Créez de l'ordre dans vos tâches de travail quotidiennes avec ces 10 conseils simples

L'organisation de notre horaire de travail quotidien va au-delà de la fixation de plages horaires plus strictes et de leur respect militant. Il existe d'innombrables facteurs (y compris les distractions) qui peuvent nous décourager, peu importe à quel point nous essayons d'être disciplinés. Il est temps que nous arrêtions d'essayer d'utiliser une formule que nous avons vue maintes et maintes fois et que nous la considérions comme quelque chose de subjectif. Pour vraiment apprendre à organiser les tâches quotidiennes, nous devons trouver une approche sur mesure pour nous.

Nous avons fait de notre mieux pour rechercher dix conseils qui vous guideront dans la recherche de la méthode qui vous convient le mieux. Cela signifie apprendre à établir des priorités, à gérer les échecs et à valoriser votre temps.

Conseil n°1 : Créez une commande qui VOUS correspond

L'absolu est avant tout la connaissance de soi.

Il ne sert à rien de suivre aveuglément les instructions ou d'utiliser des modèles et des plans prédéfinis par des coachs de productivité et d'attendre des résultats stellaires. Ce n'est pas parce qu'ils ont travaillé pour eux que cela fonctionnera pour vous.

Si vous êtes du genre à vous battre avec des tâches complexes le matin, mais que vous êtes capable de les accomplir facilement l'après-midi, ne vous forcez pas à adopter une routine « lève-tôt ». Au lieu de cela, planifiez vos tâches quotidiennes en fonction de votre horloge biologique.

Le Dr Stefan Volk de la Business School de l'Université de Sydney est l'un des nombreux chercheurs qui explorent les liens complexes entre la productivité au bureau et l'horloge biologique. Il prétend que le rythme de notre corps a plusieurs hauts et bas tout au long de la journée, mais une seule période de productivité maximale. Si vous travaillez en dehors de votre chronotype, il n'y a aucun horaire au monde qui vous rendra plus productif. Par exemple:

• Les types du matin peuvent tomber dans le piège de faire des tâches subalternes à leur plus haut niveau d'alerte - e-mails, appels, réunions, révisions, etc. Au moment où les tâches importantes arrivent, elles ont déjà dépassé leur apogée.
• Les types du soir s'obligent à effectuer des tâches importantes et intensives dès que possible, car c'est une idée fausse de longue date que les matins sont pour le travail lourd. Ils finissent par être fatigués et flous, et naturellement, ils se blâment alors que le travail est mal fait.

Et peut-être le plus célèbre défenseur du chronotype, le Dr Michael Breus, conseille d'abord de connaître votre type, pour tirer pleinement parti de votre journée de travail.

Conseil n°2 : Soyez réaliste et fixez-vous des objectifs réalistes

Nous avons tous fait la même erreur de surestimer notre dévouement.

Combien de fois avez-vous entendu quelqu'un dire qu'il arrête le sucre, pour le voir acheter une barre chocolatée trois jours plus tard ? Et lorsqu'on l'interroge à ce sujet, la personne se met sur la défensive, se sent vaincue et prétend soit avoir abandonné, soit recommencer la semaine prochaine. Et ainsi le cycle se répète.

Chaque coach de productivité digne de ce nom vous dira que des objectifs spécifiques et des tâches faciles à digérer sont la voie à suivre. Par exemple:

À la place de:

Rédigez un brouillon de 5 pages d'ici demain ;

Essayez d'utiliser :

8h00 - 10h00 Rechercher le sujet

11h – 13h Rédigez les deux premières pages

13h15 – 15h Rédiger les deux deuxièmes pages

15h30 – 16h30 Écrivez la dernière page.

La différence est claire. Le premier exemple montre comment la plupart d'entre nous notons les tâches dans notre horaire de travail : nous savons ce que nous devons faire et à quel moment. Nous laissons les détails se régler d'eux-mêmes, ce qui finit par créer un emploi du temps désordonné et désorganisé.

Mais, si nous décomposons les tâches les plus importantes par leurs composants, nous introduisons immédiatement de l'ordre. L'acte à lui seul nous fait calculer combien de temps chaque étape nécessitera, ce qui est une information précieuse.

