Marketing de eventos virtuales: cómo el contenido genera rumores y clientes potenciales

La pandemia ha allanado el camino para que los eventos virtuales se generalicen, y el éxito que han logrado durante uno de los momentos más difíciles de la historia reciente indica que llegaron para quedarse. Incluso si finalmente podemos volver a la vida de la oficina de alguna forma, todavía existe la presión de navegar con destreza en el mundo emergente de conferencias en línea, cabinas virtuales y eventos transmitidos en vivo.

Entonces, ¿cómo debería abordar el marketing de eventos virtuales para atraer suscripciones, maximizar la asistencia en vivo, recopilar clientes potenciales de calidad y producir contenido visual valioso para la participación posterior al evento? A continuación, presentamos algunas formas de generar interés y generar más negocios con sus eventos en línea.

1. Haga que todos los presentadores estén en la misma página

El proceso de curación y creación de contenido comienza mucho antes de que anuncies tu evento virtual al público. Tenga en cuenta el contenido de la fase de planificación del programa: por ejemplo, cuando se comunique con presentadores potenciales, recopile fotografías y biografías profesionales de todos los que estén de acuerdo en participar. Estos pueden convertirse en parte de sus elementos visuales de marketing centrales, ya sea en una página de destino dedicada, publicaciones en redes sociales o material adicional descargable que decida incluir (más sobre esto más adelante).

Haga que el intercambio social y la promoción de eventos sea un requisito para los oradores y patrocinadores, y asegúrese de que todos los que decidan presentar en vivo tengan una conexión confiable y un micrófono de calidad. Un estudio de especialistas en marketing B2B realizado por Markletic encontró que las malas conexiones eran la mayor fuente de molestia para los asistentes a eventos virtuales, seguidas de los micrófonos deficientes.

Para eventos más grandes, algunos presentadores inevitablemente se sentirán más cómodos grabando sus sesiones con anticipación. Eso está perfectamente bien; solo asegúrese de que todos usen su software de video preferido y hágales saber que aún deberán estar allí en vivo para responder preguntas e interactuar con los espectadores para brindar una mejor experiencia durante el evento.

Ya sea que hablen en vivo o en un video pregrabado, recomiende que todos los presentadores:

• Use vestimenta profesional y sin distracciones

• Tener un fondo limpio

• Usa buena iluminación

• Mostrar su cara completa

• Práctica práctica práctica

Al tomarse el tiempo para que todos sus oradores estén en la misma página con el equipo, la configuración y las mejores prácticas para video con mucha anticipación, aumentará sus posibilidades de realizar un evento notable con excelente contenido para usar en futuras promociones.

2. Crea imágenes y experiencias inspiradoras

Independientemente del objetivo y la audiencia de su evento, deberá seleccionar y desarrollar imágenes memorables para comercializar su evento virtual. Sin fotógrafos y videógrafos profesionales para capturar a los asistentes que disfrutan de eventos en vivo, ese proceso puede no ser tan intuitivo.

Atribución de imagen: IMEX

Para los eventos internos de la empresa, como las horas felices virtuales, que tienen como objetivo el compromiso de los empleados y la formación de equipos, considere animar las cosas con artistas como músicos, magos u oradores motivacionales. Luego, incorpore imágenes y videos de ellos en los correos electrónicos de los empleados para generar entusiasmo. Incluso los artistas latte y los comediantes de improvisación han aparecido en eventos corporativos virtuales, agregando sorpresas inesperadas que mantienen a los asistentes atentos y comprometidos. No tema dejar que sus planificadores de eventos virtuales se vuelvan creativos.

