La sagesse du mercredi : comment concevoir un concept d'événement inoubliable

Créez un concept d'événement dont les participants parleront pendant des mois grâce à une combinaison de stratégie et de créativité. Dans cet article, nous verrons comment faire exactement cela avec de nombreux exemples et idées inspirants.

Mais d'abord, qu'est-ce que la conception d'événements ?

La conception d'événements est l'apparence et la sensation d'un événement. Des éléments tels que la décoration, l'aménagement des lieux et le thème jouent tous un rôle dans la conception d'un événement.

Et qu'est-ce que le style événementiel ?

Le style d'événement fait référence à tous les aspects visuels d'un événement, y compris des éléments tels que l'éclairage, les fleurs et les nappes. Comme vous pouvez probablement le deviner, un styliste événementiel est chargé de donner vie à ces fonctionnalités. En règle générale, ils suivront la vision du concepteur de l'événement et feront de leur mieux pour s'assurer que leur travail s'aligne également sur les désirs du client.

Les principales différences entre la conception d'événements et le style d'événements sont que les concepteurs d'événements se concentrent sur la création d'une esthétique globale d'un événement et s'en tiennent principalement à des idées globales. Et un styliste événementiel, d'autre part, crée et exécute les détails de cette vision. Leur travail consistera souvent à styliser non seulement le lieu, mais aussi la nourriture et même les participants en vedette (comme les fêtes de mariage ou les conférenciers invités) ou le personnel parfois aussi.

La différence entre un thème d'événement et un concept d'événement

Un thème d'événement est la grande idée derrière tout le shindig. Cela implique souvent le ton général, la structure et les objectifs de l'événement. Un concept d'événement semble similaire mais est distinctement unique. Par définition, un concept d'événement est constitué des détails et des éléments de l'événement qui constituent les aspects pratiques de l'événement lui-même.

Par exemple, si le concepteur de l'événement choisit de créer un thème luau, c'est le travail du styliste de l'événement de déterminer les activités qui auront lieu, les éléments de décoration dont il aura besoin et, en gros, tout ce que vous devez savoir pour héberger réellement le un événement.

Relier le tout : les concepteurs d'événements passent plus de temps à imaginer le thème général de l'événement tandis que les stylistes d'événements se concentrent sur le concept de l'événement (c'est-à-dire donner vie au thème).

Comment concevoir un thème d'événement en 4 étapes simples

Quel que soit le type d'événement (d'entreprise, privé, etc.) que vous concevez, suivez chacune de ces étapes utiles.

1. Ayez des objectifs d'événement concrets et détaillés, ainsi qu'un système en place pour mesurer le retour sur investissement de l'événement.

C'est la base à partir de laquelle toutes les décisions relatives au thème de l'événement sont construites. Sinon, vous ne choisissez que des thèmes d'événements aléatoires qui semblent amusants. Au lieu de cela, assurez-vous que vous et votre entreprise ou vos clients êtes sur la même longueur d'onde sur la raison pour laquelle cet événement est même important pour commencer.

Des conférences comme MozCon visent à éduquer les spécialistes du marketing sur les dernières nouveautés en matière de référencement, de publicité mobile et d'autres types de publicité numérique. L'événement consolide le statut de la marque en tant qu'expert en marketing numérique tout en stimulant les ventes de leurs outils et logiciels de référencement. Pour soutenir cet objectif, le thème de l'événement choisi par MozCon est une fête à haute énergie technologique (incitant au moins un ancien participant à la comparer à la conduite de Space Mountain à Disney).

Le thème de votre événement doit également avoir une vision claire : quelque chose qui correspond à la fois à la marque, aux objectifs de l'événement et aux goûts du public.

2. Apprenez à connaître votre public.

La meilleure façon d'identifier votre public cible pour un événement est d'analyser toutes les données que vous pourriez avoir sur les participants des événements précédents. Les sondages, les taux de vente de billets et même les partages sur les réseaux sociaux peuvent vous aider à découvrir des indices sur leurs goûts et leurs aversions. Recherchez des modèles et dressez une liste d'éléments que vous voudrez peut-être remixer dans ce nouveau concept d'événement.

Si vous n'avez pas de données sur les participants des événements passés, vous pouvez toujours essayer :

• Analyser les données démographiques clés de vos concurrents
• À la recherche d'idées lors d'autres événements similaires dans l'industrie
• Et envoyer un sondage aux abonnés des médias sociaux ou de la newsletter.

3. Rassemblez des informations sur vos participants potentiels pour mieux comprendre leurs intérêts, leurs goûts et leurs objectifs personnels.

Les données sont votre meilleur ami. Regardez les nombres et les modèles à travers chaque ressource disponible. Utilisez l'analyse Web, les performances de vente de billets et les sondages auprès des participants pour mieux comprendre les désirs et les besoins de votre public.

L'une des dernières tendances du marketing pour 2019 et au-delà est la planification dirigée par les personnes. Cette approche s'appuie sur les commentaires du public pour déterminer les budgets des événements, les messages et même le type d'événements qu'ils organisent.