Tout au long de ce calcul, vous pouvez réaliser, par exemple, que vous n'aurez pas le temps pour une tâche que vous avez prévu de faire. Donc tout de suite, vous pouvez soit le déléguer, soit passer à demain. Mais, si vous aviez utilisé la première méthode, vous vous rendriez probablement compte qu'il n'y a pas de temps pour cette tâche uniquement lorsqu'il est trop tard pour la déléguer ou la reporter.

Quelques autres exemples :

Conseil n°3 : Acceptez l'échec comme faisant partie du processus d'apprentissage

Restez dans la même voie qu'avec le conseil précédent - gardez vos attentes basses.

Espérer un changement drastique le plus tôt possible, c'est échouer dès le départ. Au lieu de cela, gardez à l'esprit ce qui suit :

• La première semaine, vous vous disputerez avec l'emploi du temps et apporterez les modifications nécessaires ;
• La fin de la première semaine analysera vos progrès (à la fois les succès et les échecs) et modifiera le programme de la semaine prochaine ;
• La deuxième semaine, vous travaillerez selon un horaire révisé ;
• La fin de la deuxième semaine sera à nouveau l'analyse des progrès, etc.
• La troisième semaine verra encore plus d'améliorations et les changements de base se solidifieront.

Et ainsi de suite de semaine en semaine. Chaque fois, vous verrez de nouveaux points à améliorer. De nouveaux problèmes apparaîtront, des situations inattendues qui affectent votre emploi du temps (problèmes personnels, tâches d'autres personnes, jours de repos, délais non respectés, etc.).

Alors commencez à être plus indulgent avec vous-même et votre emploi du temps. Normaliser l'échec. Sinon, vous interpréterez chaque erreur comme un signe que vous ne progressez pas, alors que c'est complètement le contraire.

Conseil n°4 : adaptez votre emploi du temps au temps dont vous disposez

Contrairement à la croyance populaire, vous ne devriez pas chercher des moyens de gagner « plus de temps dans la journée ».

Nous avons tous 24 heures, ni plus, ni moins. L'épuisement professionnel est le résultat direct de personnes travaillant jusqu'au bout, pensant que des horaires stricts et disciplinés et une automatisation sans fin de petites tâches leur donneront en quelque sorte plus de temps.

Ce que vous voulez faire, c'est apprendre à établir des priorités. Parce que même si nous avons tous les mêmes heures dans la journée pour un nombre défini de tâches, toutes ne sont pas créées égales.

Certains seront plus importants que d'autres, tandis que certains peuvent être complètement éliminés.

Et pour bien adopter cette mentalité, il va falloir essayer nos prochains conseils.

Conseil n°5 : Apprenez à établir des priorités

L'une des méthodes de priorisation les plus efficaces est la matrice d'Eisenhower.

C'est un cadre utilisé pour déterminer quelles tâches sont les plus importantes pour atteindre vos objectifs, et lesquelles ralentissent votre progression.

Avec la matrice Eisenhower, vous triez vos tâches en fonction de quatre critères :

• Urgent et important – faites tout de suite (appels d'urgence, incendie, blessure, etc.)
• Urgent mais sans importance - déléguer à quelqu'un (organiser des réunions, payer des factures, des corvées, etc.)
• Important mais non urgent - le faire plus tard (objectifs à long terme)
• Sans importance et non urgent – ​​éliminer (activités qui font perdre du temps)

La priorisation des tâches suit ce schéma simple :

Ce graphique et bien d'autres peuvent être trouvés dans notre guide détaillé étape par étape sur la façon d'utiliser la matrice d'Eisenhower pour organiser vos tâches quotidiennes.

Une fois que vous connaissez vos priorités, il devient plus facile d'établir un calendrier ordonné. Combiné à la connaissance de vos niveaux d'énergie tout au long de la journée, vous pourrez définir les tâches les plus prioritaires pendant les périodes où vous êtes le plus productif.

