeñando con el trabajo.

Ejemplo: los KPI para su aplicación de fitness pueden ser:

  • KPI 1: la calificación del usuario
  • KPI 2: la tasa de conversión
  • KPI 3: los ingresos por usuario

Al final, también puede establecer los objetivos y resultados clave (OKR) que utilizará para definir y realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto y sus resultados.

Ejemplo: el objetivo de su aplicación de fitness puede ser KR1: reduce la cantidad de errores encontrados durante el proceso de desarrollo en un 30%

  • KR2: mejora la cobertura de las pruebas unitarias del 60% al 75%
  • KR3: aumenta la capacidad de sprint de 80 a 100 SP
  • Cómo rastrear el esquema de un proyecto️️

    • Seguimiento de objetivos e hitos del proyecto

    Para realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto , primero planifique y organice el tiempo que dedicará al proyecto en un programador.

    Tenga en cuenta todos los recursos que necesitará, ya sean miembros del equipo o equipos adicionales, o simplemente tiempo adicional, para que no se exceda del presupuesto. Si se acerca a exceder el presupuesto, notifique al cliente sobre posibles cambios.

    Puede asociar hitos del proyecto con fechas específicas o conjuntos de tareas. Una vez que alcance un hito del proyecto, revise la próxima carga de trabajo. Esto le ayudará a comprender mejor si necesita cambiar su flujo de trabajo para adaptarse a su ritmo o dirección de trabajo actual.

    Para obtener más información sobre la mejor manera de establecer y realizar un seguimiento de los objetivos e hitos del proyecto, consulte nuestra publicación de blog sobre el tema de los cronogramas del proyecto:

    → Cómo crear una línea de tiempo del proyecto (+ plantillas gratuitas)

    • Seguimiento de indicadores clave de rendimiento

    Cuando se trata de los indicadores clave de rendimiento que elijas , su tipo determinará cómo puedes rastrearlos.

    Ejemplo: puede realizar un seguimiento de la calificación de los usuarios de su aplicación en Capterra o en un sitio web similar.

    También debe diferenciar entre sus puntos débiles (es decir, los KPI rezagados) y los puntos fuertes (es decir, los principales KPI) en el trabajo del proyecto.

    A continuación, puede intentar aprender de sus indicadores principales (por ejemplo, cómo puede crear aplicaciones que atraigan excelentes opiniones de los usuarios). Pero también, puede trabajar para mejorar sus indicadores rezagados (por ejemplo, cómo puede mejorar la tasa de conversión de las aplicaciones que crea).

    Al final, guarde resúmenes de los KPI de su proyecto, para análisis, comparaciones y conclusiones adicionales.

    Para obtener más información sobre la mejor manera de establecer y realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI), consulte nuestra publicación de blog sobre el tema:

    → Indicadores clave de rendimiento (KPI): por qué y cómo establecerlos, además de KPI en el tutorial de Excel

    • Seguimiento de objetivos y resultados clave

    Cuando se trata de los objetivos y resultados clave elegidos, su tipo también determinará cómo puede realizar un seguimiento de ellos.

    Ejemplo: puede realizar un seguimiento de la reducción del número de errores que encuentra durante el proceso de desarrollo en un 30% con una herramienta de seguimiento de errores y problemas, como Jira .

    Luego, puede conectar los datos y comparar sus resultados reales con los Resultados clave esperados para ver qué tan exitoso es.

    Al final, puede volver a guardar y manipular aún más los resúmenes de los OKR de su proyecto.

    Para obtener más información sobre la mejor manera de establecer y realizar un seguimiento de los objetivos y resultados clave (OKR), consulte nuestra publicación de blog sobre el tema:

    → Objetivos y resultados clave (OKR): todo lo que necesita saber

    2. Configuración y seguimiento del tiempo y el progreso de proyectos y tareas.

    Cómo dividir un proyecto en tareas

    A continuación, para facilitar el seguimiento del proyecto, deberá dividirlo en tareas. El tipo de proyecto lo ayudará a decidir cuál es la mejor manera de hacerlo:

    • Tareas = diferentes fases del proyecto

    Ejemplo: un desarrollador de software puede utilizar las diferentes fases de desarrollo (por ejemplo, planificación, análisis, diseño, desarrollo, etc.) como tareas.

