Sagesse du mercredi : les 4 régimes d'assurance événementiels dont vous avez besoin

L'assurance pour l'organisation d'événements fonctionne selon un principe familier aux organisateurs d'événements de premier plan : planifiez pour le meilleur, mais soyez toujours prêt pour le pire.

Vous le faites déjà. Grâce à votre planification minutieuse de mariage, par exemple, la robe de la mariée est parfaite le jour J. Mais quand un petit chien plante ses pattes herbeuses sur la robe pendant les photos, votre préparation autrement invisible sauve la journée. Vous ouvrez votre sac de voyage pour des serviettes blanches, un bâtonnet antitache, de l'alcool à friction, de la poudre pour bébé et de la craie et effacez la marque en quelques instants.

L'assurance événementielle fonctionne sur le même principe. L'imprévu peut arriver malgré la meilleure planification possible. Avoir une assurance entièrement zippée dans votre « go-bag » signifie que vous êtes préparé et protégé, quelles que soient les circonstances indésirables ayant une incidence sur votre entreprise et vos événements. Lisez la suite pour connaître les types d'assurance dont vous pourriez avoir besoin et la protection qu'elles offrent.

Découvrez l'assurance événementielle dont votre entreprise a besoin

1. Assurance responsabilité civile événementielle

L'assurance responsabilité civile vous protège financièrement si vous êtes poursuivi pour des blessures corporelles ou des dommages matériels.

Avec l'assurance responsabilité civile, si un invité ou un travailleur se blesse ou si les biens de valeur de quelqu'un sont endommagés lors de votre événement, une action en justice sur ces problèmes ne videra pas chaque centime de vos coffres et ne vous mettrait pas en faillite. Une police d'assurance responsabilité civile couvre les honoraires d'avocat et toute somme versée au demandeur.

Considérez la garden-party d'un client où un pichet d'eau en verre a glissé et s'est brisé sur le sol carrelé - ce n'est pas un accident pour lequel vous pourriez perdre votre entreprise. Mais alors que vous attrapiez des serviettes pour absorber l'eau et qu'un employé balayait le verre, un invité a glissé dans l'eau, est tombé et s'est cassé le poignet à plusieurs endroits. Cet invité pourrait éventuellement venir après votre entreprise pour récupérer ses frais médicaux.

Ou, disons que vous avez attrapé ce pichet d'eau inclinable juste avant qu'il ne tombe, mais que vous ayez renversé une statue de marbre précieuse dans le processus. Votre client pourrait ne pas vouloir avaler la valeur perdue de cette statue, choisissant plutôt de la récupérer auprès de votre entreprise.

Il est de votre responsabilité de prendre toutes les précautions pour garantir un événement sûr, comme suivre les meilleures pratiques en matière de sécurité et de conception de l'aménagement, mais un événement totalement exempt de risques est impossible. L'assurance responsabilité civile vous couvre lorsque des accidents rares surviennent.

Les planificateurs d'événements d'entreprise ont des équipes juridiques pour assurer une couverture appropriée à tout moment et pour divers événements. Cependant, si vous dirigez votre propre entreprise, vous devez être votre propre équipe juridique. Recherchez une assurance responsabilité civile événementielle, comme protection pour votre entreprise et pour vous assurer de pouvoir travailler avec les nombreux sites qui nécessitent une couverture. Comme le coût de l'assurance automobile, c'est une dépense qui en vaut la peine si l'on considère les alternatives.

2. Assurance responsabilité civile professionnelle événementielle

L'assurance responsabilité civile professionnelle vous protège financièrement si vous êtes poursuivi par des clients insatisfaits de votre travail. Ce type d'assurance est parfois appelé « assurance erreurs et omissions », et dans certains secteurs, il est appelé « assurance contre les fautes professionnelles ».

Il est important de comprendre qu'une action en justice peut drainer les fonds de votre entreprise de manière tout aussi efficace, que vous soyez ou non responsable d'une erreur et que l'action soit fondée ou non.

Par exemple, disons qu'un client n'a tout simplement pas aimé votre travail : les ballons étaient de la mauvaise teinte de mauve et ils ont déposé une plainte en prétendant que vous n'aviez pas rempli vos obligations contractuelles. L'assurance responsabilité civile professionnelle couvre les honoraires de l'avocat que vous devez maintenant engager pour que son affaire non fondée soit rejetée.

Ou, plus sérieusement, disons que vous avez manqué la date limite pour un dépôt de salle et que la salle a réservé un autre événement pour cette plage horaire. Pendant ce temps, des dépôts non remboursables pour les DJ, les traiteurs et les fleurs ont déjà été effectués. Votre client pourrait intenter une action en justice pour récupérer l'argent perdu de votre entreprise. L'assurance responsabilité civile professionnelle couvre les frais juridiques du procès et les frais de justice, ainsi que les dommages-intérêts que le juge accorde au client.

Personne n'aime penser à avoir des clients insatisfaits et litigieux. Mais la vérité est que les planificateurs aident souvent les gens à planifier des étapes et des célébrations personnelles importantes. Lorsque les choses tournent mal, les émotions peuvent être très tendues et un procès peut vous tomber dessus à l'improviste.

3. Assurance responsabilité civile alcool pour l'organisation d'événements

Ce type d'assurance vous protège contre les réclamations pour dommages corporels et matériels lorsque des personnes ont bu lors d'un événement.

