Tech Thursday : 22 façons créatives d'utiliser les diagrammes d'événements

Publié: 2021-08-08

Utilisez-vous des outils de pointe comme un logiciel de diagramme d'événements pour rendre votre événement le meilleur possible ? Sinon, vous devriez laisser cet outil incroyable mesurer, ajuster et synthétiser la mise en page de votre prochain événement pour vous.

Un logiciel de création de diagrammes d'événements peut également donner vie à votre événement, maximiser l'espace du lieu et vous aider à impressionner les parties prenantes de l'événement (entre autres). Jetez un œil à ces façons créatives d'utiliser un logiciel de création de diagrammes d'événements ainsi qu'à des conseils qui vous aideront à tirer pleinement parti de toutes ses capacités.

Découvrez des idées et des conseils sur le logiciel de diagramme d'événements pour de meilleurs résultats

1. Concentrez-vous sur la création d'ambiance grâce à des aménagements stratégiques.

La mise en page d'un événement peut donner le ton à l'impression générale de l'événement sur ses participants et son engagement. Placez stratégiquement les invités, la nourriture et les divertissements à proximité les uns des autres pour créer l'atmosphère souhaitée. Pour les affaires plus petites et plus intimes, choisissez de centrer la nourriture et les invités, en laissant le divertissement sur un mur désigné. Pour des événements plus grands et plus dynamiques, essayez de créer un espace pour vous mêler en poussant les tables de service un peu plus loin du centre et en jouant avec l'espace restant comme zones pour divers artistes ou conférenciers.

2. Placez des food trucks à votre festival en plein air.

La réservation de food trucks pour un événement ajoute un sentiment d'excitation et de curiosité. Un logiciel de création de diagrammes d'événements peut vous aider à déterminer le moyen le plus efficace d'organiser leurs grandes configurations et de prendre en compte les lignes qui peuvent se former à leurs fenêtres. Il peut également vous aider à planifier l'espace pour les tentes, les sièges et les toilettes.

3. Utilisez des diagrammes pour coordonner avec les événements pop-up de marque.

Les événements pop-up de marque offrent un temps limité pour avoir un grand impact ! Réduisez le temps que vous passez à mettre en place et augmentez la durée de votre événement en finalisant la mise en page de l'événement avant qu'il ne commence. Cet outil logiciel peut même prendre en compte des objets personnalisés, éliminant ainsi toute conjecture de mesure.

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4. Faites évoluer votre processus de création de diagrammes d'événements avec des modèles professionnels.

Les modèles vous feront gagner du temps en éliminant le besoin de créer chaque plan d'étage à partir de zéro.

Dupliquez vos meilleures idées pour d'autres événements dans les mêmes lieux (ou similaires) pour accélérer votre processus de planification avec des mises en page éprouvées. Les outils de modèle dans le logiciel de création de diagrammes d'événements vous donneront également la possibilité de transférer certains aspects du processus à votre personnel, car les éléments constitutifs seront déjà en place.

5. Utilisez des diagrammes d'événements pour faire de la place pour les artistes, les châteaux gonflables, les gâteaux et les présentoirs lors d'une fête d'anniversaire.

Les diagrammes d'événements vous aideront à déterminer le placement parfait pour ces zones de planification de fêtes très différentes. Le logiciel peut également vous aider à planifier leurs besoins supplémentaires tels que les sièges, les sorties de secours, les scènes temporaires et les cordons électriques.

6. Rédiger deux diagrammes d'événements différents ; un pour votre public et un pour votre photographe.

Votre public et votre photographe ont des objectifs très différents lorsqu'ils assistent à votre événement. Il est logique de créer deux diagrammes différents en tenant compte de leurs besoins. Concentrez-vous sur des facteurs tels que le flux de circulation piétonnière pour le public (même dans les espaces les plus petits) et les meilleures zones d'éclairage pour le photographe en même temps.

7. Imprimez votre diagramme d'événement et partagez-le avec votre équipe de montage.

Votre équipe de montage d'événements dépend de votre direction pour faire son travail avec succès et rapidement. Donnez-leur à tous un visuel du plan d'installation de l'événement afin qu'ils puissent s'y référer s'ils en ont besoin. Être en mesure de voir le plan peut réduire le nombre de questions qu'ils ont pour vous, ce qui libère plus de temps pour d'autres détails importants de dernière minute.

