Guide pour aligner des équipes distantes à l'aide de la vidéo

Il est sûr de dire que 2020 ne s'est pas déroulé comme prévu. Et pour de nombreuses entreprises, l'une des conséquences du résultat de l'année est que certains, la plupart ou tous les employés travaillent à distance. Mais qu'est-ce que cela signifie pour la journée de travail ? Pour la collaboration et la délégation ? Pour la culture d'entreprise et le moral des employés ?

La plupart d'entre nous ont vu des articles couvrant bon nombre de ces sujets au cours des derniers mois. Le consensus parmi de nombreux experts et chefs d'entreprise est que le travail et la culture d'entreprise n'ont pas à souffrir, mais que des systèmes doivent être mis en place pour aider les équipes à travailler ensemble plus efficacement à partir de sites distants. Le passage du travail en personne au travail à distance n'est pas toujours transparent, et cela est particulièrement vrai étant donné la nature précipitée du déplacement à distance pour lutter contre COVID.

Un outil qui peut être mis en œuvre pour rendre le processus plus transparent est le contenu vidéo. Examinons de plus près comment les entreprises peuvent utiliser la vidéo pour atténuer quatre défis qui accompagnent souvent un changement soudain de travail à distance.

Utiliser la vidéo pour faire avancer les projets

Le travail à distance peut être difficile car les employés n'ont pas autant de visibilité sur le travail des autres membres de l'équipe. Même les gestionnaires les plus désinvoltes peuvent trouver qu'il est difficile de garder un œil sur les projets du département, car il est plus difficile de vérifier l'état d'un projet donné.

Cela est dû en partie au fait que les conversations rapides et informelles sont généralement pratiquement éliminées dans les environnements de travail à distance, en particulier les nouveaux. Au bureau, vous pourriez croiser un coéquipier pendant que vous remplissez votre café et avoir une conversation rapide sur les prochaines étapes ou le calendrier du projet. Ou, en marchant vers une réunion, vous pourriez vous croiser et dire quelque chose comme : « Hé, je vous ferai parvenir ce livrable dans les prochaines heures. » Ces mises à jour occasionnelles sont plus naturellement intégrées à la journée de travail et, en tant que telles, elles se produisent plus fréquemment.

La vidéo peut aider à combler ces lacunes. De nombreuses entreprises intègrent des réunions vidéo plus régulièrement lorsqu'elles passent au travail à distance, ou même lorsque certains employés sont au bureau et que d'autres travaillent à distance.

La clé ici est que l'empilement de votre journée de travail avec des réunions n'est pas non plus la solution, surtout si ces réunions ne servent qu'à garder un œil sur les mises à jour du projet. La bonne approche pour mettre en œuvre cette astuce peut dépendre de la structure de votre organisation et des besoins spécifiques des membres de votre équipe, mais voici quelques méthodes éprouvées auxquelles réfléchir.

Option 1 : commencez chaque journée de travail avec une réunion vidéo rapide

Cette option peut être idéale pour les équipes qui ne souhaitent pas que la journée de travail soit interrompue par l'heure de la réunion, mais qui apprécient les mises à jour régulières. Essayez de limiter ces réunions à 15 minutes ou moins et concentrez-vous sur le fait de donner à l'équipe une visibilité sur ce sur quoi chaque personne travaille à un moment donné.

Notez qu'il ne s'agit pas d'une tactique de microgestion, alors ne demandez pas aux employés de vous expliquer comment ils vont passer la journée. Au lieu de cela, gardez une trace de qui a les prochaines étapes sur tous les projets communs et évaluez la bande passante pour chaque membre de l'équipe pour faire avancer les projets.

Par exemple, si un membre de l'équipe va consacrer toute la journée à une tâche personnelle, le reste de l'équipe peut alors comprendre que toute action de cette personne peut être retardée. Ou, si un membre de l'équipe est prêt à transmettre son travail à un autre membre de l'équipe en milieu de matinée, les deux personnes peuvent planifier leurs journées plus efficacement en sachant à quoi ressemble ce délai.

