Motivation du lundi : modèles et conseils de sensibilisation par e-mail pour la planification d'événements qui fonctionnent réellement

Prêt à utiliser le courrier électronique pour empiler votre liste de planification d'événements avec des clients géniaux qui ont des budgets encore plus impressionnants ? Ces conseils et exemples pour les organisateurs d'événements expérimentés devraient vous donner une meilleure idée de la création de relations, de l'obtention de contrats et du réseautage en ligne.

20 conseils sur les meilleures pratiques en matière d'e-mail de planification d'événements

Utilisez ces stratégies pour maximiser les taux d'ouverture et de réponse du premier coup et éviter que votre adresse e-mail professionnelle de planification d'événements ne soit étiquetée comme spam.

Petit conseil avant de commencer : remarquez comment nous avons dit adresse e-mail, pas compte ? Même si vous transfériez le nom de votre entreprise de planification d'événements à un autre fournisseur, vous auriez toujours des problèmes à faire passer un message à vos contacts normaux et quotidiens et – Dieu nous en préserve – à vos clients existants. Mais tant que vous prenez les précautions énumérées ici, tout ira bien.

1. Réchauffez votre compte en créant des messages totalement uniques pour les 10 à 20 premiers e-mails.

Si vous ne le faites pas, vous courez le risque de voir votre compte de messagerie signalé comme spam. Cependant, vous pouvez toujours gagner du temps en utilisant un modèle pour chacun. Assurez-vous simplement que chaque phrase que vous écrivez dans le modèle est entièrement unique pour le destinataire et que vous variez l'heure à laquelle vous envoyez chacune.

2. Évitez le filtre anti-spam en augmentant progressivement la quantité d'e-mails sortants que vous envoyez au fil du temps.

Les comptes au comportement inhabituel (comme envoyer des dizaines d'e-mails chaque jour à la même heure) sont fermés assez rapidement. Pour satisfaire votre fournisseur de messagerie, commencez par n'envoyer qu'un ou deux e-mails par jour, tous les jours. Augmentez-le de deux ou trois messages par jour toutes les deux semaines jusqu'à ce que vous ayez atteint votre objectif.

3. Incluez toujours un lien vers votre calendrier numérique afin que les prospects puissent prendre rendez-vous directement avec vous.

Si vous n'en avez pas que vous aimez déjà, essayez l'une de ces applications de planification de rendez-vous très appréciées.

4. Les lignes d'objet des e-mails doivent toujours être conversationnelles et comporter moins de 10 mots.

La qualité de votre ligne d'objet détermine si votre e-mail est ouvert ou supprimé. Les textes courts, doux et personnels aident à rassurer le lecteur que vous êtes une personne et non un programme informatique.

5. Utilisez des outils de prospection par e-mail pour éviter d'avoir trop de rebonds.

Si vous envoyez beaucoup d'e-mails qui rebondissent (pour une raison quelconque), votre adresse e-mail pourrait également être bannie. Exécutez donc chaque contact via une application comme VoilaNorbert ou Hunter.io avant d'appuyer sur envoyer. Ils peuvent même suggérer une autre adresse plus actuelle.

6. Ne vous attardez pas sur l'heure à laquelle envoyer des e-mails – concentrez-vous plutôt sur la cohérence.

Oui, vous aurez peut-être plus de chance de joindre quelqu'un et d'obtenir une réponse si vous lui envoyez un e-mail le mardi matin ou le mercredi après-midi. Mais les données entourant ces réclamations ne tiennent pas compte des habitudes de planification des professions individuelles, des variations par secteur ou de la tranche d'âge moyenne du destinataire. Alors faites de la sensibilisation une habitude, peu importe quand vous devez le faire.

7. Prévoyez de faire un suivi au moins une fois pour chaque message que vous envoyez.

Et, si vous vous sentez très ambitieux, une campagne de goutte à goutte serait encore mieux.

8. Utilisez trois phrases ou moins dans votre e-mail d'introduction officiel.

Cela est particulièrement vrai si vous essayez de contacter des entreprises clientes très occupées qui pourraient simplement survoler le message. Si vous pensez qu'ils pourraient être pressés, assurez-vous de mettre en gras le titre « organisateur d'événements » et le CTA pour aider à le faire ressortir.

9. Ajoutez une signature électronique professionnelle avec les détails de votre entreprise et le lien de votre portefeuille.

Wisestamp propose une version gratuite qui a fière allure et peut être personnalisée. Incluez votre photo, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et un lien vers votre site Web.

10. Pour votre CTA, demandez aux destinataires d'organiser une réunion exploratoire.

Le but de votre e-mail devrait être d'attirer leur attention, de voir s'ils ont besoin de vous et (en supposant qu'ils le fassent) de passer à l'étape suivante le plus tôt possible.

11. Reflétez le ton et le style de la copie du site Web de l'entreprise de chaque destinataire dans votre propre message.

C'est une technique de vente populaire qui aide la personne avec qui vous parlez à vous comprendre, car vous avez l'impression de parler littéralement la langue.