Conseil n°6 : Prévoyez les distractions

Nous discutons souvent de différentes manières de gérer les distractions. Mais cette fois, nous aimerions souligner l'importance de connaître et de prévoir les distractions avant qu'elles ne se produisent.

Il y a beaucoup d'événements quotidiens qui, vous le savez, prendront du temps dans votre journée. La meilleure façon de les éliminer afin qu'ils n'affectent pas votre horaire de travail est de vous y préparer plus tôt.

Quelques exemples:

• Ceux qui travaillent à domicile peuvent rencontrer des problèmes où, par exemple, quelque chose doit être réparé (plomberie électrique), mais l'horaire chargé laisse peu ou pas de temps pour être avec le réparateur. Vous pouvez vous préparer à la distraction en leur demandant de venir à un moment où vous avez des tâches moins importantes ou de demander à un ami ou à un membre de votre famille de les voir à votre place.
• Certaines personnes sont invitées à prendre du temps sur leur journée de travail pour encadrer des stagiaires. Une façon de se préparer à la distraction est de donner au stagiaire deux plages horaires dans la journée pour les questions. Pendant la journée, ils recueillent des questions pendant qu'ils travaillent, et quand vient le temps d'une rencontre, ils peuvent poser des questions sur tous les problèmes. De cette façon, vous ne serez pas tiré par la manche pendant les heures de pointe et le stagiaire a le temps de trouver une solution par lui-même.
• Si vous organisez une réunion lors d'une journée particulièrement chargée et que vous ne pouvez pas la déléguer, vous pouvez la raccourcir en faisant une FAQ à la fin. Anticiper les questions les plus courantes et y répondre immédiatement. Ensuite, vous pouvez planifier une autre réunion plus courte le lendemain pour tout problème non résolu.

Tout se résume à connaître votre horaire de travail pour chaque jour consécutif. Chaque tâche a une distraction potentielle, donc se préparer à l'avance peut être plus utile que de l'empêcher sur place.

Conseil n°7 : videz-vous la tête

Au sujet des distractions, nous devrions discuter de combien notre cerveau les aime, même si elles causent un grave malheur, comme l'ont étudié Killingsworth et Gilbert. Le même article explique comment un grand nombre de personnes interrogées ont confirmé la spéculation selon laquelle l'errance mentale et les distractions entraînent finalement de la tristesse, de la nervosité et un sentiment d'inadéquation.

En plus de désactiver toutes vos notifications, une chose utile à faire est de garder un stylo et du papier à vos côtés à tout moment. Si votre esprit commence à vagabonder vers la planification du déjeuner de demain ou vers la réunion autour d'un café avec un ami, prenez ce stylo et notez-le immédiatement. Écrivez des idées pour le déjeuner ou des sujets de discussion possibles pour la rencontre au café.

Parce que tant que ces pensées resteront dans votre tête, elles continueront à flotter là-bas, revenant de temps en temps pour vous éloigner du travail.

Il en va de même pour se souvenir de quelque chose que vous devez acheter au magasin, d'un e-mail que vous devez envoyer, d'une personne que vous devez contacter ou d'un article à lire… enregistrez-le pour plus tard.

Sinon, votre cerveau s'habitue à ce que vous répondiez à chaque petite alarme qu'il déclenche. Avant de vous en rendre compte, vous avez passé une heure à des tâches subalternes qui ne vous servent à rien ce jour-là.

Conseil n°8 : ne mesurez que ce qui compte

Peut-être avez-vous entendu parler du dicton : « Ce qui est mesuré est géré ».

Mais saviez-vous que cela a été prouvé faux? Et même attribué à la mauvaise personne ?

Nous aimons utiliser des trackers de temps pour organiser nos calendriers de travail. Ils nous donnent des informations détaillées sur où s'est passé notre temps, comment s'est déroulée notre journée et quels domaines doivent être améliorés. Ils aident à facturer correctement les clients et font même des rapports pour suivre les progrès à mesure que nous nous organisons davantage.