En utilisant cette approche, la majeure partie de la journée est toujours protégée pour le travail en solo, mais la communication est maintenue de telle sorte qu'il n'y a jamais plus d'une journée de travail d'incertitude quant à la position d'un projet ou à ce qui doit être fait pour aller de l'avant.

Option 2 : Encouragez les membres de l'équipe à organiser des réunions vidéo au besoin

Cette option fonctionne bien pour les équipes relativement autonomes mais qui ont besoin de collaboration ou de conseils à l'occasion pour faire avancer un projet. Dans ce scénario, tout le monde travaille individuellement et il n'y a pas de réunions programmées régulièrement, mais chaque membre de l'équipe se sent autorisé à appeler une réunion vidéo chaque fois qu'il y a un blocage.

Cela préserve la majeure partie de la semaine de travail pour le travail individuel, mais garantit également que les projets ne sont pas retardés lorsque des éléments d'action sont proposés à toute l'équipe pour en discuter.

Une mise en garde ici est que cette option nécessite un type d'équipe spécifique. Chaque employé doit se sentir vraiment à l'aise de demander l'avis du groupe en convoquant une réunion. S'il y a un malaise autour de cette action, les retards que ce système cherche à éviter se produiront de toute façon.

Option 3 : Prévoyez de programmer une réunion vidéo chaque fois que vous atteignez un jalon

L'option 3 est similaire à l'option 2, mais offre une programmation légèrement plus planifiée pour les équipes qui souhaitent savoir quand la prochaine réunion/point de contrôle aura lieu. Dans cette situation, les équipes décomposent un projet en étapes qui nécessiteront une collaboration. L'idée est que chaque étape devrait représenter un moment où le groupe devra se réunir à nouveau pour discuter des détails de la marche à suivre. Cela peut se produire lorsque tout le monde doit revoir le travail qui a été fait jusqu'à présent, lorsque les étapes pour aller de l'avant deviennent floues ou lorsque l'approbation de la direction est nécessaire.

Une fois ces jalons identifiés, prévoyez d'avoir des réunions vidéo lorsque vous atteignez chacun d'eux. Cela signifie que les membres de l'équipe ne sauront pas nécessairement exactement quand la prochaine réunion aura lieu en termes de date et d'heure, mais tout le monde sera sur la même longueur d'onde sur ce qui doit se passer avant la prochaine réunion. L'idée devrait être qu'entre les jalons, chacun puisse travailler de manière autonome sans être freiné par un manque de collaboration. (Si ce n'est pas le cas, vous pouvez combiner cette option avec l'une des deux premières approches pour une visibilité accrue au quotidien.)

Utiliser la vidéo pour s'aligner sur les objectifs

Aligner les équipes autour des objectifs de l'entreprise (ou des objectifs du service) peut être particulièrement difficile dans un monde éloigné. De plus, au milieu de COVID-19, de nombreux objectifs d'entreprise et de service changent à tout moment, car les réglementations et les problèmes de sécurité continuent de changer.

La vidéo est un excellent moyen d'aligner les équipes autour de ces objectifs tout en maximisant l'adhésion. Sans un emplacement centralisé pour l'entreprise, les employés ressentent parfois un manque de connexion avec les objectifs de l'entreprise. Après tout, il peut être difficile de se sentir comme une force motrice pour un objectif plus large sans se sentir physiquement connecté à ce qu'est cet objectif plus large.

La vidéo comble cette lacune en offrant un support pour expliquer les objectifs et en augmentant la probabilité qu'elle soit personnelle pour chaque employé. Un e-mail ou un message Slack à l'échelle de l'entreprise n'aura généralement pas le pouvoir d'inspirer et d'aligner les équipes comme le ferait un message vidéo. Utilisez cela à votre avantage à une époque où il est plus important que jamais pour tout le monde de travailler ensemble pour atteindre les objectifs de l'entreprise.

Du point de vue logistique, les vidéos à cet effet peuvent être préenregistrées ou en direct (comme un appel vidéo). Les vidéos préenregistrées peuvent aller dans plusieurs directions : une vidéo animée dévoilant les objectifs de vente du prochain trimestre, un message personnel du PDG abordant les objectifs du projet d'un département, ou tout autre élément intermédiaire.