Si quelqu'un qui a bu quitte le lieu, se bat et blesse quelqu'un, l'assurance responsabilité civile alcool protège votre entreprise contre une réclamation pour les factures médicales de la personne blessée. Même chose si un participant percute une clôture avec sa voiture sur le chemin du retour d'un événement, votre entreprise ne devra pas payer le coût d'une nouvelle clôture.

Il existe deux types de polices d'assurance responsabilité civile alcool. Les politiques complètes s'appliquent aux lieux comme les bars et les restaurants qui servent fréquemment de l'alcool. Les organisateurs d'événements ont généralement besoin du deuxième type, connu sous le nom de politiques d'accueil, qui sont conçues pour les lieux où l'alcool est servi occasionnellement, mais pas de manière routinière.

4. Assurance auto louée et non détenue

Ce type d'assurance vous protège contre les poursuites pour dommages corporels ou matériels lorsqu'un employé conduit pour son travail. Il couvre les véhicules qui n'appartiennent pas à l'entreprise : les voitures de location, les bus et les véhicules personnels des employés.

Vous êtes également un employé de votre entreprise – cette police vous couvre également. "Mais attendez", me direz-vous. « Je conduis ma propre voiture et j'ai déjà une assurance auto. Je n'ai pas besoin de ça ! Pas si vite. L'assurance automobile personnelle ne couvre généralement pas la conduite à des fins professionnelles. Si vous conduisez votre propre voiture sur le chemin d'une visite de site ou d'un événement, et que vous êtes victime d'un accident, c'est la police d'assurance qui vous fournira une protection financière.

Aidez vos clients à faire des choix judicieux en matière d'assurance événementielle

La création d'événements est un partenariat entre l'organisateur et le client, et vos clients ont également besoin de la protection offerte par l'assurance événement et l'assurance annulation d'événement. Pour les événements organisés sur la propriété de votre client, demandez-lui de parler avec son propriétaire, son fournisseur de location ou son fournisseur d'assurance habitation pour s'assurer que la couverture est suffisante en cas de blessure ou de dommages matériels.

Pour les événements organisés hors de la propriété du client (un mariage dans un jardin de ville, un événement d'entreprise dans un bâtiment historique, une réunion de réseautage dans un hôtel), les propriétaires et l'assurance des biens ne couvriront pas les dommages ou les blessures. Vos clients auront besoin d'une assurance événementielle à court terme pour couvrir l'événement. En tant que conseiller, familiarisez-vous avec des fournisseurs d'assurance fiables dans une gamme de prix et ayez les coordonnées des agents de référence à portée de main pour les partager avec les clients.

Informez vos clients que l'assurance événement commence généralement à moins de 200 $ et augmente à partir de là, le prix variant en fonction du type d'événement, de la taille, des activités, de la durée et d'autres facteurs.

Vos clients auront également besoin d'une assurance annulation d'événement. Cela couvre les pertes financières lorsque des conditions météorologiques extrêmes, des hospitalisations et des absences de fournisseurs obligent à annuler l'événement. L'assurance ne couvre cependant pas des facteurs tels que les pieds froids lors d'un mariage ou les faibles ventes de billets pour une collecte de fonds.

Comment trouver les bons plans d'assurance événementiel

L'assurance n'est probablement pas une tâche ou un sujet de conversation favori, pour vous ou vos clients. Mais il est essentiel de mettre en place des régimes d'assurance pour protéger votre entreprise et vos clients de toute responsabilité. Voici quelques conseils de recherche à garder à l’esprit lorsque vous choisissez votre fournisseur d’assurance :

• Accessibilité. Pour certaines personnes, il est important d'avoir un bureau sans rendez-vous et un agent avec qui parler face à face au moment de choisir une couverture ou de gérer une réclamation.
• Spécialisation. La plupart des compagnies d'assurance couvrent les événements. Mais si vous dirigez une petite entreprise de planification, une agence spécialisée dans les petites entreprises peut être idéale. Certaines entreprises peuvent également se spécialiser dans la couverture d'événements dans votre région.
• Coût. C'est simple : vous avez besoin d'une couverture dont les primes respectent votre budget.
• Commentaires. Découvrez les avis des clients en ligne et les guides du consommateur qui couvrent l'assurance. Faites attention à savoir si le site d'avis de consommateurs gagne de l'argent lorsque vous vous connectez à une compagnie d'assurance par leur intermédiaire. Ce n'est pas un dealbreaker, mais les sites les plus fiables sont transparents sur leur modèle économique.
• Bouche à oreille. Discutez avec des mentors de confiance dans l'entreprise de leurs expériences avec les compagnies d'assurance pour vous aider à affiner vos choix.
• Conciergerie spécialisée. Si vous manquez de temps et que vous l'avez dans votre budget, envisagez un service qui compare les plans d'assurance pour les entreprises, comme CoverWallet.

J'espère que vous n'aurez jamais à faire de réclamation, mais avec votre assurance, vous pourrez vous concentrer sans souci sur les choses amusantes : planifier des événements exceptionnels.

Prêt pour plus d'informations commerciales pour alimenter votre croissance professionnelle? Renseignez-vous sur l'éthique et l'étiquette de la planification d'événements. De plus, restez à jour avec les directives d'accessibilité pour la planification d'événements pour votre prochain événement.