3 étapes pour gérer votre bibliothèque de contenu comme un bibliothécaire

S'il y avait un fan club pour les bibliothécaires, je serais un membre porteur de cartes. Au cours des dernières années, les bibliothécaires m'ont appris plus sur la gestion de contenu que tout autre groupe de professionnels. Nous, spécialistes du marketing, sommes pratiquement noyés dans le contenu, et les bibliothécaires sont des experts pour organiser et trouver du contenu.

Nous sommes un match parfait.

Je suis obsédé par les défis de l'organisation du contenu. Je découvre que la méthodologie des bibliothécaires est essentielle pour rendre une bibliothèque de contenu utile, que vous utilisiez un système de gestion des actifs numériques ou autre. Laissez-moi vous montrer pourquoi.

Lors de l'Intelligent Content Conference de cette année, j'ai eu le privilège de faire une présentation conjointe avec Jen Hurley, directrice des opérations marketing chez Clear Channel Outdoor. Jen est titulaire d'une maîtrise en bibliothéconomie et sciences de l'information. De notre discours, j'ai distillé trois principes qui sont essentiels pour gérer votre bibliothèque de contenu comme un bibliothécaire.

1. Votre filtre de mission détermine ce qui vaut la peine d'être stocké

À mon avis, la pire partie de la prise de photos sur un smartphone est de supprimer tous les ratés. Peut-être que vous prenez 20 photos d'affilée de votre petite fille parce que vous ne savez pas laquelle sera la meilleure. Désormais, étendez ce problème à une entreprise qui crée des milliers d'images par mois sur des dizaines de marchés. Que gardez-vous? Qui est responsable de la décision?

Les bibliothécaires comme Jen décident de ce qui vaut la peine d'être stocké en fonction de la mission d'une entreprise. Disons que votre mission est de répandre la joie de l'artisanat à faire soi-même. C'est votre filtre de mission. Quelles images pourraient vous aider à diffuser ce message? Qui ne le ferait pas?

Bien que cela semble évident, la plupart des entreprises stockent chaque image sans aucun doute. Si vous voulez être organisé, pourquoi perdre du temps à baliser et à stocker du contenu que vous n'utiliserez absolument pas? Pourquoi planter des faux positifs dans votre bibliothèque de contenu? L'exercice du filtre de mission est la première étape vers la compréhension du contenu que vous avez et pourquoi vous l'avez.

2. Standardisez votre langue maintenant pour que le contenu puisse être trouvé plus tard

Les bibliothécaires sont formés pour créer des vocabulaires et des taxonomies par sujet. Voici un exemple de Clear Channel Outdoor:

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Quelques points méritent d'être notés. Tout d'abord, vérifiez la structure globale des métadonnées sur la gauche. Il garantit que tout entre dans le système DAM avec un ensemble d'attributs normalisé. Il existe des champs de métadonnées pour savoir comment une photo est prise et même le type de public pour indiquer si la photo a une valeur multiculturelle. Des tags comme ça surprennent beaucoup de spécialistes du marketing.

Les métadonnées doivent refléter la stratégie de contenu. Si l'utilisation de plans multiculturels est importante pour l'équipe marketing et son public, le fait d'avoir une balise de métadonnées multiculturelles fait gagner du temps dans la recherche de contenu. Les champs de métadonnées reflètent la manière dont les utilisateurs décideront d'utiliser ou non une image.

Le graphique des mots clés montre le verbiage de l'industrie que l'équipe de Jen ajoute aux métadonnées. Dans la colonne de gauche, il y a «taxonomie des catégories» et à droite, «notes d'application». L'équipe travaille à partir de cette liste lors du marquage des mots-clés sur Clear Channel Outdoor (selon les champs de métadonnées requis). Jen fait le travail acharné de regrouper les mots avec des thèmes afin que les spécialistes du marketing, les vendeurs, les agences, etc. puissent trouver ce dont ils ont besoin. Le vocabulaire est mis à jour au moins une fois par semaine à mesure que l'équipe de Jen découvre de nouveaux mots et expressions.

Les bibliothécaires ont mis une tonne d'efforts en amont dans le vocabulaire pour éviter aux utilisateurs d'échouer les recherches.

3. Planifiez le cycle de vie de votre contenu

Contrairement aux photos de bébé auxquelles je vais m'accrocher pour toujours (ou du moins assez longtemps pour embarrasser ma fille), les images de marque ont un cycle de vie. Pourquoi jeter des choses ou les jeter dans une chambre froide? Eh bien, à un moment donné, vous devez cesser d'utiliser certains actifs car ils sont obsolètes. Les images de stock, par exemple, ont des dates d'expiration rigides et leur violation peut vous causer des ennuis. Ainsi, les bibliothécaires prennent le contrôle des politiques du cycle de vie.

En règle générale, un bibliothécaire fixe des dates d'expiration pour chaque classe d'actifs. Par exemple, les logos peuvent attendre cinq ans avant d'être examinés. Mais pour les infographies avec des données, le bibliothécaire peut fixer une date d'expiration de trois ans. Les éléments créés pour une campagne de lancement peuvent expirer dans moins de temps. À l'inverse, une photo d'une entreprise d'il y a 50 ans peut ne pas avoir de date d'expiration. Il est toujours vert et irremplaçable.

Le but de la suppression du contenu est de garantir que les utilisateurs ne trouvent et n'utilisent que les ressources pertinentes et à jour conformément aux droits d'image. Si de mauvais actifs ne sont pas dans votre système, personne ne peut en abuser.

ROI d'un bibliothécaire

Gérer votre bibliothèque de contenu comme un bibliothécaire est intense, mais est-ce rentable? Les données disent oui.

Lorsque chez Widen, nous avons comparé les clients avec des administrateurs DAM dédiés (c'est-à-dire ceux qui passent plus de 50% de leur temps sur DAM) à des entreprises sans (c'est-à-dire les administrateurs qui passent moins de 20% de leur temps sur DAM), nous avons trouvé des différences marquées . Dans les entreprises disposant d'un administrateur dédié, les utilisateurs téléchargent plus de deux fois plus d'actifs et réutilisent les actifs actifs plus de deux fois plus souvent en moyenne.

D'après mon expérience, tous les administrateurs DAM dédiés (souvent des bibliothécaires) appliquent les principes ci-dessus. Bien que les données ne prouvent pas que les utilisateurs obtiennent plus de ROI dans les campagnes marketing, elles montrent que ces entreprises sont plus utilisées par actif avec un administrateur dédié. Cela peut signifier que les actifs sont mieux organisés ou que l'administrateur DAM a le temps de former les utilisateurs plus en profondeur. Dans tous les cas, une utilisation plus élevée par actif est un résultat souhaitable pour une équipe marketing disposant d'un budget limité.

La manière bibliothécaire

Dans le passé, j'ai recommandé aux entreprises d'embaucher un bibliothécaire pour mettre en place et gérer leur bibliothèque de contenu, et je m'en tiens à ce conseil. Pour de nombreuses entreprises, cependant, ce n'est pas dans leur budget. Si tel est le cas, efforcez-vous de gérer votre bibliothèque de contenu comme un bibliothécaire. Si vous avez un filtre de mission, un vocabulaire standardisé et des politiques de cycle de vie, vous êtes bien en avance sur l'équipe marketing moyenne.

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Image de couverture par Ryan McGuire-Bells Design, Gratisography