    diferentes fases del proyecto

    • Tareas = diferentes categorías del proyecto

    Ejemplo : un planificador de fiestas profesional puede utilizar diferentes categorías de planificación de fiestas (por ejemplo, catering, decoración, entretenimiento, etc.) como tareas.

    diferentes categorías del proyecto

    • Tareas = diferentes partes del proyecto

    Ejemplo : un ama de llaves puede utilizar diferentes habitaciones de una casa que limpia (por ejemplo, cocina, dormitorio, baño, etc.) como tareas.

    diferentes partes del proyecto

    Para algunos proyectos, será relativamente fácil decidir si debe usar fases, categorías o partes del proyecto como tareas. Otros proyectos no serán tan claros. Para obtener una guía rápida y sencilla sobre la mejor manera de personalizar el proceso de dividir un proyecto en tareas, consulte nuestra publicación de blog sobre el tema:

    → Cómo dividir un proyecto en tareas

    Cómo realizar un seguimiento del tiempo en proyectos y tareas️

    Cuando se acerque al seguimiento del tiempo de sus proyectos y tareas, primero deberá elegir el método de seguimiento del tiempo a utilizar. Y deberá pensar en la mejor manera de implementar dicho método en su flujo de trabajo.

    Elegir el método de seguimiento del tiempo

    Hay cuatro métodos distintos de seguimiento del tiempo en los que puede confiar para realizar un seguimiento del tiempo que usted y / o su equipo dedican a trabajar:

    • El método del papel : mides el tiempo que pasas trabajando en el proyecto y las tareas a través de un cronómetro y anota los resultados con un bolígrafo .
    • El sistema de honor : no mide, simplemente estima el tiempo que dedicará a trabajar en el proyecto y las tareas.
    • El método de la hoja de cálculo : mides el tiempo que pasas trabajando en el proyecto y las tareas ingresando manualmente las horas y los minutos que dedicas a ellos en una hoja de cálculo que hayas creado o en una plantilla de hoja de cálculo simple.
    • Métodos de software de seguimiento del tiempo : mides el tiempo que pasas trabajando en el proyecto y las tareas mediante el uso de una aplicación especializada para el seguimiento del tiempo.

    Sin embargo, los primeros 3 métodos enumerados tienen sus contras.

    Hoy en día, el método del papel puede considerarse poco profesional, ineficaz y carente de precisión. En la misma línea, el sistema de honor depende demasiado de que el cliente confíe en que ha hecho el trabajo que dice haber hecho, lo que puede ser demasiado pedir, especialmente cuando busca atraer nuevos clientes.

    El método de la hoja de cálculo, por otro lado, puede resultar problemático para usted y / o su equipo. Es decir, el hecho de que requiera que ingrese la hora manualmente aumenta las posibilidades de que eventualmente cometa un error costoso. Tanto la hoja de cálculo como el método en papel pueden ser procesos que requieren mucho tiempo, especialmente si está trabajando en varios proyectos.

    Al final, el método del software de seguimiento del tiempo surge como la mejor opción debido a su vigencia, atractivo profesional, velocidad y precisión. Entonces, veamos cómo puede usar mejor dicho software para realizar un seguimiento del tiempo del proyecto y la tarea.

    Implementar el método de seguimiento del tiempo

    Para ayudar a comprender e implementar el concepto, echemos un vistazo a nuestro propio software de seguimiento del tiempo, Clockify.

    Primero, dentro de la aplicación, puede definir sus proyectos, tareas y sus clientes.

    Luego, puede elegir la solución de seguimiento del tiempo que más le convenga: puede:

    1. Controle el tiempo mientras trabaja, con un temporizador.
    2. agregar tiempo manualmente
    3. ingrese la hora en una hoja de tiempo

    Si desea realizar un seguimiento del tiempo con un temporizador , solo tendrá que ingresar al "modo de temporizador", escribir una descripción de la actividad en la que está trabajando y seleccionar su proyecto y tarea. Luego, inicie el temporizador y déjelo funcionar hasta que haya terminado con la actividad; una vez hecho, detenga el temporizador y el sistema agregará la entrada de tiempo recién creada a una lista de entradas de tiempo a continuación.

    agregando tiempo con un temporizador
    Si desea agregar tiempo manualmente , simplemente cambie al “modo manual” y siga el mismo patrón de tarea de escritura descripción-especificación del proyecto-especificación. Luego, puede agregar la duración de la tarea, sin tener que preocuparse por las horas de inicio y finalización.

