Martes de consejos: 27 formas creativas de impresionar a los VIP de eventos

Publicado: 2021-08-08

Los organizadores de eventos experimentados saben que los VIP reciben un trato especial a menudo y que el listón para las grandes experiencias es bastante alto. La buena noticia es que hay muchas formas creativas de impresionar y gestionar a los VIP de su evento, todo ello sin salirse de su presupuesto. Aquí exploramos algunas ideas de marketing, experiencias y obsequios VIP para inspirar su próximo evento.

Explore las ideas de gestión VIP

Desde el registro hasta el seguimiento, cubrimos cada etapa del cronograma de su evento con estas ideas para impresionar a los VIP en cada paso del camino.

1. Invite a los VIP a un servicio de conserjería privado.

Cuando se trata de servicio de conserjería VIP en eventos, las opciones son infinitas. Desde la entrega manual de obsequios adicionales del evento antes del día de apertura hasta la reserva de canchas de tenis para divertirse después del evento, realmente no hay límite para lo que puede ofrecer a los VIP.

2. Ofrezca almacenamiento en el lugar de cortesía para artículos personales.

Es posible que deba contratar personal adicional para el evento para registrar sus pertenencias y vigilar las cosas. Pero siempre que tenga el espacio para organizar todo y las herramientas (un candado para la puerta, boletos con talones rotos y perchas) para hacerlo, este consejo debería hacer que toda la experiencia del evento sea más cómoda y conveniente para los VIP.

3. Organice una sala de spa.

Hay muchos servicios de spa móviles (como este) que aparecerán cuando y donde les diga que se encarguen del resto. O, si tiene un salón o una marca en particular en mente, siempre puede contactarlos sobre una asociación. Esta opción funciona mejor para eventos locales, donde existe una mayor probabilidad de que los invitados que disfrutaron de los servicios sigan estando presentes después de que finalice el evento para volver a disfrutar de su negocio.

4. Reparta cargadores de dispositivos electrónicos portátiles.

Si desea regalar algo simple con la marca de su evento, considere usar un banco de energía personalizable. O si desea ofrecer algo un poco más especial (y sin marca), considere entregar cualquiera de estos mejores cargadores portátiles a los VIP de su evento.

5. Alquile cápsulas para la siesta.

Empresas como Google y la NASA ya promueven las siestas energéticas con sus cápsulas para dormir en la oficina. ¿Por qué no tratar a sus VIP con el mismo lujo? Si bien los alquileres pueden afectar el presupuesto de su evento, también puede intentar albergar una sala silenciosa dedicada completa con tapetes, iluminación tenue y un difusor de aceite esencial.

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6. Agregue vales para masajes o faciales a sus bolsas de regalos.

Si desea incluir una tarjeta de regalo de spa como regalo para llevar a casa, puede comprarlas al por mayor en GiftCards.com. Si tiene una lista de invitados especialmente grande, intente darles a cada uno de ellos uno o dos productos faciales o corporales de lujo del tamaño de un viaje.

7. Cree un evento completamente separado solo para VIP.

Las cenas de networking previas al espectáculo, los uno a uno privados con oradores invitados al evento y las horas de cócteles posteriores al evento son excelentes formas de agregar una experiencia especial más para sus estimados invitados.

8. Haga un grupo de networking para ellos en las redes sociales.

Use LinkedIn o cualquier plataforma de redes sociales que su audiencia ya frecuenta para comenzar un grupo privado solo por invitación. Fomente interacciones significativas y proporcione contenido exclusivo relacionado con la industria, como libros electrónicos gratuitos sobre temas candentes o transmisiones en vivo especiales con personas influyentes de la industria.

9. Contrate a un chef o barman privado para el área de descanso VIP.

Haga que sirvan delicias deliciosas, ofrezca una demostración rápida de cocina y se mezcle con la multitud. No es necesario que sirva una comida completa, pero asegúrese de planificar un menú que complemente o mejore las otras opciones de alimentos y bebidas en el evento principal.

