Conseils mardi : 7 façons de trouver l'inspiration pour la planification d'événements lorsque vous êtes à court d'idées

Même les organisateurs d'événements les plus imaginatifs sont à court de créativité. C'est particulièrement vrai si vous travaillez sur des projets simultanés ou dans des délais serrés - vous avez besoin de bonnes idées d'événements hier !

Heureusement, il existe de nombreuses sources d'inspiration événementielle que vous pouvez exploiter lorsque votre créativité est faible. Des flux de médias sociaux aux tableaux d'humeur en passant par votre réseau d'organisateurs d'événements, vous pouvez trouver l'inspiration pour la planification d'événements lorsque votre créativité est à bout de souffle.

Vous aurez peut-être l'impression d'être à court d'idées pour le moment, mais soyez prêt pour des bouffées d'inspiration avec un cahier « Idées d'événements » et des documents sur votre ordinateur ou votre tablette. Vous pouvez télécharger des fichiers sur votre logiciel de planification d'événements pour référence ou les partager avec votre équipe de planification.

Explorez maintenant ces conseils et ces précieuses sources d'inspiration pour vous aider à susciter vos dernières (et meilleures !) idées d'événements.

Soyez créatif avec 7 façons peu courantes de trouver l'inspiration pour un événement

1. Laissez les objectifs de l'événement générer des idées de thèmes

Tout d'abord, définissez les objectifs de l'événement pour avoir une vue d'ensemble. Le thème et le décor doivent convenir aux objectifs de l'événement, alors vérifiez et posez fréquemment des questions à vos clients pour vous assurer que vous répondez à leurs besoins. S'en tenir aux intentions établies de l'événement réduit vos options et vous rapproche du but dès le début.

Un symposium sur les technologies vertes, par exemple, vous guidera pour explorer des lieux et des fournisseurs d'événements respectueux de l'environnement. Vous pouvez ensuite laisser le thème guider votre brainstorming. Explorez des sites Web et des magazines axés sur l'environnement et parcourez des livres de photographie de la nature pour faire germer des idées, comme un affichage mural de plantes « vivantes » derrière des conférenciers invités ou en utilisant des paquets de graines biologiques comme marque-places.

2. Laissez votre lieu dicter le thème de l'événement

Parfois, vous trouvez le lieu idéal avant de choisir un thème, et l'emplacement peut être toute l'inspiration dont vous avez besoin. Un manoir victorien peut inspirer un événement social sur le thème Steampunk, si cela correspond aux intérêts de votre client. Un hall d'hôtel moderne du milieu du siècle peut inspirer un décor aux lignes classiques et épurées pour un gala de collecte de fonds dans la salle de bal. Un lieu avec des cascades murales à l'extérieur de l'entrée principale et à l'intérieur du hall peut inspirer un thème de fête en cascade.

Dans les lieux d'événements de rêve (pensez aux musées du Smithsonian), prenez le temps d'absorber l'œuvre d'art ou le sujet, en personne ou en ligne. Explorez l'imagerie dramatique, l'architecture et l'histoire sans vous mettre la pression pour générer des idées au début. Quelques jours plus tard, planifiez une séance de remue-méninges sur le thème de l'événement et notez toutes vos idées sans jugement.

Si le lieu de rêve du client n'est pas disponible ou est hors de portée financièrement, apportez la sensation de son emplacement préféré au lieu. Le mariage à destination d'un couple n'était-il pas possible ? Projetez des images audacieuses de plages tropicales sur les murs de la salle de bal. Peut-être qu'une entreprise ne pourrait pas obtenir Grand Central Terminal pour son événement annuel de vacances basé à New York. Choisissez un lieu sobre et ajoutez des éléments Beaux-Arts pour recréer la grandeur de la gare.

3. Adaptez vos flux de médias sociaux pour l'inspiration d'événements

Les médias sociaux sont l'endroit où nous nous tournons pour tout : les recommandations de produits, les destinations de vacances et les expériences à ne pas manquer ne manquent pas. C'est également une source parfaite d'inspiration pour la planification d'événements. Infusez vos flux sociaux avec des eye-candy événement lorsque vous suivez les planificateurs, les vendeurs, les lieux, les fleuristes, et plus encore. Gardez une liste de vos actions possibles , mais n'oubliez pas de rêver grand avec une liste d'événements.

