Consejos para seminarios web: su guía definitiva para organizar un gran evento

Una excelente manera para que las agencias y las pequeñas empresas se posicionen como líderes de opinión y transmitan eventos a audiencias nacionales y potencialmente globales a un costo menor es organizar un seminario web.

De hecho, la adopción de plataformas de seminarios web se ha disparado durante la pandemia a medida que las empresas se esfuerzan por ofrecer virtualmente presentaciones itinerantes y eventos en persona. Según el último Informe de referencia de seminarios web de ON24, los seminarios web en 2020 aumentaron un 162 por ciento y la asistencia casi se cuadruplicó a más de 60 millones de personas. Audiencias comprometidas con 61 millones de horas de contenido, lo que representa un crecimiento de casi el 300 por ciento.

Esta guía proporciona un resumen completo de los pros y los contras de los seminarios web, algunas de las mejores plataformas de seminarios web para usar y consejos sobre cómo organizar un evento atractivo.

Tabla de contenido

• Los beneficios y desventajas de los seminarios web
• Consejo n. ° 1: encuentra un tema interesante
• Consejo n. ° 2: investiga y prueba las mejores plataformas
• Consejo n. ° 3: encuentre presentadores apasionados
• Consejo n. ° 4: prográmelo en un momento conveniente para los asistentes
• Consejo n. ° 5: planifique y ensaye antes del gran día
• Consejo n. ° 6: promocionarlo con mucha anticipación
• Consejo # 7 - Ejecute la discusión pero sea flexible
• Consejo n. ° 8: envíe una repetición y un seguimiento de los clientes potenciales
• Conclusión

Los beneficios y desventajas de los seminarios web

A pesar de que la organización de seminarios web en línea no brinda la oportunidad de conversar cara a cara con clientes y prospectos, puede ayudar a su agencia a atraer prospectos y construir excelentes relaciones. A continuación, se muestran seis razones comprobadas por las que debería incorporar seminarios web en su estrategia de marketing.

Pros:

1. Los asistentes a los webinars son generalmente líderes. Entre el 20 y el 40 por ciento de los asistentes a los seminarios web externos se convierten en clientes potenciales calificados.
2. Los seminarios web impulsan las ventas. Además de las métricas de generación de oportunidades de venta, hasta el 5 por ciento de los asistentes al seminario web se convierten en clientes de pago.
3. Los seminarios web son atractivos. Según MakeSocialMediaSell, los seminarios web retienen la atención del 40 por ciento de los espectadores.
4. Los seminarios web crean autoridad. Si su empresa tiene suficiente información para organizar un seminario web de una hora sobre cualquier tema, entonces probablemente sea una autoridad en su industria, y el seminario web lo ayudará a reafirmarlo.
5. Los seminarios web pueden acelerar los ciclos de ventas. Los prospectos que se encuentran en medio de una decisión de compra pueden ser impulsados ​​más rápido a través de un embudo de ventas con un seminario web informativo y educativo.
6. Los seminarios web tienen un costo relativamente bajo. Es una presentación sin necesidad de auditorio o sala de juntas.

Si bien las oportunidades de generación de prospectos y conversión parecen atractivas, es importante tener en cuenta que los seminarios web deben verse, ante todo, como un ejercicio educativo o de liderazgo intelectual. Según Ashley Stahl, fundadora de la agencia de branding CAKE Publishing, los webinars que son puramente flogs de productos son un factor decisivo para los asistentes.

"Uno de los errores más grandes que veo que cometen los clientes es centrarse demasiado en la venta final y no lo suficiente en el contenido", escribió en un artículo de Forbes.

La mayoría de los inscritos que asisten a los seminarios web lo hacen porque el tema despertó su interés. Usan estos eventos para evaluar su experiencia y generar confianza en su marca antes de decidir si comprarle. Un argumento de venta puro durante un seminario web puede disuadir a los clientes potenciales de querer interactuar con usted.