    modo manual
    Si opta por ingresar el tiempo en una hoja de horas , solo deberá completar las filas de la hoja de horas con los proyectos y tareas en las que está trabajando, y luego agregar su tiempo en las celdas correspondientes.

    agregar tiempo en una hoja de tiempo
    Una vez que haya terminado de rastrear el tiempo, puede hacer uso de la sección Informes de la aplicación. Aquí, podrá ver la cantidad que ha ganado por un proyecto y / o tarea en particular filtrando los resultados.

    detallado para factura
    Luego, puede exportar un informe en PDF o Excel de las horas y minutos que ha registrado en el proyecto y las tareas, y enviarlo al cliente para que sirva como factura.

    reporte detallado

    Cómo realizar un seguimiento del progreso en proyectos y tareas️

    Además de realizar un seguimiento del tiempo que dedica a trabajar en el proyecto y sus tareas, también se beneficiará de la implementación de un sistema de seguimiento del progreso.

    Seguimiento del progreso con aplicaciones

    Para comenzar a rastrear el progreso, puede probar un sistema basado en Kanban, como Trello o Asana .

    Ambas aplicaciones se basan en un principio similar:

    1. Crea un tablero que represente tu proyecto
    2. Crea varias tarjetas que representen tus tareas.
    3. Nombre las columnas para que representen el estado de todas las tareas ubicadas debajo (por ejemplo, "Pendiente"; "Diseño"; "Pendiente"; "En curso"; "Revisión de código"; "Prueba"; "Hecho")
    4. Mueva las tarjetas / tareas a través de las columnas, para simbolizar su estado de progreso (p. Ej., ¿Está dicha tarea en el "Backlog", relacionada con "Diseño", lista "Para hacer", actualmente "en progreso", actualmente en "Revisión de código" , en "Prueba", o ya "Listo"?)

    tarjetas de trello
    Trello también ofrece una opción para agregar "Observadores" a sus tableros / proyectos, por lo que puede agregar a sus clientes a sus respectivos tableros, quienes, a diferencia de los miembros de su equipo, solo podrán ver su progreso con tareas individuales, descargar adjuntos, agregar comentarios y exportar el tablero.

    En Clockify , su cliente podrá realizar un seguimiento del progreso del proyecto en términos de tiempo, a través de un informe compartido. Simplemente, comparta un informe que haya filtrado según los parámetros correctos, copie su enlace y envíe el enlace al cliente, quien podrá ver los cambios en tiempo real.

    informe compartido

    Facilitando el seguimiento del progreso

    Además de usar una aplicación basada en Kanban para rastrear el progreso del proyecto y la tarea, también puede usar varias plantillas para acelerar dicho progreso:

    1. Si la mayoría de sus proyectos siguen la misma estructura cuando se trata de tareas (por ejemplo, todos los proyectos involucran tareas de análisis, diseño, desarrollo, contenido y administración), sería prudente crear una plantilla de proyecto que le ayude a duplicar la misma. conjunto de tareas para cada nuevo proyecto que asuma.
    2. Para organizar mejor su tiempo (y acelerar el trabajo del proyecto como resultado), puede utilizar una plantilla de lista de tareas adecuada que le sirva como recordatorio de lo que debe hacer exactamente.
    3. Para ayudarlo a ahorrar suficiente tiempo para las tareas prioritarias (y minimizar el tiempo que pierde), puede usar una plantilla de planificador de bloqueo de tiempo adecuada.

    3. Elección de un método de facturación y seguimiento de su eficiencia

    Cómo decidir qué método de facturación utilizará

    Ahora que ha creado el esquema de su proyecto y definido las tareas relacionadas con el proyecto, deberá decidir cómo facturará dicho proyecto y las tareas:

    ¿Facturará el trabajo por horas?

    ¿O cobrará una tarifa fija?

    Si factura por horas , basará su factura únicamente en la cantidad limpia de horas que dedica a su trabajo.

    Si cobra una tarifa fija , basará su factura en el alcance del trabajo que complete, independientemente de la cantidad de horas que le lleve terminar el proyecto.

    Independientemente del método de facturación que elija, necesitará una lista completa que muestre:

    1. Las tareas que realizó para el proyecto.
    2. El tiempo que ha dedicado a las tareas individuales y al proyecto en total.
    3. Alguna indicación de si las tareas son facturables o no. De esta forma, en caso de que facture por horas, siempre obtendrá una cantidad clara que sus clientes le deben por su trabajo.

