Comment expliquer la nécessité du suivi du temps à votre équipe

Le suivi du temps s'est imposé comme un atout inestimable pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Lorsqu'il est utilisé correctement, il entraîne une croissance, une stabilité financière et une augmentation du flux de travail et de la satisfaction au travail. Cependant, la plupart des équipes ne seront pas sûres du temps de suivi, car cela ne vient pas avec une mauvaise réputation.

De nombreuses entreprises qui proposent des logiciels et des services de gestion de la main-d'œuvre ont le suivi du temps dans le cadre de leurs méthodes rigoureuses de surveillance des employés. Une récente fonctionnalité de CNBC Comment les employeurs pourraient vous espionner pendant le travail à domicile a laissé de nombreuses personnes (à juste titre) se méfier de tout type de logiciel permettant de suivre leur performance au travail.

C'est là que nous intervenons, pour vous aider à apaiser une partie de cette peur et montrer que l'introduction d'un simple logiciel de suivi du temps n'affectera pas leur vie privée. Qu'il peut, en fait, protéger leurs droits en tant qu'employés et leur faire prendre de meilleures habitudes dans l'ensemble.

Préoccupations les plus courantes concernant le suivi du temps au travail

Le suivi du temps sera-t-il utilisé pour envahir ma vie privée ?

Parlons de l'éléphant dans la pièce – surveillance des employés et confidentialité .

Les gens craignent que le suivi du temps ne soit une passerelle vers une surveillance constante et un examen plus approfondi.

Dans un article de la BBC de 2018. Un certain nombre d'employés se sont manifestés pour raconter comment la surveillance des employés les rendait anxieux, craintifs et stressés. Beaucoup ont souligné comment les outils de suivi ont été mis en œuvre avec des allégations selon lesquelles ils contribueront à la performance globale, mais ont tout fait sauf cela.

Dans le même article, un chauffeur de camion a mentionné comment la caméra et le microphone installés l'ont trop concentré sur ses performances (limitation de vitesse, score de conduite, etc.). À tel point, en fait, qu'il s'est moins concentré sur l'instant en conduisant. Des niveaux de pression aussi élevés peuvent conduire à de moins bonnes performances et entraîner presque certainement un épuisement.

Essayez de suivre le temps pour les bonnes raisons. Ne l'utilisez pas seulement comme un test pour une surveillance complète des employés, car vous allez sans aucun doute perdre plus que vous ne pouvez gagner.

Est-ce qu'on attendra de moi que je sois pleinement productif pendant les 8 heures ?

Même si nous sommes au 21e siècle, nous attendons toujours un flux de travail du 19e siècle.

Depuis la révolution industrielle, les travailleurs devaient travailler plus de 16 heures par jour, 6 jours par semaine. La Fair Labor Standards Act de 1938 a réussi à rectifier cela en limitant les heures de travail à 40 heures par semaine, simplement parce que la nature du travail a changé.

Alors pourquoi traitons-nous toujours le travail de la même manière ?

Steve Glaveski, PDG de Collective Campus , souligne comment la modernisation, les progrès technologiques et Internet ont radicalement changé notre façon de travailler, par rapport à ce qu'elle était en 1938. Le lieu de travail moderne est très différent, et nous ne pouvons pas nous attendre à une concentration totale et productivité pendant les 8 heures entières.

La startup allemande Rheingans Digital Enabler a été le cobaye d'une expérience menée par son propre PDG, Lasse Rheingans. Il voulait voir si ses employés pouvaient passer d'une journée de travail de 8 heures à une journée de 5 heures, croyant que cela améliorerait leur productivité et la qualité de leur travail. Inutile de dire que l'expérience a été un succès et que les employés eux-mêmes ont ressenti une amélioration, car ils n'ont pas ressenti la pression d'essayer d'être productifs pendant toute leur journée de travail.

Ils étaient moins susceptibles de succomber aux distractions et aux heures supplémentaires.

L'exemple de Rheingans prouve les nombreuses affirmations scientifiques selon lesquelles personne ne peut être productif 8 heures par jour, et que les PDG et les managers ne devraient pas s'attendre à cela. De la même manière, expliquez aux équipes qu'on ne s'attendra pas à ce qu'elles soient hyper concentrées tout le temps. Ce suivi du temps est un moyen de trouver leurs heures de pointe et d'apprendre à mieux hiérarchiser leurs tâches.

