Mercredi Sagesse : Directives d'accessibilité pour la planification d'événements

Tous ceux qui arrivent à un événement doivent se sentir les bienvenus et pouvoir profiter pleinement de l'événement, qu'il s'agisse de plaisir, de nourriture, de réseautage ou d'apprentissage. Veiller à ce que les invités handicapés puissent participer pleinement est une partie importante du travail d'un organisateur d'événements et est requis par la loi pour les événements publics.

Qu'est-ce que l'« accessibilité » et qu'est-ce que cela signifie pour les événements ?

L'Americans with Disabilities Act (ADA) § 36.203(a) stipule que « Un logement public doit offrir des biens, des services, des installations, des privilèges, des avantages et des logements à une personne handicapée dans le cadre le plus intégré approprié aux besoins de la personne handicapée. individuel. "

Les hébergements publics - théâtres, arénas, hôtels et centres de congrès parmi eux - doivent répondre aux normes de l'ADA. Tous les événements publics sont légalement tenus de répondre aux exigences de l'ADA. Pour « offrir un plaisir complet et égal », les sites et les organisateurs doivent considérer plus que des dispositions de bâtiments, des rampes et des ascenseurs accessibles. Un événement véritablement inclusif implique également une conception de site Web accessible et des processus d'inscription, des communications pré-événement et un personnel bien formé qui comprend l'étiquette des personnes handicapées.

Pour planifier un événement inclusif, assurez-vous que l'accessibilité du site et les considérations de conformité ADA sont couvertes dans votre liste de contrôle de planification d'événement et reconnaissez les points d'accessibilité supplémentaires pour fournir un accès équitable à tous. Une personne ayant un handicap permanent, comme un utilisateur de fauteuil roulant, aura une meilleure idée de ce dont elle a besoin pour une participation significative. Mais, une personne ayant une incapacité temporaire, comme un membre cassé, peut ne pas savoir demander des aménagements.

Vous pouvez également noter les demandes générales d'hébergement dans votre logiciel de planification d'événements, telles que le besoin d'une scène temporaire avec une rampe ou l'exigence éventuelle d'une location d'élévateur pour fauteuil roulant. Ces informations contribuent à améliorer les visites des futurs invités handicapés, et les coordinateurs de réunions apprécient l'attention personnalisée aux besoins de leurs participants.

Lisez la suite pour un abécédaire sur les facteurs les plus importants pour la planification d'un événement inclusif, et les exigences essentielles pour les personnes ayant divers handicaps et défis.

La véritable accessibilité commence avant l'événement et se poursuit après

Les événements inclusifs commencent avant qu'une personne ne s'inscrive pour y assister ou n'entre dans le lieu. Lorsque vous gardez tous les invités à l'esprit pendant la préparation de l'événement, vous serez mieux préparé à répondre aux demandes au fur et à mesure qu'elles arrivent plutôt que de vous précipiter à la dernière minute.

Une preuve d'invalidité n'est pas requise

Personne n'est tenu de présenter une preuve de son handicap et ne devrait pas non plus lui en demander de preuve. Cela inclut les personnes qui demandent un hébergement, achètent des billets pour des sièges accessibles, assistent avec un chien d'assistance ou ont un handicap invisible.

Les mots que vous choisissez comptent

Une personne n'est pas son handicap. Mettez l'accent sur la personne plutôt que sur le handicap : lorsque vous faites référence à des participants handicapés, utilisez le langage de la personne . Évitez de vous concentrer sur la condition ; dites « une personne handicapée » plutôt que « une personne handicapée ».

Il y a des exceptions. Certaines personnes handicapées préfèrent Identité-langue première . C'est vrai pour certains membres de la communauté sourde, qui considèrent la surdité comme faisant partie de leur identité. Cependant, toutes les personnes Sourdes ne ressentent pas cela. En cas de doute, vous pouvez demander leur préférence.

Inclure l'accessibilité dans la planification d'urgence

Une urgence n'est pas le moment de réaliser que vous n'avez pas inclus tout le monde dans le plan. Sachez où se trouvent les sorties accessibles et assurez-vous qu'elles sont clairement indiquées comme telles. Les ascenseurs peuvent ne pas fonctionner en cas d'urgence et les sorties peuvent être encombrées. Assurez-vous qu'il existe un plan pour évacuer chaque participant.

