Trouvailles du vendredi : 6 idées pour la réception ultime après l'événement

Publié: 2021-08-08

Conférences sur plusieurs jours. Réunions de réseautage d'une journée. Colloques d'affaires. Aujourd'hui, ces événements ne se terminent pas après les panels habituels, les questions-réponses, les lancements de nouveaux produits et les démonstrations techniques.

Les afters et les réceptions post-événement sont devenues une extension commune de nombreux événements, ainsi qu'une opportunité pour les marques de faire une impression durable sur les participants. L'organisation de rassemblements post-événement nécessite toutes vos compétences en matière de planification d'événements, avec un léger changement dans les priorités et les tâches pour différencier l'affaire de l'événement principal. Nous présentons ici 6 conseils pour vous aider à concevoir l'after-party ou la réception post-événement à laquelle tout le monde souhaite assister.

Comment planifier une after-party qui a du succès

1. Verrouillez les lieux d'after-party tôt

Si vous planifiez la réception post-événement d'une entreprise au point culminant d'un salon ou d'une conférence, n'oubliez pas que vous faites partie des nombreuses entreprises partageant la même idée. Il est essentiel de commencer vos recherches et négociations tôt si vous souhaitez réserver le lieu le plus chaud à proximité de la conférence. Explorez les sites d'approvisionnement en sites événementiels, tels que le réseau de fournisseurs CVENT, pour trouver les meilleurs emplacements à proximité du lieu de la conférence.

Même si vous planifiez l'événement principal, créez un fichier séparé dans votre logiciel de planification d'événements pour l'after-party. Les calendriers de planification des événements seront différents, et séparer l'after-party vous aidera, vous et votre équipe, à rester organisés. Commencez à rédiger et à envoyer vos appels d'offres aux établissements, aux traiteurs et aux entreprises de divertissement dès que possible afin de pouvoir rapidement passer à la finalisation des contrats, avec, espérons-le, vos meilleurs choix.

Idéalement, vous organiserez l'after dans un lieu différent de l'événement principal afin de générer du buzz, de donner aux invités une expérience de la ville en dehors du centre de conférence et de la distinguer comme une offre extra-spéciale. Ne choisissez simplement pas un lieu difficile à atteindre et soyez clair sur les moyens les plus simples d'y arriver, ou vous risquez de ne pas vous présenter.

Il y a des avantages à organiser la réception après l'événement dans un espace événementiel au sein du centre de conférence ou juste à côté. Vous pouvez attirer l'attention des invités sur le lieu de la fête pendant la partie principale de la conférence, la logistique n'est généralement pas un problème, et si vous êtes un planificateur travaillant sur un événement plus important, vous pourriez bien obtenir un tarif réduit. Si vous le tenez dans le lieu, il est important de faire preuve de créativité avec le décor pour différencier l'after-party de l'événement principal.

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2. Faites des soirées post-événement une zone sans pression

Qu'il s'agisse d'un événement d'une journée, d'une conférence de plusieurs jours ou d'un festival du film d'une semaine, les événements majeurs épuisent les participants et les présentateurs. Ils peuvent être en train de déployer un nouveau produit ou de réseauter avec des pairs de leur secteur. Les symposiums d'entreprise peuvent impliquer des cours consécutifs qui nécessitent une concentration soutenue.

Faites en sorte que vos réceptions et after-party après l'événement soient décontractées et amusantes pour les invités. Il ne devrait y avoir aucune pression pour réseauter et les invités devraient prendre l'initiative de socialiser. (Il y a un moment et un endroit pour réseauter des brise-glaces et des activités. Ce n'est pas l'un d'entre eux.) Assurez-vous que le lieu offre des zones calmes propices aux introvertis pour des conversations discrètes en plus d'espaces pour des fêtes plus bruyantes.

3. Offrez des exclusivités exceptionnelles après l'événement

Vous devez donner à vos invités une bonne raison de se présenter lorsque la conférence ou la réunion tire à sa fin. En quoi cette after-party est-elle différente du reste des déjeuners de réseautage et des tables rondes ? Vos choix ici varieront en fonction de votre budget, bien sûr, mais vous pouvez également créer le facteur wow avec un budget limité. Voici quelques idées d'offres uniques pour lesquelles les gens resteront :

  • VIP . Invitez des sommités de l'événement principal en tant qu'invités spéciaux de l'after-party. Les invités adoreront l'occasion de rompre le pain avec les PDG et les célébrités du programme de l'événement.
  • Butin . Créez une offre de butin liée à l'événement qui n'est disponible qu'à l'after-party. Il peut s'agir d'un code exclusif pour le téléchargement d'une chanson, d'un livre écrit par un conférencier ou d'un shaker de marque.
  • Cocktail de spécialité. Demandez au restaurant ou à la société de restauration de bar de créer un cocktail original pour l'occasion et donnez à la boisson un nom lié à l'after-party.
  • Géofiltres Snapchat à la demande. Concevez un géofiltre Snapchat pour votre after-party et créez une barrière géographique pour le lieu. Restez simple, en accord avec le thème de votre événement, et accordez-vous un certain délai : l'approbation de Snapchat prend un jour ouvrable.
  • Un thème immersif. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une after-party, vous apprécierez la façon dont Smirnoff a tout mis en œuvre avec un thème de bande dessinée pour l'expérience «Graphic» Smirnoff de la marque. Créez du drame en utilisant une seule couleur dans tout l'espace ou en créant un thème théâtral, comme les années folles, le steampunk ou une bibliothèque vintage.
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4. Commercialisez votre réception post-événement pour susciter l'enthousiasme