8. Utilisez des diagrammes d'événements pour gagner des sponsors corporatifs.

Montrer aux sponsors potentiels vos diagrammes d'événement les aidera à visualiser le plan. Avec une référence plus concrète du plan de l'événement, les sponsors pourront voir à quel point il vaudra la peine d'investir. Par exemple, le diagramme peut montrer les différents points de contact des participants à l'événement à leur disposition à des fins de marketing, ainsi que des suggestions de mise à niveau pour les grands éléments de marketing en personne dans lesquels ils peuvent également investir.

9. Rendez votre diagramme d'événement téléchargeable pour les fournisseurs afin qu'ils puissent planifier des choses comme le chargement, les présentoirs de buffet et la décoration.

Vos fournisseurs ont beaucoup à planifier en ce qui concerne leurs matériaux et leur personnel. Être sur la même longueur d'onde avec le logiciel de création de diagrammes d'événements aide à répondre à leurs questions de base, à rationaliser leurs efforts et à se tenir à l'écart les uns des autres lorsqu'il est temps de s'installer.

10. Communiquez mieux avec les clients en utilisant des représentations 3D qui créent des attentes plus précises.

Des représentations 3D donneront vie à la mise en page de l'événement. Cela peut vous aider à montrer aux clients exactement comment des facteurs tels que les tables, les chaises et les divertissements s'intégreront dans le lieu. Lorsque tout est configuré, il n'y aura aucune surprise pour les personnes impliquées, ce qui signifie également qu'il n'y aura pas besoin d'ajustements de dernière minute.

11. Utilisez des diagrammes d'événements pour maximiser la taille des stands d'exposition commerciale.

L'objectif des salons professionnels est de capturer autant de prospects que possible le plus rapidement possible en les captivant avec tous les éléments que vous pouvez gérer pour s'adapter stratégiquement dans un petit espace. La création d'un schéma de la disposition du stand peut vous aider à optimiser l'espace dont vous disposez et à prioriser ce qui est mis en place ou mis en place pour les participants.

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12. Mettez l'accent sur la sécurité avec des conceptions conformes au code de prévention des incendies qui notent la capacité, les sorties et les escaliers.

Concevoir un événement sûr devrait être votre priorité absolue. Un logiciel de création de diagrammes d'événements peut vous aider à visualiser où se trouvent ces itinéraires et à planifier toute évacuation d'urgence. C'est également idéal pour trouver des sentiers plus directs et plus confortables pour les personnes âgées ou handicapées sur votre liste d'invités.

13. Utilisez des diagrammes d'événements pour organiser les zones de photos et de trophées de la cérémonie de remise des prix.

Selon le mobilier et la configuration de l'espace, il peut être difficile d'imaginer comment tous les objets peuvent s'intégrer dans un lieu sans le faire paraître encombré. Heureusement, le logiciel de création de diagrammes d'événements vous permet de créer des objets personnalisés, afin que vous puissiez projeter exactement comment ces trophées, récompenses et zones de photos s'emboîteront. Des mesures exactes vous permettent de vous assurer que vous avez encore suffisamment de place pour des séances de photos devant les écrans sans interrompre la circulation.

14. Conservez toutes vos notes et communications pertinentes pour chaque diagramme en un seul endroit où tout le monde peut y accéder.

Les systèmes d'organisation basés sur le cloud comme ceux proposés par les logiciels de création de diagrammes d'événements de haute qualité sont collaboratifs. Ils permettent de s'assurer que toutes les parties prenantes de l'événement peuvent accéder aux informations dont elles ont besoin à tout moment. De plus, c'est un processus si fluide que vos clients et sponsors d'événements seront certainement impressionnés par la facilité de travailler avec vous.

15. Utilisez des diagrammes d'événements pour améliorer l'aménagement de votre bureau.

Un logiciel de diagramme d'événements peut être utilisé pour améliorer la productivité, le flux et la conception globale de votre bureau. Et lorsque vous serez en mesure de prendre des décisions avant même de commander vos pièces, vous éliminerez également les maux de tête inutiles liés au déplacement de meubles à maintes reprises jusqu'à ce que vous soyez satisfait.

