Motivation du lundi : 24 tendances et conseils pour la planification d'événements d'entreprise pour augmenter le retour sur investissement

Publié: 2021-08-08

Les planificateurs expérimentés connaissent toutes les meilleures pratiques pour les événements d'entreprise mais, après un certain temps, le défi consiste à se démarquer de la foule. Comment pouvez-vous rendre votre conférence, votre activation de marque ou tout autre événement d'entreprise différent dans une mer de sosies ? Et, plus important encore, comment surprendre et ravir les participants tout en maximisant le retour sur investissement de votre événement ?

Pour répondre à ces questions, nous verrons comment vous pouvez utiliser certaines des dernières tendances de l'industrie de manière nouvelle et innovante. Et fournissez une liste de contrôle infaillible pour les événements d'entreprise contenant ces quelques éléments essentiels qui ont tendance à devenir flous.

10 tendances intéressantes en matière de planification d'événements d'entreprise

Voici les tendances mondiales et comment vous pouvez utiliser ces idées pour rehausser votre événement d'entreprise.

associations événementielles

1. Faites la promotion de la prévention de l'épuisement professionnel pour vous et vos invités à la convention.

Le burn-out est à l'origine de plus de 60% des absences liées au travail. Non seulement cette maladie invisible a un impact sur les ventes de billets, mais elle est en grande partie restée sans réponse – jusqu'à présent. Utilisez votre marketing de promotion d'événement pour éduquer les futurs participants sur la gravité du problème et les mesures peuvent prendre des mesures pour maintenir des habitudes saines avant, pendant et après la convention ou le séminaire.

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2. Vérifiez que le lieu du salon a fait tester la qualité de l'air intérieur récemment.

L'air que nous respirons joue un rôle important dans notre santé et notre productivité, alors assurez-vous d'ajouter cette étape de la liste de contrôle souvent négligée à votre inspection de site. Si vous préférez ne pas leur poser de questions sur les tests récents, vous pouvez faire une évaluation par vous-même.

  1. Promenez-vous dans la salle les yeux fermés et notez ce que vous pouvez sentir.
  2. Recherchez des signes généraux de propreté (par exemple, la moisissure dans la salle de bain est un indicateur important d'un mauvais entretien).
  3. Renseignez-vous sur la fréquence à laquelle les zones recouvertes de moquette sont nettoyées en profondeur.
  4. Et enfin, jetez un coup d'œil à l'intérieur de l'un des placards de garde - si vous voyez des produits chimiques stockés près des systèmes de ventilation, vous devriez envisager d'autres lieux.

3. Ajoutez la reconnaissance faciale ou des photos à votre processus d'enregistrement.

Assurez-vous que votre événement d'entreprise a une expérience personnalisée. Les applications d'enregistrement peuvent vous aider à faire une bonne première impression dès que les invités franchissent la porte. Utilisez une application pour avertir les photographes de l'arrivée d'invités importants afin que des photos rapides puissent être prises, ou pour avertir le service de restauration d'apporter un essai d'apéritifs immédiatement.

4. Fournissez des assistants robotiques à vos invités ADA.

Quel que soit votre budget, il existe de nombreuses façons de rendre votre événement encore plus incroyable pour les invités ADA en louant simplement votre propre robot pour vous aider dans des tâches telles que la co-modération de panels, traduire plusieurs langues et fournir une assistance texte-parole, entre autres. des choses.

5. Utilisez des assistants vocaux pour fournir des recommandations personnalisées aux participants lors des événements de lancement de produit.

Ce magasin de vin de New York a demandé à son Alexa de donner aux invités de l'événement des recommandations de whisky personnalisées. Même si les ventes de marchandises ne sont pas une partie importante de votre prochain événement, il existe de nombreuses façons intelligentes d'utiliser les assistants vocaux pour les événements liés aux entreprises.

6. Intégrez une session sans téléphone à l'agenda de votre événement.

Nous savons tous que le temps d'écran excessif est préjudiciable à notre santé physique et mentale, alors gardez une longueur d'avance en ajoutant au moins une activité où les appareils doivent être éteints et rangés.

7. Utilisez des tables à manger communes pour éviter l'atomisation lors d'événements d'entreprise.

L'essor de l'individu a rendu la socialisation, le réseautage et le travail d'équipe plus difficiles lors d'événements d'entreprise. Bien que vous ne puissiez pas vaincre ce phénomène culturel avec un seul séminaire, vous pouvez utiliser l'alimentation sociale pour aider à connecter votre communauté événementielle. Et assurez-vous d'utiliser un outil de disposition des sièges pour vous aider à organiser votre disposition.

8. Examinez la diversité de votre liste de participants à l'événement à mi-chemin de la vente de billets.

Les événements et les campagnes de marketing sont désormais témoins de l'impact du consumérisme post-démographique, où les participants potentiels sont plus préoccupés par l'inclusivité que par s'entourer de pairs partageant les mêmes idées. Si vous remarquez que vos ventes de billets penchent fortement vers un groupe plutôt que vers l'autre, assurez-vous d'ajuster votre stratégie marketing et d'ajouter des participants potentiels qui bénéficieraient de l'expérience mais n'ont pas encore répondu à l'appel d'acheter un billet.

9. Remplacez votre salon VIP de convention par une bibliothèque.

Suivez les traces de grandes marques comme Lululemon et ajoutez un espace bibliothèque à votre événement. Il encourage la communauté, ajoute une touche chaleureuse à des salles de congrès autrement stériles et offre une expérience vraiment relaxante aux participants de votre événement.