Le marketing sur divers canaux vous donne le « Extra ! Supplémentaire!" booster vos besoins d'accueil post-événementiel. Une fois que vous avez finalisé le lieu, l'heure, les divertissements et les offres de nourriture, votre campagne de marketing devrait commencer. Résumez ce qui rend votre soirée après l'événement spéciale (qu'il s'agisse du divertissement, de la vue sur le toit ou du menu de dégustation de la ferme à la table d'un chef local) et épelez-le dans une police audacieuse et attrayante. Voici des idées de marketing à considérer :

  • Campagnes par e-mail. Les composants essentiels incluent des images vibrantes de l'espace de l'événement et la communication de la facilité d'accès au lieu depuis la conférence principale. Soyez précis avec des expressions telles que « Cinq minutes à pied » ou « Dix minutes en covoiturage ».
  • Campagnes sur les réseaux sociaux. Pas besoin d'utiliser toutes les plateformes, mais choisissez celles qui sont populaires parmi votre public cible. Facebook est bien connu pour son attrait pour les baby-boomers, tandis que Snapchat et Instagram sont les plateformes des générations Y et Z.
  • Hashtags après la fête. Donnez à votre réception post-événement un hashtag reconnaissable afin que les participants puissent commencer à partager leur anticipation dès la préparation.
  • Géofencing. Ceci n'est utile que pour les conférences et les festivals de plusieurs jours où de nombreux participants décideront d'assister à votre after-party pendant l'événement. Avec le géofencing, vos campagnes de médias sociaux promues n'apparaîtront que sur les appareils mobiles dans la zone désignée (c'est-à-dire dans le centre de conférence).

5. Inclure la saveur locale chaque fois que possible

Ce menu de dégustation de la ferme à la table par un chef local mentionné ci-dessus conviendrait ici. Il en serait de même pour les vols en provenance d'une brasserie locale. Ou une dégustation de vins et fromages locaux. Les artistes locaux sont également une excellente option.

La clé est de choisir une offre de restauration ou de divertissement que les participants à l'événement ne peuvent pas rentrer chez eux, ou du moins sans effort. Voici d'autres options à explorer :

  • Que vous optiez pour un groupe de folk-rock acoustique, un rappeur ou un pianiste et chanteur de cabaret, les événements mettant en vedette de la musique en direct prennent une allure amusante et festive.
  • Idem si vous engagez un magicien local exceptionnel qui peut effectuer des tours à travers la foule, ou des artistes maquilleurs qui s'adressent aux adultes.
  • Nab Killer Po'boys pour votre after-party à la Nouvelle-Orléans. Les participants à l'événement apprécieront une chance de plus de profiter de la foire locale.
  • À Chicago? Commandez une pizza à plat profond pour vos invités le plus près possible afin qu'elle soit toujours gluante.
  • Louez un food truck régional préféré pour les réceptions post-événement organisées dans une cour ou un autre espace extérieur.

6. Sollicitez les commentaires en face-à-face des participants

Attendez la fin de ces sondages post-événement jusqu'à ce que l'événement ou la conférence soit vraiment terminé. Les gens apprécient toujours l'événement et n'apprécieront pas les devoirs avant d'être partis. Cependant, les organisateurs et les planificateurs d'événements doivent circuler à travers la fête, profiter des conversations avec les invités et déterminer comment les invités réagissent à l'événement grâce à des interactions en temps réel.

Dans de nombreux cas, vos invités partageront spontanément comment ils apprécient l'after-party, en particulier ceux qui vivent une expérience positive. Mais être au cœur de l'action vous permet également de capter le langage corporel et l'énergie de la pièce. Vous saurez que la réception après l'événement se passe bien lorsque la conversation est fluide et que les gens sourient et rient. Gardez un œil sur le hashtag de l'après-fête comme autre indication d'engagement, d'intérêt et d'appréciation.

Au-delà d'avoir une idée du succès de l'événement, c'est une bonne occasion de corriger les excès de cours, ou les traiteurs prennent trop de temps à rafraîchir les plateaux de champagne et les amuse-gueules - des problèmes que vous pouvez rectifier immédiatement.

Cela vous aidera également à améliorer la planification de votre prochaine fête après la fête.

Les after-parties nécessitent autant de planification que tout autre événement, mais celles qui réussissent ont souvent une joie de vivre unique. Cela en fait un plaisir particulier à organiser et même à en profiter alors que les gens se détendent et savourent la fin de l'affaire.

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