16. Faites de votre diagramme d'événement une liste de contrôle de configuration de salle pour les chefs d'équipe.

Si vous n'implémentez pas déjà des listes de contrôle dans votre processus de planification, vous devriez commencer ! Les diagrammes d'événement peuvent servir un double objectif de présenter la disposition de l'événement aux parties prenantes ainsi que de fournir un visuel de tout ce qui est nécessaire pour que cela se produise.

17. Utilisez un logiciel de création de diagrammes d'événements pour garantir la précision dans n'importe quel espace de taille.

L'utilisation d'un logiciel de diagramme d'événements permet d'éliminer des tâches telles que la mesure répétée de l'espace ou des meubles. Les diagrammes 3D sont une fonctionnalité logicielle de diagramme d'événements particulièrement unique qui donnera une image réaliste de votre espace et de tout ce qu'il contient, afin que vous puissiez ajuster les pièces sans avoir à faire de calcul supplémentaire.

18. Utilisez des diagrammes d'événements pour trouver le meilleur positionnement de table de buffet.

Il existe de nombreuses options de disposition de table de buffet parmi lesquelles vous pouvez choisir pour votre événement. Ne passez pas des heures à déplacer des tables, à regarder votre création et à faire des ajustements - laissez le programme faire le gros du travail avec des chemins de promenade, du matériel de salle à manger et des répliques de chaises que vous pouvez déplacer à la place.

19. Marquez vos diagrammes d'événements avec les bonnes couleurs, polices et emplacements de logo.

Traitez les diagrammes d'événements comme une extension de votre marque. L'équipe de mise en place, les fournisseurs et les sponsors potentiels le verront, alors profitez-en pour présenter votre entreprise et faire une impression durable. Les clients potentiels apprécieront également le sentiment que leur événement est unique, alors offrez-leur le traitement royal en démontrant leur individualité dans la mise en page de votre événement.

20. Utilisez des diagrammes d'événements pour vendre des places de marché de vacances.

Sur les marchés des Fêtes et autres salons d'artisanat, le succès des vendeurs dépendra de l'emplacement de leur stand. Montrez aux parties intéressées exactement où elles seront situées afin de pouvoir les vendre à proximité de la nourriture ou d'autres attractions. Vous pouvez également montrer où se situe leur stand par rapport à leurs concurrents pour une valeur ajoutée. Avoir un diagramme détaillé peut vous permettre de facturer plus pour les stands à fort trafic tels que ceux à l'entrée, car les vendeurs potentiels seront en mesure de voir la valeur de ces emplacements par rapport aux autres.

21. Combinez votre diagramme d'événement avec des extras importants tels que des listes d'invités, des préférences de repas et des notes de restauration.

Conservez toutes vos notes ensemble dans un seul système de recherche pour vous assurer qu'aucun détail ne soit oublié, même s'il est petit. Comme nous l'avons mentionné précédemment, un système basé sur le cloud sera bénéfique à bien des égards, en particulier lorsqu'il s'agira de permettre aux membres de votre équipe d'accéder à tout moment à la version la plus récente du plan.

22. Utilisez des diagrammes d'événements pour organiser les sièges de réunion de classe.

Lors de la planification des sièges de réunion de classe, il y a plus à s'inquiéter que le simple nombre de participants. Vous devrez également envisager des sièges ou des places accessibles pour les fauteuils roulants pour ceux qui ont de la difficulté à se déplacer. À l'opposé du spectre, vous devrez peut-être tenir compte de l'espace pour les chaises hautes ou les poussettes pour les petits enfants. Le logiciel de création de diagrammes d'événements vous aidera à relever tous ces défis (et même certains) avec ses objets personnalisés.

Disposition de la salle de réunion

Vous êtes maintenant prêt à améliorer chaque événement avec des idées de logiciels de création de diagrammes faciles !

Saviez-vous que vous pouvez également utiliser du mobilier événementiel modulaire pour mettre à niveau votre schéma de réunion ? Ou que vous avez plein d'idées géniales d'éclairage événementiel et d'inspiration de restauration saisonnière à petit budget à portée de main ?

Combinez les connaissances de ces articles pour maîtriser l'ensemble de votre événement, quel que soit le type d'occasion que vous prévoyez ! Ensuite, commencez à donner vie à votre événement avec un logiciel de création de diagrammes.

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