Motivation du lundi : les 14 meilleurs conseils de routine quotidienne pour les organisateurs d'événements

La popularité croissante de sites comme My Morning Routine (qui, soit dit en passant, regorge d'excellents exemples que vous pouvez également utiliser pour vous inspirer) prouve que de plus en plus de professionnels recherchent des moyens de systématiser le succès. Ou, à tout le moins, commencez ou terminez leurs journées d'une manière qui les prépare pour ce qui les attend. Les idées énumérées ci-dessous ont été créées pour répondre aux préoccupations de la plupart des organisateurs d'événements dans leur vie de tous les jours.

14 meilleures routines quotidiennes pour les organisateurs d'événements

Les habitudes sont importantes pour la réussite professionnelle à long terme en tant qu'organisateur d'événements, car les emplois très stressants nécessitent souvent une quantité de dévouement, de concentration et d'engagement que la plupart des autres domaines de la vie n'exigent pas. Les routines ci-dessous ont été choisies en fonction de leur aspect pratique, de leur coût abordable et de leur pertinence, quel que soit l'avantage dont vous souhaitez tirer le meilleur parti.

Les planificateurs d'événements du matin devraient utiliser pour s'organiser et se concentrer

1. Si vous voulez améliorer votre santé physique

Prêt à suivre les traces de Steve Jobs, Tony Robbins et Oprah ? Alors jetez un œil à ces activités de routine matinales étonnamment simples qu'ils ont tous utilisées.

• Faites de l'exercice léger. La marche, le jardinage et même la cuisine comptent tous comme des formes acceptables d'exercice léger, une habitude que les Centers for Disease Control and Prevention sont bonne pour votre cœur à tout âge.

• Étirez votre corps. Essayez un (ou les dix) de ces bons étirements matinaux pour augmenter votre énergie.

• Buvez autre chose que du café. Les boissons du matin les plus saines comprennent du thé à la menthe fraîche (fait avec de l'eau chaude et des feuilles de menthe fraîches et biologiques) et du bouillon d'os.

2. Si vous voulez améliorer votre santé mentale

La plupart des organisateurs d'événements recherchent activement de nouvelles façons de réduire le stress, de mieux faire face au changement et de se sentir plus en contrôle. Ces habitudes saines vous aideront à faire tout cela et plus encore.

• Méditez pour vous vider la tête. Si vous débutez dans la méditation, essayez de la faire pendant 2 minutes, puis augmentez-la par intervalles de 5 minutes chaque semaine jusqu'à ce que vous ayez atteint votre objectif.

• Prenez du temps « moi ». Les Scandinaves l'appellent gokotta, ce qui signifie se lever très tôt et écouter les oiseaux chanter. C'est un concept que les Américains ont adopté en réponse à notre culture toxique « always on ». Peu importe ce que vous faites pendant cette période tant que cela vous rend heureux et n'est pas lié au travail.

• Revoyez vos valeurs fondamentales. Les valeurs fondamentales (qui peuvent inclure des choses comme la philanthropie et la communauté) sont des outils de prise de décision fantastiques. Avoir 1 à 3 valeurs fondamentales principales peut vous aider à déterminer quoi faire, peu importe à quel point la situation semble stressante ou sombre. Lisez-les tous les matins pour vous en souvenir au fur et à mesure de vos activités.

3. Si vous voulez dominer votre liste de choses à faire

Saviez-vous que travailler plus de 40 heures par semaine peut réduire considérablement votre productivité au fil du temps ? Utilisez ces tactiques pour rester résilient lorsque vous êtes à genoux dans la planification d'événements.

• Planifiez votre journée par intervalles de 30 minutes. Ou si 30 minutes ne vous conviennent pas, essayez l'une de ces 5 méthodes de planification quotidienne pour favoriser une meilleure concentration et une meilleure productivité.

• Éliminez toutes les distractions possibles. Trois façons simples et rapides de le faire dès maintenant incluent la mise hors tension de votre téléphone (mettez à jour votre messagerie vocale pour informer les clients que vous rappellerez leur appel après une heure précise plus tard dans la journée), l'installation d'une application gratuite de blocage des distractions, et - si vous n'avez pas besoin d'Internet pour ce que vous faites - déconnectez temporairement votre ordinateur du WiFi.

• Passez en revue vos objectifs généraux pour la semaine, le mois et toute votre carrière. Utilisez un outil de définition d'objectifs numérique comme celui-ci, ou un excellent journal (comme ce guide de productivité qui transforme vos objectifs en une quête de héros, avec de belles illustrations et de nombreux dragons).

4. Si vous en avez trop dans votre assiette

La gestion du temps consiste à être réaliste quant à votre énergie, au temps que les choses prennent réellement et à savoir si votre plan sera exécuté parfaitement à chaque fois (indice : ce ne sera pas le cas, alors soyez prêt).