Para grandes conferencias virtuales, otras ideas inspiradoras para contenido visual incluyen:

• Cabinas de fotos virtuales

• Paredes de graffiti virtuales

• Premios digitales por completar sesiones

• Mosaicos virtuales de marca

• Una sala de exposiciones virtual para patrocinadores

• Avatares personalizados para asistentes

• Entornos virtuales inmersivos en 3D

• Visitas virtuales de 360 ​​grados

Si bien estas imágenes pueden parecer complicadas de implementar además de las sesiones de video en vivo y pregrabadas, existe una variedad de plataformas de eventos virtuales para ayudar a las empresas a construir cabinas virtuales, albergar eventos híbridos y generar participación de nuevas formas innovadoras. Bizzabo, ON24, Intrado, Intellum, Kaltura y Hopin se encuentran entre las plataformas más populares para albergar grandes eventos virtuales; cada uno tiene sus pros y sus contras según el tamaño del evento, el presupuesto y las preocupaciones específicas. No necesitará una solución muy extensa para webinars o webcasts únicos y, de hecho, es posible que ya tenga una solución para la transmisión de eventos en línea más pequeños. Sin embargo, considere buscar estos recursos si está planeando un gran evento con numerosas sesiones, presentadores y patrocinadores.

Por último, recuerde tomar capturas de pantalla de los asistentes a su sesión virtual siempre que sea posible, ya que estas imágenes se pueden utilizar para mostrar el éxito del evento y acentuar los materiales de marketing posteriores al evento y las promociones de eventos futuros.

Atribución de imagen: cottonbro

3. Clave el marketing de su evento virtual en cada fase

Ya sea que esté promocionando un seminario web para mostrar una nueva función de producto, un webcast que destaca la historia de éxito de un cliente, un día interno de formación de equipos o una conferencia en línea masiva en lugar de un evento insignia de la empresa, el evento experimentará cuatro fases de marketing distintas :

• Lanzamiento

• Rampa arriba

• El evento

• Posterior al evento

Introducción: el lanzamiento

Según el mismo estudio de 2020 de Markletic sobre los especialistas en marketing B2B, la mayoría de los equipos necesitan entre tres y seis semanas para promover pequeños eventos virtuales; Por lo general, se necesitan más de seis semanas para alcanzar los objetivos de registro para grandes conferencias virtuales. Este período inicial cubre tanto las fases de lanzamiento como de aceleración, donde todos los recursos posibles se destinarán a difundir el mensaje sobre su evento.

Comience internamente con su equipo de marketing. Por ejemplo, pídales:

• Escribir publicaciones de blog

• Grabar videos

• Desarrollar una campaña de correo electrónico

• Cree una página de destino (o páginas)

• Cree campañas de redes sociales con hashtags de eventos personalizados

• Envíe un comunicado de prensa oficial

El boca a boca puede ser otra forma sorprendentemente poderosa de aumentar la asistencia. Haga que su equipo de ventas se comunique con clientes potenciales, prospectos y clientes con los que ha establecido relaciones. También envíe correos electrónicos internos, tanto un anuncio como recordatorios de seguimiento, alentando a los empleados a hablar con sus contactos sobre los próximos eventos virtuales. Incluso puede ofrecer incentivos y bonificaciones para estimularlos a actuar.

Después de eso, asegúrese de que sus patrocinadores hagan su parte publicando en las redes sociales. (Atraiga a sus empleados para que hagan lo mismo, ofreciéndoles oportunidades de ganancias de afiliados con códigos promocionales únicos, si es posible). Sus patrocinadores tienen mucho que ganar promocionando un evento del que serán parte, así que anímelos a enviar correos electrónicos a sus empleados y clientes potenciales para crear la mayor conciencia posible.

Acelere con el correo electrónico y las redes sociales

Según el Informe de referencia 2020 de Intrado para webcasts y eventos virtuales, el correo electrónico genera más registros de eventos virtuales que cualquier otro medio. Con eso en mente, diseñe sus propias secuencias de correos electrónicos promocionales para incluir una variedad de puntos de contacto con cada segmento. Considere enviar al menos un puñado de correos electrónicos, que incluyen:

• Un anuncio de reserva de la fecha

• Atractivas actualizaciones del programa

• Perfiles de ponentes destacados

• Recordatorios:

  • Una semana antes del evento

  • El día antes del evento

  • La mañana del evento

Continúe generando registros y participación antes del evento con una variedad de publicaciones en las cuentas de redes sociales de su empresa, sus patrocinadores y sus empleados a medida que se acerca el evento.

