Motivation du lundi : comment concevoir un calendrier d'événements incroyable

Vous ne savez pas comment rendre votre calendrier d'événements meilleur que jamais ? Voici quelques trucs et astuces sur des choses comme la façon de rendre tout événement approprié à la saison, les moyens de combler les lacunes du calendrier et les meilleurs outils absolus pour concevoir un calendrier d'événements incroyable.

Votre modèle d'événement d'entreprise : quels événements organiser et quand

Voici comment rassembler les gens tout au long de l'année en comprenant comment faire en sorte que tout type d'événement fonctionne pour la saison.

Événements corporatifs saisonniers

Certains thèmes et styles d'événements ne peuvent être réalisés qu'au bon moment de l'année. Au fur et à mesure que les trimestres augmentent ou diminuent, organiser un événement pour célébrer vos employés, les aider à se détendre ou les mettre tous sur la même longueur d'onde peut être très utile pour un succès à long terme. Voici quelques idées inspirantes pour chaque grande saison.

1. Événements d'hiver :

Pour la plupart des États-Unis, le froid dominera votre choix de lieux d'événements et d'activités. À moins que vous ne souhaitiez louer de nombreux appareils de chauffage extérieurs, vous devrez probablement garder les choses à l'intérieur pour la plupart. De plus, vous devrez tenir compte des restrictions de voyage – 60 000 vols sont annulés chaque année aux États-Unis en raison des températures glaciales et des blizzards. Ainsi, les mois d'hiver pourraient être le moment idéal pour se concentrer sur les publics locaux et les événements centrés sur les employés.

Les fêtes de fin d'année, l'établissement d'objectifs pour le nouvel an et les événements caritatifs sont tous parfaits pour l'hiver. Si vous avez l'intention d'organiser un dîner de gala ou de collecte de fonds, c'est le moment de le faire. Ajoutez également au moins une appréciation des employés (comme une fête de bureau, un déjeuner avec traiteur ou une sortie liée à l'hiver) à votre calendrier au cours de cette saison.

Essayez une ou plusieurs des solutions suivantes :

• Organisez une soirée d'observation des lumières des Fêtes dans votre parc ou jardin botanique local.
• Organisez une journée de bénévolat (des activités comme aider à pelleter la neige pour les personnes âgées ou servir de la nourriture dans des refuges pour sans-abri sont des activités très populaires).
• Invitez un expert en définition d'objectifs et en productivité à organiser un séminaire avec votre équipe pour la nouvelle année.
• Planifiez des réunions de lancement au début du premier trimestre pour motiver et inspirer chaque service.
• Voici quelques thèmes d'événements hivernaux inspirants à explorer.

Une note sur les vacances - il y a des vacances vraiment amusantes et originales toute l'année que vous pouvez également transformer en événements. Consultez cette liste d'événements de bureau de vacances non traditionnels pour encore plus d'idées.

2. Événements de printemps :

Les averses de pluie, plus de lumière du jour et les fleurs en herbe rendent cette saison vraiment spéciale et peuvent inspirer de nombreux événements divertissants pour votre calendrier. À cette période de l'année, les professionnels de toutes les industries sont remotivés par le temps plus chaud pour poursuivre les objectifs qu'ils se sont fixés au début de l'année. Ce qui rend les événements qui éduquent, forment et permettent beaucoup de créativité, particulièrement efficaces à cette période de l'année.

Saupoudrez quelques-unes de ces idées dans votre calendrier d'événements :

• Une soirée de baseball où vous rassemblez des équipes pour jouer ou simplement regarder ensemble le passe-temps préféré des Américains. Assurez-vous de servir beaucoup de hot-dogs, de pop-corn et de bière.
• Rassemblez votre équipe pour aider à planter des arbres dans votre communauté.
• Planifiez des événements de lancement pour un nouveau produit, des fonctionnalités de produit ou des conceptions.
• Organisez un cocktail pour que vos clients VIP et vos chargés de clientèle se mélangent et se mélangent.
• Voici quelques grands thèmes d'événements printaniers pour les fêtes et les événements.