Et qui sait, avec suffisamment de données et d'améliorations, peut-être que votre entreprise pourrait passer à une semaine de travail de 5 ou 6 heures, sans aucune perte financière.

Le suivi du temps est-il une forme de punition pour la sous-performance ?

Il y a des employés qui verront le suivi du temps comme un moyen de punir les sous-performances. Mettez-vous à la place d'une personne à qui l'on vient de dire que tout le personnel devra suivre son temps et soumettre des rapports. Dès le départ, ils peuvent penser à plusieurs choses :

• Est-ce que je fais mal mon travail ?
• Sommes-nous sous-performants ?
• Les managers ne nous font-ils pas confiance ?
• Le suivi du temps sera-t-il le seul moyen de valoriser mon travail ?

On s'attend à ce que leurs premières pensées soient presque toujours négatives. Car lorsqu'un manager veut voir combien de temps vous passez sur chaque activité, vous ressentez le besoin de vous donner plus de 100%, ou vous aurez une « tape sur le poignet ». Et nous revenons au modèle de pression – stress – burn-out.

Soulignez dès le début que le suivi du temps ne sera pas utilisé comme un outil pour distribuer des pénalités ou comme motif de résiliation. Au lieu de cela, adressez-vous immédiatement aux vraies raisons : accélérer certains processus, voir où les équipes peuvent collectivement accélérer le rythme ou se détendre un peu, ou être mieux informés sur les membres de l'équipe qui peuvent assumer plus de tâches par rapport à ceux qui sont déjà débordés.

Le suivi du temps sera-t-il utilisé pour la microgestion des employés ?

Il n'est pas rare de trouver des managers et des PDG qui voient le suivi du temps comme une excuse pour superviser chaque petit aspect du temps de travail de leurs employés.

Reggie Scales, vice-président principal de Vonage, a fait la déclaration désormais tristement célèbre dans un rapport de CNBC : « [Les employés] savent que nous regardons, ce qui est toujours bon. » C'est la représentation parfaite de l'image que de nombreux employés obtiennent lorsque le suivi du temps est mis en œuvre.

Chacune de leurs étapes sera surveillée, scrutée et ils recevront des tas de commentaires et/ou de corrections. Alors que certains verront cela comme une opportunité de montrer leur valeur, la majorité sera mal à l'aise même avec les tâches pour lesquelles ils sont excellents. C'est la peur de :

• « Comment se fait-il que la même tâche vous ait pris 15 minutes de moins qu'hier ? »
• "Vos coéquipiers ont tout terminé dans les délais, je vois que votre rapport est en retard"
• « Pourquoi cette tâche vous prend-elle plus de temps que d'habitude, alors que vous avez tout ce dont vous avez besoin ? »
• « Je vois que vous avez une lacune dans votre emploi du temps, que diriez-vous de recevoir ces e-mails ? »

La liberté individuelle de chaque employé sur la façon dont il va trier ses priorités et faire le travail a disparu.

Sans oublier que nous traitons tous de problèmes personnels, de journées improductives, de travail de coéquipiers, d'interruptions, etc. Nous avons également consacré un article entier à ce sujet, et cela peut être révélateur pour de nombreux chefs d'équipe qui cherchent à comprendre leurs équipes. ' le suivi du temps concerne mieux.

Cela étant dit, comment adoucir le coup initial en annonçant la mise en place du suivi du temps dans vos équipes ? De plus, comment pouvez-vous en expliquer la nécessité qui dissipera rapidement tout ou partie des doutes ?

Répondre aux attentes du suivi du temps

Assurez-vous que vos raisons pour le suivi du temps sont éthiques et significatives.

Dans la section précédente, nous avons mis en évidence les pratiques qui traitent le suivi du temps comme un outil qui entrave les progrès plutôt que de les aider. Voici quelques points sur lesquels réfléchir avant de décider de parler à votre équipe. En fin de compte, ces réflexions peuvent vous aider à aborder l'équipe avec plus de confiance et à vous préparer aux questions qui s'ensuivront inévitablement.