10. Reparta boletos para la atracción más esperada del evento principal.

Una vez que se haya finalizado el calendario de eventos, debe quedar claro qué evento principal está recibiendo más atención. Presente a los VIP del evento con boletos de cortesía y los mejores asientos de la casa. Pídales que se queden después para hacer una sesión privada de preguntas y respuestas con el presentador.

11. Organice una guardería de cortesía con clases de manualidades para niños y refrigerios.

Los expertos sugieren que los eventos corporativos que esperan incluir cuidado infantil deben garantizar que el resto del evento refleje los valores familiares. Además, contrate personal certificado en RCP y primeros auxilios, ofrezca experiencias temáticas como Piratas o Carnaval y brinde muchas actividades organizadas como clases de baile y tiempo de películas.

12. Proporcione acceso exclusivo al contenido de video posterior al evento.

Se pueden enviar videos como resúmenes de conferencias, aspectos destacados del stand de ferias comerciales y entrevistas de oradores nunca antes vistas en un correo electrónico de agradecimiento posterior al evento a los VIP.

13. Pida a los patrocinadores que ayuden a mejorar las experiencias de los asistentes VIP.

Ya sea financiando un puñado de boletos VIP para regalar a invitados especiales adicionales, ofreciendo algunos de sus productos en las bolsas de regalo VIP o financiando espacios en el área de lounge, sus patrocinadores pueden obtener exposición adicional con esta multitud de alto ROI.

14. Cree una conferencia clandestina o un evento especial para invitados.

¿Quién no ama un gran evento secreto? Invite a los VIP a una fiesta o experiencia misteriosa que solo ellos conocerán. Asegúrese de que se lleve a cabo en el lugar en un lugar inteligentemente oculto o a poca distancia de su evento principal. De esa manera, incluso los más ocupados entre sus VIP tendrán un obstáculo menos para asistir.

15. Brinde a los oradores y presentadores populares de la industria acceso a servicios VIP.

¿Tus VIP quieren mezclarse y mezclarse con los conferenciantes destacados? ¡Qué mejor manera de crear oportunidades orgánicas para establecer contactos invitándolos a participar en servicios VIP! Esto funciona especialmente bien si tiene un salón dedicado, un bar o incluso un área de protección con cargadores de dispositivos y WiFi.

16. Agilice el proceso de registro de eventos para obtener entradas más fluidas.

Cuando lleguen los invitados, asegúrese de utilizar una aplicación de registro o una solución de servicios para eventos para un proceso de entrada más rápido y preciso. Asegúrese de que los fotógrafos asignados tomen la foto del VIP para que el personal del evento pueda identificarlos fácilmente durante el día. Además, asegúrese de que su aplicación de registro ofrezca notificaciones que lo alertarán a usted y a su equipo de quién está llegando y cuándo cruzan la puerta.

17. Inicie un boletín de noticias VIP que incluya ventas flash de boletos para eventos exclusivos, actualizaciones gratuitas y obsequios adicionales.

Si su audiencia ya responde bien al marketing de boletines informativos por correo electrónico, dé un paso adelante con una versión dedicada que atienda a los suscriptores premium.

18. Organice una pequeña ventana emergente de peinado la mañana del evento.

Configure una estación de glamour completa con estilistas profesionales y ofrezca secados rápidos para las damas y recortes de barba para los hombres. Sentirse fresco y lucir lo mejor posible pondrá instantáneamente a los VIP de buen humor y marcará la pauta para el resto de la experiencia de su evento. O, al menos, proporcione herramientas de peinado desechables en los baños para que los invitados puedan hacer sus propios pequeños retoques según sea necesario.

19. Ingrese automáticamente a todos los VIP en los sorteos de premios de lujo.

Solo asegúrese de recordar comunicarse con ellos, haciéndoles saber en qué se han ingresado, el valor de la entrada en sí y cómo se les notificará si se extrae su nombre. Y, si ganan, asegúrese de que el proceso de recolección de premios sea lo más simple posible enviándolo a sus hogares u ofreciendo algo que se pueda transferir digitalmente.