3. Événements d'été :

L'été est synonyme de rassemblements énergiques, de sorties à l'extérieur et de rencontres avec de nouvelles personnes. Ce qui fait des événements de réseautage et des heures sociales les remplisseurs de calendrier parfaits pendant ces mois chauds. Et assurez-vous de saisir cette liste de lieux d'événements en plein air que vous mourriez d'envie d'essayer, car c'est le moment de les utiliser.

Ajoutez du soleil à votre calendrier avec ces suggestions :

• Les barbecues et les barbecues pour célébrer les victoires d'équipe sont toujours une excellente idée à cette période de l'année.
• Trouvez de nouveaux talents avec des événements de recrutement et des glaces sociales visant à attirer les nouveaux diplômés.
• Les retraites peuvent servir de mini-vacances productives pour votre équipe, alors pensez à ajouter une escapade de week-end qui mélange travail et loisirs.
• Voici quelques thèmes d'événements estivaux à essayer pour votre prochaine fête.

4. Événements d'automne :

Les jours raccourcissent à nouveau et tout le monde fait ce dernier effort pour atteindre les quotas et les objectifs de fin d'année avant que la saison des vacances ne prenne le relais. Donc, si l'été n'était pas votre premier choix pour le développement de carrière et les événements éducatifs, assurez-vous de les programmer maintenant. Concentrez-vous à nouveau sur les activités orientées vers l'action et les plats à emporter pour ces événements, mais n'ayez pas peur de saupoudrer également de plans amusants.

Une autre grande chose à propos de la partie automne de votre calendrier d'événements est que vous pouvez organiser de grands événements à fort impact comme des conférences ou des salons professionnels, car les familles sont de retour de vacances d'été et les voyages pour le travail deviennent à nouveau beaucoup plus faisables.

Vos événements d'automne devraient probablement inclure l'un de ceux-ci :

• Quelque chose en rapport avec Halloween et/ou Thanksgiving puisque ces jours fériés non confessionnels sont plus accessibles à un large public et offrent de nombreuses opportunités de divertissement.
• Les réunions de gratitude pour les employés d'entreprise qui méritent un peu plus de reconnaissance sont idéales pour la saison.
• Profitez du football qui bat son plein avec le Super Bowl ou des soirées à thème sportif.
• Jetez un œil à ces grands thèmes d'automne pour les événements.

Comment adapter votre événement à n'importe quel moment de l'année pour remplir votre calendrier

Lorsque vous organisez un événement, cela compte. Cela n'a pas de sens d'organiser une réunion de lancement juste avant les vacances, alors que de nombreux employés prendront congé pour des activités familiales, des vacances et même des jours de maladie. Voici comment adapter votre événement à la période de l'année :

• Incorporez des couleurs saisonnières (comme des néons pour l'été et des teintes plus foncées pour l'hiver) dans tous vos éléments de décoration d'événement.
• Choisissez un thème approprié inspiré des saisons (comme dans les idées suggérées ci-dessus).
• Ajoutez des produits de saison à vos menus d'aliments et de boissons, comme des baies en été ou des citrouilles en automne.
• Gardez à l'esprit le confort de vos invités lors du choix d'un lieu. Par exemple, pendant l'hiver, vous aurez besoin d'un espace événementiel avec beaucoup de rangement pour les manteaux, sinon les invités devront les empiler dans les coins ou les transporter toute la nuit.

Quel jour de la semaine convient le mieux à votre événement ?