Par rapport aux anciennes façons de penser (lorsque la planification de chaque dollar et de chaque activité avant le premier trimestre d'une nouvelle année envoyait les organisateurs d'événements à travers le pays dans une frénésie pendant la saison des vacances), cette idée de suivre le courant et de permettre au public de prendre pratiquement des décisions pour vous est assez radical.

4. Choisissez un lieu d'événement qui soutient vos objectifs et s'adresse à votre public cible.

Le lieu de votre événement détermine la plupart de ce à quoi votre événement ressemblera et se sentira, ce qui le rend très facile à affiner vos choix de thème. Il y a même eu une demande croissante pour des lieux d'événements non traditionnels ces dernières années. Par exemple, si le thème de votre événement s'adresse aux parajuristes qui ont besoin d'aide pour établir des relations d'équipe, vous pouvez envisager de choisir une salle d'évasion ou un terrain de volley-ball intérieur pour votre site, quelque chose qui les aide à nouer des relations en dehors du bureau.

Comment concevoir un concept d'événement en 3 étapes simples

Maintenant que nous avons dissipé toute confusion sur tous les termes pertinents et que nous avons plongé nos orteils dans le processus de conception d'événements, il est temps d'apprendre les meilleures pratiques de création de concepts d'événements. Utilisez ces idées pour vous inspirer et épater vos participants !

1. La carte du parcours des participants

Mettez-vous à la place de votre public et considérez votre concept d'événement à travers les yeux des participants. Lorsque vous créez une carte du parcours des participants, vous serez en mesure de comprendre pourquoi les participants se sentiraient motivés pour y assister, comment ils seraient les plus susceptibles de le découvrir et comment vous pourriez utiliser votre concept d'événement pour augmenter la fréquentation. Parfois, tout ce qu'un participant potentiel a besoin de cliquer sur ce bouton d'inscription est un nouveau concept d'événement.

2. Choisir le point focal de l'événement

Cette attraction principale constituera le centre de toutes vos autres idées, astuces et stratégies de concept d'événement. Une fois que cela est en place, vous avez fait plus de la moitié du travail acharné nécessaire pour réaliser un concept d'événement génial.

3. Prise en compte des partenaires et sponsors

Communiquez bien avec les partenaires et les sponsors en voyant l'événement de leur point de vue et en comprenant quelles informations sont les plus pertinentes pour eux. Par exemple, un sponsor de conférence sera plus préoccupé par ses bannières et sa signalisation que par le traiteur que vous avez choisi.

Ne communiquez donc que les informations les plus importantes et les plus pertinentes à chaque partie. Concentrez-vous sur 3 à 5 domaines d'événements qui ont le plus d'impact sur les objectifs de vos parties prenantes. Ensuite, demandez à la partie prenante quels domaines l'intéressent le plus. Ils obtiendront les informations dont ils ont besoin et vous vous assurerez que chaque décision est prise uniquement par les parties les plus pertinentes.

La meilleure façon de négocier avec les trois parties prenantes (clients, designers et parties prenantes) est de proposer un concept d'événement qui :

• Aide chacun à atteindre son objectif
• Permet à chaque marque de se mêler de manière cohérente
• Est suffisamment unique pour capter l'attention de tous les publics cibles
• Répond aux attentes esthétiques de toutes les personnes impliquées

Et enfin, n'oubliez pas de consulter ces 5 questions à poser lors de la création d'un concept d'événement.

Maintenant, il est temps de plonger tête la première dans certaines des tendances et des idées de concept d'événement les plus récentes et les plus importantes que vous pouvez utiliser pour faire de votre prochain projet un énorme succès.

6 façons efficaces d'impressionner vos participants avec votre concept d'événement

Voici quelques idées de concept d'événement très efficaces qui divertiront, surprendront et raviront les participants.

1. Lieux Speakeasy

Nous sommes sur le point d'entrer dans les années folles – encore une fois ! Quelle meilleure façon de célébrer qu'en ramenant des thèmes super amusants de l'époque ? Cette tendance du concept d'événement repose sur le fait d'avoir un public aventureux - des gens qui sont totalement prêts à s'inscrire et à recevoir une adresse (et un code secret, bien sûr) quelques heures seulement avant l'événement. Des réceptions de mariage aux fêtes de bureau, cette idée polyvalente ajoute un peu de mystère et d'intrigue à tout type d'événement.

2. Marathons intellectuels

Fondamentalement, tout ce que vous feriez normalement lors d'un événement peut être transformé en marathon si vous le faites assez longtemps ! C'est du moins la devise de la plupart des événements technologiques comme les hackathons et les editathons. Mais vraiment, ce concept peut s'appliquer à presque n'importe quel autre objectif d'événement.

Par exemple, disons que l'objectif de votre événement est de rassembler un réseau de clients partageant les mêmes idées pour former une communauté de fans de longue date. Pour ce faire, vous pouvez créer un athon de rencontre, où tout le monde à la conférence doit se présenter à tout le monde. Et nous voulons dire tout le monde . Vous pouvez même intégrer votre application événementielle pour faciliter le processus.