    Por otro lado, en caso de que cobre una tarifa fija, seguirá proporcionando a sus clientes una prueba de en qué trabajó exactamente (y qué están pagando exactamente).

    Para ayudarlo a decidir cómo puede facturar mejor el trabajo de su proyecto, consulte nuestros artículos anteriores:

    → Salario vs empleo por horas: pros y contras

    → Cómo usamos Clockify para rastrear el tiempo y facturar a los clientes

    → Cómo las agencias de diseño valoran sus proyectos

    Cómo realizar un seguimiento de la eficiencia de su enfoque de facturación️

    Cuando se trata de realizar un seguimiento de la eficiencia de su método de facturación elegido, si tiene dudas, es mejor que juegue con las dos opciones principales que tiene.

    Intente implementar primero un enfoque por horas o un enfoque de tarifa plana. Quizás eventualmente descubra que el enfoque alternativo al que eligió inicialmente se adapta mejor a su tipo de proyectos o flujo de trabajo.

    O, puede encontrar que un tipo de sus proyectos es más adecuado para un enfoque por horas, mientras que otro tipo es más adecuado para un enfoque de tarifa plana.

    4. Configurar un método de facturación y realizar un seguimiento de su precisión

    Cómo abordar la facturación por horas o cobrar una tarifa plana

    Una vez que haya seleccionado el sistema de facturación ideal para usted, es hora de que decida exactamente cómo abordará el proceso de facturación.

    Si factura un precio específico por hora, hay cuatro tipos eficientes de tarifas por hora que puede implementar:

    Una tarifa por hora en todos los proyectos. Genial si:

    • Tu equipo suele trabajar en un tipo de proyecto
    • Tu equipo está formado por un tipo de profesionales
    • Tu trabajas solo

    Ejemplo: un equipo independiente de dos diseñadores ($ 35) que se especializa en diseño de logotipos.

    Tarifas específicas por hora por miembros del equipo. Genial si:

    • Tu equipo suele trabajar en un tipo de proyecto
    • Su equipo está formado por profesionales con diferentes habilidades, experiencia y conocimientos

    Ejemplo: un equipo independiente de un diseñador ($ 40) y tres desarrolladores ($ 65) que se especializa en crear páginas de destino para sitios web de moda.

    Tarifas horarias específicas para proyectos específicos. Genial si:

    • Tu equipo trabaja en diferentes tipos de proyectos
    • Tu equipo está formado por un tipo de profesionales

    Ejemplo: un equipo independiente de tres desarrolladores ($ 65) que crean aplicaciones personalizadas.

    Tarifas horarias específicas para cada miembro del equipo que trabaja en proyectos específicos. Genial si:

    • Tu equipo trabaja en diferentes tipos de proyectos
    • Su equipo está formado por profesionales que poseen diferentes habilidades, experiencia, conocimientos

    Ejemplo: un equipo independiente de dos artistas ($ 50), cuatro desarrolladores ($ 70), dos diseñadores ($ 55), un especialista en audio ($ 45) y dos productores de videojuegos ($ 35) que crean juegos de estrategia y rompecabezas.

    Alternativamente, si está cobrando una tarifa plana, es probable que desee basar sus precios en el alcance de proyectos individuales, que pueden girar en torno a tareas específicas o conjuntos de tareas.

    Ejemplo : un equipo independiente de un diseñador, dos desarrolladores y un redactor que crea sitios web ve cada elemento del proyecto como una tarea separada con su propia tarifa:

    • Configuración: $ 170
    • Diseño y construcción $ 3,500
    • Creación de contenido: $ 550
    • Capacitación del cliente: $ 700
    • Mantenimiento del sitio web: $ 600

    Para obtener más información sobre cómo puede facturar sus proyectos y tareas, consulte nuestra publicación de blog sobre el tema:

    → La guía definitiva para la facturación y facturación de proyectos

    Cómo realizar un seguimiento de la precisión de su método de facturación ️

    Cuando se trata de realizar un seguimiento de la precisión de su proceso de facturación, siempre es clave una factura completa con una lista limpia de las tareas completadas. Ayudará al cliente a comprender mejor el valor (y, posteriormente, el precio exacto) de su trabajo.