La clé est que la vidéo doit répondre à toutes les questions que les coéquipiers pourraient avoir sur les objectifs, et elle doit être aussi authentique et personnelle que possible pour s'assurer que chaque employé se connecte à sa mission.

Utiliser la vidéo pour préserver la culture d'entreprise

L'un des arguments les plus courants des sceptiques contre les environnements de travail à distance est que la culture d'entreprise ne peut pas exister pour une main-d'œuvre distante. Heureusement, ce n'est tout simplement pas vrai ! S'il est vrai que le maintien d'une culture d'entreprise peut demander plus d'efforts lorsque les employés travaillent à distance, il est possible et vaut la peine d'investir dans cet effort.

Une façon de préserver la culture d'entreprise avec une main-d'œuvre distante consiste à utiliser la vidéo. Lorsque la préservation de la culture est l'objectif, la vidéo est un excellent moyen de redonner de la personnalité à votre entreprise. Sans vidéo, il peut être facile d'oublier que le travail ambigu en cours dans toute l'entreprise représente en réalité les efforts de nombreuses personnes, qui ont chacune leurs propres personnalités, talents, bizarreries et histoires.

La vidéo aide les employés distants à se connecter à ce niveau personnel. Il ramène l'élément humain dans les routines quotidiennes qui manquent souvent d'une touche humaine.

Encore une fois, les vidéos préenregistrées ou en direct peuvent bien fonctionner ici. Les vidéos préenregistrées peuvent inclure des messages de la direction, des discussions sur la mission ou les valeurs de l'entreprise, ou même des avantages tels que des discussions au coin du feu ou des sessions de développement professionnel.

Les vidéos en direct aident ensuite à établir des relations entre les individus. Quelques idées peuvent inclure des discussions de mentorat en direct, des happy hours vidéo à l'échelle de l'entreprise, des sessions de jeux-questionnaires ou des rencontres entre les départements ou les équipes. Toute exécution de vidéo qui permet aux gens de se sentir plus connectés les uns aux autres et à l'entreprise est une victoire.

Utiliser la vidéo pour encourager la pensée créative

Enfin, le travail à distance peut également rendre plus difficile de sortir des sentiers battus. Si vous vous êtes déjà assis autour d'une grande table de conférence pour une session de brainstorming d'entreprise, vous savez de quoi nous parlons. Le remue-méninges ressemble généralement à une activité très en personne, et parfois, les employés à distance sont tellement concentrés sur le quotidien qu'il ne semble pas naturel de réserver du temps pour avoir ces conversations de remue-méninges à distance.

Cependant, être à distance rend ces conversations d'autant plus importantes, et la vidéo les rend logistiquement possibles. Il existe des tonnes d'options logicielles de visioconférence dotées de modules complémentaires spécialement conçus pour le brainstorming, avec des outils tels que des cartes mentales ou des tableaux blancs virtuels partagés sur tous les appareils.

L'élément virtuel peut également permettre à certaines personnes de se sentir plus en mesure de s'exprimer. Il y a deux raisons à cela. La première est que lors d'un appel vidéo, la nature de l'interface introduit le sentiment que tout le monde est égal. Chaque personne n'est qu'un carré à l'écran, que ce carré représente le PDG ou le stagiaire d'été. Cela peut aider à atténuer certaines des politiques de bureau qui peuvent empêcher quelqu'un de partager.

Deuxièmement, de nombreuses personnes qui parlent plus doucement par nature peuvent se sentir renforcées par l'abri de l'écran. Ne pas être en personne à une table de conférence peut mettre certains employés à l'aise pour partager des idées originales qu'ils auraient peut-être choisi de ne pas exprimer au bureau.

En fin de compte, personne ne sait vraiment ce que les prochains mois apporteront. Mais, si votre bureau a choisi de travailler à distance pendant cette période (ou tout le temps !), utilisez ces conseils pour réfléchir aux nombreuses façons dont vous pouvez intégrer la vidéo dans l'équation. Nous sommes convaincus que la vidéo est le bon outil pour le travail.