12. Essayez de créer un dialogue, pas un argumentaire de vente.

La meilleure façon de le faire est de commencer par une seule phrase d'introduction (qui vous êtes, ce que vous faites, pourquoi vous avez pensé vous connecter) et de la suivre avec une question spécifique. Par exemple, leur demander s'ils ont besoin de quelqu'un pour planifier leurs événements est trop général, mais leur demander s'ils ont besoin d'un organisateur d'événements expérimenté pour créer une stratégie pour le roadshow annuel de l'année prochaine prouve que vous êtes intéressé par plus que simplement lancer de nouvelles affaires partout où vous peut le trouver.

13. Assurez-vous que le texte sonne conversationnel et fidèle à la réalité.

Ce n'est pas le moment d'être trop formel ou poli. Si vous ameniez cette personne dans son bureau, que lui diriez-vous ? Utilisez-le pour déterminer comment rédiger le corps du message.

14. Configurez les alertes Google pour suivre les personnes que vous avez envoyées par e-mail.

Même si vous n'obtenez pas de réponse tout de suite, vous pouvez établir des relations au fil du temps en les félicitant pour les promotions, les nouveaux fonds d'investissement ou les lancements de produits à venir dès qu'ils sont annoncés.

15. Si vous allez envoyer un lien, assurez-vous qu'il est intégré.

Il a l'air plus professionnel et il est moins susceptible d'être signalé.

16. Ignorez le publipostage et saisissez manuellement des noms ou des détails dans votre message.

Un formatage raté laisse un mauvais goût dans la bouche de tout le monde. Ne risquez pas de brûler un client potentiel de planification d'événements simplement parce que vous n'avez pas eu le temps de taper « Sarah ».

17. Assurez-vous que ce que vous proposez est réellement pertinent pour l'entreprise ou l'individu.

Prenez cinq minutes pour revoir le calendrier des événements de l'entreprise pour l'année. Ou, si vous vous concentrez sur des événements privés, consultez leurs médias sociaux à l'avance pour mettre un visage sur le nom.

18. Créez un pitch de page de destination personnalisé pour chaque destinataire.

Cela peut servir de lien intégré. La page de destination permet de suivre facilement l'efficacité de vos e-mails et de fournir des détails supplémentaires adaptés à leurs besoins.

19. Utilisez un logiciel d'analyse de courrier électronique pour suivre les taux de clics pour les lignes d'objet et les liens.

Ces outils de suivi des e-mails pour les planificateurs d'événements vous aideront à améliorer votre stratégie immédiatement.

20. Ajoutez des connaissances spécifiques à l'industrie qui montrent à votre prospect que vous comprenez vraiment son entreprise.

Référencez leur principal concurrent, un événement populaire pour leur secteur, un blog ou un article sur les réseaux sociaux qu'ils ont récemment publié, ou un influenceur de niche que vous suivez tous les deux sur LinkedIn pour donner à votre message une touche encore plus personnelle.

5 modèles d'e-mails spécifiques et comment les utiliser

Votre approche doit toujours être basée sur la relation que vous entretenez avec le destinataire. Mais peu importe à quel point vous vous connaissez (voire pas du tout), il existe de nombreuses façons de décrocher leur entreprise.

1. Vous n'avez jamais rencontré cette personne et elle n'a aucune idée de qui vous êtes

Bonjour [Prénom],

Je m'appelle [Votre nom], je suis un organisateur d'événements expérimenté qui se spécialise dans [le type d'événement ou le créneau d'événement le plus pertinent pour le destinataire]. J'ai [consulté votre site Web/vu votre discours lors de cette conférence/d'une autre façon dont vous les connaissez de manière périphérique] - avez-vous ou [nom de la marque, le cas échéant] besoin d'aide pour planifier [type d'événement] bientôt ?

Si oui, veuillez suivre ce lien pour planifier un appel téléphonique rapide de 5 minutes avec moi cette semaine ou la prochaine pour poursuivre la conversation.

Merci beaucoup,

[Votre nom]

Pourquoi ça marche :

Il explique qui vous êtes, ce que vous faites, comment vous les connaissez (même sans vraiment les « connaître »), pourquoi vous les envoyez spécifiquement par e-mail et quelles sont les prochaines étapes nécessaires pour démarrer.

Choses à considérer:

• Si vous avez un lien personnel avec la marque (vous avez utilisé son produit, sa vidéo virale a fait votre journée, vous aimez son style), utilisez-le comme votre « comment vous les connaissez ».
• Si vous envoyez un message à un client d'événement privé, concentrez-vous sur qui vous a référé et en particulier pourquoi vous l'aimez (peut-être qu'il s'agit de votre voisin à qui vous aimez saluer ou d'un ami qui prépare les meilleurs muffins à la banane) pour vous lier ensemble dès le départ la porte.

2. Vous vous êtes rencontré en passant lors d'un événement professionnel

Salut [Prénom],

Je ne sais pas si vous vous souvenez de moi depuis [Événement], mais je suis [Prénom], le propriétaire de [Nom de l'entreprise de planification d'événements]. Vous avez mentionné [référez-vous à la conversation] - avez-vous toujours besoin d'aide pour cela ?

