4 métodos simples para controlar su tiempo mientras trabaja en una computadora

Publicado: 2021-11-04

El seguimiento del tiempo es una de las formas más efectivas de llevar un registro de sus tareas diarias. Al monitorear sus horas, tendrá una mejor idea de cómo transcurren sus días laborales. Además, saber cómo administra su tiempo en el lugar de trabajo lo ayuda a ver una imagen más amplia de su productividad.

Si tiene poca o ninguna experiencia en lo que respecta al tiempo de registro, considere este artículo como su manual. Le mostraremos cómo realizar un seguimiento del tiempo de trabajo en una computadora y lo guiaremos a través de las etapas principales de los siguientes métodos de seguimiento del tiempo:

  • El método del papel ,
  • el método de hoja de cálculo , y
  • dos formas de utilizar el software de seguimiento del tiempo .

Cómo realizar un seguimiento del tiempo en una computadora - portada

Tabla de contenido:

  1. El método del papel
  2. El método de la hoja de cálculo
  3. El software de seguimiento del tiempo
    • Usando un temporizador
    • Seguimiento del tiempo manualmente
  4. Terminando

El método del papel

Si está buscando una técnica sencilla para realizar un seguimiento del tiempo que pasa en una computadora / computadora portátil, le recomendamos el método en papel. Esto es lo que necesitará:

  • un papel,
  • un bolígrafo, y
  • un cronómetro o su teléfono móvil.

Ahora, antes de comenzar a realizar un seguimiento de su tiempo, le recomendamos que haga la lista de actividades para ese día y agregue una fecha. Asegúrese de pensar en sus prioridades y coloque estas asignaciones en la parte superior de la lista. Por ejemplo, su prioridad es implementar los cambios que solicitó el cliente. Asigne a esta tarea su nombre: "Implementar cambios de cliente". Haz lo mismo para otras tareas.

Luego, siga estos pasos de seguimiento del tiempo:

seguimiento de tareas con método de papel 1. Empiece a trabajar en la primera tarea .

Luego, agregue la hora de inicio junto al nombre de la tarea . Digamos que son las 9 am. Entonces, esta es tu hora de inicio. Asegúrese de escribirlo junto al nombre de la tarea.

Tarea 1: "Implementar los cambios del cliente"

Hora de inicio: 9:00 am

2. Encienda un cronómetro y concéntrese en el trabajo.

3. Apague un cronómetro una vez que haya terminado con la tarea.

4. Sume la hora de finalización y la hora total. Mire los resultados del tiempo en el cronómetro y anótelos. Estos resultados le muestran cuánto tiempo ha dedicado a la primera tarea.

Por ejemplo, una hora y veinte minutos. Esto significa que la hora de finalización será a las 10:20 am.

Anote la hora de finalización e incluya el tiempo total que necesitó para la tarea.

Así es como se vería eso:

Tarea 1: "Implementar los cambios del cliente"

Hora de inicio: 9:00 am

Hora de finalización: 10:20 am

Tiempo total: una hora y 20 minutos

5. Agregue también sus descansos . Recuerde anotar la hora de inicio y finalización de cada descanso:

Descanso rápido

Hora de inicio: 10:20 am

Hora de finalización: 10:30 am

Tiempo total: 10 minutos

6. Repita este proceso para cada tarea a lo largo del día.

Aunque el método en papel es conveniente de usar, es probable que pierda algunos informes importantes, ya que solo están en papel. La mejor manera de evitar esta situación es escanear la fecha rastreada o tomar una foto una vez por semana.

El método de la hoja de cálculo

Este método consiste en realizar un seguimiento del tiempo utilizando archivos de hoja de Excel o Google, pero también un cronómetro.

Recomendamos registrar sus horas en un archivo para cada mes. Por ejemplo, aquí se explica cómo hacerlo para septiembre:

  • Abra un archivo de Excel o hojas de Google.
  • Si se decide por las hojas de Google: haga clic en "Hoja de cálculo sin título".

hoja de cálculo-renombrar
Luego, cambie el nombre de este archivo usando su nombre y el mes. Por ejemplo: "Datos de seguimiento del tiempo para septiembre de 2020: David Brown".