    Por supuesto, también deberá asegurarse de que sus precios sean precisos en sí mismos:

    • Si cobra una tarifa plana, asegúrese de que los precios que cotiza al cliente coinciden con los que ha enumerado en su sitio web o que utilizó para clientes anteriores.
    • Si trabaja por una tarifa por hora, asegúrese de que sus cálculos sean correctos. Si realiza un seguimiento del tiempo en Clockify , sus ganancias por proyecto se calcularán automáticamente por cada minuto que realice un seguimiento, según las tarifas por hora que haya ingresado anteriormente.

    tarifa facturable

    5. Configuración y seguimiento de tareas facturables y no facturables

    Cómo distinguir entre tareas facturables y no facturables

    Ahora es el momento de decidir qué tareas facturará directamente. Y, ¿qué tareas dejará fuera de la factura?

    Definitivamente querrá marcar las tareas primarias específicas del proyecto como facturables y agregarlas a su factura. Por ejemplo, los desarrolladores de software facturarán todas las tareas relacionadas con el desarrollo.

    Pero el desarrollo de software es un proceso complejo que también requiere ciertas tareas secundarias y recurrentes. Es probable que deba celebrar reuniones con el equipo y el cliente, comunicarse con el cliente y los miembros del equipo por correo electrónico o chat, así como manipular los datos relacionados con el proyecto de forma regular.

    Aunque estas tareas son cruciales para el proyecto de desarrollo, probablemente debería abstenerse de marcarlas como facturables y agregar 20 elementos separados de "Reunión diaria" en su factura oficial.

    En su lugar, puede hacer que el tiempo que dedica a las reuniones, los correos electrónicos y la manipulación de datos se refleje en la tarifa por hora que utilizará para las tareas de desarrollo, es decir, que aumente sus tarifas por hora.

    Cómo realizar un seguimiento de las tareas facturables y no facturables ️

    Al realizar un seguimiento del tiempo en Clockify , puede especificar si las actividades (o incluso proyectos completos) son facturables o no facturables.

    Si ha marcado una tarea como facturable, su monto se agregará al monto total de ese proyecto.

    Alternativamente, al marcar una tarea como no facturable, la excluye de sus ingresos directos.

    tareas facturables y no facturables
    La clave aquí es maximizar el tiempo que dedica a las tareas facturables para aumentar el valor que obtendrá personalmente del proyecto. Por lo tanto, considere si está perdiendo tiempo en algunas tareas y, en su lugar, debería dedicar este tiempo a tareas más importantes (y más rentables) en el futuro.

    Ejemplo: eres un equipo autónomo de 5 personas que descubren que dedican 1 hora a las reuniones diarias, pero que podrían reducir este tiempo a la mitad; de esta manera, podrías estar ahorrando 2,5 horas al día, o 12,5 a la semana, en total. .

    Para obtener más información sobre las tareas facturables y no facturables, así como sobre cómo encontrar el equilibrio perfecto entre las dos, consulte nuestra publicación de blog sobre el tema.

    → Horas facturables y no facturables: cómo encontrar el equilibrio perfecto

    6. Configuración y seguimiento de estimaciones para tareas y proyectos

    Cómo definir estimaciones para tareas y proyectos ️

    Algunas de las preguntas más importantes que deberá responder a su cliente son las siguientes:

    • ¿Cuándo se terminará el proyecto?
    • ¿Cuanto costara?

    Si cobra una tarifa fija, puede basar su precio estimado en su lista de precios ya preparada. Luego, puede basar sus estimaciones de tiempo en la experiencia con proyectos similares que haya completado en el pasado.

    Sin embargo, si cotiza por hora, las estimaciones de tiempo claras le darán cifras claras sobre cuánto puede esperar pagar su cliente.

    Ejemplo 1: El equipo independiente de dos diseñadores ($ 35) que se especializa en diseño de logotipos puede cotizar un precio estimado de $ 700 por un tiempo estimado de 20 horas.

    Ejemplo 2: El equipo independiente de un diseñador ($ 40) y tres desarrolladores ($ 65) que se especializa en crear páginas de destino para sitios web de moda puede cotizar un precio estimado de $ 4,450 para un tiempo estimado de 80 horas (por ejemplo, $ 40 x 30 + $ 65 x 50)

    Ejemplo 3: El equipo independiente de tres desarrolladores ($ 65) que crean aplicaciones personalizadas puede cotizar un precio estimado de $ 31,200 por un tiempo estimado de 480 horas.