Por ejemplo, su agencia puede especializarse en optimización de motores de búsqueda o SEO. Enmarcar el tema de un seminario web y la discusión general en torno a "Estrategias de SEO para pequeñas empresas" probablemente le interese más a un cliente potencial que "Por qué debería pagarnos para ser su agencia de SEO". Los clientes potenciales se convierten en "clientes potenciales cálidos" y es mucho más probable que se pongan en contacto con usted o estén abiertos a la divulgación si obtienen información útil a partir del contenido de su seminario web.

Dejando a un lado la elección del tema y la estructura de su seminario web, existen algunos factores que podrían tener un impacto negativo en un evento.

Contras:

1. Dejar la asistencia. A menos que esté cobrando una tarifa a los asistentes al seminario web, hay pocos incentivos para la asistencia garantizada. De hecho, se estima que solo la mitad de los que se registran en los webinars asisten. La mayoría de las empresas organizan seminarios web de forma gratuita, ya que, desde el punto de vista del cliente, hay pocos incentivos para pagarlos, dado que carecen de la ostentación, el glamour y el catering elegante que normalmente se asocia con los eventos en persona. El costo de un servicio de seminario web se compensa a través de oportunidades de generación de clientes potenciales y la capacidad de ofrecer el evento a una amplia audiencia.
2. Problemas técnicos. Las sesiones virtuales siempre corren el riesgo de fallas tecnológicas.
3. Interacción y distracciones. La participación de un evento en persona no se puede replicar fácilmente en línea. Las presentaciones virtuales son más pasivas y menos dinámicas que los bulliciosos auditorios llenos de gente. Las presentaciones en vivo a menudo también crean oportunidades para una mayor interacción con la audiencia. Sin el mismo nivel de estimulación, las sesiones virtuales tienden a ser propensas a distraerse.

Para ser justos, estos mismos riesgos pueden existir en eventos en vivo y podrían mitigarse a través de los consejos de seminarios web que se describen en la siguiente sección.

Cómo crear un evento increíble

Consejo para seminarios web n. ° 1: encuentre un tema interesante

El primer paso es el tema de su seminario web. Al seleccionar un tema, desea identificar algo sobre lo que los asistentes buscan aprender más y asignarlo a su producto o servicio. Stahl recomienda guardar las ventas hasta el final, una vez que haya proporcionado valor y educación a los asistentes.

“No hables de tu producto hasta el final de tu presentación. Véndalo demasiado pronto y su audiencia probablemente obtendrá esas vibraciones de ventas repugnantes que a todos no nos gustan. Dicho esto, no hay nada de malo en mencionar el nombre de su producto un par de veces de pasada mientras presenta. Proporcione un excelente contenido por adelantado. Vende al final ”, dice. Un tema oportuno puede aumentar el interés, especialmente si aborda algo urgente que requiere atención inmediata o es táctico y prescriptivo.

Otras consideraciones incluyen:

• Ofrecer algún tipo de promoción o obsequio a los asistentes.
• Considere la posibilidad de realizar varios seminarios web si se trata de un tema importante que requiere una discusión de más de una hora.

Consejo para seminarios web n. ° 2: investigue y pruebe las mejores plataformas

Como alguien que ha organizado cientos de seminarios web en los últimos 10 años, Hailey Friedman, cofundadora de Growth Marketing Pro, sabe cómo detectar señales de alerta al seleccionar un proveedor de plataforma de seminarios web.

“Ejecute al revés si ve una herramienta de seminario web que implica descargas y extensiones confusas, un servicio al cliente deficiente, dificultades técnicas con el sonido y el video y paneles de control demasiado complicados. Simplemente no vale la pena el dolor de cabeza de lidiar con estos problemas. Usted y sus asistentes merecen algo mejor ”, dice.