  • Si elige iniciar sesión en Excel: vaya a Archivo, Guardar como, Cambiar nombre, luego escriba su nombre y el mes.

hoja de cálculo-guardar_as-_excel
Otro consejo práctico es iniciar sesión cada día laboral en una hoja aparte. El método es el mismo para las hojas de Google y Excel:

  • Agregue una nueva hoja haciendo clic en un signo más a la izquierda.

hoja de cálculo-más_sign

  • Haga clic derecho en cada hoja para cambiarles el nombre. Finalmente, las hojas serán nombradas por las fechas.

spreadsheet-sheets_and_dates
Ahora, echemos un vistazo a los pasos principales del seguimiento del tiempo mientras se trabaja en una computadora portátil, utilizando un método de hoja de cálculo:

  • Elija la hoja correcta , según la fecha de hoy.
  • El siguiente paso es agregar la lista de tareas. Al igual que con la técnica anterior, piense en sus prioridades diarias. Las tareas más importantes deben estar en la parte superior de la lista. Más tarde se pueden realizar otras tareas. Así es como debería verse esa lista:

hoja de cálculo-_a_list_of_tasks
Puede intentar hacer esta lista con anticipación. Por ejemplo, al final del día, anote todas sus asignaciones para mañana. De esta manera, no perderá ningún tiempo valioso por la mañana. En este caso, asegúrese de agregarlos en la hoja de mañana.

  • Empiece a trabajar en su primera tarea. Debajo de su lista de actividades, puede crear una nueva tabla de tareas mientras las realiza. Escriba el nombre o una breve descripción de la tarea. En este caso, la primera tarea es “Redactar la propuesta de proyecto”. Agregar un nombre de proyecto y un nombre de cliente también es extremadamente útil.
  • Encienda el cronómetro y agregue la hora de inicio. Una vez que anote la hora de inicio, concéntrese en su trabajo.
  • Apague el cronómetro una vez que haya terminado con la tarea.
  • Sume la hora de finalización y la hora total. Cuando escriba estos dos componentes, sabrá con certeza cuánto tiempo le llevó completar la tarea. Este es un ejemplo de su primera tarea:

hoja de cálculo-primera_tarea

  • Recuerde incluir sus descansos. Digamos que necesita tomar un descanso y almorzar. La regla es la misma que para las tareas: hay que sumar la hora de inicio, la hora de finalización y la hora total.

hoja de cálculo-lunch_break

  • Repita este proceso para cada tarea y cada descanso a lo largo del día. Al final de la jornada laboral, obtendrá una lista como esta:

hoja de cálculo-día_completo
El seguimiento de sus horas con el método de hoja de cálculo le da una idea más clara de cuánto tiempo dedica a cada tarea, a clientes particulares y proyectos particulares.

El software de seguimiento del tiempo

A diferencia del método de papel y hoja de cálculo, el software de seguimiento del tiempo automatizará todo el proceso de seguimiento del tiempo. Además, al emplear el software de seguimiento del tiempo, puede registrar sus horas directamente desde su escritorio mientras trabaja.

Hay muchas formas de registrar sus horas con el software de seguimiento del tiempo. Le mostraremos dos técnicas que son bastante sencillas:

  • seguimiento del tiempo con un temporizador , y
  • seguimiento del tiempo manualmente .

Explicaremos con más detalle ambos métodos, pero antes de pasar a esa parte, aclaremos algunos detalles sobre cómo abrir la cuenta de Clockify. Según su puesto dentro de la empresa, existen dos opciones:

  • Si eres un gerente / supervisor, puedes crear una cuenta de Clockify y serás un administrador del espacio de trabajo. Luego, podrá agregar su equipo enviándoles invitaciones. Por lo tanto, sus empleados pueden comenzar a realizar un seguimiento del tiempo en el mismo espacio de trabajo.
  • Si es un empleado, recibirá una invitación de su gerente.

Una vez que haya abierto una cuenta, puede comenzar a registrar sus horas de trabajo en su navegador o puede instalar una aplicación de escritorio. Por ejemplo, si está utilizando un sistema operativo Mac, simplemente descargue una aplicación de seguimiento del tiempo de escritorio de Mac.

Repasemos los pasos principales de estos dos métodos de seguimiento del tiempo.

Usando un temporizador para rastrear el tiempo

Para poder aprovechar esta técnica, solo necesita iniciar sesión en su cuenta en su navegador.

Ahora, estas son las etapas de monitorear sus horas con un temporizador:

  • Seleccione la sección Rastreador de tiempo en el lado izquierdo de la pantalla.

sección de seguimiento de tiempo

  • Agrega el nombre de la actividad / tarea. Verá el cuadro con la consulta "¿En qué está trabajando?" en tu pantalla.