Pinterest est le média social ultime pour les planificateurs. Si vous ne vous êtes pas penché sur ce babillard numérique depuis qu'il a commencé, il est maintenant temps de vous inscrire. Trouvez tout, des thèmes de fête prénatale et de fête d'anniversaire aux idées pour concevoir de superbes mariages et événements d'entreprise. Un avertissement amical : il est facile de perdre la notion du temps en explorant Pinterest, alors restez concentré sur la tâche avec ces conseils :

• Commencez par une recherche de base sur les planches en utilisant un terme général pour commencer. Event Inspiration offre de nombreuses idées. Trouvez et suivez des planches dont l'esthétique correspond à la vôtre et à celle de vos clients actuels.
• Suivez des comptes spécifiques à des événements ou à la planification comme Event Manager Blog, Snappening, WeddingWire, The Knot et Brides, et de nouvelles idées apparaîtront automatiquement dans votre flux d'accueil.
• Utilisez l'objectif Pinterest pour découvrir des idées basées sur le monde réel. Dirigez votre appareil photo vers un arrangement floral, une combinaison de couleurs, un paysage de table - tout ce qui vous inspire - et l'outil de découverte visuelle affichera des images et des idées associées.
• Pas au téléphone ? Aucun problème. Cliquez sur l'onglet « plus d'idées » sur l'un de vos tableaux pour obtenir des suggestions qui reflètent vos épingles.
• Recherchez des résultats visuellement similaires à l'aide de l'icône en forme de loupe dans le coin des images épinglées.

Explorez les idées tendances sur Twitter lorsque vous suivez d'autres professionnels de l'événementiel et les hashtags associés. Parmi les principaux hashtags de planification d'événements, citons : #EventProfs, #EventPros, #MeetingProfs, #MeetingPros, #EventThemes, #EventManagement, #EventPlanning, #WeddingThemes, #Catering et #EventsChat.

Le jeu de hashtag d'Instagram est également fort. La règle des hashtags descriptifs en ce qui concerne cette application centrée sur la photo. Explorez #Bride, #WeddingDay, #PartyThemes, #Tablescapes, #EventPlanning, #EventIdeas, #ColorPalettes, #Pantone, #EventPlanners, #WeddingDecor, #EventStyling, #Celebrate, #EventInspiration, et plus pour une inspiration visuelle. Vous pouvez même suivre vos hashtags préférés sur cette plateforme, de sorte que les photos taguées apparaissent dans votre flux. Utilisez cet outil de découverte pour garder votre flux à jour et pour trouver des comptes dignes de suivre.

Suivez les planificateurs d'événements sur YouTube pour trouver des idées de réunions et d'événements. Organisez des listes de surveillance et abonnez-vous aux chaînes pertinentes pour garder un œil sur l'industrie. Regardez des vidéos de mariage, parcourez les promos de la conférence et identifiez les lieux pour voir ce qui a bien fonctionné (et repérer les zones qui nécessitaient un peu de travail). Suivez les chaînes de professionnels de l'industrie, comme Event Manager Blog, EventPlanning Blueprint, Social Tables et Miss Event Planner, pour des idées de décoration, des conseils commerciaux et des conseils d'organisation.

Ne négligez pas non plus les bricoleurs. Explorez les babillards électroniques de planification et inspirez-vous directement de la source : voyez ce que les gens rêvent et utilisez-les comme rampe de lancement pour vos propres idées.

4. Réseauter avec d'autres professionnels de l'événementiel

Selon le Bureau of Labor Statistics, il y a 116 700 planificateurs d'événements aux États-Unis, et le domaine se développe à un rythme plus rapide que la moyenne. Rejoignez des groupes de réseautage sur les réseaux sociaux, assistez à des salons professionnels de l'industrie, soyez actif sur des babillards électroniques professionnels ou connectez-vous avec des planificateurs locaux pour une session de café et d'idéation trimestrielle.

Utilisez LinkedIn pour établir des liens avec d'autres professionnels de l'événementiel du monde entier. Découvrez ce que vos pairs événementiels créent sur la côte Est ou restez en contact avec les planificateurs européens pour rester au courant des tendances en dehors de votre région. L'établissement de relations dans tout le pays et dans le monde entier peut inspirer des versions locales d'événements lointains et s'avère également utile lors de la planification d'événements à destination.

5. Explorez des idées sur Google Trends

Google Trends rassemble, organise et partage des informations, et beaucoup d'entre elles. Explorez les données Google pour voir quelles nouvelles, recherches et requêtes vidéo sont à la mode, et où elles sont les plus populaires. Parcourez les principaux termes de recherche, explorez des mots-clés spécifiques, regardez en arrière pour voir ce qui était populaire il y a deux, quatre ou neuf ans (vous pouvez revenir à 2001).