10. Ajoutez des postes de santé mentale aux installations de premiers soins de votre événement.

À mesure que les opinions de la société sur la santé mentale se transforment, nos événements devraient également évoluer. Coordonnez-vous avec votre établissement pour voir s'il dispose d'un psychologue agréé pour fournir des services lors de votre prochaine réception d'entreprise.

Maintenant que nous avons mis en évidence certaines tendances que vous pouvez ajouter à votre liste de contrôle d'événement, parlons des moyens de maximiser votre retour sur investissement pendant que nous y sommes.

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Tirez le meilleur parti de votre événement avec ces idées créatives.

Tendances de la planification d'événements d'entreprise

1. Créez une liste de médias invités pour les invités du salon professionnel.

Les kiosques et les vendeurs apprécieront grandement la possibilité de se préparer en conséquence. Et vos participants réguliers voudront peut-être également établir des liens avec des représentants de points de vente pour leurs propres efforts de marketing futurs.

2. Faites la promotion de votre propre guide original sur la conception de stands de salon pour les débutants.

Assurez-vous que ce contenu de grande valeur est bloqué et collectez des adresses e-mail supplémentaires que vous pouvez utiliser pour le marketing événementiel.

3. Faites du partage de données un avantage pour les marques qui hébergent des stands lors de votre événement.

Les pistes sont excellentes, mais un aperçu du comportement des détenteurs de billets et des activités à guichets fermés aidera les participants à créer des stands encore meilleurs l'année prochaine. Assurez-vous cependant que le partage des données de votre événement est conforme au RGPD.

4. Intégrez des photomatons à votre stratégie d'entonnoir entrant.

Demandez simplement à vos participants de répondre à un sondage rapide qui les classera dans la catégorie des prospects pendant qu'ils font la queue.

5. Offrir des expériences événementielles organisées et personnalisées aux VIP.

Organiser une grande expérience événementielle consiste à comprendre les attentes de votre public, puis à trouver un moyen de fournir quelque chose qui soit de plus grande valeur, plus pratique ou super mémorable.

6. Co-organisez stratégiquement une afterparty avec une marque complémentaire.

Que votre événement dure une journée ou une semaine, assurez-vous de proposer des activités post-événement pour ceux qui ont des vols plus tard, qui veulent faire la fête avec leurs équipes et qui pourraient être intéressés par un dernier hourra.

7. Ajoutez un outil de surveillance des médias sociaux à votre stratégie de promotion d'événements.

Une fois que vous savez où les mots-clés et les phrases d'événement apparaissent le plus souvent en ligne, vous pouvez éliminer tous les éléments marketing de la liste de contrôle des événements sans rapport et concentrer votre temps et vos ressources sur les endroits où votre public est le plus susceptible de vous trouver.

8. Incluez des zones de démonstration de produits pratiques.

Si vous ou vos animateurs d'événements proposez un produit physique, donnez-leur un espace désigné pour organiser des démonstrations éducatives et donnez aux spectateurs un accès exclusif à essayer avant d'acheter.

9. Ajoutez une option numérique pour les participants virtuels.

Des diffusions en direct, des notes de cours téléchargeables et des groupes de discussion dédiés aident les participants hors site à participer à l'expérience.

Et enfin, voici quelques éléments que vous avez peut-être omis accidentellement de votre liste de contrôle actuelle !

Guide : Comment créer une liste de contrôle pour la planification d'événements

5 éléments de la liste de contrôle pour la planification d'événements d'entreprise les plus souvent négligés

Vous avez fait votre liste, vérifiez-la maintenant deux fois avec ces rappels amicaux.

1. Communiquer les allergies des clients et les restrictions alimentaires.

Des outils tels que Social Tables vous aident, ainsi que les préférences de vos invités, vos serveurs et vos traiteurs, à être informés des restrictions liées aux aliments ou aux boissons dans une plate-forme centralisée facile à utiliser.

2. Créez des listes de sauvegarde d'urgence pour les fournisseurs et le personnel.

Les annulations de dernière minute, les objets perdus et les assistants absents ne sont pas un problème tant que vous avez 2-3 contacts de sauvegarde pour chaque scénario possible. Assurez-vous de vérifier la politique de contrat de dernière minute de chaque fournisseur et faites-leur savoir qu'ils ont fait votre liste de sauvegarde juste au cas où. Vous pouvez même imprimer ou enregistrer des fichiers PDF de tous les documents dont vous auriez besoin pour travailler si vous en avez besoin.

3. Vérifiez trois fois les instructions courantes de l'application de navigation.

Assurez-vous que Waze, Apple Maps et Google Maps offrent de manière organique l'itinéraire le meilleur et le plus pratique de vos hôtels désignés au lieu principal de l'événement. Ceci est particulièrement important pour les zones rurales où les routes secondaires ou les raccourcis utilisés par les habitants ne sont pas utilisés dans les options d'itinéraire suggérées. S'ils ne correspondent pas, assurez-vous de communiquer vos suggestions et de mettre en place une signalisation appropriée.

4. Attribuez le stationnement du fournisseur.

Les fourgons de restauration, les équipes de nettoyage et les installations de stand ont tous besoin d'un espace pour décharger, mais une fois le déchargement terminé, où doivent-ils aller ? Utilisez une signalisation claire et des cartes pour diriger le trafic des fournisseurs et garder les places de stationnement premium disponibles pour les VIP et les conférenciers.

5. Faites une dernière visite virtuelle du lieu comme si vous étiez un participant.

Des choses comme la signalisation, la température et la propreté deviendront plus apparentes en regardant l'espace de leur point de vue.

Vous êtes maintenant prêt à faire passer la planification de votre événement d'entreprise au niveau supérieur !

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