20. Haga arreglos para una clase adicional, un taller o un recorrido local.

¿Alguien quiere una lección de salsa, una demostración de cerámica o un recorrido gastronómico a pie? Si tiene asistentes a un evento que viajan desde fuera de la ciudad, realmente apreciarán la oportunidad de tomarse un descanso del trabajo con algo gratis y divertido.

21. Programe un tiempo individual entre los VIP del evento y las personas influyentes de la industria.

Ya hemos mencionado algunas formas de hacer esto. Pero si tiene muchos invitados y poco tiempo, intente realizar un evento de estilo de reunión rápida en el que los influencers se sientan en las mesas y los VIP tengan la oportunidad de rotar por la sala a intervalos de diez minutos.

22. Ofrézcales un ascenso VIP gratuito para el evento del próximo año si compran boletos de admisión ahora.

Comience sus ventas súper anticipadas dándoles la oportunidad de reservar el mismo paquete nuevamente ahora. Con las grandes experiencias de este año frescas en su mente, el valor será irrefutable. Almacene de forma segura la información de su tarjeta en el software de ventas de su evento para un proceso de pago más rápido también.

23. Proporcione una señalización e itinerarios claros del lugar para que los VIP siempre sepan lo que está sucediendo y adónde ir.

Este detalle que a menudo se pasa por alto generalmente sirve como la primera impresión para los VIP del evento, así que asegúrese de que sus instrucciones sean amplias, claras y fáciles de detectar si los invitados no saben lo que están buscando. Si su lugar es particularmente grande, incluso puede ofrecer carritos de golf o escoltas a pie para que los lleven desde la entrada principal al área VIP.

24. Personalice las bolsas de regalos con una tarjeta de agradecimiento escrita a mano y un mensaje específico para ellos.

Desea asegurarse de que sus VIP se sientan apreciados por algo más que lo que pueden contribuir financieramente, por lo que un consejo simple como este es bastante poderoso. En la nota en sí, haga referencia a su historial con su marca, cualquier cosa que le hayan mencionado personalmente sobre el evento o en las redes sociales, y tome nota de cualquier objetivo personal del evento que hayan compartido y cómo sus actividades VIP los ayudarán a lograrlo. eso.

25. Sirva comidas especiales a los VIP.

Y asegúrese de que todos tengan sus preferencias de menú y restricciones dietéticas bien documentadas en un sistema como Social Tables que ayudará a que los proveedores y servidores de su evento estén en la misma página sin perder el ritmo.

26. Ofrezca una experiencia emergente de disparos en la cabeza profesionales.

Envíe a los VIP a casa con una nueva foto de LinkedIn o del sitio web de la empresa. Contrate a un fotógrafo profesional y pida prestado o proporcione un fondo sólido y universalmente favorecedor, como blanco texturizado, gris claro o un patrón de ladrillo falso. Incluso puede incluir el logotipo de su evento, solo asegúrese de que esté ubicado en una parte del marco que los VIP puedan recortar más tarde si así lo desean.

27. Otorgue a los VIP espacios especiales de estacionamiento y áreas de entrega de viajes compartidos.

Una cosa sobre los VIP que debe saber es que la conveniencia es una prima que todos pueden apreciar. Coordine con un servicio de taxi local o el departamento corporativo de las aplicaciones de viajes compartidos más populares del área para obtener la señalización adecuada, obtener algunos códigos de descuento grupales y asegurarse de que sepan que su evento requerirá más conductores en la carretera de los que normalmente tienen.

¡Trate a sus invitados VIP de manera especial con más ideas para eventos!

Utilice una de estas nuevas plataformas de redes sociales para involucrar a sus invitados antes o después del evento. O encuentre más formas de gestionar eventos con celebridades durante nuestro próximo seminario web. Y si la creación de redes es un gran atractivo para sus VIP, asegúrese de incorporar algunos de estos consejos también.

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