Comment éviter la surcharge de collaboration au sein de votre équipe de contenu

Longtemps un élément essentiel des équipes hautement productives et à grande vitesse, la collaboration a été au centre de nombreuses solutions technologiques au fil des ans.

Pourtant, les interruptions constantes et le multitâche affectent la productivité, comme détaillé dans les études mises en évidence dans l'article The Collaboration Curse dans The Economist. Les distractions d'un environnement où les équipes sont encouragées à contribuer à tout ne laissent que peu de temps pour la réflexion critique qui peut faire une réelle différence dans le succès d'une organisation.

Le problème est que de nombreuses solutions dites de collaboration, telles que le courrier électronique, Slack, etc., adressent la communication mais ne facilitent pas réellement le travail collaboratif.

Serait-ce la raison pour laquelle vos équipes créatives jettent des écouteurs et disent "arrêtez de collaborer avec moi"?

Une grande créativité a besoin de collaboration

La plupart des projets de contenu impliquent trois types de collaborateurs:

1. Les créations sont inspirées du brief et créent plusieurs versions à partir des commentaires jusqu'à ce que les éléments soient approuvés.
2. Les gestionnaires fournissent la direction créative et supervisent étroitement le programme pour le maintenir dans les délais, le budget et se concentrer sur la réalisation des objectifs commerciaux spécifiés.
3. Les parties prenantes peuvent être des examinateurs supplémentaires ou avoir l'approbation finale du résultat final. Ils ont toujours besoin d'une compréhension de haut niveau de la façon dont le projet s'intègre dans la marque et les plans globaux de l'entreprise.

Chacun de ces collaborateurs s'appuie sur l'engagement actif des autres dans un processus créatif qui suit rarement un chemin linéaire. Ce n'est jamais facile, mais c'est un élément clé pour produire un excellent travail créatif.

Mais lorsque le processus d'examen et d'approbation se déroule sur une pléthore d'outils de collaboration d'entreprise universels, il peut rapidement devenir incontrôlable. Les créatifs sont assaillis par des rafales aléatoires de commentaires via leur boîte de réception et leurs salles de discussion. Les managers ont du mal à garder leurs équipes sur la même longueur d'onde ou doivent courir après les approbateurs. Les parties prenantes n'ont aucune visibilité sur ce qui se passe dans toutes les initiatives de contenu sans exiger une mise à jour fastidieuse des e-mails ou assister à une réunion de statut stupéfiante.

Dans ce modèle de collaboration, tout le monde se sent dépassé et stressé. Cela entraîne une perte de temps, un gaspillage d'argent et, en fin de compte, une production créative de qualité inférieure qui n'atteint pas les résultats commerciaux nécessaires. En tant que leaders, nous devons faire de la promotion de la créativité de nos équipes une priorité absolue.

3 conseils pour une collaboration créative sans stress

Lorsque la collaboration fonctionne bien, 85% d'entre nous disent que cela peut être la meilleure partie de nos jours. Cependant, quand c'est mauvais, 56% disent que c'est le pire.

Une bonne collaboration concerne les gens - les éduquer sur ce qui fonctionne et utiliser une approche plus réfléchie des outils que nous adoptons - pour améliorer la qualité et l'impact du contenu produit. Voici mes trois conseils pour une collaboration créative plus sans stress.

1. Briser les goulots d'étranglement

Une équipe créative qui lutte pour fournir une production de qualité suffisante bloque votre marketing et, par conséquent, le flux de revenus de votre entreprise. Dans une enquête récente, 48% des entreprises ont déclaré que la croissance des revenus avait été affectée parce qu'elles ne pouvaient pas fournir un contenu de qualité assez rapidement.

Tout comme la sortie de votre avion la plus proche peut être derrière vous, vos goulots d'étranglement peuvent ne pas être dans la direction à laquelle vous faites face. Les jams peuvent commencer avec votre équipe créative. Soixante pour cent des créatifs ont du mal à interpréter les commentaires des évaluateurs et plus d'un quart disent que les avis ont rarement lieu. Ou est-ce que le plus gros goulot d'étranglement vient avec la distribution d'actifs approuvés à leurs propriétaires de canaux et / ou à leurs équipes sur le marché. Ou est-ce que cela se produit parce que les équipes de vente et de support ne sont pas informées de la meilleure façon d'utiliser le nouveau contenu?

Identifier les véritables goulots d'étranglement est une première étape clé pour débloquer votre flux de contenu et développer une collaboration sans stress.

2. Apprenez aux gens à donner leur avis

Avec plus de la moitié des entreprises constatant une augmentation du nombre de parties prenantes examinant des projets créatifs, le défi d'obtenir des commentaires exploitables augmente. Les services des ventes, de l'assistance ou d'autres services susceptibles de demander du contenu n'ont peut-être pas eu l'occasion de développer cette compétence consistant à fournir des commentaires clairs et exploitables.

J'ai récemment lu un article intéressant d'un producteur vidéo qui disait qu'il avait besoin de former son équipe marketing sur la façon de donner son avis. Il leur a demandé d'être plus précis dans leurs commentaires («plus émotionnel… mais quelle émotion?») En comprenant que les termes techniques peuvent signifier des choses différentes pour un profane et pour un monteur vidéo.

Investir un peu de temps pour éduquer les nouveaux joueurs de votre collaboration créative sur la meilleure façon de donner des commentaires exploitables est du temps bien dépensé.

3. Collaborez en contexte

Il n'est pas productif de recevoir des commentaires sur un projet créatif à côté de divers sujets et distractions trouvés dans une boîte de réception typique. C'est pire lorsque la création reçoit plus de commentaires via Slack et encore plus par un appel téléphonique. Non seulement cette cacophonie crée du travail supplémentaire pour le créateur qui doit interpréter tous ces commentaires en une révision exploitable, mais cela signifie également qu'il n'y a pas de système d'enregistrement pour toutes les personnes impliquées pour suivre les changements et les progrès.

Développez un système unique de collaboration - laissez le travail créatif coexister avec les commentaires et les approbations collectés. Cela permet à toute l'équipe - créatifs, gestionnaires et parties prenantes - de rester sur la même longueur d'onde et évite les malentendus coûteux.

Conclusion

Une bonne collaboration dépend de la confiance. Créez un processus fiable où les goulots d'étranglement sont éliminés et les collaborateurs savent comment offrir des commentaires utilisables, tout en travaillant à partir de la même page.

Aborder le processus de collaboration créative par l'éducation et des outils plus spécialisés créera le contexte approprié pour fournir de meilleurs résultats créatifs et commerciaux.

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Image de couverture par Startup Stock Photos