6 rappels d'étiquette Zoom pour votre prochaine réunion

C'est peut-être une nouvelle année, mais des dizaines de millions d'Américains travailleront toujours à distance en 2021.

Et comme nous pouvons tous le deviner, cela signifie plus de réunions sur Zoom , Google Hangouts et autres logiciels de visioconférence.

Alors que votre équipe a probablement passé des heures (et des heures) ensemble sur des appels Zoom en 2020, il y a un aspect de la visioconférence qui aurait pu être abandonné alors que la main-d'œuvre s'adaptait à cette nouvelle norme – l' étiquette Zoom.

Dans cet article, nous décrirons certains éléments cruciaux de l'étiquette Zoom afin que vous puissiez vous présenter aux réunions cette année de la manière la plus préparée, polie et professionnelle possible.

Qu'est-ce que l'étiquette Zoom ?

L'étiquette Zoom maintient un calme et un comportement professionnels lors d'un appel Zoom ou d'une visioconférence. Étant donné que les réunions Zoom peuvent être considérablement différentes de leurs homologues en personne, il existe un ensemble supplémentaire d'attentes auxquelles nous devons adhérer afin de nous présenter au mieux à nos collègues.

Astuce n°1 : fermez les autres applications

Lors des réunions en personne, nous nous attendons à ce que nous fermions nos ordinateurs portables, à moins que nous ne partagions du contenu à l'écran avec les participants ou que nous prenions des notes. Cependant, avec les réunions Zoom, la fermeture de votre ordinateur portable est impossible.

Cependant, pour rester sans distraction et vous assurer que vous accordez toute votre attention à la réunion, la meilleure chose à faire est de fermer toutes les autres fenêtres et applications en dehors de Zoom (à moins que vous ne présentiez ou preniez des notes). Cela signifie que vous devez quitter Slack, minimiser votre boîte de réception de courrier électronique et quitter toutes les applications de messagerie que vous avez ouvertes. Comme ils le seraient lors de réunions en personne, vos messages vous attendront par la suite.

Conseil de pro : si vous craignez que vos collègues pensent que vous êtes absent de votre ordinateur pendant la journée de travail, essayez d' intégrer votre calendrier Google à Slack pour définir automatiquement votre statut sur absent et informer vos collègues que vous êtes en réunion.

Astuce n°2 : éteignez votre deuxième moniteur

Les doubles moniteurs sont un hack d'efficacité parfait, car ils peuvent augmenter la productivité jusqu'à 30 % .

Cependant, ils sont loin d'être idéaux lorsqu'il s'agit de se concentrer sur les réunions Zoom.

Lorsque ce deuxième moniteur est allumé, il est trop tentant de consulter vos e-mails (ou - soyons honnêtes - Twitter) et de perdre le focus sur la réunion. Pour reproduire l'expérience d'une réunion en personne et vous concentrer davantage sur l'orateur ou la discussion en cours, débranchez votre ordinateur portable de votre deuxième moniteur. Sinon, vos yeux pourraient être tentés de dériver sur le côté, faisant savoir aux autres participants que vous n'êtes pas intéressé par la question en cours.

Astuce n°3 : gardez votre appareil photo allumé

L'un des nombreux avantages du travail à distance est de moins insister sur le fait d'avoir l'air présentable – en particulier lorsque pendant les réunions Zoom, la confidentialité est à portée de clic avec le bouton « Caméra éteinte ».

Cependant, qu'il s'agisse d'une réunion à l'échelle de l'entreprise ou d'une conversation en tête-à-tête avec votre responsable, éteindre votre caméra ne donne pas toujours la meilleure impression. Par exemple:

• Les collègues peuvent vous percevoir comme étant mentalement ou physiquement absent d'une grande réunion d'équipe, car il n'y a aucun moyen de vérifier votre présence ou votre engagement.
• Cela peut sembler impersonnel, en particulier si vous êtes en tête-à-tête ou en petit groupe, car vos collègues dépendent toujours d'un langage corporel et d'expressions faciales limités qu'ils sont capables d'observer à travers votre appareil photo. N'oubliez pas que ces réunions sont le seul moment où beaucoup voient leurs collègues, alors ne limitez pas leur temps déjà limité avec vous.
• Il présente un obstacle à l'accessibilité pour ceux qui lisent sur les lèvres - et bien que la lecture sur les lèvres sur Zoom ne soit pas parfaite telle quelle, garder votre appareil photo allumé peut dissiper certaines idées fausses ou malentendus, car les gens peuvent voir ce que vous dites.

Astuce n°4 : éteignez votre micro lorsque vous ne parlez pas

Ce chien, cet enfant ou cette sirène en arrière-plan peut être un véritable tueur d'humeur lors d'une réunion d'affaires sérieuse.

Bien que ces interruptions soient inévitables pour le travail à distance, les limiter est l'étiquette de base de Zoom - et elles peuvent être limitées en vous mettant simplement en sourdine lorsque vous ne parlez pas lors d'une réunion d'équipe.

Non seulement la mise en sourdine réduit ces interruptions, mais elle est également utile pour ceux qui ont du mal à entendre clairement un haut-parleur. Considérez ceux qui ont des travaux de construction ou de voirie en cours devant leurs fenêtres, ou ceux qui sont malentendants et ont du mal à distinguer les mots d'un orateur même sans bruits de fond gênants. Avec des distractions supplémentaires, une réunion Zoom devient encore plus difficile.

Conseil de pro : Conseil n°5 : Respectez les heures de début et de fin des réunions

Au bureau, il est facile de se souvenir de la fin de votre réunion lorsque la personne qui attend la salle de conférence frappe à la porte.

Sur Zoom, ce n'est pas si simple. Bien que personne n'attende avec impatience que vous terminiez votre discussion pour utiliser votre numéro d'identification de réunion, il est possible que les personnes de votre réunion aient un autre zoom sur lequel sauter juste après celui dans lequel vous vous trouvez actuellement.

Pour cette raison, assurez-vous de respecter les heures de début et de fin et de parler lorsque quelqu'un ne le fait pas. Un simple « désolé de vous interrompre, mais nous avons dépassé les deux minutes – pourrions-nous nous regrouper cet après-midi lorsque nous serons tous à nouveau libres ? » pourrait sauver quelqu'un d'un énorme mal de tête.

not Conseil de pro : ne pas Si vous avez une discussion riche et importante que vous souhaitez poursuivre, demandez simplement aux participants s'ils ont le temps de discuter pendant 5 à 10 minutes supplémentaires avant de supposer qu'ils le font.

Conseil n°6 : utilisez les sous-titres en direct

Un dernier élément de l'étiquette Zoom est bénéfique pour ceux qui ont besoin d'un niveau supplémentaire de clarté pendant la réunion : le sous-titrage automatique en direct .

Qu'ils aident certains à se concentrer sur la réunion ou qu'ils permettent à quelqu'un qui a des difficultés d'entendre de comprendre ce qui se dit, les sous-titres rendent les réunions Zoom plus accessibles.

Le processus est également simple pour les configurer - nous expliquons le processus de configuration des légendes des réunions Zoom dans cet article de blog .

Rappelez-vous votre étiquette

Les réunions Zoom et les vidéoconférences rassemblent cette main-d'œuvre distante d'une manière qui préserve la culture du lieu de travail et les amitiés au bureau – mais cela ne peut se produire que si nous nous souvenons de suivre ces règles simples mais essentielles de l'étiquette Zoom.

La prochaine fois que vous aurez un appel vidéo, assurez-vous de respecter ces six rappels pour une meilleure expérience Zoom pour vous et vos collègues.