Comment nous avons planifié deux événements virtuels + un cahier d'exercices gratuit pour la planification d'événements

Organiser une conférence virtuelle est une bête en soi. Cela nécessite une vaste planification, plusieurs feuilles de calcul et de nombreux tests pour garantir que la technologie ne nous fait pas défaut le jour de l'événement.

Comme de nombreuses autres organisations, nous avons dû transformer notre événement en personne appelé ACCESS en un événement virtuel cette année. Nous avons organisé deux conférences, toutes deux axées sur les défis des environnements virtuels et de l'accessibilité.

Notre objectif avec ACCESS est de faire connaître l'accessibilité numérique et de fournir aux professionnels les outils et les connexions pour prospérer dans un environnement numérique.

Aujourd'hui, nous vous expliquons comment nous avons exécuté ACCESS pour vous aider à planifier votre prochain événement virtuel.

En personne ou virtuel : lequel a un retour sur investissement plus élevé ?

Il existe de nombreux indicateurs de performance clés (KPI) que vous pouvez utiliser pour mesurer le succès de vos événements. Chez 3Play, nous mesurons en fonction de l'inscription, de la fréquentation, des nouveaux clients et des commentaires des participants.

Pour les événements virtuels, nous examinons également l'engagement pendant et après l'événement.

Inscription & Présence

Rien ne vaut la taille de l'inscription comme un événement virtuel. Par rapport à nos événements en personne, nous avons eu 10 fois plus d'inscrits de plus de 100 pays (normalement, nous sommes excités si quelqu'un vient de l'extérieur de l'État pour assister à notre humble événement en personne).

Nous avons également constaté une augmentation de 77 % des inscriptions depuis notre premier événement virtuel en mai jusqu'à notre événement d'automne. Plus de la moitié des personnes inscrites étaient de toutes nouvelles pistes.

Nous attribuons cette augmentation du nombre d'inscrits aux éléments suivants :

• Participation gratuite : Pour les inscrits, il n'y a aucun risque à s'inscrire à un événement gratuit. Pour nous, notre objectif est de diffuser le message d'accessibilité et de continuer à développer la marque ACCESS.
• Environnement virtuel : En termes simples, un environnement virtuel donne aux gens un accès plus facile au contenu et une plus grande flexibilité pour y assister.
• Contenu pertinent : Nous nous sommes assurés que les sujets abordés répondaient aux défis auxquels les gens sont confrontés en ce moment.
• Stratégie de promotion : L'email était notre forme de communication prédominante. Cependant, nous avons également publié des articles sur l'événement sur des forums pertinents, sur les réseaux sociaux et utilisé des promotions payantes sur Instagram.
• Reconnaissance de l'événement : Notre événement de printemps a été un succès, ce qui, selon nous, a propulsé le bouche-à-oreille pour notre deuxième événement.
• Promotion du site Web : Nous avons créé un popup de site Web et ajouté un bouton pour vous inscrire à l'événement sur notre page d'accueil. Cela a augmenté la notoriété de l'événement et le nombre d'inscriptions.
• Promotion des conférenciers : nous avons donné aux conférenciers des liens traçables pour promouvoir l'événement et les avons tagués dans chaque publication sociale. Cela a également aidé à attirer des inscrits.

Comment nous avons augmenté notre taux de participation

L'augmentation de notre taux de participation était un objectif majeur pour notre deuxième événement virtuel.

En utilisant le courrier électronique, Slack et des cadeaux quotidiens, nous avons pu augmenter notre taux de participation de 22 % pour notre événement d'automne.

Horaire flexible

Nous nous sommes assurés de nous adapter à tous les fuseaux horaires et d'offrir de nombreuses pauses entre les sessions. Avec un événement virtuel, vous êtes en concurrence avec d'autres réunions, travail et distractions sur Internet ; l'étalement de votre emploi du temps garantit que les gens peuvent planifier autour de l'événement.