Créez des communications pré-événement critiques

Rappelez aux participants de soumettre des demandes d'accessibilité dans les communications précédant l'événement et incluez ces informations dans la FAQ du site Web. Offrez le matériel à l'avance afin que les participants puissent réviser et se préparer. Fournissez des détails sur les options de transport en commun accessibles les plus proches et informez les participants des entrées les mieux adaptées à l'accès en fauteuil roulant.

Assurez-vous que votre site Web est accessible à tous

Un site Web accessible permet aux participants le même accès aux informations sur l'événement et à l'inscription. En prime, un site Web accessible se classe souvent plus haut dans le référencement, car la structure est plus facile à explorer pour les moteurs de recherche.

Consultez les conseils ci-dessous pour créer un site Web accessible et reportez-vous aux directives d'accessibilité Web des applications Internet riches accessibles (ARIA) pour obtenir des informations détaillées pour les développeurs Web ou d'applications.

• Assurez-vous que tout le texte du site Web est facile à lire : augmentez le contraste, évitez les graphiques qui remplacent le texte et incluez des descriptions de texte pour les images.
• Fournir des boutons plus gros et beaucoup d'espace entre les boutons pour les personnes malvoyantes ou à mobilité réduite.
• Suivez une structure de titre logique pour faciliter la navigation.
• Assurez-vous que le site Web est accessible via le clavier et évitez les interactions avec la souris uniquement.
• Utilisez un texte de lien descriptif plutôt que le générique « Cliquez ici » : ajoutez le lien hypertexte à « Télécharger votre formulaire d'inscription ».
• Fournissez des sous-titres et des transcriptions vidéo.
• Si votre événement a une limite de temps pour l'achat de billets ou l'inscription, pensez aux personnes utilisant des appareils fonctionnels lors de la définition du délai d'achat et prolongez-le.
• Proposez une déclaration d'accessibilité claire sur votre site Web et encouragez les participants à nous contacter pour toute question ou préoccupation qu'ils pourraient avoir.
• Abandonnez le CAPTCHA : le spam est frustrant, mais un CAPTCHA n'est pas accessible aux personnes malvoyantes ou aveugles.

Permettre aux participants de faire des demandes d'aménagements raisonnables

Un aménagement raisonnable est un ajustement à l'environnement pour permettre la pleine participation des personnes handicapées. Fournir un accès aux fauteuils roulants, éliminer les obstacles à la communication, offrir des sièges accessibles et fournir un accès égal devraient être les principales priorités des efforts de l'organisation.

Pour les événements payants avec sièges attribués, l'organisateur ne peut pas demander de preuve d'un handicap pour les sièges accessibles. Les billets pour les places accessibles doivent être vendus en même temps, au même prix et via les mêmes modalités que les places non accessibles. Les listes de billets doivent également inclure des informations concernant l'emplacement du siège, la vue et l'espace physique disponible afin que le participant puisse déterminer si le siège répond à ses besoins.

Ajoutez un espace sur le formulaire d'inscription pour permettre aux participants de faire des demandes d'assistance, ou autorisez l'option via un lien dans l'e-mail de confirmation d'inscription.

Incluez des cases à cocher pour les demandes d'hébergement des participants, ou fournissez une zone de texte pour qu'ils indiquent leurs besoins spécifiques. Si l'événement ne nécessite pas de pré-inscription, incluez une déclaration d'accessibilité et des coordonnées pour savoir où adresser les demandes d'hébergement et répondez rapidement aux demandes de renseignements.

Point d'inclusion : Certaines personnes ont des handicaps visibles ou utilisent des appareils fonctionnels, un fauteuil roulant ou une canne blanche, par exemple. Cependant, certains handicaps sont invisibles : une personne peut être handicapée sans déficience visible ni technologie d'assistance. Les handicaps cachés comprennent, sans s'y limiter, la douleur chronique, les troubles auto-immuns, les troubles cognitifs et les sensibilités chimiques multiples (MCS). Des bruits forts soudains ou des lumières clignotantes peuvent affecter un vétéran souffrant du SSPT. Une volée d'escaliers peut être impossible pour une personne souffrant d'une maladie respiratoire comme l'asthme. Il est important que les planificateurs autorisent et répondent aux demandes d'hébergement afin que chaque invité ait la possibilité de participer pleinement.

Il n'y a pas de « taille unique » en matière d'accessibilité

Des sièges, des documents imprimés et des services d'interprètes aux options de repas et aux espaces pour que les invités se reposent entre les sessions, la planification d'événements signifie créer un événement accessible à tous .

