Comment mettre en place une équipe informatique pour votre petite entreprise

Publié: 2019-01-25

À l'ère numérique, l'équipe informatique d'une entreprise est l'une des facettes les plus importantes de son activité. Cela est particulièrement vrai dans le monde SaaS. Si vous vendez un logiciel en tant que service, vous devez disposer d'une structure d'équipe informatique solide et bien organisée.

Une solide structure d'équipe aide également à allouer des ressources pour le service client et la continuité des activités. Ces domaines sont souvent ignorés du point de vue informatique, à moins que les problèmes ne s'aggravent.

Comment votre équipe informatique actuelle est-elle structurée ?

Commencez par vous poser cette question.

Quelle est la structure de votre équipe informatique ? Avez-vous même une structure définie?

Pensez à l'époque où la plupart des entreprises n'avaient même pas de service informatique. Je sais, c'est difficile à croire. Mais à mesure que la technologie progressait, les entreprises ont réalisé qu'elles avaient besoin d'un homme (ou d'une fille) pour réparer leur technologie. Et comme les choses continuaient d'avancer encore plus, ils avaient besoin de toute une équipe de gars et de filles pour les aider. Et voilà, le « Département informatique » est né.

À l'époque, l'équipe informatique n'était qu'un groupe de personnes qui faisaient des trucs informatiques. En ce qui concerne la structure, il n'y avait pas grand-chose. Malheureusement, au fur et à mesure que les entreprises grandissaient et évoluaient, les équipes informatiques sont restées en grande partie les mêmes. Juste un groupe de personnes faisant des trucs technologiques. Mais cela ne fonctionne plus.

Si votre équipe informatique n'a pas de structure organisée et spécifique, vous ralentissez sérieusement votre activité.

Votre service informatique est-il séparé en équipes ?

Séparer vos informaticiens en équipes est la première étape du développement d'un service structuré. Le département « touche-à-tout » appartient au passé. Afin de soutenir efficacement votre entreprise, vous avez besoin de spécialistes. Les spécialités technologiques que vous choisissez et les équipes que vous développez dépendront de votre entreprise et de ses besoins.

Les structures d'équipe informatique pour une entreprise B2C varient d'une configuration B2B. De même, ce que vous vendez est un facteur. Les produits physiques, les produits numériques, les services, la publicité, les logiciels ont tous besoin de différents types d'équipes informatiques pour les soutenir.

Comment définir vos équipes

Jetons un coup d'œil à une structure informatique éprouvée qui pourrait faire des merveilles pour votre entreprise. Ce modèle fonctionne particulièrement bien pour les entreprises B2B dans l'espace SaaS (logiciel en tant que service), PaaS (plate-forme en tant que service) et DbaaS (base de données en tant que service).

1) Gestion du programme

L'équipe de gestion de programme ne fait pas seulement partie de votre structure informatique, mais fait partie intégrante de la croissance de votre entreprise dans son ensemble. Cette équipe gère vos projets, de la mise en œuvre de nouveaux équipements ou technologies au développement de nouveaux produits.

Lorsque les projets impliquent un tiers, un ou plusieurs membres de votre équipe de gestion de programme agiront comme le visage de votre entreprise. Ils géreront les aspects internes et externes des projets et assureront la liaison directe avec des personnes extérieures à votre organisation.

Une équipe de gestion de programme gardera également un œil sur vos processus métier pour identifier les zones d'inefficacité ou une rupture dans le parcours client.

2) Équipe technique

L'équipe technique est composée d'individus (ou de sous-groupes) possédant une expertise particulière, comme l'architecture de réseau, les intégrations de systèmes, la sécurité et divers domaines de développement.

C'est une équipe de constructeurs. L'équipe technique développe et construit de nouveaux outils pour votre personnel ou de nouveaux produits pour votre entreprise. Ils sont également chargés de s'assurer que l'infrastructure technique de votre entreprise fonctionne correctement et en toute sécurité.

En plus des constructeurs, certains membres de l'équipe technique sont des guerriers de première ligne. Ce sont les gourous du support technique qui aident votre personnel interne et, dans certains cas, vos clients avec leurs demandes et problèmes quotidiens. Safelite Autoglass est un bon exemple de service client de la manière dont la technologie, la formation et le personnel se rejoignent.

3) Équipe de données

L'information – les données – est la raison d'être de l'équipe de données. Une équipe d'analystes de données et d'administrateurs de bases de données gère toutes les informations entrantes, sortantes et stockées. Imaginez la masse de données avec laquelle votre entreprise traite. Mais au lieu d'un entrepôt rempli de classeurs par ordre alphabétique, votre équipe de données traite des bits d'information électroniques.

Le travail de l'équipe de données est de s'assurer que les données de votre entreprise sont stockées de manière facilement accessible, sécurisée et ordonnée.

4) Équipe fonctionnelle

L'équipe fonctionnelle est généralement composée d'analystes d'affaires et de propriétaires de processus d'affaires. Bien que certaines de leurs tâches puissent être similaires, cette équipe ne doit pas être confondue avec l'équipe de gestion du programme.

Les membres de l'équipe fonctionnelle font souvent le « travail des jambes ». Vous les verrez parler avec des membres de l'entreprise et des parties prenantes clés pour recueillir les exigences, comprendre les besoins de l'entreprise et définir les processus.