Al considerar una plataforma, Friedman sugiere considerar algunos factores importantes:

• ¿Los espectadores necesitan descargar un complemento?
• ¿Cuántos asistentes se permiten en la sala?
• ¿La plataforma admite varios presentadores?
• ¿Envía recordatorios por correo electrónico a los inscritos?
• ¿El software de seminarios web es para seminarios web en vivo, seminarios web a pedido o ambos?
• ¿Hay otras funciones útiles como el chat en vivo y las encuestas en las que la audiencia pueda participar?

Friedman ha probado 23 de las plataformas de seminarios web más conocidas . Las conclusiones clave de su investigación se proporcionan a continuación.

Demio: la Demio se promociona a sí mismo como una experiencia de seminario web simple y sin descarga para su audiencia que permite a los anfitriones aplicar su marca y logotipo en todos los materiales del evento.

“Esta herramienta es ideal para principiantes y para aquellos que se sienten incómodos con las interfaces torpes y las numerosas configuraciones asociadas con algunas plataformas de seminarios web. Por otro lado, los profesionales del marketing y los usuarios corporativos ocupados apreciarán sus amplias herramientas de automatización ”, afirma Friedman.

Pros:

• Totalmente basado en navegador (sin software para descargar)
• Seminarios web a pedido en vivo y automatizados
• Tarda unos minutos en configurarse
• Moderno y personalizable: puede agregar su logotipo para que coincida con su marca
• Correos electrónicos de recordatorio automatizados para eventos programados
• Posibilidad de enviar la grabación del seminario web a todos los inscritos después del evento.

Contras:

• Alojar a más de 50 participantes en vivo requiere una actualización

Precios de Demio:

• Prueba gratuita de dos semanas
• Plan de inicio: US $ 34 / mes para una sala de asistentes de 50 personas
• Plan de crecimiento: US $ 69 / mes para una sala de asistentes de 150 personas y marca personalizada
• Plan de negocios: US $ 163 / mes para una sala de asistentes de 500 personas y cuatro anfitriones

Google Hangouts: la Hangouts es un software gratuito de Google que funciona con YouTube. Está diseñado para grupos pequeños de hasta 30 personas. Para realizar un seminario web en Google Hangouts, necesita su propio canal en YouTube y el navegador Chrome instalado.

“Google+ Hangouts es muy popular en el mundo empresarial porque permite funciones útiles para invitar a los miembros. Además, varias personas pueden hablar durante un evento y el seminario web se puede compartir fácilmente una vez completado ”, dice Friedman.

Pros:

• Puede alojar a 30 personas gratis
• El seminario web se graba y se carga automáticamente en su canal de YouTube.
• Es posible transmitir el seminario web a través de YouTube para adaptarse a una audiencia más amplia.

Contras:

• Los asistentes necesitan una cuenta de Google para participar activamente en el evento (por ejemplo, tener la capacidad de hacer preguntas)
• Es difícil capturar clientes potenciales ya que no existe una funcionalidad que permita a los asistentes registrar sus datos para acceder al evento.

Precios de Hangouts:

• Completamente libre

¿Qué pasa con Zoom?

Si bien Zoom se ha convertido en un nombre familiar durante la pandemia, no se destacó como la mejor opción para Frediman, ocupando el puesto número 10 en su lista.

"La limitación de Zoom es que, si bien ofrece funciones básicas de forma gratuita, sus reuniones pueden continuar durante menos de 40 minutos si el número de asistentes es inferior a 100. Eso se debe a que Zoom está diseñado para grandes empresas que van a desembolsar grandes cantidades de dinero por tecnología de videoconferencia ”, dice.

Pros:

• Compartir pantalla simultáneamente para varios asistentes
• Uso compartido gratuito de aplicaciones y escritorios
• Funciona en todas las plataformas y dispositivos.
• Registra el evento completo, incluidas las preguntas formuladas por los asistentes a través del chat y los videos de varios oradores.

Contras:

• La navegación por la interfaz puede ser confusa
• El hardware de zoom simplemente no funciona bien

Precio de Zoom:

• Seminarios web gratuitos para hasta 100 participantes con una duración máxima de 40 minutos
• Los planes pagados comienzan desde US $ 14,99 por mes e incluyen una duración ilimitada de reuniones con hasta 100 participantes.