Le suivi du temps peut grandement améliorer la gestion du temps

Et pas dans le sens : quand les gens voient combien de temps ils perdent, ils deviennent soudainement plus conscients de leurs choix et vont mieux.

Au lieu de cela, essayez de regarder cette déclaration du point de vue de l'amélioration de soi. Le suivi du temps peut améliorer la gestion du temps personnel et en révéler beaucoup sur ce que nous priorisons et comment. Mettez l'accent sur ces avantages personnels lorsque vous parlez à vos équipes :

• Ils deviendront plus organisés ;
• Leur équilibre travail-vie s'améliorera;
• Ils feront des choix plus rapides et meilleurs ;
• Ils apprendront à établir des priorités, etc.

Et ce ne sont que quelques-uns des avantages. Dans l'article « Comment et pourquoi garder une trace de vos activités et habitudes quotidiennes », nous avons décrit encore plus d'avantages que vous pouvez utiliser comme matériel de présentation. Il est accompagné de conseils pratiques et d'avis d'experts préconisant le suivi du temps.

Le suivi du temps n'est pas un pansement pour une mauvaise gestion ou une mauvaise communication

Si la productivité est le problème, cela peut être dû à une mauvaise gestion, des canaux de communication qui ne fonctionnent pas (ou sont utilisés) correctement, des conditions de travail insatisfaisantes, etc.

Les experts de PPM Express ont une feuille de route admirable pour interroger les PDG sur les raisons des pertes financières de l'entreprise. Le plus souvent, il s'agit de :

• Incapacité à suivre le marché ;
• Des mauvaises conditions de travail;
• Aucun plan d'urgence ;
• Conflits et mauvaise communication.

Mais, comme ils en ont été témoins, beaucoup de ces mêmes PDG se tournent vers le suivi du temps comme une simple solution, pensant que les pertes de temps et d'argent pourraient être dues au fait que les employés ne parviennent pas à suivre le temps.

Ainsi, vous voudrez d'abord vous assurer que tout se passe bien dans votre bureau et vos équipes avant d'introduire le suivi du temps. Sinon, ces facteurs externes auront un impact majeur sur les données.

Dans la section suivante, nous abordons les étapes spécifiques de la préparation, de la conduite et du suivi d'une réunion réussie où vous expliquerez la nécessité d'un suivi du temps à votre équipe.

Comment communiquer le besoin de suivi du temps aux employés

Dès le départ, vous devrez combattre la stigmatisation que le suivi du temps entraîne.

Vous voulez répondre directement aux préoccupations des employés. Les problèmes courants que nous avons énumérés dans la première section ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux que vos équipes/employés pourraient rencontrer. Voici donc quelques façons d'introduire le suivi du temps comme un changement positif, tout en tenant compte des doutes des équipes.

Se mettre d'accord sur les bases et établir des règles

C'est toujours une bonne idée que les chefs d'équipe ou les gestionnaires se réunissent pour une réunion afin de discuter du suivi du temps et de la façon dont cela les aidera. L'établissement de certaines règles de base parmi eux éliminera d'abord toute confusion future lors de la lecture des données que vous collectez. Ceux-ci peuvent inclure, mais ne sont pas limités à :

• Pourquoi votre équipe suivra le temps ;
• Quand regarderez-vous les heures spécifiques passées et quand vous concentrerez-vous uniquement sur les résultats ;
• Des rapports hebdomadaires ou mensuels seront-ils nécessaires ?
• Comment mettre en œuvre le suivi du temps dans la gestion de projet et les délais ;

L'objectif est de trouver un terrain d'entente pour que le suivi du temps puisse fonctionner pour vous, et non comme un point de discorde ou de conflit. La pire chose qui puisse arriver, c'est que certaines équipes commencent à prendre du retard, d'autres se rendent compte que cela prend trop de temps et d'efforts, ce qui peut détruire toute « l'infrastructure » que vous avez construite.

Faire une « annonce douce »

Tout comme un lancement en douceur, une « annonce en douceur » sert à introduire l'idée de suivi du temps au personnel, sans aucun détail particulier. Vous leur faites savoir qu'il y aura une réunion, et l'idée générale de ce qui sera discuté. Il est préférable de le faire quelques semaines avant de se lancer dans le suivi du temps, un mois au maximum.