Timer-task_description
Entonces, aquí es donde describirá su tarea / actividad, o agregará un nombre de tarea simple.

  • Agrega el nombre del proyecto. Si esta tarea pertenece al proyecto en particular, asegúrese de agregar aquí también el nombre del proyecto.

timer-project_name

  • Agregue etiquetas y estado de facturación. Junto al botón Proyecto, hay Etiquetas y Facturabilidad.

Timer-tag_and_billability
Las etiquetas son categorías que le ayudan a organizar sus tareas de seguimiento. Entonces, si el nombre de la tarea es "Reunión con el cliente", agregue una etiqueta "reuniones". Hablando del estado de facturación, puede elegir entre actividades facturables y no facturables. La principal diferencia entre estas dos categorías es que las actividades facturables son aquellas tareas que contribuyen al proyecto en particular y su progreso. Además, cobrarás a tu cliente por estas tareas.

  • Inicie el temporizador haciendo clic en el botón Inicio cuando comience a trabajar en la tarea.

timer-start_button

En el momento en que haga clic en Iniciar, verá que el temporizador está activado y habrá un botón Detener junto a él, como este:

Temporizador _-_ inicio_y_parada

  • Detenga el temporizador haciendo clic en el botón Detener cuando haya terminado con la tarea.

timer-stop_button
A continuación, se muestra un ejemplo de seguimiento de un par de tareas durante el día.

Como puede ver, cada tarea tiene su nombre y una etiqueta, así como el marco de tiempo (la hora de inicio, la hora de finalización y el tiempo total). Solo la segunda actividad se ha marcado como facturable aquí. En la esquina superior derecha, puede ver el número total de horas registradas ese día. En este caso, son 5 horas y 30 minutos.

  • Siempre que se tome un descanso, recuerde seguirlo de la misma manera.

Seguimiento del tiempo manualmente

Si elige monitorear su tiempo manualmente, agregará sus horas de trabajo al final del día. Por lo tanto, asegúrese de recordar o anotar la hora exacta en que comenzó su jornada laboral.

Cuando se trata de realizar un seguimiento del tiempo de forma manual, deberá seguir este conjunto de acciones:

  • Inicie sesión en su cuenta y seleccione la sección Rastreador de tiempo.
  • Agrega el nombre de la actividad / tarea. Como puede ver aquí, la pregunta es "¿En qué ha trabajado?".

descripción_de_tarea manualmente

Entonces, una vez que haya completado su primera tarea del día, asegúrese de agregarla. Escriba el nombre de la tarea o su breve descripción haciendo clic en el cuadro con esta pregunta.

  • A continuación, agregue el nombre del proyecto. Mencionamos esta parte antes. Puede asignar la tarea a un proyecto en particular.
  • Agregue etiquetas y estado de facturación. La regla es la misma que cuando se hace un seguimiento de su tiempo con un temporizador.
  • Agregue la hora de inicio, la hora de finalización y la fecha . En lugar de usar un temporizador, deberá agregar la hora de inicio y finalización manualmente. Además, elija la fecha actual.

inicio, finalización, fecha manualmente

  • Haga clic en el botón Agregar para realizar un seguimiento de su tiempo.

add_button manualmente

  • La rutina será la misma para otras tareas. Al final del día, verá la lista de todas las actividades rastreadas, así como otros detalles: los nombres de sus proyectos, el estado de facturación, las etiquetas y el tiempo total monitoreado.

_track_time_for_entire_day manualmente
Si ha estado lidiando con un solo tipo de actividad ese día, ingresará solo eso.

manualmente-una_tarea_por_entire_day

  • Cuando se trata de sus descansos durante el día , puede agregarlos de la misma manera.

Independientemente del método que elija, puede realizar un seguimiento de su tiempo directamente desde su escritorio. Aparte del Mac OS mencionado anteriormente, puede usar Clockify como un rastreador de tiempo de Windows o como una herramienta de monitoreo de tiempo de Linux.

Terminando

Si no está familiarizado con el concepto de monitorear las horas de trabajo, pero está ansioso por aprender, está perfectamente bien. Esperamos que, después de leer esta publicación de blog, comprenda mejor los métodos de seguimiento del tiempo. Además, estamos seguros de que, una vez que comience con el seguimiento del tiempo, se dará cuenta de lo beneficioso que es este hábito para usted. Primero, verá cuánto tiempo dedica a cada tarea. Entonces, tendrá una visión general mucho mejor de toda su jornada laboral. Finalmente, aprenderá mucho sobre su productividad general.