Comment utiliser la bonne forme de gestion des problèmes pour éviter une crise

Publié: 2021-05-24

Un problème est une cause qui peut perturber votre projet pour un certain nombre de raisons, empêchant le projet de continuer à atteindre le résultat escompté. Cela peut arriver à tout moment et à n'importe qui et c'est là que la gestion des problèmes entre en jeu. Elle vous aide à vous préparer à des situations auxquelles vous ne vous attendez pas et vous apprend à les gérer.

Certains de ces problèmes ne peuvent pas être éliminés aussi facilement, mais si vous agissez correctement, vous pouvez limiter les dégâts. Lisez la suite pour découvrir comment vous pouvez être plus fort en tant que chef de projet.

Table des matières

  1. Quelle est la différence entre un problème et une crise ?
  2. Liste de contrôle du chef de projet : le problème est-il une crise ?
  3. Comment traquez-vous les problèmes ?
  4. Comment pouvez-vous appliquer un processus de gestion des problèmes ?
    1. Gardez un œil sur tout
    2. Gestion des risques
    3. La communication est essentielle
    4. Les choses peuvent toujours devenir incontrôlables
  5. Conclusion

Quelle est la différence entre un problème et une crise ?

Ne confondez pas un problème avec une crise. Les problèmes sont en fait des précurseurs de crises. Les problèmes peuvent devenir incontrôlables en raison d'un manque de communication ou de mauvaises décisions. Soyez très prudent lorsque vous utilisez ces termes, car le mot crise provoque rapidement une panique qui pourrait être mal perçue par vos employés.

Une crise est vécue immédiatement par l'entreprise et se fera sentir sur le long terme. Un problème, en revanche, peut passer à l'arrière-plan, vous n'avez donc pas besoin d'impliquer toute l'équipe .

Alors, comment savoir s'il y a un problème ou une crise ? Rassemblez tous les employés et discutez de leurs opinions. Comme cela est évidemment subjectif, il y a un risque de réaction excessive. Si cela est rendu public, il y a un risque qu'il tombe entre les mains des médias et fasse exploser toute la situation. La réputation de votre entreprise est ternie et les clients potentiels vous éviteront. Notez que la mauvaise presse mène presque toujours à une crise.

Un bon exemple en est la crise du plastique chez Delhaize. L'entreprise a lancé une campagne avec des blocs de construction, mais les clients ont été indignés par les emballages en plastique superflus. Les réactions négatives sont arrivées via les réseaux sociaux et Delhaize s'est rendu compte qu'ils n'avaient d'autre choix que de réagir immédiatement.

Au cours du week-end, ils ont trouvé un moyen de communiquer avec les employés et les clients. Ils ont admis qu'une erreur avait été commise, mais l'entreprise a rapidement fait les ajustements nécessaires. Une leçon importante que tout le monde peut en tirer est qu'il faut communiquer efficacement et rapidement et que le message ne doit pas toujours être parfait.

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Liste de contrôle du chef de projet : le problème est-il une crise ?

Vous ne savez pas si vous faites face à un problème ou à une crise ? Faites une distinction à l'aide de la liste de contrôle ci-dessous. Bien qu'une crise puisse être difficile à résoudre, résoudre les problèmes peut en fait être une tâche facile avec la bonne approche.

  • Le problème est-il émotionnellement lié ? Des exemples pourraient être s'il s'agit ou non d'enfants, de souffrance animale, de racisme, d'aide au développement, etc.
  • Dans quelle mesure les parties prenantes pensent-elles que le problème est lié à votre entreprise ? (Le public peut-il imaginer que le problème est lié à votre entreprise ?) Des exemples pourraient être des plateformes de médias sociaux critiquées pour leur approche de la vie privée ou des entreprises prétendant être durables.
  • Le problème est-il facile à décrire dans les médias ? Un exemple pourrait être les campagnes publicitaires de Suit Supply qui sont hostiles aux femmes ou des problèmes qui ont déjà été mis en évidence dans les médias tels que les taxes, les prix de l'énergie, etc.
  • Quel est le lien avec d'autres problèmes/crises ? Par exemple, un scandale autour du harcèlement sexuel d'Harvey Weinstein. Par la suite, de nombreuses personnes ont été accusées des mêmes actes.
  • Quelle est l'influence du messager ? Des exemples de groupes d'intérêt influents sont les ONG, Test-Achats ou les syndicats.
  • Quelle est la dynamique du problème ? Le meilleur exemple d'un problème qui devient dynamique est celui des manifestants. Une semaine, il peut y avoir 100 participants à une manifestation et quelques semaines après, il peut y avoir des milliers de manifestants à différents endroits.
  • Dans quelle mesure êtes-vous isolé du problème en tant qu'entreprise ? Un exemple est qu'il peut y avoir des licenciements dans certains secteurs pour des raisons bien réfléchies (industrie automobile). Parce que le secteur a un problème commun, il serait préférable de communiquer par l'intermédiaire d'une fédération ou d'une association.
  • Le problème est-il facile à résoudre ? Un exemple est le problème d'emballage mentionné précédemment chez Delhaize. En s'asseyant ensemble et en agissant rapidement, les problèmes sont facilement résolus.