Si oui, j'aimerais me connecter bientôt. Utilisez le lien dans ma signature pour planifier une heure qui vous convient le mieux.

Acclamations,

[Votre nom]

Pourquoi ça marche :

Se référer à une information spécifique sur votre dernière rencontre les aidera à se souvenir de vous. Et même s'ils ne le font pas, c'est toujours un bon moyen de prouver que vous les avez réellement rencontrés et que vous n'essayez pas de tactiques sournoises contre eux.

Choses à considérer:

• Assurez-vous que la photo de votre signature électronique et de votre profil de compte est à jour afin d'être reconnaissable. À moins que vous n'ayez considérablement changé votre apparence depuis votre première rencontre. Dans ce cas, assurez-vous d'utiliser une photo qui ressemble à celle à laquelle ils ont initialement serré la main.
• Si votre première conversation portait davantage sur la vie personnelle que professionnelle, continuez et continuez à faire le suivi du match de football de leur enfant ou de l'adoption récente de leur animal de compagnie. Ensuite, faites-leur savoir que vous les contactez au sujet des services de planification d'événements.

3. Vous admirez leur travail de loin

Bonjour [Prénom],

Je suis un grand fan de votre travail pour [Nom de l'entreprise]. J'aime les [choses que vous aimez] et comment vous [détails spécifiques sur leur travail qui prouvent que vous le savez réellement et - si vous pouvez y travailler - montrez un peu de connaissance de l'industrie].

Êtes-vous à la recherche d'un organisateur d'événements expérimenté pour rejoindre l'équipe bientôt? Si oui, j'aimerais avoir l'opportunité de collaborer ! Faites-moi savoir de toute façon.

Merci pour votre temps,

[Ton prénom]

Pourquoi ça marche :

La flatterie vide est socialement désapprouvée, mais un compliment focalisé au laser soutenu par une démonstration de vos connaissances avancées dans ce créneau spécifique est une maîtrise des e-mails à froid de niveau professionnel.

Choses à considérer:

• Ce modèle est idéal pour les personnes qui prennent les décisions d'embauche pour le service marketing ou événementiel.
• N'utilisez cette approche que si vous pensez vraiment ce que vous dites.

4. Vous avez quelqu'un en commun

Salut [Prénom],

Je suis un [ami proche/collègue/type de relation] de [nom de la personne]. Ils ont mentionné que vous recherchiez un organisateur d'événements expérimenté pour votre prochain [type d'événement] et ont dit que nous devrions nous connecter. Si vous êtes intéressé, n'hésitez pas à planifier un appel téléphonique rapide avec moi ici.

Merci de toute façon,

[Ton prénom]

Pourquoi ça marche :

Les références de bouche à oreille sont la ressource la plus lucrative pour les pigistes, donc cette approche simple a de fortes chances de réussir. Commencer par la façon dont vous êtes connectés donne le ton et, comme cela apparaîtra dans leur aperçu de l'e-mail, empêchez votre message d'être supprimé s'ils ne reconnaissent pas l'adresse.

Choses à considérer:

• Vous pouvez également référencer des connexions mutuelles sur des sites comme LinkedIn ou Facebook.
• Même si vous n'avez pas une seule personne en commun (dans le domaine physique ou numérique), tirez-vous des intérêts, des passe-temps ou des villes natales partagés – à peu près tout ce que vous pourriez avoir en commun fera l'affaire.

5. Vous avez déjà travaillé avec eux auparavant, mais cela fait longtemps

Bonjour [Prénom],

Vous vous souvenez de [comment vous vous connaissez] ? J'espère que vous allez bien depuis [la période écoulée depuis la dernière fois que vous avez parlé]. Maintenant que j'ai plus d'expérience en tant qu'organisateur d'événements, je cherche à élargir mon portefeuille et à trouver des moyens d'aider les personnes que j'aime à atteindre leurs objectifs marketing/ventes.

Si vous avez des événements à venir pour lesquels je peux vous aider (ou même si vous voulez juste vous rattraper), j'adorerais vous rencontrer pour prendre un café ou parler au téléphone cette semaine ou la prochaine !

On parle plus tard,

[Prénom]

Pourquoi ça marche :

Ce modèle permet au lecteur de rester concentré sur la relation en équilibrant les sujets personnels avec les sujets professionnels.

Choses à considérer:

• Abordez cette communication en pensant à la meilleure façon de servir cette personne et vous ne pouvez pas vous tromper.
• Atteindre quelqu'un avec qui vous avez perdu le contact peut sembler un peu angoissant, mais il peut être vraiment surpris et ravi d'avoir de vos nouvelles, alors cela vaut vraiment la peine d'essayer.

Vous maîtrisez l'art de la communication par e-mail pour les organisateurs d'événements !

Si vous ne savez toujours pas s'il est temps de diversifier et de développer votre activité de planification d'événements, assurez-vous de continuer à collecter des références au fur et à mesure et peut-être même plongez-vous dans des tactiques de marketing de partenariat stratégique pendant que vous décidez quoi faire ensuite.