Recuerde comercializar durante el evento

Mientras se lleva a cabo el evento, continúe publicando en las redes sociales para atraer a más asistentes potenciales. Resalte las imágenes del presentador y enlace a las páginas de inicio de sesión dedicadas en los Tweets que mencionan que una sesión está a punto de comenzar.

Además de la publicación en vivo, comparta capturas de pantalla de sesiones anteriores para mostrar a los asistentes emocionados y atraer nuevos espectadores a lo largo del día de audiencias que de otra manera se habrían perdido. Dé pistas sobre oradores sorpresa para provocar y atraer al mundo de las redes sociales. Y, por supuesto, utilice siempre sus hashtags personalizados.

Mantenga el impulso después del evento

Continúe comunicándose con los asistentes por correo electrónico con sondeos posteriores al evento y encuestas para recopilar comentarios para eventos futuros. Luego, aborde cualquier problema para el futuro, que podría significar actualizar el equipo, probar una nueva plataforma de eventos virtuales, intercambiar un anfitrión diferente o agregar más cabinas virtuales a su próximo evento.

Conéctese con los suscriptores que se perdieron el evento en vivo mediante correos electrónicos que incluyen enlaces a grabaciones bajo demanda. Para asegurarse de que está ofreciendo un nuevo valor, agregue algo de contenido recapitulativo para hacerles saber lo que se perdieron en vivo. Además, publique capturas de pantalla de los asistentes y divertidas sorpresas del evento en las redes sociales para mostrar el éxito del programa y tentar a los seguidores para que asistan a su próximo evento en vivo.

4. Cree un entorno para descubrir clientes potenciales de alta calidad

Generar los mejores y más rentables clientes potenciales se basa en crear posibilidades de participación. Construya tiempo para preguntas y respuestas, encuestas, conversaciones entre presentadores y asistentes, y otros momentos orgánicos. Los clientes potenciales de la más alta calidad tienden a participar más en eventos virtuales, por lo tanto, cree oportunidades para la participación real de los asistentes. El marketing y las ventas se pueden alinear en un sistema de puntuación de clientes potenciales basado en completar diferentes partes de un programa grande, participar en seminarios web o charlas o discusiones por webcast, o terminar cualquier aspecto gamificado de un evento.

El Informe de referencia de Intrado 2020 señaló aumentos año tras año en el compromiso de 2019 a 2020, ha habido aumentos rotundos año tras año en el compromiso, como lo indican los incrementos masivos en el número de:

• Preguntas formuladas en webcasts (278%)

• Webcasts con sesiones de preguntas y respuestas (264%)

• Mensajes de chat en webcasts (334%)

• Webcasts que incluían folletos (204%)

• Folletos descargados (198%)

Estas estadísticas muestran el enorme éxito de los eventos virtuales durante la pandemia e indican que los asistentes están ansiosos por eventos corporativos más interactivos. Espere ver un cambio en las tendencias hacia la gamificación y la inclusión de activos imprimibles que permitan a los huéspedes sentirse más presentes físicamente, incluso desde lejos.

Cuanta más atención presten los equipos para garantizar que el contenido no solo sea de calidad, sino que también represente una variedad de formatos virtuales, más atractivo será su marketing. Despertar el interés del público y mantenerlo a lo largo de la línea de tiempo promocional de un evento virtual deja una impresión duradera en los asistentes actuales y futuros, convirtiéndolos en empleados más felices o clientes potenciales de mayor calidad.

¿Desea obtener más información sobre los eventos virtuales de marketing en 2021 y más allá? Consulte "7 conclusiones de la estrategia de contenido en un mundo posterior a COVID" en The Content Standard .

Atribución de la imagen destacada: Julia M. Cameron