• Déléguez ou effacez au moins deux tâches de votre liste. Si c'est sur votre liste de choses à faire depuis plus d'un mois maintenant, ce n'était probablement pas si urgent ou important.

• Reprogrammez les réunions non urgentes ou les délais que vous vous êtes imposés. Voici la façon la plus polie de formuler votre e-mail si vous devez reporter un rendez-vous.

• Faites des exercices de respiration. Google propose une version 1 minute simple mais efficace.

5. Si c'est la semaine ou le jour de votre événement

Quel que soit le type d'événement que vous organisez, ces éléments de routine vous aideront à prévenir d'éventuels problèmes et à mieux vous préparer.

• Faites une vérification rapide auprès des principaux intervenants et partenaires. Envoyez-leur à tous un message de groupe pour leur faire savoir que vous êtes enthousiasmé par la journée d'aujourd'hui et comment ils peuvent vous joindre, vous ou votre équipe, s'ils en ont besoin.

• Obtenez votre bon état d'esprit. Concentrez-vous sur ce qui va bien, maintenant ce qui ne va pas en écrivant une liste de gratitude axée sur l'événement.

• Passez en revue ou mettez à jour votre liste de contrôle de planification d'événements. Nettoyez les anciens éléments, faites le point sur ce qui reste à faire et informez les principales parties prenantes si quelque chose ne va pas.

Routines quotidiennes du bureau à domicile Planification d'événements que les propriétaires d'entreprise adoptent pour maximiser la productivité

1. Si vous avez besoin de créer votre liste de clients

Le temps et la patience sont essentiels, alors soyez cohérent avec ces conseils et vous serez complet en un rien de temps !

• Passez en revue les derniers titres de vos 3 meilleurs blogs de planification d'événements préférés. Commencez par l'un d'entre eux.

• Connectez-vous avec 5 nouveaux clients potentiels de votre secteur sur LinkedIn. Pendant que vous y êtes, assurez-vous de rejoindre ces groupes pour former des relations organiques avant d'envoyer cette demande.

• Cold email 2 perspectives de planification d'événements. Ou prenez l'habitude d'appliquer l'une de ces stratégies pour obtenir des clients d'entreprise.

2. Si vous continuez à être interrompu

Les interruptions de travail peuvent vous coûter en moyenne jusqu'à 6 heures productives par jour .

• Bloquez le temps de travail sur votre calendrier public. Pendant que vous y êtes, pensez à utiliser l'un de ces conseils de blocage de l'heure du calendrier.
• Mettez votre téléphone en pause. Si vous le pouvez, placez-le dans un tiroir dans une autre pièce afin que si vous avez envie de le ramasser, vous aurez le temps de repenser à cette décision lorsque vous vous dirigerez vers le récupérer.

• Pensez à vous rendre dans un espace de coworking. Voici comment choisir le meilleur.

3. Si vous êtes souvent en retard sur les délais

Nous y avons tous été. Mais si cela est devenu une habitude chez vous, voici quelques moyens d'y remédier dès que possible.

• Informez vos clients et les parties prenantes de l'événement de vos progrès. Si vous utilisez déjà un logiciel d'événementiel, l'envoi d'une mise à jour rapide ou l'accès à votre calendrier d'événements à long terme devrait aider à renforcer la confiance.

• Nettoyez votre calendrier. Les planificateurs d'événements sont des perfectionnistes par nature, alors assurez-vous de réduire les tâches qui n'ont pas besoin d'être très détaillées ou d'éliminer celles qui ne sont pas nécessaires pour respecter l'échéance d'aujourd'hui ou de demain.

• Passez 5 minutes à vider votre espace de travail physique et numérique. Ce guide expert vous aidera à nettoyer votre technologie comme un pro.

4. Si vous avez une réunion en personne

Nouveau client, ancien client, peu importe. Ces bonnes habitudes vous aideront à vous préparer même les jours les plus chargés.

• Passez en revue tous les e-mails et messages précédents entre vous deux. Un rapide coup d'œil à vos lignes d'objet devrait vous rappeler tout ce que vous devez savoir sur qui ils sont, ce dont vous avez discuté auparavant et ce à quoi vous devez vous attendre lors de la réunion d'aujourd'hui.

• Préparez tous les documents pertinents comme les contrats. Mettez chacune de ces 6 clauses dans votre modèle pour couvrir toutes vos bases.

• Prévoyez du temps par la suite pour faire un auto-enregistrement et faire un suivi avec le matériel promis (ou simplement pour dire merci). Si vous avez mentionné la planification d'une autre réunion ou s'ils ont dit qu'ils vous répondraient à l'avenir, ajoutez un rappel à votre calendrier si vous n'avez pas de leurs nouvelles dans une semaine environ.