Cependant, lors de l'élaboration de meilleures listes de tâches quotidiennes, on peut être tenté de prendre note de chaque petite chose qui se passe. Chaque pause de 5 minutes, chaque appel téléphonique, nettoyage de la boîte de réception, pause-café, etc. Dans ces cas, mesurer chaque pause ne vous rendra pas meilleur dans l'organisation.

Les choses les plus importantes que vous devriez suivre sont les tâches qui comptent. Ceux qui affectent vos plans à long terme.

Maintenant, nous devons surveiller les pauses lorsque nous remarquons que la perte de temps devient un problème dans notre horaire de travail. Mais à toutes autres fins, savoir combien de temps vous avez passé à un appel téléphonique avec le plombier n'améliorera guère votre flux de travail quotidien.

Soyez conscient des activités qui ont réellement besoin d'être suivies, car tout votre temps n'a pas le même poids.

Conseil n°9 : Suivez les progrès

Pour qu'un changement permanent se produise (et persiste), vous devez vous sentir motivé pour continuer. Et la meilleure motivation est sans aucun doute de voir le chemin parcouru. C'est dans notre sang, nous ne pouvons pas nous en empêcher - c'est pourquoi nous aimons ces photos de fitness et de style de vie avant et après .

Les progrès nous poussent à continuer parce que nous pouvons voir qu'il y a eu un changement pour le mieux. L'effort ne semble pas vain.

Il en va de même pour notre productivité. Dans la communauté des artistes numériques, il y avait une brève tendance où l'on remplissait une jauge dessinée sur papier chaque fois qu'ils dessinaient une certaine chose qu'ils voulaient améliorer. Et au bout d'une semaine, deux semaines ou un mois, ils auront rempli la feuille de progression.

De nombreux développeurs ont, à peu près de la même manière, gamifié le suivi des progrès. Il existe de nombreuses applications qui vous aident à suivre vos habitudes quotidiennes et à fournir un rapport après une période de temps spécifiée.

Investir dans une application de suivi des progrès (ou simplement noter chaque jour où vous avez réussi à suivre votre emploi du temps) aura un effet positif sur votre motivation.

Chez Clockify, nous avons compilé une liste de 29 meilleures pratiques de suivi du temps qui détaillent ce que vous pouvez ou devez suivre pour mesurer avec précision les progrès.

Conseil n°10 : Introduisez les changements progressivement

Quels que soient les changements que vous décidez d'adopter, assurez-vous de les faire progressivement et de les étendre sur une période de temps. Souvenez-vous de la discussion sur l'établissement d'objectifs et d'attentes réalistes pour vous-même, et sur la facilité avec laquelle vous pouvez vous laisser submerger.

Commencez avec une habitude que vous voulez essayer. Par exemple, au cours de la première semaine seulement, vous pouvez incorporer l'un des éléments suivants :

• décalez toutes vos tâches les plus exigeantes avant 10 h 00 et 14 h 00, avant le déjeuner ;
• réduisez votre liste de tâches à 5 à 10 tâches par jour ;
• trier vos priorités et ajuster le calendrier en conséquence, etc.

N'importe lequel d'entre eux serait un bon début pour votre changement de productivité. Cependant, faire les trois en même temps est une surcharge. Parce que si vous vous concentrez sur un seul changement, il est plus facile de suivre et d'évaluer s'il apporte vraiment un changement positif ou non. De plus, il est plus facile de rester motivé lorsqu'il y a moins de choses auxquelles prêter attention.

La vente à emporter

S'améliorer dans l'organisation des tâches de travail peut être assez rapide, mais maîtriser la compétence prend du temps. La chose importante à retenir est de trouver un cadre ou une méthode qui vous convient spécifiquement. Et si cela signifie que vous devez passer par des semaines d'essais et d'erreurs, alors c'est une bonne chose, car cela permet d'éliminer rapidement les approches qui ne fonctionnent pas. Au lieu de vous y tenir obstinément, en pensant que le problème c'est vous , vous pouvez en essayer d'autres, jusqu'à ce que vous trouviez celui qui vous convient le mieux.

Et donc, le meilleur conseil est de donner une chance à ces conseils et de les utiliser comme guide pour trouver la bonne méthode et rendre votre vie professionnelle infiniment plus facile.