Différences entre la gestion des employés en interne et à distance
Publié: 2021-11-04L'un des principaux avantages du travail sur site est de passer du temps avec ses collègues, d'apprendre à se connaître et d'en apprendre davantage sur leurs habitudes de travail. Pour les chefs d'équipe, ce paramètre leur permet de gérer leurs employés en toute simplicité. Cependant, ce ne sera pas le cas lorsque vous dirigerez une équipe à distance.
Face à des changements particuliers dans le cadre de travail, les dirigeants devraient modifier leur façon de travailler. Par exemple, lorsque les responsables doivent passer à la direction d'une équipe distante au lieu d'une équipe de bureau. Selon un récent sondage de la société de formation VitalSmarts, 20 % des dirigeants ne sont pas ou très peu préparés à diriger leur équipe de télétravail.
Ces deux milieux de travail comprennent généralement un ensemble diversifié de règles. Dans cet article, nous approfondirons ce sujet en clarifiant :
- la différence entre un modèle interne et un modèle à distance,
- la différence entre la gestion des employés en interne et à distance, et
- conseils pour gérer efficacement une équipe à distance.
Table des matières:
- La différence entre un modèle interne et un modèle à distance
- Un modèle d'équipe interne
- Un modèle d'équipe à distance
- La différence entre la gestion des employés en interne et à distance
- Différence de temps
- Différence d'espace
- Différence culturelle
- Conseils d'experts pour gérer efficacement une équipe à distance
- Faites en sorte que les membres de votre équipe à distance se sentent connectés et engagés
- Éloignez-vous de l'approche « taille unique »
- Connectez-vous avec vos travailleurs à distance à un niveau personnel
- Emballer
La différence entre un modèle interne et un modèle à distance
Avant de commencer à explorer les différences entre la gestion d'équipes internes et distantes, définissons d'abord ces deux catégories d'environnements de travail.
Un modèle d'équipe interne
Un modèle interne est un modèle dans lequel les employés ne sont responsables que des activités et des projets de l'organisation dans laquelle ils travaillent . Dans ce cas, les travailleurs alignent leur travail sur les objectifs et les valeurs de l'entreprise.
Les avantages de l'embauche d'employés internes sont les suivants :
- La propriété intellectuelle est sécurisée.
Dans chaque entreprise, il existe des données sensibles sur les opérations commerciales, les clients, etc. Si ces informations sont divulguées, cela affectera la réputation de l'entreprise. Mais ces situations à risque sont moins susceptibles de se produire lorsque les propriétaires d'entreprise emploient des travailleurs internes.
- Communication cohérente au sein de l'organisation.
Pouvoir communiquer les uns avec les autres en face à face peut renforcer la relation entre les employés et les managers. De plus, partager le même environnement de travail peut rendre le processus de formation beaucoup plus facile chaque fois qu'il y a de nouveaux employés.
- Meilleure responsabilité.
Lorsqu'ils décident d'embaucher des employés en interne ou à distance, de nombreux propriétaires d'entreprise optent pour des équipes de bureau, car un modèle interne garantit souvent un plus grand niveau de responsabilité des employés.
D'un autre côté, un modèle interne présente également certains inconvénients :
- Avoir des frais généraux.
S'ils choisissent d'embaucher une équipe interne, les employeurs devront payer des dépenses obligatoires supplémentaires. Lorsqu'ils font des estimations de coûts pour les employés, les employeurs devront également inclure les frais généraux. Les frais généraux comprennent les paiements tels que les coûts de construction et d'équipement.
- L'embauche prend plus de temps et d'efforts que l'embauche d'employés à distance.
Étant donné que les travailleurs internes sont embauchés à long terme, les employeurs s'efforceront de trouver les candidats les plus appropriés. Par conséquent, ce processus prendra parfois plus de temps. Ainsi, l'embauche d'une équipe interne ne serait pas une option pour les projets urgents.
- Trouver des candidats appropriés est limité.
Lorsqu'ils emploient des travailleurs à distance, les propriétaires d'entreprise peuvent envisager des candidats du monde entier, à condition qu'ils répondent à des critères prédéterminés. Mais, lorsqu'il s'agit d'une équipe interne, les employeurs devraient trouver quelqu'un de la même ville ou du même pays.
Un modèle d'équipe à distance
En plus d'employer une équipe interne, les employeurs peuvent choisir d'embaucher des travailleurs à distance. Un modèle d' équipe à distance est un type d'externalisation. Dans ce cas, les entreprises optent pour le recrutement d'employés distants pour créer une équipe distante ou distribuée.
Les principaux avantages d'avoir une équipe à distance sont :
- Recruter des talents du monde entier.