N'oubliez pas de souligner que le suivi du temps sera un bon changement. Concentrez-vous sur son impact positif tant sur les équipes que sur les projets et ajoutez qu'il ne mettra en péril l'emploi de personne (car c'est la première préoccupation qui vient généralement à l'esprit).

De cette façon, vous permettez à un certain buzz autour du bureau de se former naturellement, au lieu d'avoir des fuites (éventuellement fausses) d'informations qui circulent. Garder les informations des employés soulève des inquiétudes et les fait craindre qu'ils soient étroitement surveillés et qu'ils perdent leur liberté.

Faire en sorte que les employés se sentent entendus

Environ deux semaines avant l'introduction de la pratique, envoyez un formulaire anonyme où les employés peuvent écrire leurs préoccupations concernant le suivi du temps. Étant donné que de nombreux employés seront rarement verbeux dans les formulaires malgré l'anonymat, proposez différentes manières de remplir les informations pour garantir les meilleures réponses possibles. Par exemple, vous pouvez essayer :

Réponses à choix multiples :

Qu'est-ce qui vous inquiète le plus si l'entreprise met en place un suivi du temps ?

• Je vais sembler improductif.
• J'ai peur de perdre trop de temps.
• C'est une atteinte à ma vie privée.
• Le suivi du temps ne reflète pas exactement mon flux de travail.
• Il y a trop de distractions.
• J'oublierai de suivre le temps.
• Autre: _________________________________

Ou optez pour des questions ouvertes :

Avez-vous de l'expérience avec le suivi du temps? Cela a-t-il fonctionné pour vous ?

Pour mener ce genre d'enquêtes, vous devez travailler en étroite collaboration avec votre représentant RH. Couvrez autant de terrain que possible pour répondre à de multiples préoccupations à l'avance. Les données que vous collectez doivent être présentées comme le premier ordre de la réunion, une fois le moment venu.

Permettre des discussions en personne

Si possible, votre RH doit faire savoir à tout le monde qu'il peut également venir en personne pour exprimer son opinion. Certains employés expriment mieux leurs pensées verbalement. Parfois, répondre à des questions sur papier peut être perçu comme un geste vide de sens, que leurs préoccupations seront ignorées.

Organiser une réunion pour introduire le suivi du temps

Une semaine avant la réunion elle-même, envoyez un e-mail de masse décrivant tous les points qui seront abordés. Préoccupations des employés, vos buts et objectifs avec le suivi du temps lui-même, quel outil utiliserez-vous, quelle aide sera fournie, etc.

Gardez ces points courts et concis. Cet e-mail donnera aux employés suffisamment de temps pour préparer les questions et les remarques qu'ils ont peut-être oublié de mentionner dans le sondage. De plus, connaissant l'ordre des points discutés, il est plus probable que les gens sachent quand il est temps de poser la bonne question, au lieu de demander quelque chose hors contexte et de provoquer une digression.

9 étapes pour introduire le suivi du temps dans votre équipe

Lorsque vous introduisez réellement le suivi du temps, les étapes suivantes vous permettront de tout communiquer de manière claire et précise.

1. Faites des présentations courtes

Personne n'aime les longues réunions, surtout quand ils ont mieux à faire, ou quand « cela aurait pu être un e-mail ». Remerciez tout le monde d'être venu et présentez encore une fois l'ordre des travaux que vous avez précédemment établi. Annoncez également que vous répondrez à toutes leurs questions à la fin.

2. Commencez par les préoccupations et traitez-les d'abord

À l'aide des données recueillies lors de l'enquête, soulignez les plus gros problèmes que les employés rencontrent en général avec le suivi du temps. Cela leur permet de savoir qu'ils ont été entendus et renforce le fait qu'ils ont leur mot à dire dans les affaires de l'entreprise.

Ensuite, révélez les détails que vous avez négociés avec les chefs d'équipe au début du processus et comment cela affectera chaque département/équipe.

3. Expliquez les 5 points clés suivants à votre équipe

Chez Clockify, nous préconisons l'utilisation du suivi du temps comme moyen d'améliorer sa vie en général. Je ne souhaite pas vous submerger d'informations détaillées, la liste sera donc courte. Chaque point aura un lien vers ces sujets, si vous souhaitez les explorer davantage.