Consejo para seminarios web n. ° 3: busque presentadores apasionados

Lo hermoso de organizar seminarios web, en comparación con la presentación en un evento en persona, es que los eventos virtuales suelen ser mucho más informales. Eso no quiere decir que no necesite mantener el interés de los asistentes, pero tampoco necesita ser un presentador formal de clase mundial para ofrecer una gran sesión. Incluso puede salirse con la suya utilizando scripts y otros recursos de información para ayudarlo.

Un presentador debe ser:

• Un experto en la materia y / o producto
• Un orador competente
• Realmente interesado en hacerlo

También es una buena práctica tener un anfitrión o moderador enérgico y agradable. Este tipo de persona puede abrir el evento, dar la bienvenida a los oradores, administrar y hacer preguntas en nombre de los participantes y asegurarse de que la audiencia permanezca comprometida para que los expertos en la materia puedan concentrarse principalmente en su presentación sin distracciones.

Consejo del seminario web n. ° 4: prográmelo en un momento conveniente para los asistentes

Cuando reserva una fecha para su seminario web, hay consideraciones importantes a considerar para lograr una asistencia óptima:

• Día de la semana. Deben evitarse los lunes y viernes, ya que la mayoría de las personas aumentan o disminuyen durante estos días.
• Hora del día. Las mañanas son generalmente mucho más agitadas para la gente de negocios, por lo que de 1 pm a 3 pm, hora del este, generalmente se considera la mejor ventana para reservar un seminario web en América del Norte.

Consejo para seminarios web n. ° 5: planifique y ensaye antes del gran día

Hay algunos elementos que querrá tener en cuenta al planificar cómo realizar un seminario web:

• Piense en dónde organizar un seminario web. Los factores a considerar incluyen encontrar un espacio tranquilo con buena iluminación y un telón de fondo ordenado y sin distracciones para los espectadores. Si es difícil encontrar un área visualmente atractiva, es posible que desee utilizar un fondo virtual si su plataforma de seminarios web lo ofrece.
• La mayoría de los seminarios web duran una hora: 45 minutos para la presentación y 15 minutos para las preguntas. Sin embargo, los eventos de 30 minutos (20 para presentaciones y 10 para preguntas) son cada vez más populares. Esté abierto a mezclar enfoques y formatos para determinar qué funciona mejor para su audiencia.
• Hablar con cada diapositiva durante uno o dos minutos es una buena regla a la hora de construir su presentación.
• Reitere los puntos más importantes. Diles una vez, diles de nuevo y diles una tercera vez.
• Su formato debe ser: introducir el valor, proporcionar una exploración profunda del tema, presentar su producto con una venta suave y luego recapitular.
• Habla con tus clientes, no por encima de ellos. Su idioma debe ser simple y fácil de entender.
• Anticípese a las preguntas y prepare las preguntas más frecuentes (FAQ) basadas en su tema. Si el seminario web se basa en productos, mantenga una lista de preguntas sobre su producto que los clientes hayan hecho.

Cory Northcutt, director ejecutivo de Northcutt Enterprise SEO, dice que los mejores seminarios web son dinámicos e involucran a la audiencia. Sugiere: “No lea un guión o sus diapositivas; use un esquema. Y habla espontáneamente. Invite a preguntas y respóndalas. Dedique tiempo a las preguntas durante el seminario web, no solo al final. Haga que sus diapositivas sean visualmente atractivas e informativas; las listas largas de viñetas no son interesantes. Lo más importante: use un micrófono decente ".

Una vez que haya revisado esta lista, haya creado sus diapositivas, haya programado su seminario web, lo haya practicado y haya reunido a los asistentes, debería estar listo para entregar.

Consejo para seminarios web n. ° 6: promocionarlo con mucha anticipación

A continuación, se detallan los aspectos que debe tener en cuenta al comercializar su seminario web.