Étant donné que les employés à distance travaillent à distance, les employeurs peuvent choisir les candidats les plus appropriés du monde entier.
- Embaucher des personnes au juste prix.
Pour bénéficier de coûts de ressources inférieurs, les entreprises peuvent embaucher des ressources dans les pays de niveau 2 et de niveau 3. Alors que les pays les plus riches appartiennent à la catégorie Tier 1, les Tier 2 sont des pays avec un revenu moyen par personne plus faible. Quant à la catégorie Tier 3, il s'agit de pays en développement à faible pouvoir d'achat.
- Moins de dépenses par employé.
Lorsqu'ils ont une équipe à distance, les employeurs ne sont pas obligés de couvrir l'assurance maladie, les frais de voyage et autres frais. Ainsi, il y aura moins de coûts par travailleur. De plus, comme les employés font du télétravail, un bureau ne sera pas nécessaire, il n'y aura donc pas de frais généraux.
Cependant, l'embauche d'une équipe à distance présente certains inconvénients :
- Un manque de communication en face à face.
Les télétravailleurs n'ont d'autre choix que de communiquer entre eux par e-mail, chats et visioconférence. Sans communication en personne, de nombreuses personnes pourraient se sentir isolées de leurs collègues. Et l'isolement est l'un des défis les plus courants auxquels sont confrontés les travailleurs à distance.
De plus, les employeurs et les gestionnaires doivent diriger l'équipe de la même manière, ce qui nécessite plus de temps et d'efforts. Bien que l'équipe expérimentée n'ait aucun problème de communication, il est essentiel d'avoir une approche en face à face pendant le processus de formation.
- Gestion des fuseaux horaires
Si les employés viennent de divers coins du monde, le décalage horaire peut être un obstacle majeur. Rassembler les membres de l'équipe pour un appel quotidien ou hebdomadaire serait toujours une tâche difficile pour un manager.
- Échec potentiel du projet
Embaucher des employés à distance pour un projet particulier peut être une mission incertaine. Même lorsque les travailleurs à distance ont un niveau élevé d'expérience et d'expertise, il est possible qu'ils ne livrent pas le travail à temps. Par conséquent, ces retards peuvent avoir un impact sur la réussite du projet.
En résumé, chaque modèle a ses avantages et ses inconvénients. Le choix du modèle pour votre entreprise dépend principalement des besoins et des objectifs de votre entreprise.
La différence entre la gestion des employés en interne et à distance
« Le travail à distance est l'avenir, mais vous avez besoin d'une présence physique au moins deux fois par an pour vraiment créer une équipe incroyable. » – Ricardo Fernández
Ricardo Fernandez, l'un des intervenants du TEDxIESEBarcelona, travaille en télétravail depuis plus de 10 ans avec plusieurs entreprises. Dans le discours qu'il a prononcé pour Tedx Talks, Ricardo a souligné que vous pouvez établir une sorte de relation avec votre équipe via la vidéoconférence et les e-mails. Mais, il affirme que la présence physique est nécessaire "pour ajouter de l'empathie à votre équipe".
Si vous vous êtes déjà demandé à quoi ressemble la direction d'une équipe à distance, nous parions que la distance physique était l'un des principaux obstacles qui vous sont venus à l'esprit. Après tout, lorsqu'il n'y a pas de proximité physique, il est même difficile de réaliser un travail d'équipe sur le lieu de travail.
Maintenant, si nous comparons la gestion d'équipes internes avec des équipes distantes, nous remarquerons trois défis critiques liés à cette dernière :
- Temps,
- l'espace, et
- culture.
Différence de temps
Nous avons déjà mentionné qu'au sein d'une équipe de télétravail, il y a généralement des personnes de différents fuseaux horaires. En tant que responsable d'une telle équipe, vous devez planifier des réunions d'équipe et d'autres appels pendant des périodes qui conviennent à chaque membre de l'équipe. C'est ce qu'on appelle « l'équité du temps ». Et comme vous pouvez l'imaginer, ce ne sera pas une tâche facile.
En dehors des réunions d'équipe, vous devrez tenir compte des décalages horaires lors de la fixation des délais. Votre collègue vivant à Singapour devrait disposer du même nombre de jours pour terminer sa tâche que son coéquipier de Seattle.
D'un autre côté, vous n'aurez probablement pas ces problèmes lorsque vous dirigerez une équipe interne. Que vos horaires de travail soient fixes ou flexibles, vous et votre équipe passerez au moins quelques heures par jour ensemble au bureau. Ainsi, en tant que leader, vous êtes en mesure de communiquer avec eux en personne et de gérer facilement leurs tâches et leurs échéances.
Différence d'espace
Un autre défi du travail à distance est la distance physique entre les membres de l'équipe. Lorsque vous dirigez une équipe à distance, la différence d'espace affecte principalement :

- Communication au sein de l'équipe.