Personnes à mobilité réduite

Considérez plus que les fauteuils roulants lorsque vous planifiez des problèmes de mobilité. Certaines personnes à mobilité réduite peuvent utiliser des scooters, des marchettes et des cannes. D'autres personnes à mobilité réduite peuvent ne pas avoir besoin d'appareils fonctionnels, mais peuvent avoir besoin de plus de temps, d'espace, d'options de sièges ou de soutien.

Tous les problèmes de mobilité ne sont pas résolus par des rampes. Une personne qui utilise une canne peut avoir plus de facilité à naviguer dans les escaliers, et les ascenseurs portables peuvent offrir un meilleur accès pour certaines personnes. Les personnes souffrant d'arthrite ou d'inflammation chronique peuvent bénéficier de quelques minutes supplémentaires entre les séances, car elles peuvent avoir besoin de se reposer pendant qu'elles marchent.

Faites attention à ces domaines lors de la sélection d'un lieu ou de la coordination d'un événement :

Prévoyez des espaces de stationnement désignés (les espaces temporaires sont acceptables s'ils respectent les exigences de l'ADA) et assurez-vous que les transports en commun à proximité incluent des options accessibles. L'accès au bâtiment doit comporter une bordure coupée ou un accès de niveau depuis l'aire de stationnement, ou une autre entrée accessible doit être fournie. Une rampe temporaire peut être une solution acceptable.

Les entrées des bâtiments doivent être suffisamment larges pour permettre le passage d'un fauteuil roulant ou d'un scooter. Les vestibules à double porte peuvent ne pas fournir suffisamment d'espace pour qu'un fauteuil roulant ou un scooter puisse naviguer ; la deuxième porte doit être maintenue ouverte s'il n'y a pas au moins quatre pieds entre les portes lorsque l'une est en position ouverte. Les portes tournantes ne sont pas considérées comme une voie accessible, mais les portes auxiliaires adjacentes aux portes tournantes peuvent être laissées déverrouillées et utilisées à cette fin. Les tourniquets ne sont pas accessibles, mais des portes de service peuvent être utilisées.

Autres considérations:

• Les poignées de porte rondes peuvent être difficiles à ouvrir, une poignée à levier ou une porte automatique facilite l'accès.
• Les barrières, les grilles, les tapis, le gravier, les revêtements de sol meubles et plus encore sont des risques de trébuchement et sont difficiles à traverser.
• Évitez les pentes raides, optez pour des rampes progressives avec mains courantes.
• Les tables et les comptoirs doivent être suffisamment bas pour accueillir les personnes en fauteuil roulant.
• Fournir une variété de styles de sièges dans tout le lieu. Il peut être difficile pour une personne de se lever d'un siège mou, d'une chaise basse ou d'une chaise sans accoudoirs solides.
• Incluez un repas prédécoupé dans le menu et assurez-vous qu'il arrive avec les repas des autres invités, pas en retard et tiède.
• Les options de chambres accessibles doivent être incluses dans le bloc hôtelier.

Point d'inclusion : lorsque vous parlez à une personne en fauteuil roulant, soit assis sur une chaise de manière à être à sa hauteur, soit debout à une légère distance afin qu'elle n'ait pas à se tendre le cou en vous regardant. Ne vous penchez pas sur une personne en fauteuil roulant pour serrer la main d'une autre personne ou ramasser quelque chose sur une table.

Participants sourds et malentendants

Il existe un certain nombre d'aides et de services auxiliaires pour permettre aux participants sourds ou malentendants une participation égale. L'ADA exige que les organisateurs fournissent des aides ou des services aux participants sourds et malentendants. Ces aides comprennent :

• Un interprète en langue des signes américaine (ASL)
• Appareils d'aide à l'écoute (ALD)
• Services de sous-titrage ouvert ou codé
• Documents imprimés textuels
• Preneurs de notes

Les interprètes travaillent souvent en équipes de deux et il est recommandé d'engager une équipe pour chaque participant sourd. Les interprètes n'improvisent pas et ne signent pas à la volée – ils doivent recevoir du matériel à l'avance afin de se préparer. Alors que l'ASL comprend des signes pour de nombreux mots et concepts, il n'y a pas de signe pour tout. L'accès avancé aux diapositives, notes, documents et autres documents et la possibilité de poser des questions sur le matériel donne à l'interprète le temps de décider de la meilleure façon d'exprimer une terminologie inconnue.

