Comment la matrice d'Eisenhower peut-elle améliorer votre gestion du temps

L'Eisenhower ou la matrice de gestion du temps améliore la productivité en vous apprenant à mieux hiérarchiser les priorités. Cette technique vous aide à savoir quelles activités valent votre temps et vos efforts, et celles qui ne le valent pas.

Et dans un monde où nous nous précipitons tous pour respecter nos horaires, c'est une compétence inestimable.

Vous trouverez ici une explication de ce qu'est la matrice de gestion du temps, comment l'utiliser et comment penser en quadrants .

1. Quelle est la matrice de gestion du temps ?

La matrice de gestion du temps, également connue sous le nom de matrice d'Eisenhower, est une méthode qui vise à améliorer la façon dont vous hiérarchisez les tâches. Vous apprenez à reconnaître vos plus grandes priorités et à différencier celles qui ont un impact à long terme de celles qui n'en ont pas.

En pratique, la matrice de gestion du temps ressemble à ceci :

La matrice sert d'outil de priorisation, plutôt que d'ordonnancement. Vous ne verrez donc pas d'horaires ou de délais ici. Voici comment la grille fonctionne comme un outil de gestion du temps, sans aucune spécification de temps ni calendrier.

2. Les éléments de la matrice d'Eisenhower – expliqués

Quels sont les quatre quadrants temporels ?

Lorsque vous utilisez la matrice de gestion du temps, vous triez les tâches de votre liste de tâches en quatre groupes. Ces groupes sont appelés quadrants car ils sont disposés en grille. Nous avons:

• Le 1er quadrant – tâches urgentes importantes
• Le 2ème quadrant – tâches non urgentes importantes
• Le 3ème quadrant – tâches urgentes sans importance
• Le 4ème quadrant – tâches non urgentes sans importance

Pour certains, le tri des tâches sera facile et peut-être évident dès le départ. Cependant, la plupart du temps, les gens confondent ces quatre quadrants ou ont du mal à distinguer où une tâche doit aller. De plus, les priorités diffèrent d'une personne à l'autre. Alors que la croissance de carrière peut être cruciale pour A, B pourrait trouver plus important de fonder une famille.

Pour appliquer correctement les règles de la matrice et minimiser les risques d'erreurs, nous vous suggérons fortement de consulter la section suivante.

La différence entre IMPORTANT et URGENT

"Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important."

– Dwight D. Eisenhower

Une fois que vous aurez appris à faire la distinction mentionnée ci-dessus, la matrice entière sera un jeu d'enfant.

Les tâches urgentes doivent être traitées dans les plus brefs délais. Ils sont sensibles au temps et parfois stressants, car ils ont besoin de notre attention immédiate.

Pensez à préparer un examen que vous avez oublié ou à essayer d'emmener un ami blessé à l'hôpital.

En revanche, des tâches importantes vous permettent de prendre du recul, d'analyser votre situation et de planifier votre prochain déménagement. Ils ne sont pas sensibles au temps, il n'y a donc aucune pression qui affectera votre jugement.

Les tâches importantes sont celles qui concernent vos objectifs de vie, vos valeurs fondamentales, etc. Fonder une famille, par exemple, planifier un voyage ou une routine d'entraînement pour être en meilleure santé.

Combien de fois avez-vous entendu que quelqu'un ne peut pas faire son travail parce qu'il continue à « éteindre de petits feux » ? Si nous nous concentrons uniquement sur les tâches urgentes, nous ne verrons pas plus loin que ce qui nous attend demain.

Cela pose également la question :

Comment savoir ce qui est urgent et ce qui est important pour moi ?

Il n'y a pas de formule universelle que nous puissions tous suivre. Pour savoir quelles tâches sont importantes et lesquelles sont urgentes pour vous, il est préférable de faire une liste. Vous pouvez trouver de nombreux modèles de listes de tâches sur notre page de ressources Clockify, dont l'un devrait être parfait pour vous.

• Notez vos valeurs fondamentales, vos idéaux et vos objectifs de vie ;
• Pensez aux jalons que vous devez atteindre – ils consisteront très probablement en des activités qui seront importantes.