L'avantage de travailler au sein d'une équipe interne est que vous pouvez contacter vos collègues chaque fois que vous avez besoin d'aide ou de conseils. Si vous êtes un responsable, vous pouvez réunir l'équipe immédiatement chaque fois qu'il y a des problèmes urgents ou les dernières mises à jour sur le projet.
Là encore, ce ne sera pas le cas avec les employés à distance. Comme ils ne sont pas assis l'un à côté de l'autre, les coéquipiers ne peuvent pas communiquer en personne. Ainsi, ils restent en contact via des outils de communication en ligne.
De plus, il n'y a pas de réunions en face à face comme avec une équipe interne. Ainsi, en tant que responsable à distance, vous devez organiser des appels vidéo fréquents avec toute l'équipe. Mais, essayez de ne pas programmer trop de réunions. Selon le récent rapport de la Harvard Business School, à partir d'avril de cette année, il y a une augmentation de 13% des réunions par personne, par rapport au premier trimestre de cette année.
(avant il y avait des blocages mondiaux en raison de la pandémie de COVID-19). Heureusement, il y a une baisse de la durée moyenne de ces réunions – de 20 %. Cette enquête a rassemblé 3,1 millions de travailleurs d'Amérique du Nord, d'Europe et du Moyen-Orient.
Pour favoriser une meilleure communication et collaboration au sein de l'équipe, vous devriez essayer d'utiliser le logiciel de gestion d'équipe. Par exemple, Twist est une application de communication pour les équipes distantes, tandis qu'Asana vous aidera à gérer les tâches.
- Le processus de suivi employant la performance.
L'analyse des performances des employés est pratique lorsque vous dirigez une équipe interne. Puisque vous êtes dans le même milieu de travail que votre équipe, vous avez un aperçu de leurs habitudes de travail et de leur éthique. Cependant, dans le cas d'une équipe distribuée, le suivi de leur travail peut être délicat.
Alors, comment traiter ce problème ? L'une des solutions les plus pratiques est une feuille de temps d'équipe de bureau. Remplir la feuille de temps est assez simple. Votre équipe doit saisir les heures travaillées sur des projets particuliers au cours de la semaine. Ensuite, dans le tableau de bord de l'équipe, vous pouvez voir une ventilation visuelle de leur semaine. De plus, il existe un rapport hebdomadaire, où vous pouvez voir qui a enregistré combien d'heures chaque jour.
Le processus de suivi du temps avec une équipe commence par la définition d'un espace de travail. En savoir plus sur les autres étapes nécessaires que vous et votre équipe devez suivre.
Comment suivre le temps avec une équipe
Différence culturelle
En parlant de différences culturelles, les managers à distance doivent porter leur attention sur :
- barrières linguistiques et comment les surmonter,
- bien comprendre les messages,
- s'identifier aux cadres et contextes culturels d'autres collègues, et
- comment trouver un terrain d'entente entre des origines culturelles diverses.
En organisant des programmes de formation interculturels fréquents pour toute l'équipe, vous vous familiariserez avec des cultures variées. Par conséquent, vos employés à distance se sentiront également plus à l'aise. Mais, si vous dirigez une équipe interne dont les membres sont issus de plusieurs cultures, assurez-vous également de mettre en place ces sessions éducatives.
Maintenant, voici un fait intéressant : différentes cultures peuvent avoir différentes compréhensions du temps. Par exemple, en Afrique du Sud, il existe deux expressions couramment utilisées :
- "Maintenant-maintenant" - cela arrivera sous peu, et
- « just now » – cela se produira dans un proche avenir (dans les prochaines heures).
Alors, gardez cela à l'esprit si vous avez un collègue d'Afrique du Sud.
Comme il existe de nombreuses normes culturelles particulières à travers le monde, vous devez fournir à vos employés des publications intéressantes sur ce sujet. Par exemple, vous pouvez commencer par The Culture Map , un livre d'Erin Meyer. Cet article met l'accent sur les différences culturelles et leur impact sur le commerce international.
Conseils d'experts pour gérer efficacement une équipe à distance
Nous avons contacté plusieurs experts dans le domaine de la gestion et du développement organisationnel, pour en savoir plus sur leurs stratégies préférées pour gérer des équipes distribuées. Ce sont leurs suggestions pour quiconque dirige une équipe à distance.
Faites en sorte que les membres de votre équipe à distance se sentent connectés et engagés
Dr Cristina Gibson est professeure distinguée du doyen en gestion à la Pepperdine Graziadio Business School, à Malibu, en Californie. De plus, elle est co-auteur du livre Virtual Teams That Work: Creating Conditions for Virtual Team Effectiveness .