Nous avons programmé deux à trois séances par jour et offert des pauses de 30 à 60 minutes entre les deux. Notre première session était toujours à 11 h HE, ce qui nous a permis d'accueillir des participants en Europe. L'après-midi, nous avons offert des séances de 14 h à 15 h HE et de 15 h 30 à 16 h 30 HE.

Pour permettre une plus grande flexibilité dans la planification et éviter la fatigue de Zoom, nous étalons l'événement sur 3 jours. Nous avons également essayé de garder le même horaire tout au long de la journée.

Ajouter au calendrier et aux e-mails quotidiens

Deux semaines avant l'événement, nous avons autorisé les participants à commencer à ajouter des sessions à leur calendrier personnel. Nous avons également envoyé des courriels de rappel une semaine avant l'événement.

De plus, nous avons fourni des courriels quotidiens avec l'horaire complet et un lien qui allait directement à la salle Zoom.

Sessions en direct et à la demande

La majorité de nos sessions étaient en direct, et nombre de nos conférenciers en ont profité pleinement. Nous avons encouragé la participation tout au long des sessions via le chat Zoom et avons alloué 10 à 15 minutes de questions-réponses à la fin de chaque session.

Nous avons également proposé des mini-sessions à la demande, auxquelles les participants pouvaient accéder entre les sessions.

De plus, nous nous sommes assurés d'enregistrer chaque session.

Prix ​​et quiz quotidiens

Les participants qui ont participé aux sessions en direct ont été choisis au hasard pour gagner des cartes-cadeaux Amazon. Nous communiquions le concours dans nos e-mails quotidiens.

Nous avons également créé des quiz quotidiens qui couvraient le matériel des sessions en direct.

Promotion de la chaîne Slack

Dans le canal ACCESS Slack, nous avons intégré une extension Zoom pour permettre aux participants de se joindre directement lorsqu'une session était sur le point de se dérouler. Nous nous sommes assurés d'utiliser la balise @here pour informer tout le monde sur la chaîne.

Notre stratégie d'engagement

Si vous êtes un organisateur d'événements, alors vous êtes probablement familier avec la difficulté de favoriser une communauté dans un environnement virtuel - ce n'est pas la même chose que dans un événement en personne. Le réseautage est un grand attrait pour la participation aux événements, nous devions donc faire preuve de créativité.

Pour favoriser un environnement de réseautage « similaire », nous avons créé une chaîne Slack spécifique à l'événement où nous avons publié des questions, fait des cadeaux, des chaînes spécifiques à un sujet et des questions-réponses après la session avec des conférenciers. Nous nous sommes assurés de promouvoir la chaîne dans chaque e-mail et chaque session en direct.

Cependant, ce n'était pas une solution magique. Tous les participants n'ont pas rejoint et il y a eu des moments où nous n'avons eu aucun engagement. Que ferions-nous différemment ? Nous pensons que la recherche d'une solution qui intègre la plate-forme événementielle et le canal de mise en réseau augmentera considérablement l'engagement, car les participants n'ont pas à télécharger un logiciel séparé ou à quitter le hub de l'événement.

Avons-nous converti de nouveaux clients ?

Organiser un événement, qu'il soit en personne ou virtuel, est une entreprise énorme. L'effort en valait-il la peine ? Absolument!

Non seulement nous avons pu diffuser le message d'accessibilité et relever les défis, mais nous avons également pu ajouter de nouveaux 3Playas à notre communauté.

32% de nos inscrits étaient « nouvellement acquis », et moins d'un mois depuis l'événement, nous avons ajouté 96 nouveaux clients.

Parlons argent : combien coûte un événement virtuel ?

Par rapport à un événement en personne, les événements virtuels sont beaucoup moins chers. Certes, nous n'avons pas investi dans une plate-forme, même si c'est quelque chose que nous considérerions à mesure que l'événement se développe. Nous avions également déjà un compte Pro-Zoom en raison de nos webinaires mensuels.