1. Le suivi du temps les aide à communiquer leurs heures supplémentaires et à négocier les avantages
2. Cela les aide à identifier facilement les distractions et le temps perdu
3. Ils deviennent plus conscients de leurs heures supplémentaires et peuvent prévenir l'épuisement professionnel à temps
4. Ils savent quand ils ont droit au temps compensatoire
5. Il empêche les erreurs d'écriture et le vol de temps - c'est une preuve tangible qui protège leurs droits

4. Fournissez beaucoup de données

Préparez quelques données à l'avance (il est préférable d'utiliser des infographies pour garder la réunion dynamique). Trouvez des études de cas d'entreprises qui ont fait travailler le suivi du temps à leur avantage. Avec l'incertitude de ce que le suivi du temps apporte à la table, certains pourraient se précipiter sur Google et trouver des exemples où le suivi du temps a échoué. Cela les rendra défensifs et leur fera fournir des contrepoints, auxquels vous devez également être prêt.

5. Présence des RH

En passant, assurez-vous d'avoir un représentant des RH présent tout au long de la réunion et du processus d'ajustement. Demandez-leur de s'asseoir parmi les employés et de participer à la discussion si possible. Leur présence vous apportera un soutien dans cette tâche difficile. Dans le même temps, ils peuvent apaiser les doutes, la confusion ou la combativité qui pourraient survenir parmi les équipes.

6. Soyez ouvert aux questions-réponses

Enfin, mais le plus important, permettez aux gens de partager leurs opinions. Gardez le forum ouvert, à moins qu'il ne s'agisse principalement de grillons et de tumbleweeds. Ensuite, vous pouvez choisir de poser des questions spécifiques et de voir si elles déclenchent une discussion.

7. Faire un e-mail de suivi après la réunion d'introduction

C'est une excellente façon de résumer la réunion, et vous pouvez la garder aussi détaillée ou succincte que vous le souhaitez. Si cela vous semble trop de travail, nous avons une liste des meilleures applications de gestion du temps pour 2020, parmi lesquelles Otter, une application qui enregistre les réunions, puis les transcrit et les horodatage pour générer un rapport.

8. Fournir des ressources

Quelques jours après la réunion, une fois l'information réglée, envoyez un e-mail de masse avec un condensé de ressources. De la façon de mieux gérer son temps à l'utilisation des trackers de temps et à la façon d'en faire une habitude, cela devient donc presque automatique.

Si vous ne savez pas par où commencer, voici quelques articles pour vous mettre sur la bonne voie :

• 4 méthodes simples pour suivre votre temps lorsque vous travaillez sur un ordinateur
• 12 conseils pour construire et améliorer la gestion du temps en équipe
• Comment prendre l'habitude de suivre le temps

9. Rassurer les équipes qu'elles recevront de l'aide avec le logiciel

Un problème que nous n'avons pas abordé de manière générale, mais qui mérite d'être mentionné, est que beaucoup de gens ont peur d'avoir l'air idiot s'ils n'apprennent pas à utiliser le suivi du temps. Le meilleur plan d'action n'est pas de demander directement qui a des problèmes d'apprentissage (car très peu l'admettront), mais plutôt d'offrir un cours accéléré et une aide 1: 1 des opérations, de vos employés les plus férus de technologie ou des propres développeurs du logiciel. Ceux qui offrent de l'aide sur place, c'est-à-dire.

Résumer

Lorsque les enfants ont peur des monstres dans leurs placards, nous savons que c'est en fait la peur de l'inconnu. Leurs chambres sont sombres, des silhouettes sont partout formant des formes fantasmagoriques, il y a des bruits à l'extérieur et à l'intérieur de leur espace personnel. Laissés à leur propre imagination, il n'est pas étonnant qu'ils interprètent les scénarios les plus effrayants.

Le processus ne change pas tellement quand nous vieillissons. De la même manière, quelque chose d'aussi simple que le suivi du temps peut sembler plus effrayant lorsque notre cerveau ne dispose pas de suffisamment d'informations factuelles. En utilisant les méthodes que nous avons décrites, vous pouvez allumer la lumière dans cette pièce sombre et ouvrir la porte du placard effrayant pour montrer qu'il n'y a rien à craindre. Répondez à leurs préoccupations avec information, compassion, compréhension et beaucoup de réconfort.