Elle pense qu'il existe plusieurs ingrédients de base nécessaires à la fois pour les équipes internes et distantes. Ceux-ci sont:
- objectifs clairs;
- rôles et responsabilités;
- rétroaction régulière; et
- climat ouvert et inclusif.
Mais, ajoute le Dr Gibson, dans les équipes distantes, il est de plus en plus nécessaire de s'assurer que les membres se sentent connectés et engagés.
« Travailler à distance peut entraîner un sentiment d'isolement et aussi de distraction, étant donné les environnements dans lesquels nous travaillons souvent lorsque nous ne sommes pas en interne. Par conséquent, il est important de faire des efforts supplémentaires pour que les réunions et l'enregistrement soient engageants, encourageants et impliquent une interaction sociale et personnelle, ainsi qu'une activité axée sur les tâches.
Éloignez-vous de l'approche « taille unique »
Selon le Dr Gibson, une erreur souvent commise par les gestionnaires consiste à appliquer une approche « taille unique » aux travailleurs à distance.
« Chaque membre de l'équipe a très probablement une situation unique dans son emplacement éloigné, et le gestionnaire avisé prendra donc le temps de comprendre les besoins et les priorités de chaque membre, afin de mieux savoir comment les soutenir de la manière qui sera la plus propice. à leurs contributions à l'équipe.
Elle explique que pour certains employés, cela peut signifier maximiser la flexibilité en termes d'horaires de travail. Mais, pour d'autres, cela peut signifier des réunions plus régulières et routinières, tandis que certains travailleurs peuvent avoir besoin de technologies particulières.
« Dans une équipe interne, ces besoins uniques peuvent être plus évidents ou intuitifs, mais comprendre ce dont chaque employé a besoin pour être productif peut nécessiter un processus de découverte plus concerté de la part du manager.
Connectez-vous avec vos travailleurs à distance à un niveau personnel
Joe Hopkins est titulaire d'un doctorat en leadership et développement organisationnel axé sur la recherche sur le travail à distance. Il a passé les quatre dernières années à faire des recherches et à écrire sur le leadership dans les environnements de travail virtuels.
Hopkins affirme qu'il existe de nombreuses similitudes entre les principaux membres de l'équipe interne traditionnelle et ceux qui travaillent à distance. Cependant, la différence la plus significative est l'intentionnalité.
«Avec les employés internes, de nombreuses relations se forment de manière organique à travers des conversations impromptues « fontaine d'eau » et des pauses-café. Les dirigeants de travailleurs à distance ont besoin d'un niveau plus élevé de compétences en communication interdépendante qui nécessitent une intentionnalité. Le leader doit être intentionnel dans la compréhension des traits de personnalité et des besoins de chaque individu et de ce qui les inspire ou les draine.
Tout comme le Dr Gibson, Hopkins souligne qu'une taille unique ne convient pas à tous. De plus, il ajoute que les réunions d'équipe structurées sont essentielles, mais les opportunités de se connecter à un niveau personnel sont également nécessaires.
« Le travailleur introverti, qui représente 40 % de la population, ne trouvera pas une pause-café virtuelle en équipe ou un exercice de consolidation d'équipe énergisant. Les travailleurs avec des niveaux plus élevés d'introversion ont besoin de petits groupes ou de conversations en tête-à-tête.
Ainsi, selon le Dr Gibson et Joe Hopkins, les managers qui dirigent des équipes distantes doivent communiquer souvent avec l'équipe. De cette façon, les dirigeants apprendront à mieux connaître leurs travailleurs. De plus, les gestionnaires comprendront les besoins et les priorités individuels de chaque membre de l'équipe.
Emballer
Diriger une équipe dont les membres viennent du monde entier et de divers horizons culturels peut être une tâche difficile. Contrairement à un environnement interne traditionnel, la communication et la collaboration avec une équipe distribuée doivent se faire via des canaux en ligne. De plus, le suivi des progrès des employés doit être effectué différemment de la direction d'une équipe interne.
Alors, comment gérer avec succès les employés à distance ? Tout d'abord, les experts suggèrent que vous ne devriez pas avoir une approche « taille unique » pour votre équipe à distance. Au lieu de cela, familiarisez-vous avec vos employés, leurs besoins et leurs priorités, afin qu'ils se sentent connectés à l'équipe.
En plus de cette astuce, vous devez vous connecter avec les membres de votre équipe à un niveau personnel. Par exemple, vous pouvez organiser des team building en ligne ou des pauses café pour toute l'équipe. Mais, assurez-vous que tous les employés ne se sentiraient pas à l'aise d'assister à une réunion virtuelle. Pour certains d'entre eux, les appels en tête-à-tête pourraient être une meilleure idée.