5. Si vous jonglez entre l'organisation d'événements et une autre carrière

De nombreux organisateurs d'événements débutants démarrent leur entreprise alors qu'ils sont encore en train de quitter leur emploi de survie ou leur ancienne carrière. Voici quelques conseils de routine quotidienne de planification d'événements pour vous aider à tout jongler.

• Planifiez votre emploi du temps au moins une semaine à l'avance. Commencez par vos éléments non négociables, n'oubliez pas d'inclure des pauses de travail et (après vous être un peu éloigné de votre brouillon) révisez-le pour vous assurer qu'il a l'air réaliste.

• Enregistrez-vous avec un ami proche ou un membre de la famille. C'est la clé de la gestion du stress. Il est préférable de passer du temps en personne, mais un appel vidéo est également excellent.

• Mangez une collation saine et buvez un verre d'eau. Cela semble assez évident, mais c'est l'une des premières choses à faire lorsque vous commencez à être submergé. Découvrez ces autres conseils sur la façon de travailler deux emplois sans perdre la tête.

Les planificateurs d'événements de routines du soir devraient mettre en œuvre pour se détendre et se regrouper

1. Si vous souhaitez améliorer vos compétences en gestion du temps

Une once de prévention !

• Examinez comment s'est passé la journée par rapport à la façon dont vous vouliez que cela se passe. Vous pourriez être surpris de ce que vous apprendrez sur vous-même, vos habitudes et votre santé grâce à cette petite habitude de 5 minutes. Voici comment le faire tenir lorsque vous essayez d'abord de l'ajouter à la routine.

• Écrivez votre emploi du temps pour demain. Voici un guide étape par étape pour une planification plus efficace.

• Visualisez l'achèvement de toutes les tâches du lendemain. Voici 7 façons créatives de le faire.

2. Si vous voulez apprendre et évoluer davantage dans votre carrière

Chaque planificateur d'événements veut entrer dans ce prochain niveau. Le temps et la cohérence sont essentiels.

• Lisez un article ou regardez une nouvelle vidéo sur la planification d'événements. Commencez par cette excellente liste de vidéos de planification d'événements.  

• Invitez un organisateur d'événements expérimenté pour une tasse de café (ou une conversation téléphonique de 15 minutes). Posez-leur une question sur leur travail sur un événement spécifique, comment ils ont commencé ou ce qu'ils diraient à leur plus jeune au sujet de la planification d'événements.

• Passez en revue et critiquez votre propre travail de planification d'événements ce jour-là. Ce n'est pas aussi grincheux que ça en a l'air. Si vous avez du mal à examiner honnêtement votre propre performance, demandez à un collègue de confiance de vous aider à revoir ce que vous avez fait pour voir s'il y a place à l'amélioration.

3. Si vous avez des objectifs généraux sur lesquels vous travaillez

Lorsqu'il s'agit de plus que d'obtenir ce prochain chèque de paie, vous devez considérer le long terme.

• Créez ou passez en revue vos objectifs pour l'année, le trimestre et le mois. Voici comment définir des objectifs pour votre carrière d'organisateur d'événements dans son ensemble.

• Notez les affirmations positives associées à votre objectif. Jack Canfield en a quelques-uns que vous pouvez adapter pour répondre à vos besoins.

• Concentrez-vous sur la sensation incroyable d'avoir déjà atteint votre objectif. Cette tactique popularisée par le mouvement de la loi de l'attraction affecte également votre comportement, ce qui vous donne plus de chances de réussir.

4. Si vous avez tendance à répéter une ou deux fois le matin

Techniquement, cette action perturbe votre sommeil paradoxal, mais encore une fois, Arianna Huffington nous a expliqué comment elle n'a réussi qu'après avoir commencé à donner la priorité au sommeil, alors voilà.

• Faites votre sac et déjeuner. Oui, comme quand tu étais à l'école. Ces idées de boîtes à lunch pour adultes sont savoureuses, saines et abordables.

• Branchez tous vos appareils électroniques professionnels pour recharger. Cela inclut la caméra que vous utilisez pour la diffusion en direct, votre tablette, votre téléphone, votre montre intelligente et votre batterie de secours portable.

• Utilisez un déclencheur de relaxation. Cela vous aidera à vous endormir plus rapidement. Utilisez l'un d'entre eux pour obtenir un sommeil de meilleure qualité.

Vous n'êtes qu'à une habitude de créer l'expérience de travail dont vous avez toujours rêvé !

Il est maintenant temps de passer à l'action sur votre prochain calendrier d'événements, de mettre à niveau vos outils de communication d'événements et d'apprendre de nouvelles façons de prévenir l'épuisement professionnel.