Il n'est pas surprenant que les événements du lundi aient souvent les taux de participation les plus bas. Organiser un événement au tout début de la semaine n'est presque jamais une bonne idée car la plupart des gens recommencent à travailler après le week-end et préféreraient rentrer chez eux après. Mais ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours organiser des événements les soirs de semaine si vous préférez. Les mardis sont considérés comme les meilleurs pour les réunions d'entreprise ou éducatives, tandis que les jeudis sont considérés comme les nouveaux samedis pour l'organisation d'événements. Les événements à faible consommation d'énergie axés sur la constitution d'équipes, le réseautage ou tout simplement le plaisir sont - vous pouvez probablement le deviner - les meilleurs pour les vendredis soirs et les week-ends.

8 facteurs critiques à prendre en compte lors de la conception de votre modèle de calendrier d'événements

Ces points clés vous permettront de réussir tout au long de l'année.

1. Une marge de manœuvre pour les incidents de chronologie des événements. Pensez à utiliser un diagramme de Gantt pour mieux visualiser votre calendrier d'événements dans son ensemble.
2. Collaboration marketing et commerciale pour l'ensemble du cycle de vie de chaque événement. Il est facile d'aligner toute votre équipe lorsque tout le monde est sur la même longueur d'onde. Assurez-vous simplement de créer des modules de réunion de contrôle ou de responsabilisation réguliers pour que tout le monde reste à l'heure et sur la tâche.
3. Attribuez avec précision le temps pour les activités avant et après l'événement. Vous vous demandez dans quelle mesure vous devriez planifier un temps dédié à la planification d'un événement avant ou après qu'il se produise réellement ? Les experts disent que le nombre magique pour les événements d'entreprise est généralement de 6 mois.
4. Planifiez les promotions d'événements et les communications connexes. Vous devez avoir du temps pour la stratégie de contenu, la création et la distribution. Prévoyez de commencer environ 90 à 180 jours après chaque événement individuel.
5. Ajoutez des objectifs de ticket et d'inscription. Cela vous aidera à suivre les chiffres au fur et à mesure et à prévoir des chiffres de retour sur investissement plus précis.  
6. Prévoyez du temps pour rattraper votre retard si les objectifs ne sont pas atteints. Mais pas de panique, il existe de nombreuses tactiques de dernière minute pour augmenter la fréquentation.
7. Tenez compte des dates de publication des tarifs des billets à plusieurs niveaux. Ceci est particulièrement important si vous planifiez tellement d'événements que leurs calendriers se chevauchent.
8. Assurez-vous que chaque événement répertorié a un nom, un résumé écrit en 125 mots ou moins et des balises consultables. Les collaborateurs doivent toujours être en mesure de trouver rapidement et facilement les détails clés de l'événement.

Utilisez un outil de création de calendrier d'événements utile

Logiciel de calendrier d'événements de Cvent une solution tout-en-un formidable pour les spécialistes du marketing d'événements d'entreprise qui doivent travailler avec une variété de départements, d'attentes et d'objectifs pour créer un calendrier d'événements que tout le monde adorera. Bien sûr, vous pouvez créer un calendrier d'événements via Google, mais un logiciel comme Cvent (ou d'autres grandes marques de planification d'événements) offre les avantages suivants :

• Options de recherche flexibles pour les participants à l'événement qui peuvent souhaiter voir l'événement des groupes sur une certaine période.
• Partage de liens pour les événements internes lorsque l'inscription n'est pas nécessaire.
• Envoi en masse d'e-mails aux participants potentiels sur tous les événements en même temps plutôt que sur chaque événement individuellement.
• Synchronisation du calendrier en un clic.
• Une image de marque personnalisable qui rend vos calendriers d'événements attrayants et fonctionne comme un outil marketing efficace.

Vous êtes maintenant prêt à créer un calendrier d'événements passionnant !

Lorsqu'il s'agit de concevoir, de remplir et de gérer votre calendrier d'événements, connaître des conseils comme ceux partagés ci-dessus est la clé du succès. Vous pourriez également être intéressé à en savoir plus sur la planification d'un calendrier d'événements à long terme, la création d'un calendrier marketing d'événements efficace ou la planification d'événements mobiles.

Conseils rapides sur la conception d'un calendrier d'événements :