Cette équipe aide les autres équipes informatiques à comprendre le fonctionnement d'un nouveau système ou la nécessité d'une amélioration. Les autres équipes utilisent ensuite ces connaissances pour créer de nouveaux logiciels, créer des améliorations logicielles ou mettre à jour l'infrastructure technique de l'entreprise.

L'équipe fonctionnelle s'occupe également de la rédaction des supports de formation et anime souvent des sessions de formation des utilisateurs.

Intégration de vos différentes équipes informatiques

Nous vous avons dit de séparer votre service informatique en équipes fonctionnelles, mais cela ne signifie pas qu'ils ne doivent pas travailler ensemble. En fait, chaque équipe doit travailler ensemble.

Bien que chaque équipe ait un objectif différent, tout le monde devrait travailler vers le même objectif. Ceci est mieux réalisé en identifiant les zones de chevauchement. Dans ce cas, « chevauchement » ne signifie pas que deux personnes travaillent sur la même tâche. Au lieu de cela, le chevauchement signifie des points d'intégration.

Trouver ces points d'intégration est la prochaine étape dans la construction d'une structure informatique efficace et prospère. Les directions informatiques les plus performantes sont celles qui comprennent l'importance de la contribution de chaque équipe. Mettre en évidence les points d'intégration et favoriser la communication autour de ces points est essentiel.

Où sont vos lacunes ?

Votre équipe informatique peut ne pas refléter la structure que nous avons décrite ci-dessus. Et peut-être que c'est bon pour votre entreprise. Mais il est important de combler toute lacune dans votre structure informatique actuelle.

Posez-vous des questions pointues, comme celles-ci :

  • Si j'ai une demande, est-ce que je sais quelle équipe peut m'aider ?
  • Mes employés et mes clients reçoivent-ils le support technique dont ils ont besoin ?
  • Nos projets techniques se déroulent-ils bien ? Si non, pourquoi ?
  • Mes différentes équipes informatiques travaillent-elles ensemble de manière transparente ?
  • Mon service informatique contribue-t-il à la croissance de mon entreprise ?

Si vous avez répondu « non » à l'une de ces questions, il est temps de prendre du recul pour réévaluer.

Et une dernière question très importante est la suivante : mon équipe informatique est-elle un centre de coûts ?

Si la réponse est « oui », alors des changements majeurs peuvent être nécessaires. Votre personnel informatique est là pour soutenir l'entreprise, bien sûr. Mais ils font aussi probablement partie des membres les plus qualifiés de toute votre organisation. Si vous n'utilisez pas cette compétence pour générer des bénéfices, vous passez à côté.

Les professionnels de l'informatique ne sont plus des nerds qui regardent des ordinateurs toute la journée. Ce sont des créatifs et des innovateurs. Structurez votre personnel informatique de manière à nourrir sa créativité et à encourager l'innovation.

Transformez l'informatique en centre de profit

Vous ne pouvez pas faire grand-chose pour transformer votre équipe informatique en une machine génératrice de profit du jour au lendemain. Mais il y a de petites étapes que vous pouvez prendre qui vous aideront à réaliser la croissance.

1) Intégrer l'informatique au reste de l'entreprise

Lorsque nous pensons au personnel informatique, nous avons souvent des images de gars travaillant dans une salle de serveurs ou dans un back-office déconnecté du reste de l'entreprise. Si vous voulez que votre équipe informatique soit enthousiasmée par ce qu'elle fait, incluez-la avec le reste de votre personnel. Le simple fait de travailler à proximité et autour de personnes dans d'autres domaines de l'entreprise alimentera ces cerveaux techniques avec des idées plus grandes et meilleures.

2) Loop in IT dès le départ

C'est une erreur qui continue de se produire, même avec d'énormes sociétés bien connues. Les PDG ou autres chefs d'entreprise proposent de grandes idées. Ils dépensent de l'argent en recherche et commencent même le processus de planification précoce, sans impliquer leurs équipes informatiques.

Plus tard, lorsqu'il est temps de faire le travail, l'équipe informatique est intégrée. Que se passe-t-il ensuite ? Peut-être que le projet va de l'avant, ce n'est pas le cas. Laisser l'informatique en dehors des premières étapes de la planification peut entraîner de gros problèmes sur toute la ligne.

Nous vous l'avons déjà dit, votre équipe informatique est créative et innovante. Pourquoi ne pas en tirer parti lors de l'élaboration de plans stratégiques ? Non seulement cela, le personnel informatique peut partager des connaissances techniques dès le début qui peuvent allumer un projet avant que vous n'ayez investi du temps et de l'argent.

Structurer la meilleure équipe informatique

Le gros point à retenir ici est le suivant : votre personnel informatique doit être nommé dans des équipes bien définies qui serviront au mieux votre entreprise. Vous n'êtes pas obligé de copier la structure de Google, Amazon ou d'autres géants de la technologie, mais prenez une page de leur playbook. Les meilleures équipes informatiques sont séparées par expertise et tâche, mais travaillent toutes vers le même objectif.

Concentrez-vous sur le développement d'une équipe informatique qui non seulement soutient votre entreprise, mais la fait avancer, en créant des innovations et en générant des bénéfices.

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