Comment organiser un événement de diffusion en direct gagnant en 2021

Publié: 2021-01-16
Source : Lemonlight

Selon un rapport de juillet 2020 de Grand View Research, les événements virtuels devraient être multipliés par près de dix au cours de la prochaine décennie. D'ici 2030, l'industrie devrait atteindre 774 milliards de dollars.

De toute évidence, il y a beaucoup de potentiel inexploité dans l'espace des événements virtuels. Mais organiser un événement de diffusion en direct réussi et engageant est plus facile à dire qu'à faire. Pourquoi? D'une part, les éléments et les tactiques qui fonctionnent bien lors d'un événement physique ne se traduisent pas nécessairement dans l'espace virtuel. D'autre part, comme nous le savons tous, la technologie a tendance à échouer au moment où nous en avons le plus besoin.

Cela laisse aux entreprises un défi unique cette année : comment pouvez-vous exceller lors d'événements virtuels et positionner votre marque à l'avant-garde avant que l'industrie n'explose vraiment ?

Nous allons vous expliquer ce que nous avons appris dans cet article, mais voici un indice sur l'essentiel : n'ayez pas peur d'apporter des renforts pour compléter vos points faibles. Qu'il s'agisse d'embaucher une société de production pour prendre en charge le processus de diffusion en continu, de faire appel à des talents professionnels pour diriger l'émission ou de travailler avec un organisateur d'événements pour gérer tous les petits détails, il n'y a aucune honte à confier les rênes aux experts.

Cela étant dit, voici notre répartition des éléments essentiels d'un événement de diffusion en direct gagnant.

1. Logiciel

Tout d'abord, il est important de choisir la bonne plateforme pour accueillir votre événement. Le zoom a tendance à être la valeur par défaut pour de nombreuses marques de nos jours, mais ce n'est pas votre seule option. Découvrez des alternatives telles que BlueJeans, GoToMeeting, Crowdcast ou toute autre plate-forme conçue pour accueillir un large public virtuel en direct.

Lorsque vous affinez vos choix de logiciels, assurez-vous de comprendre vos besoins spécifiques. Si vous attendez environ 50 participants à votre événement virtuel, vous n'avez pas nécessairement besoin de la plate-forme conçue pour des milliers de personnes. D'un autre côté, si vous avez des milliers de participants, vous devrez vous concentrer sur des plateformes capables de gérer un événement à cette échelle.

Assurez-vous également de préciser le nombre de conférenciers ou de panélistes que vous devrez accueillir, les régions géographiques que votre plate-forme devra prendre en charge (en fonction de l'endroit où se trouvent les participants) et toute autre limitation qui pourrait entraver votre événement si vous choisissez un plate-forme incompatible.

Enfin, assurez-vous de bien comprendre comment utiliser la plate-forme que vous choisissez ou faites appel à un expert. Avoir l'outil logiciel parfait est inutile si vous ne savez pas comment l'utiliser avec succès.

2. Équipage

Ensuite, parlons de l'équipage. C'est un domaine où les entreprises ont tendance à se tromper avec les grands événements en direct. Bien qu'une approche DIY puisse bien fonctionner pour un petit événement occasionnel (comme un webinaire mensuel, par exemple), si vous souhaitez organiser un événement virtuel époustouflant, c'est une bonne idée de laisser la valeur de la production aux professionnels.

Nous vous recommandons de commencer par un producteur de diffusion en direct et un opérateur du son pour sécuriser les bases, puis d'évaluer à partir de là si vous avez besoin d'autres membres de l'équipe pour vous aider.

Un autre avantage ici est que les professionnels sont moins susceptibles d'être déroutés par des difficultés techniques ou des défis inattendus à mi-chemin. Si l'embauche de quelques membres d'équipage fait la différence entre un événement qui se déroule sans heurts et un événement jonché de difficultés techniques, nous pensons que la décision est claire.

3. Équipement

La prochaine considération est votre équipement. Si vous engagez une équipe pour vous aider, elle sera probablement en mesure de vous conseiller sur l'équipement dont vous aurez besoin pour que l'événement se déroule sans heurts. Si tel est le cas, assurez-vous de ne pas ignorer leurs recommandations sans en avoir discuté au préalable.