Ils peuvent être un moyen de reconnaître et de vous rappeler ce pour quoi vous travaillez. Qu'il s'agisse d'argent, de sécurité, d'évolution de carrière, d'expérience, de relations, de subsistance pour la famille…

• Surveillez vos actions quotidiennes et identifiez les activités et les tâches qui vous obligent à vous comporter de manière réactive.

Il s'agira normalement de tâches urgentes. Coups de téléphone de la famille ou du patron, remises dans votre magasin préféré, dysfonctionnements à la maison,…

Comment placer des tâches dans les quatre quadrants

Maintenant que nous avons expliqué la distinction urgente et importante , voyons comment elles s'appliquent aux tâches et aux activités. Nous utiliserons des exemples courants et quotidiens.

Quadrant 1, « Faire » – Les éléments qui sont importants et urgents.

Ce sont les tâches qui ont une limite de temps stricte et très proche. Par exemple, un test de mathématiques est une tâche urgente pour un élève, et la plupart des autres choses lui seront secondaires.

Autres exemples :

• Urgences, problèmes urgents

Un petit incendie qu'il faut éteindre, un tuyau éclaté, une blessure.

• Un délai très serré

Quelque chose que vous avez remis à plus tard et maintenant vous êtes pressé de le terminer.

• Obligations de dernière minute

Obligations familiales ou professionnelles, visites inopinées, etc.

Quadrant 2, « Décider » – Éléments importants, mais pas urgents.

Le deuxième quadrant concerne les articles qui vous apportent des avantages à long terme, mais qui ont l'avantage de ne pas être urgents. Pensez à des décisions comme vouloir perdre du poids, lire davantage, s'inscrire à un cours, etc. Elles sont importantes pour votre bien-être, mais pas critiques, elles sont donc généralement mises de côté au profit de tâches urgentes.

Autres exemples :

• Objectifs de santé à long terme

S'entraîner ou cuisiner des repas sains ;

• Objectifs de carrière

Obtenir une promotion, changer d'entreprise, projeter de démarrer une entreprise, terminer l'université, etc.

• Buts personnels

Améliorer les relations, fonder une famille, les loisirs, une alimentation saine.

Important à noter: Reportant des tâches importantes à chaque fois que quelque chose arrive d' urgence en court le risque de Si une personne retarde une alimentation saine pendant des années parce que d'autres facteurs l'entravent, des complications de santé comme l'obésité ou le diabète en feront soudainement une priorité urgente.

Quadrant 3, « délégué » – Les éléments de ce quadrant sont urgents mais sans importance.

Normalement, ce sont les tâches que vous déléguez à d'autres. Par exemple, lorsque vous n'arrivez pas à payer vos factures, vous demandez à un partenaire ou à un colocataire de le faire pour vous. Ou demander à un collègue de prendre des notes pour vous lors d'une réunion parce que vous avez un travail d'urgence.

Autres exemples :

• Problèmes mineurs

Mise en place de réunions, planification de certains rendez-vous,

• Obligations du ménage

Faire l'épicerie, les tâches ménagères, payer les factures, etc.

Quadrant 4, « Éliminer » – Les éléments sont sans importance et non urgents.

Le dernier quadrant contient des tâches ou des obligations qui ne sont aucunement importantes. Ils ont très peu ou pas d'avantages à long terme pour votre carrière, votre vie ou votre santé. Un exemple pourrait être de surfer sur les chaînes l'après-midi, au lieu de travailler sur votre livre, par exemple.

Autres exemples :

• Perdeurs de temps

Vérifier (passer du temps sur) les réseaux sociaux, les e-mails sans importance, etc.

• Activités agréables uniquement

Bien que le repos soit important, trop d'activités amusantes peuvent avoir un effet contraire. Certains d'entre eux doivent être éliminés pour laisser place à des activités importantes ;

Important à noter : les activités du quatrième quadrant sont considérées comme des interruptions qui semblent urgentes mais n'ont aucun moyen de contribuer à notre vie quotidienne ou à notre avenir.