Notre facture couvrait les honoraires des conférenciers, les prix des participants, les cadeaux des conférenciers, la recherche payante (sur Instagram) et le sous-titrage en direct (nous avons utilisé une solution humaine pour une précision maximale).

Dans l'ensemble, nous avons dépensé 12 fois moins que dans nos événements en personne.

Commentaires des participants

Les participants ont eu l'occasion de faire part de leurs commentaires tout au long de l'événement via les quiz quotidiens et dans un sondage post-événement.

Voici ce que les membres du public ont le plus apprécié :

• Format : « J'ai adoré la façon dont il était réparti sur plusieurs jours et plusieurs heures, cela m'a permis d'adapter les sessions à mon horaire de travail.
• Contenu à la demande et en direct : « J'ai aimé profiter des sessions à la demande entre les sessions en direct. »
• Session et conférenciers : « J'apprécie la façon dont les sessions ont accueilli tous les niveaux d'experts.

Une autre grande victoire a été de fournir les diapositives à l'avance. C'est non seulement une bonne pratique d'accessibilité, mais cela permet également aux participants de prendre des notes. De plus, nous nous sommes assurés d'envoyer tous les liens tels qu'ils étaient mentionnés dans la présentation.

Lorsqu'on leur a demandé où nous pourrions améliorer l'événement, les participants ont indiqué qu'ils aimeraient disposer d'un espace pour se connecter avec les fournisseurs d'accessibilité, avoir des séances d'entraînement pour se familiariser avec la plate-forme et les fonctionnalités de Zoom et recevoir des certificats de participation.

3 leçons apprises de notre deuxième événement virtuel

Si vous envisagez d'organiser votre propre conférence virtuelle, nous espérons que ces leçons apprises vous aideront à faciliter votre planification.

1. Ne présumez pas que tout le monde connaît les plateformes que vous utilisez : bien que Zoom, Slack et WordPress soient tous des outils Internet populaires, tout le monde ne connaît pas leur fonctionnement. Nous avons fourni une vidéo de présentation de la plate-forme Slack, mais n'avons pas abordé Zoom ni comment naviguer sur le site Web de l'événement. Pour les futurs événements, nous aimerions proposer des tutoriels autour de tous les outils, afin que les participants puissent se sentir en confiance et prêts à tirer le meilleur parti de leur expérience.
2. Incluez des sponsors ou établissez des partenariats avec des fournisseurs pertinents : de nombreuses personnes assistent à des conférences en personne pour découvrir de nouveaux fournisseurs qui peuvent les aider à résoudre leurs problèmes. Les conférences virtuelles ne devraient pas être différentes. Comme nous l'avons appris de l'enquête auprès des participants, les gens veulent découvrir de nouveaux fournisseurs.
3. Trouvez un moyen de vous démarquer : Il y a beaucoup de concurrence en ce moment dans l'espace événementiel virtuel, comment pouvez-vous rendre votre événement différent ? Notre deuxième événement était structuré pour être un cours complet sur l'accessibilité de la vidéo – et nous avons adopté le langage du « cours ». Au lieu de conférenciers, nous avions des instructeurs. L'ordre du jour s'appelait un programme de cours. Nous avons également fourni des quiz quotidiens et des certificats d'achèvement sur demande. Nous pensons que cela a contribué de manière significative à la valeur de l'événement et nous a aidés à établir un programme solide avec des conférenciers incroyables.

ACCÈS 2021

Nous sommes déjà en train de planifier notre prochain événement en février, et nous espérons que vous pourrez vous joindre à nous !

Si vous n'avez pas pu assister à l'un de nos événements, consultez notre événement ACCESS at Home en mai, qui portait sur l'accessibilité dans un environnement virtuel, et notre cours ACCESS Fall, qui portait sur l'accessibilité vidéo.

Quelles leçons avez-vous tirées de la planification de vos conférences virtuelles ? Faites le nous savoir dans les commentaires!