3. Périodes vierges

Vous vous souvenez quand nous avons parlé de laisser votre public prendre certaines décisions concernant votre événement cette année ? Eh bien, il n'est pas étonnant que les périodes d'ardoise vierge soient également devenues si populaires. Les périodes d'ardoise vierge sont des blocs entiers d'agenda d'événement qui sont laissés intentionnellement vides. Les participants peuvent s'inscrire pour assister à ces blocs et, lorsqu'ils arriveront au lieu désigné, ils travailleront ensuite ensemble en groupes pour trouver des idées sur la façon dont ils aimeraient passer leur temps. Les animateurs peuvent aider à lancer le bal ou à garder les gens sur le sujet, mais pour la plupart, vos participants sont aussi créatifs qu'ils le souhaitent.

Semblable à la période gratuite pour les adultes, ils peuvent interagir directement les uns avec les autres, passer leur temps comme ils le souhaitent et étendre leurs réseaux d'une manière que la plupart des événements ne leur permettraient pas.

Par exemple, disons que vous organisez un séminaire d'une journée sur le leadership dans les ventes. Pendant la période d'attente, les groupes de participants peuvent choisir de ressasser ce qu'ils ont appris jusqu'à présent ou de se donner des conseils sur leurs plus gros problèmes dans ce domaine. Ou ils peuvent participer à des exercices de consolidation d'équipe amusants qui s'appuient sur des concepts présentés lors de conférences plus tôt dans l'après-midi.

4. Sur invitation uniquement

Vous voulez faire en sorte que chaque participant à un événement se sente comme un VIP ? Alors utilisez ce concept d'événement tendance pour votre prochaine rencontre. L'idée est simple : seuls ceux qui ont reçu le ticket doré (ou envoyé par email) peuvent y assister. C'est un excellent moyen de faire en sorte que les quelques élus se sentent spéciaux, de maximiser les taux de participation et de renforcer les relations avec vos partenaires de marque ou vos clients les plus importants.

5. Mélangez affaires et plaisir

Il y a beaucoup de buzz autour des fonctions d'entreprise non traditionnelles ces jours-ci, ce qui expliquerait pourquoi des entreprises comme Wanderlust utilisent ce concept d'événement comme excuse pour organiser des retraites de pleine conscience et des concerts en direct très fréquentés. Cette tendance événementielle consiste à laisser le travail derrière soi et à engager les participants dans des activités qu'ils aiment déjà faire pendant leur temps libre. Les expériences de grande valeur comme celles que Wanderlust a programmées sont particulièrement efficaces, pour plusieurs raisons :

• Certains professionnels n'ont pas le temps ou la capacité de prendre des vacances, de profiter d'activités de loisirs ou de pratiquer des passe-temps en dehors de la vie quotidienne normale. C'est pourquoi ce concept d'événement serait particulièrement attrayant – ils peuvent s'amuser pendant qu'ils sont encore techniquement à une fonction de travail.
• Les événements axés sur les loisirs favorisent une meilleure santé holistique, peuvent conduire à une créativité améliorée et offrent plus d'opportunités aux participants de nouer des liens durables.
• Ils sont plus faciles à commercialiser – qui ne voudrait pas faire une excursion en kayak ou visiter un parc à thème ?

6. Pop-ups surprises

Le mystère et l'intrigue sont l'un des grands thèmes dominants des tendances en matière de concepts d'événements en 2019, il est donc logique que ce type d'expérience soit si demandé. L'avantage supplémentaire d'héberger une pop-up surprise est le fait qu'elle peut être ajoutée à n'importe quel événement que vous avez déjà en préparation, peu importe la dernière minute. Et même si vous ne serez pas en mesure de commercialiser la nature exacte de la surprise, vous pouvez informer les participants du moment et du lieu de ce mini-événement spécial.

Voici quelques idées de pop-ups surprises que vous pouvez inclure dans votre prochain événement :

• Rencontrez des célébrités de l'industrie. Les participants de Coachella qui se sont arrêtés au pop-up BMW lors de l'événement de cette année ont eu le plaisir de rencontrer et de saluer DJ Khalid.
• Des voyages dans le passé. La nostalgie des années 80 et 90 est forte (comme en témoignent les derniers films Pokemon et la saison Stranger Things). Les expériences inattendues qui ramènent le public à ces moments de sa vie peuvent être un outil très puissant pour générer un retour sur investissement d'un événement. Par exemple, le premier ministre du film Where the Wild Things Are a mis en place une boutique surprise avec des objets de collection et des séances de photos qui ont fait ressortir l'enfant à l'intérieur de chacun de leurs participants.

Dans l'ensemble, une expérience pop-up surprise pourrait être le facteur époustouflant dont votre concept a besoin pour rendre l'événement encore plus spécial.

Vous êtes maintenant prêt à créer des concepts et des conceptions d'événements mémorables !

Vous pensez déjà maîtriser la création de concepts et de designs d'événements ? Si tel est le cas, vous devriez savoir quels KPI d'événements clés prendre en compte ou comment l'intégration des données d'événements peut résoudre vos plus grands mystères de retour sur investissement d'événements.