3. Comment peser vos priorités dans la matrice

Considérez le graphique ci-dessous une feuille de triche de la matrice de gestion du temps. Pour les types plus visuels, cela pourrait fournir un moyen plus utile d'organiser leur tâche à l'intérieur des quatre quadrants.

L'aide-mémoire de la matrice de gestion du temps

Gardez à l'esprit que vous seul pouvez savoir quelles tâches sont importantes pour vous et lesquelles ne le sont pas. En vous demandant « Que dois-je faire tout de suite ? », « Qu'est-ce qui est inutile et doit être éliminé ? », et « Quelles tâches dois-je effectuer et lesquelles peut-on faire pour moi ?

Au cours de ce processus, vous devriez vous concentrer sur QUOI au lieu de QUAND . La planification devient plus facile une fois que vous connaissez vos priorités.

Maintenant que nous savons que la matrice de gestion du temps est en fait un outil pour une meilleure compréhension de vos activités, nous devons passer à sa véritable application.

4. Un exemple de fonctionnement de la matrice de gestion du temps

La meilleure façon de comprendre le fonctionnement de la matrice est à travers un exemple.

Disons qu'il y a une femme, nommée Julie, qui est chef de projet en chef d'une entreprise de taille moyenne. Elle délègue beaucoup de monde, communique avec les clients, rend compte à ses patrons, a un mari et deux enfants, et essaie de vivre et de manger sainement en plus de tout cela. Cela semble beaucoup, et on pourrait penser que Julie n'arrivait pas à faire beaucoup de choses qu'elle planifiait. Cependant, en appliquant la matrice, elle sait où sont ses priorités et comment contourner les changements dans ses plans

Pour commencer, disons que l'emploi du temps de Julie ressemble à ceci :

Jeudi 6 février
8h – 9h	Réunion debout + e-mails
9h – 11h	Avancement du projet, rapports et analyses
11h – 11h30	Déjeuner
11h30 – 11h45	Appelez Kevin Smith pour poser des questions sur la sortie scolaire de la semaine prochaine
12h00 – 14h05	Rendez-vous client / mise en place du nouveau projet
14h05 – 14h20	Pause café + visite Sarah dans son nouveau bureau !
14h20 – 16h00	Réunion du personnel sur le projet
16h30 – 17h00	Emmenez Jamey chez le pédiatre pour un contrôle (je croise les doigts il a récupéré !)
17h30 – 18h30	S'entraîner
18h30 – 19h30	Douche + dîner
19h30 – 21h00	Passer du temps avec les enfants
21h30 – 22h00	Nouvel épisode de Grey's Anatomy !

En soi, il semble assez bien planifié. Cependant, Julie sait qu'il y a des chances que l'horaire change, alors chaque matin, elle se le rappelle pour éviter de stresser.

Comme prévu, à la fin de la journée, l'emploi du temps de Julie s'est avéré un peu différent. Elle a dû apporter plusieurs ajustements à ses tâches en appliquant la matrice de gestion du temps à ses tâches :

• Ceux en orange ont été remis à plus tard
• Ceux en vert ont été délégués
• Ceux en rouge ont été éliminés

Jeudi 6 février
8h – 9h	Réunion debout + e-mails
9h – 11h	Avancement du projet, rapports et analyses
11h – 11h30	Déjeuner
11h30 – 11h45	Appelez Kevin Smith pour poser des questions sur la sortie scolaire de la semaine prochaine
12h00 – 14h05	Rendez-vous client / mise en place du nouveau projet
14h05 – 14h20	Pause café + visite Sarah dans son nouveau bureau !
14h20 – 16h00	Réunion du personnel sur le projet
16h30 – 17h00	Emmenez Jamey chez le pédiatre pour un contrôle (je croise les doigts il a récupéré !)
17h00 – 17h20	Épiceries
17h30 – 18h30	S'entraîner
18h30 – 19h30	Douche + dîner
19h30 – 21h00	Passer du temps avec les enfants
21h30 – 22h00	Nouvel épisode de Grey's Anatomy !