Comment traquez-vous les problèmes ?

Ce n'est pas parce que vous ne pouvez pas toujours prédire les problèmes futurs que vous ne pouvez pas les anticiper en tant qu'entreprise. Avant le début de tout projet, vous devez disposer d'un plan stratégique qui intègre une section d'identification et d'analyse des problèmes.

Vous devez bien réfléchir aux objectifs du projet et au système de suivi des problèmes ou au logiciel de gestion des problèmes qui sera utilisé pour déclencher et détecter les problèmes. Une fois que vous avez identifié un problème, reportez-vous à la liste des personnes à contacter que vous aviez planifiée au préalable dans le cadre d'un processus de résolution de problème détaillé. Pour cette tâche, le chef de projet, le sponsor du projet ou le responsable du projet prennent généralement le contrôle.

Ensuite, réfléchissez bien à la manière dont vous allez signaler le conflit. Assurez-vous que la description du problème est aussi détaillée que possible et qu'elle reflète correctement la situation actuelle. Enfin, vous devez trouver un moyen de vérifier et de voir si le problème a été résolu efficacement.

Gardez à l'esprit que vous devez penser au-delà du conflit lui-même. Que se passera-t-il si un problème s'aggrave et quel est le pire scénario ?

Comment pouvez-vous appliquer un processus de gestion des problèmes ?

Gardez un œil sur tout

Lorsqu'un problème survient, mettez vos activités en cours en pause pendant un certain temps afin que vous puissiez d'abord régler le conflit et poursuivre le projet dès que possible. Au cours de tout projet, il est crucial que chaque membre de l'équipe de projet suive les progrès et qu'il conserve un enregistrement détaillé de toutes ses actions. Cela facilite non seulement la recherche de solutions potentielles, mais également l'analyse des problèmes et la façon dont les choses peuvent être faites différemment la prochaine fois.

Ce n'est pas seulement bon pour vous-même, mais aussi pour l'entreprise. En fonction des erreurs commises, l'organisation ou la structure d'un projet peut être ajustée afin de mieux agir si l'erreur se reproduit. Envisagez de rédiger une « analyse des leçons apprises du projet » après chaque projet.

Gestion des risques

La gestion des risques fait partie de la vie de toute entreprise. Quoi de mieux que de gérer les problèmes ou de les résoudre ? Les empêcher de se produire complètement. Une fois que vous avez rédigé les objectifs du projet, rédigez un processus de gestion des risques. Ces processus sont là pour identifier tous les risques possibles de dommages aux projets, les dommages qui ne garantissent pas la réussite des projets, les problèmes non résolus qui peuvent avoir des impacts négatifs et tout ce qui peut survenir.

Remarque : Une bonne gestion des problèmes signifie également que vous n'avez jamais de cas où un problème reste non résolu. Pour parler du processus de gestion des risques et éviter de créer un problème futur ou une crise pour le prochain projet, résolvez les problèmes dès qu'ils surviennent.

La communication est essentielle

Assurez-vous que toute votre équipe est au courant de ce qui se passe, en particulier lorsque des problèmes surviennent. Restez en contact tout au long du processus. Certains membres de l'équipe peuvent avoir eu une expérience antérieure avec des problèmes spécifiques, il n'est donc jamais déplacé de demander des commentaires.

Faites prendre conscience à vos employés que des problèmes surviennent dans chaque projet et qu'une détection rapide est essentielle. Organisez régulièrement des réunions et écoutez ce que vos collègues ont à dire. Vous pouvez même obtenir l'aide de parties externes telles qu'une agence de gestion de crise.

Les choses peuvent toujours devenir incontrôlables

Chaque chef de projet rencontre des situations où une aide externe est nécessaire, éventuellement dans d'autres équipes. Si vous ne faites pas appel aux bonnes personnes, le problème peut se transformer en crise. Une bonne gestion des problèmes de projet, c'est se rendre compte que la solution peut parfois être trouvée ailleurs. Utilisez tous les moyens nécessaires pour éviter que le problème ne dégénère.

Conclusion

Chaque projet a ses enjeux. En tant que chef de projet, il vous appartient d'apprendre à les gérer et de veiller à éviter des situations similaires.

Il est important de réaliser que les mots problème et crise sont deux concepts totalement différents. Les crises sont des situations dont vous ne pouvez pas sortir rapidement, alors soyez prudent lorsque vous utilisez ce terme. Cela peut provoquer la panique chez vos employés et cela doit être évité à tout prix.

Pensez en équipe et grandissez en vous asseyant ensemble et en discutant. Il y a un point positif, les problèmes peuvent toujours être résolus. En réagissant de manière opportune et correcte, vous évitez le chaos dans l'environnement de travail d'aujourd'hui.