Par exemple, vous voudrez peut-être choisir un micro spécifique que votre ami a recommandé, mais si votre équipe se spécialise dans un autre appareil ou utilise un autre équipement qui n'est compatible qu'avec certains micros, vous gâcheriez tout le processus de production en devenant un voyou dans votre choix. Une communication claire avec l'équipage est essentielle et nous vous recommandons de vous en remettre à leur jugement dans la mesure du possible.

Lorsque vous assemblez votre équipement, assurez-vous d'envisager des plans de sauvegarde en cas de problème. Si une caméra ou un micro tombe en panne, quelle est la meilleure alternative suivante ? Si votre connexion Internet tombe en panne, qu'arrive-t-il au flux ?

Nous vous recommandons de dresser une liste de tous les éléments essentiels nécessaires au bon déroulement de votre événement et d'élaborer un plan d'urgence pour chacun d'entre eux. Comprenez ce que vous devrez faire sur le moment si quelque chose échoue et ce que cela signifiera pour votre public. Après tout, rien ne gâche un événement de diffusion en direct comme des difficultés techniques ou une vidéo ou un son de mauvaise qualité.

4. Talents

Cela peut ou non s'appliquer à vos plans d'événement, mais il est important de le mentionner au cas où vous prévoyez d'avoir un hôte, des invités ou des panélistes en vedette, ou d'autres apparitions tout au long de l'événement. Dans votre processus de planification, soyez très clair sur qui sera à l'écran à un moment donné, à quoi ressemblera la vue pour le public (par exemple, allez-vous montrer à la fois un jeu de diapositives et le visage de la personne, juste le visage de la personne, ou juste le jeu de diapositives avec la personne remplissant la voix off ?), et quel message chaque personne doit transmettre.

Si vous faites appel à des talents extérieurs pour l'événement, assurez-vous d'abord de leur expliquer votre marque, le but de l'événement et le ton que vous privilégiez (par exemple, sérieux, léger, drôle, etc.). Il est important que chaque personne qui sera présentée tout au long du flux comprenne le rôle qu'elle joue dans l'ensemble et à quoi ressemble une apparence réussie dans votre esprit.

Si vous présentez des talents qui ne seront pas à l'écoute de votre emplacement physique, assurez-vous que les suggestions ci-dessus concernant l'équipage et l'équipement sont également élaborées pour chaque participant. Ne présumez pas que les webcams pour ordinateurs portables de tout le monde seront suffisantes : vous devrez peut-être fournir une caméra, un micro ou un éclairage supplémentaire pour obtenir la même qualité que celle que vous fournirez à partir de l'emplacement principal.

5. Préparation

Enfin, préparez autant votre événement de diffusion en direct que vous le feriez pour un événement en personne. Il est facile d'oublier que vous êtes toujours en contact avec de vraies personnes via l'écran, et l'expérience que vous offrez affecte la façon dont ils percevront votre marque à long terme. Ce n'est pas parce que ce n'est pas un événement en personne que vous devez abaisser vos normes.

En pratique, cela signifie que vous devez avoir un ordre du jour pour l'événement, rédiger un script pour toutes les remarques écrites, préparer des visuels ou des présentations à l'avance, définir les détails de la production et faire au moins une analyse complète (bien que deux ou trois mieux) pour rattraper les aspérités et aplanir les difficultés techniques persistantes.

Nous ne pouvons pas exprimer assez que la différence entre un événement de diffusion en direct médiocre et un événement de diffusion en direct exceptionnel se résume généralement au niveau de professionnalisme. Le public peut dire quand vous l'appelez par rapport à quand vous avez vraiment pris des mesures pour vous assurer que vous offrez une expérience de qualité. Vous voulez faire partie de ce dernier groupe, faites-nous confiance.

Nous espérons que ces conseils vous permettront de réussir lors de la préparation de votre prochain événement de diffusion en direct, quelle que soit sa taille. Et nous avons de bonnes nouvelles : plus vous serez capable d'organiser des événements virtuels de haute qualité maintenant, mieux vous serez prêt à exceller à mesure que l'industrie des événements virtuels se développe.