L'exemple de la matrice d'Eisenhower au travail

Voici comment Julie a appliqué la matrice de gestion du temps à son processus de réflexion :

• Elle n'a pas réussi à accéder aux e-mails le matin, car la réunion debout a révélé certains problèmes dans le service d'assurance qualité. Réfléchir à une solution était plus important que les e-mails, alors elle les a étiquetés comme quelque chose à rattraper demain ;
• Le client qu'elle devait rencontrer à midi est arrivé une demi-heure plus tôt parce qu'il avait certaines questions à poser à Julie. Elle savait que la sortie scolaire de son fils était suffisamment éloignée pour qu'elle n'ait pas besoin des informations nécessaires tout de suite. Elle pourrait appeler le professeur à ce sujet plus tard dans la journée. Ne voulant pas faire attendre son client, elle a déplacé la réunion à 11h30, et l'appel téléphonique à son retour à la maison plus tard ;
• Vers 16h00, il était clair que certaines choses sur le projet nécessitaient une attention immédiate. Cependant, le fils de Julie est malade depuis une semaine et doit se rendre chez le médecin pour un contrôle. Étant donné que la santé de son fils passe avant tout, elle délègue la tâche de diriger la réunion à son collègue le plus digne de confiance. Elle peut demander une descente le lendemain ;

L'exemple de la matrice d'Eisenhower à la maison

• Malgré un rendez-vous, le cabinet du médecin était bondé, donc Jamey et Julie ont dû attendre un peu plus longtemps pour le contrôle. Par mesure de sécurité, Julie demande à son mari de faire les courses, car ils pourraient ne pas y arriver.
• Julie veut améliorer sa santé physique, alors elle essaie de s'entraîner trois fois par semaine. Mais alors qu'elle rentrait à la maison, un collègue a appelé au sujet de la réunion qu'ils avaient eue plus tôt. Ils avaient besoin d'approbation pour certaines décisions. Julie a décidé de reprogrammer son entraînement pour discuter en vidéo avec certains membres du personnel qui sont restés après le travail. Les aider à finir pour qu'ils puissent rentrer chez eux était plus important et urgent que son exercice d'aujourd'hui ;
• À 21 h 30, Julie était épuisée par les gens, les réunions, le cabinet du médecin et les activités des enfants. Elle ne voulait rien de plus que dormir. Sachant que cela lui ferait beaucoup mieux que la télévision à ce moment-là, elle a décidé de ne pas regarder l'émission et d'aller se coucher immédiatement.

Comme on peut le voir sur l'exemple de Julie, la matrice de gestion du temps est là pour nous apprendre à passer plus facilement des appels concernant nos horaires. Elle n'a pas trop réfléchi aux tâches ou aux conséquences de ses actions, car elle en était pleinement consciente à l'avance. Elle a pu apporter les changements nécessaires en douceur et avec le moins de stress possible.

5. Qu'est-ce qui différencie la matrice de gestion du temps des autres techniques ?

Comme mentionné ci-dessus, cette méthode n'a rien à voir avec l'apprentissage de nouvelles compétences astucieuses, et tout à voir avec le changement de votre état d'esprit pour le mieux. Cela vous aidera à mieux comprendre vos objectifs, les activités qui vous ont fait perdre du temps et celles qui vous ont aidé à arriver là où vous en êtes aujourd'hui. De cette façon, vous pouvez planifier et mieux planifier pour l'avenir.

Après l'avoir utilisé pendant un certain temps, il insufflera une transformation positive. Vous remarquerez à quel point il est plus facile de planifier votre travail et à quel point vous êtes devenu meilleur pour gérer les petites crises et les échéances inévitables.

Chez Clockify, nous avons également recherché les meilleures techniques de gestion du temps aujourd'hui. À tout hasard, la matrice ne semble pas être votre tasse de thé, il y a beaucoup plus à choisir.

Instructions sur l'utilisation de la matrice de gestion du temps

Cette méthode de gestion du temps aurait été utilisée pour la première fois par Dwight D. Eisenhower (le 34e président des États-Unis). Ce n'est que plus tard qu'il a été popularisé grâce à Steven Covey, en le présentant dans son livre « Les 7 habitudes des personnes hautement efficaces ».

Dans le livre, il a discuté de l'idée des quatre générations de gestion du temps , et si nous les regardons toutes les quatre, nous voyons qu'elles sont en fait des instructions sur la façon d'utiliser correctement la matrice.