Toutes les personnes sourdes n'utilisent pas l'ASL. Les personnes nées entendantes peuvent avoir recours à d'autres formes de communication, notamment les appareils d'aide à l'écoute et les services de sous-titrage. Les appareils d'écoute assistée peuvent également améliorer l'expérience des personnes qui utilisent un implant cochléaire ou des appareils auditifs. Le contenu vidéo sous-titré offre une expérience améliorée à de nombreux participants, qu'ils soient sourds ou entendants.

Assurez-vous que les orateurs et les participants utilisent des microphones, même s'ils pensent que leur voix est suffisamment forte. Rappelez aux conférenciers, au personnel et aux bénévoles de regarder les participants sourds lorsqu'ils parlent, ce qui facilite la lecture sur les lèvres. Considérez les annonces faites sur un système de haut-parleurs : comment allez-vous transmettre ces informations aux participants sourds ou malentendants. La musique de fond peut être distrayante pour les participants malentendants.

Point d'inclusion : n'oubliez pas de regarder et de vous adresser au participant individuel, plutôt qu'à l'interprète, tout en ayant une conversation.

Les personnes aveugles ou malvoyantes

Fournir un éclairage suffisant pour les personnes malvoyantes. Produisez des versions en gros caractères des documents et suivez les directives de l'American Foundation for the Blind pour rendre les imprimés plus lisibles. Ces directives incluent une taille de police minimale de 16 pt, des polices sans empattement, évitant tout texte en majuscules et utilisant du papier sans brillant plutôt que du papier brillant. Les personnes aveugles peuvent demander des documents imprimés en braille, un lecteur qualifié, des enregistrements audio, un logiciel de lecture d'écran ou un logiciel de grossissement.

Donnez des instructions claires et précises lorsque vous parlez à une personne aveugle. Plutôt que de dire « La sortie est là-bas », faites-leur savoir que la sortie est derrière eux et à 10 pieds sur leur gauche. Au lieu de dire « Attention », dites « Il y a une fontaine à votre droite ». Si la personne a besoin d'aide, vous pouvez lui permettre de prendre votre bras pour diriger, mais ne prenez jamais le sien sans autorisation.

Point d'inclusion : ne vous inquiétez pas des expressions courantes comme « C'est agréable de vous voir » ou d'autres expressions qui utilisent des descriptions visuelles.

L'accès pour les chiens d'assistance est obligatoire

Les lieux publics sont tenus de permettre l'accès aux chiens d'assistance. Les chiens d'assistance ne sont pas des animaux de compagnie ; ils sont formés pour aider une personne handicapée et sont techniquement considérés comme des équipements médicaux. L'ADA dicte que les seules questions qui peuvent être posées sont les suivantes : (1) le chien est-il un animal d'assistance requis en raison d'un handicap ? et (2) quel travail ou quelle tâche le chien a-t-il été dressé pour effectuer ?

Le manieur fournit tous les soins du chien d'assistance, mais le site devra désigner une zone de soulagement pour le chien. Bien que les politiques « pas d'animaux de compagnie » ne s'appliquent pas aux chiens d'assistance, les animaux d'assistance ne sont autorisés que là où les spectateurs sont autorisés. Si les participants ne sont pas autorisés dans la cuisine, le chien d'assistance et le maître-chien n'auront pas non plus besoin d'y accéder. Les participants souffrant d'allergies ou ayant peur des chiens ne sont pas une raison pour refuser une équipe de chiens d'assistance.

Point d'inclusion : Les chiens d'assistance sont des animaux de travail. Vous ne devez pas caresser, nourrir ou jouer avec un chien qui travaille. Si le chien est distrait, cela peut réduire sa capacité à accomplir pleinement son travail.

Pour planifier des événements vraiment inclusifs, gardez à l'esprit chaque participant pendant la coordination, quelles que soient les demandes d'hébergement reçues. Envisagez d'affecter un employé pour coordonner les politiques d'accessibilité et la planification, en particulier pour les grands événements. Communiquez avec les groupes et les organisations de personnes handicapées pour planifier des ressources et des solutions, et invitez les personnes handicapées à se prononcer sur les changements que vous devriez envisager. Chaque événement est une opportunité de s'améliorer par rapport au précédent, alors accueillez (et agissez) les commentaires des participants.

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