Las cosas obligatorias:

• Una página de inicio de registro
• Publicaciones orgánicas en redes sociales para promover la sesión.
• Marketing por correo electrónico para invitar a posibles clientes conocidos a registrarse
• Permitir que los registrantes envíen preguntas previamente

Un consejo clave de Stahl es comercializar su seminario web con semanas de antelación. “No empieces a anunciarte el día anterior. Recomiendo comenzar a anunciar con al menos un mes de anticipación, si no más. Querrá enviar recordatorios a medida que se acerca el evento, incluido un recordatorio por correo electrónico el día anterior y el día de. También recomiendo hacer una cuenta regresiva en sus redes sociales ”, dice.

Las actividades promocionales opcionales a considerar incluyen:

• Anuncios pagados para dirigirse a clientes potenciales y otros mercados externos
• Correos electrónicos de todo el cliente para anunciar el seminario web
• Involucrar a los patrocinadores como táctica de marketing para grandes sesiones
• Creando un video promocional
• Ventanas emergentes promocionales en su sitio web
• Correos electrónicos de seguimiento para recopilar comentarios e involucrar a los asistentes

Sugerencia del seminario web n. ° 7: ejecute la discusión pero sea flexible

Ahora es el momento de presentar tu contenido. Considere hacer lo siguiente:

• Envíe un correo electrónico recordatorio de último minuto una o dos horas antes del inicio de su seminario web.
• Sea flexible, ya que ciertas preguntas de la audiencia pueden cambiar la dirección de la conversación. Contrólelo eligiendo qué preguntas responder en vivo. Si el tema es específico, esas preguntas son generalmente las mejores para tomar fuera de línea.
• Habla despacio y con seguridad para que la audiencia te entienda fácilmente.
• Use su mouse para resaltar elementos en las diapositivas que desea que vea la audiencia.
• Asegúrese de realizar la presentación en un entorno sin distracciones.

Sugerencia del seminario web n. ° 8: envíe una repetición y un seguimiento de los clientes potenciales

Si no está reproduciendo el contenido de su seminario web y realizando seguimientos de este, es posible que se esté perdiendo oportunidades de marketing que se pueden recopilar a partir del contenido que ya se ha creado.

A continuación, se muestran ideas de promoción posterior para su seminario web:

• Envíe una grabación de la sesión y la plataforma de diapositivas. No todos los que se registren realmente asistirán al seminario web, por lo que enviar un correo electrónico de seguimiento que incluya el contenido es una excelente manera de atraer clientes potenciales que quizás no hayan llegado a la sesión en vivo.
• Publique el video del seminario web en línea. Publicar su seminario web en un canal de YouTube de marca es una excelente manera de ganar tracción y clasificación adicionales para los resultados de actualidad en las búsquedas de YouTube.
• Utilice diapositivas para crear presentaciones de ventas. Si su seminario web se centra en el producto, considere convertir parte de su contenido en material de ventas.
• Solicite comentarios. Una breve encuesta a los asistentes es una excelente manera de obtener información sobre qué partes del seminario web disfrutó más la audiencia y dónde podría haber espacio para mejoras.

Conclusión

Con la adopción tecnológica adelantada debido a COVID, los seminarios web en línea probablemente seguirán siendo populares. Muchas empresas ahora se dan cuenta de que pueden ofrecer eventos atractivos a una fracción del costo de las sesiones presenciales.

De hecho, Daheb de ON24 dice que casi todos los especialistas en marketing citan el hospedaje de seminarios web como una parte clave de sus estrategias, incluso en una era posterior a una pandemia. “El compromiso digital permite a los equipos de marketing y ventas llegar a más personas y dedicar más tiempo a sus prospectos y clientes”, dice.

Si bien se necesita tiempo y esfuerzo para configurar su estrategia de seminario web, la recompensa es que una vez que ha organizado un seminario web, los eventos posteriores se vuelven fáciles de replicar. Y los beneficios en términos de confianza en la marca, oportunidades de ventas y conocimiento de la audiencia siguen creciendo.