Génération 1 : listes de contrôle et notes

La première génération représente la première étape de votre planification de la gestion du temps. Toutes les tâches à accomplir sont consignées sur papier et passées en revue. Tout doit être organisé en fonction du temps et de l'énergie dont ils ont besoin.

Génération 2 : Calendriers et planning

Dans la deuxième génération, toutes les activités de la liste précédente doivent être écrites dans un calendrier ou autrement planifiées. C'est une façon d'essayer de planifier l'avenir au mieux de nos capacités.

Génération 3 : Forfaits hebdomadaires

La troisième génération est là pour affiner le calendrier des activités. Vous devez planifier votre semaine, les objectifs et les objectifs que vous souhaitez atteindre, et commencer à réfléchir plus sérieusement à un horaire quotidien au cours de cette semaine.

Génération 4 : Relations et résultats

Alors que les trois premières générations concernaient la gestion des activités et du temps, la quatrième est ce qui donne vraiment tout son sens à l'ensemble du processus.

Avec un calendrier complet et une liste d'activités, vous pouvez commencer à analyser lesquelles de ces tâches sont importantes ou sans importance, urgentes ou non urgentes. Cela vous aidera à comprendre quels éléments de votre liste doivent absolument être effectués demain et lesquels peuvent être repoussés d'un jour si des questions plus urgentes surviennent.

6. Quels sont les avantages et les inconvénients de la matrice de gestion du temps ?

Comme pour toute technique de gestion du temps, la matrice de Covey présente à la fois des avantages et des inconvénients. Il est préférable de prendre les deux en compte avant de décider de l'utiliser ou non. Après tout, vous avez besoin d'une méthode parfaite pour vous .

Avantages de la matrice de gestion du temps :

1. Cela vous fait considérer l'importance de vos tâches;
2. Cela aide à réévaluer ce qui est urgent et ce qui ne l'est pas ;
3. Il enseigne une meilleure conscience de soi et vous aide à pratiquer l'auto-analyse ;
4. Vous devenez meilleur pour prendre des décisions en une fraction de seconde.

Inconvénients de la matrice de gestion du temps :

1. Vous triez les tâches uniquement en fonction de leur urgence et de leur importance. Il ne tient pas compte des ressources, de la complexité ou du niveau d'effort requis par une tâche ;
2. Les tâches courtes et urgentes sont laissées de côté, même si leur coche sur la liste aide à la productivité et à la prise de vitesse ;
3. L'utilisation de la matrice au quotidien peut être difficile et chronophage ;
4. La grille peut être écrasante lorsque trop de tâches sont présentes, donc les limiter à 5 chacune fonctionnera mieux.

Pour ceux qui ne sont toujours pas sûrs, il existe un moyen de savoir si la matrice de Covey est le bon choix pour vous. Essayez-le pendant une semaine. Faites une liste de vos tâches pour la semaine, triez-les dans la grille à quatre quadrants, puis utilisez un outil de suivi du temps pour suivre vos progrès tout au long de la semaine et notez ce que certaines situations vous ont fait ressentir.

À la fin de l'essai, examinez les données que vous avez accumulées.

Êtes-vous devenu plus productif ?

Était-ce plus facile de prendre des décisions ?

Les choses que vous considériez comme urgentes étaient-elles réellement urgentes ? Ou ont-ils simplement perdu votre temps ?

En conclusion

D'une certaine manière, essayer de gérer le temps est devenu une chose du passé. De plus en plus de coachs et d'experts en productivité conseillent d'apprendre à gérer vos priorités et vos ressources. Parce que nous ne pouvons pas gagner plus de temps. Nous pouvons simplement l'utiliser plus intelligemment. Ainsi, au lieu d'essayer d'entasser autant de tâches que possible en une journée, essayez de prioriser celles qui comptent. Ceux qui travaillent à votre perfectionnement et à votre progrès. La matrice de gestion du temps de Covey est un excellent enseignant à cet égard. Et même si cela ne fonctionne pas pour tous, c'est un excellent tremplin vers la recherche d'une technique plus personnalisée et mieux adaptée.