Utilisez cet outil convivial pour créer des listes d'idées d'événements ou des thèmes de frappe qui ne correspondent plus à la population utilisant Google. Par exemple, vous pouvez lancer des recherches pour « Speakeasies » et « Flappers » et découvrir que ces termes ont une tendance à la hausse et que l'intérêt pour ces termes dans votre état est particulièrement élevé. Cette tendance suggère que les invités de votre région apprécieraient probablement les fêtes d'entreprise sur le thème des années 20.

6. Laissez l'expérience de l'événement créer le thème

Soyez extra-créatif avec des activités qui encouragent à faire plutôt que de simplement assister. Créez des événements autour d'activités interactives et d'engagement des invités, et les expériences deviennent le thème. D'accord, nous ne pouvons peut-être pas toujours transformer un hôtel en grotte de glace, mais l'éclairage, la musique, les divertissements et les activités peuvent tous jouer un rôle dans la création d'événements. Idées expérientielles avec lesquelles courir :

• Évitez le menu habituel «poulet ou bœuf» et optez pour des food trucks locaux, une table de sautés à construire ou un bar à gaufres.
• Créez un salon de jeu et encouragez les invités à participer à des batailles amicales de Mario Kart.
• Engagez des caricaturistes pour capturer les invités d'une manière unique.
• Organisez une partie de croquet géante avec des ballons de plage et des cerceaux, ou jouez aux échecs humains.

Ces activités peuvent guider le thème général de l'événement. Le jeu de croquet peut inspirer un thème « Alice au pays des merveilles », et les caricaturistes peuvent inspirer un thème pop-art. Si vous louez des food trucks locaux pour un événement de réseautage en plein air, les différents camions peuvent devenir des sujets de conversation pour les petits groupes.

7. Poussez l'enveloppe créative OU revenez à ce qui a fait ses preuves

Lorsque vous êtes à court d'idées, laissez libre cours à votre imagination lors d'une séance de remue-méninges. Proposez des idées d'événements farfelues ou idiotes, envisagez des palettes de couleurs d'événements que vous n'avez jamais vues auparavant et incluez des thèmes qui nécessitent un budget exorbitant. Au sein de ces idées irréalistes pourrait être la graine d'un grand événement. Ou vous pouvez lancer un sondage Twitter pour voir si l'un d'entre eux résonne avec vos abonnés. Les réponses au sondage pourraient évoluer en une séance de remue-méninges impromptue entre les autres organisateurs d'événements.

Vous pouvez également explorer des idées tendance et créer quelque chose de vraiment unique avec un mash-up inhabituel. Des idées pour inspirer les vôtres :

• Fire & Ice : Escapade tropicale d'un côté de la salle, thème rétro du ski de l'autre.
• Terre et mer : laissez ces deux thèmes inspirer votre décor et votre menu.
• Pirates et chevaliers : pour les clients intéressés par le cosplay, ce thème pourrait inclure des pièces de costume pour les invités.
• À l'époque et aujourd'hui : le vintage rencontre le décor moderne et le F&B. Ou passez à un autre niveau avec des options vintage et futuristes.

Enfin, quand tout le reste échoue, vous pouvez toujours revenir aux plus grands succès. Il y a une raison pour laquelle ces thèmes d'événements se répètent : les gens les adorent.

• Décennies : 20, 50, 80, 90. Ou choisissez une année spécifique (c'est-à-dire 2005) et jouez les meilleurs tubes, portez les grandes marques et explorez les principales tendances pour cette année spécifique. (Les tendances de Google sont utiles ici !)
• Thèmes de films : films fantastiques, films de gangsters, comédies, classiques cultes, science-fiction
• Destinations : Plage, cabane rustique en rondins à la montagne, château celtique, bistrot parisien, forêt tropicale humide
• Combinaisons de couleurs : noir et blanc, or et noir, argent et or
• Thèmes saisonniers et vacances : automne, printemps, Halloween, Noël

Le puits d'idées d'événements est vraiment sans fond, mais parfois vous n'arrivez pas à faire remonter ces idées à la surface. Accordez-vous une petite pause mentale, dormez quelques nuits complètes d'affilée, puis explorez les sources d'inspiration ci-dessus. En un rien de temps, vous recommencerez à remplir votre dossier « Idées » et vous aurez des thèmes d'événements remarquables à présenter à vos clients.

Apprenez-en plus sur l'inspiration d'événements dans votre environnement, obtenez de nouvelles idées d'inspiration pour la conception d'événements et explorez les thèmes des événements d'entreprise. Ou découvrez à quel point il est facile de garder une trace de vos idées d'événements géniales avec le logiciel gratuit de planification d'événements de Social Tables.