    Ejemplo 4: El equipo independiente de dos artistas ($ 50), cuatro desarrolladores ($ 70), dos diseñadores ($ 55), un especialista en audio ($ 45) y dos productores de videojuegos ($ 35) que crean juegos de estrategia y rompecabezas pueden cotizar $ 54,100. estimación de precio para una estimación de tiempo de 1.000 horas. (por ejemplo, $ 50 x 200 + $ 70 x 300 + $ 55 x 200 + $ 45 x 160 + $ 35 x 140)

    Cómo realizar un seguimiento de las estimaciones para tareas y proyectos ️️

    Si está rastreando el tiempo en Clockify , podrá configurar estimaciones de tiempo para proyectos y tareas, y luego rastrearlos con sus resultados en tiempo real.

    A medida que avanza con el proyecto, verá que las barras de estimación para el proyecto y las tareas se llenan. Por lo tanto, podrá saber cuándo está peligrosamente cerca de romper sus estimaciones de tiempo e, indirectamente, su presupuesto.

    estimaciones de tiempo

    7. Definición y seguimiento de plazos de proyectos y tareas.

    Cómo definir plazos de proyectos y tareas ️

    En relación con otros proyectos en los que está trabajando, los recursos que usará para este proyecto, así como la cantidad de tareas que tendrá, debe establecer algunos plazos claros para proyectos y tareas.

    Los plazos de las tareas se relacionarán directamente con el plazo del proyecto y todos ellos se relacionarán con las estimaciones del proyecto que acaba de establecer.

    Por ejemplo, si ha definido una estimación de 480 horas para la finalización del proyecto por cada tres desarrolladores, eso significa que necesitará aproximadamente un mes para la finalización (si los tres trabajarán en el proyecto durante 40 horas por semana).

    Sin embargo, su equipo puede trabajar en dos proyectos que se estima que tomarán 480 horas, al mismo tiempo, lo que significa que un desarrollador probablemente solo podrá trabajar 20 horas por semana en el primer proyecto. En tal caso, un plazo de dos meses puede ser la primera fecha realista que puede cotizar al cliente.

    En este ejemplo, los tres miembros del equipo de desarrolladores independientes comenzaron a trabajar en el proyecto al mismo tiempo.

    Pero, en realidad, rara vez es tan simple, debido a algo llamado dependencias de tareas .

    Las dependencias de tareas dictan en qué orden puede trabajar en las tareas. Y, una tarea puede depender de la otra de tal manera que necesite:

    1. Finalice la Tarea A antes de poder iniciar la Tarea B
    2. Inicie la Tarea B al mismo tiempo que la Tarea C
    3. Termina la Tarea C antes de poder terminar la Tarea D
    4. Inicie la Tarea D antes de que pueda finalizar la Tarea B

    Ahora, las tareas enumeradas pueden sumar 480 horas de trabajo en conjunto. Pero su tipo de dependencia de tareas (así como a quién se les asigna) también influirá en la fecha de finalización realista que puede cotizar a su cliente.

    Cómo realizar un seguimiento del proyecto final y los plazos de las tareas ️️

    Si está rastreando el progreso de su proyecto y tarea en Trello , puede definir fechas límite separadas para cada tarjeta / tarea que haya planificado.

    Estos plazos de tareas individuales le ayudarán a determinar si el plazo del proyecto es realista. Ahora, si sigue perdiendo los plazos de las tareas, es una apuesta segura que eventualmente también debería negociar una extensión de plazo para el proyecto.

    plazos de trello

    Terminando

    Los proyectos y las tareas son nociones aparentemente complejas con varios elementos importantes que debe considerar y realizar un seguimiento.

    Con los esquemas del proyecto, es vital que realice un seguimiento de los objetivos, hitos, indicadores clave de rendimiento, objetivos y resultados clave del proyecto.

    Con los proyectos en general, es vital que los divida en tareas cuyo tiempo y progreso pueda seguir fácilmente. Además, debe definir estimaciones de precios y tiempos, así como plazos claros.

    Cuando se trata de su enfoque de facturación, debe realizar un seguimiento de su precisión y eficiencia, así como distinguir entre tareas facturables y no facturables.

    Al final, el seguimiento de los diversos aspectos de los proyectos y las tareas puede parecer un proceso complejo, pero es bastante simple, una vez que haya definido y organizado todo lo que necesita.